Lead Time: Rumus, Contoh Perhitungan, dan Cara Mempercepat

Apa itu lead time?

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses bisnis, dari awal hingga selesai. Metrik ini penting bagi pemasok dan produsen untuk memahami waktu yang diperlukan dalam pengadaan, produksi, dan pengiriman barang.

Lead time yang lama menunjukkan adanya masalah dalam proses produksi, yang bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman dan menurunkan kepuasan pelanggan. Sebaliknya, lead time yang singkat mencerminkan proses yang efisien dan mengurangi biaya penyimpanan.

Manfaat dari lead time

• Perencanaan yang Lebih Baik: Dengan mengetahui metrik ini, Anda bisa menjadwalkan produksi dan pengiriman untuk memastikan produk Anda tiba tepat waktu ke tangan pelanggan Anda.

• Pengurangan Biaya: Lead time yang lebih pendek memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan pemborosan bahan, sehingga Anda bisa menjaga keuntungan bisnis Anda.

• Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Ketika Anda bisa mengirimkan produk tepat waktu, pelanggan Anda akan lebih puas, yang pada gilirannya bisa meningkatkan loyalitas mereka terhadap bisnis Anda.

• Memberikan Gambaran Kinerja: Dengan memantau indikator operasional ini, Anda mendapatkan gambaran langsung tentang efisiensi bisnis, sehingga memudahkan pengambilan keputusan cepat untuk memperbaiki produksi.

Faktor-faktor yang memengaruhi lead time

• Keterlambatan dalam Pengadaan Bahan Baku: Ketersediaan bahan baku memiliki peran penting dalam kelancaran produksi. Keterlambatan pengiriman dari pemasok, baik akibat masalah logistik maupun kualitas bahan yang tidak sesuai, dapat menghambat proses produksi secara keseluruhan.

• Efisiensi Mesin dan Peralatan Produksi: Mesin dan peralatan yang berfungsi dengan baik sangat penting untuk kelancaran produksi. Downtime akibat kerusakan atau perawatan yang terhambat dapat menyebabkan waktu terbuang untuk perbaikan, yang akhirnya memperpanjang lead time.

• Keterampilan dan Jumlah Karyawan: Karyawan yang terampil mempercepat produksi, sementara kekurangan tenaga kerja atau keterampilan yang tidak sesuai akan menurunkan efisiensi dan memperpanjang lead time. Jumlah karyawan yang tidak memadai juga dapat menghambat target produksi.

• Proses Manajemen Inventaris dan Penjadwalan Produksi: Manajemen inventaris yang baik memastikan bahan baku tersedia sesuai kebutuhan, tanpa kekurangan atau kelebihan. Penjadwalan yang buruk, seperti ketidaksesuaian antara permintaan dan produksi, dapat menyebabkan bottleneck, sehingga lead time menjadi lebih panjang.

Baca juga: 8 Faktor Kesuksesan Manajemen Inventory & 12 Metrik yang Perlu Diukur

Cara kerja lead time

Ada berbagai cara untuk menghitung lead time, tergantung pada jenis industri atau skenario tertentu. Setiap jenis memiliki relevansi berbeda berdasarkan proses yang sedang dianalisis:

• Manufacturing: Mengukur waktu yang diperlukan dari mulai produksi hingga produk selesai. Ini membantu untuk mengetahui seberapa efisien proses produksi internal.

• Order to Delivery: Meliputi seluruh proses dari penerimaan pesanan hingga produk sampai ke pelanggan, termasuk pengadaan, produksi, dan pengiriman. Ini penting untuk menilai efisiensi rantai pasokan secara menyeluruh.

• Replenishment: Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi kembali stok dari supplier ke gudang atau lini produksi. Hal ini penting agar stok tetap terjaga tanpa berlebihan atau kekurangan.

• Design to Market: Periode dari desain produk hingga produk siap diluncurkan ke pasar. Ini mencakup R&D, prototyping, pengujian, produksi massal, dan pengiriman pertama kali, relevan untuk industri yang sering berinovasi.

• Customer: Waktu yang harus ditunggu pelanggan dari pemesanan hingga produk diterima. Ini mencakup seluruh proses dari order to delivery, tetapi dilihat dari perspektif pelanggan.

Rumus untuk menghitung lead time

• Procurement Time: Waktu yang dibutuhkan untuk memesan dan menerima bahan baku dari pemasok ke tempat produksi. Proses ini mencakup proses pesanan, pengiriman, hingga barang diterima di lokasi.
• Production Time: Durasi untuk mengolah bahan baku menjadi produk jadi. Proses ini mencakup persiapan, pembuatan, hingga inspeksi akhir sebelum produk siap dikirim.
• Delivery Time: Waktu yang dibutuhkan untuk membawa produk dari gudang atau tempat produksi ke pelanggan. Ini termasuk proses packing, pengiriman, hingga barang tiba di tujuan akhir.

Contoh penghitungan lead time

Misalnya, sebuah toko retail memesan stok dari supplier untuk mengisi kembali barang di rak. Berikut prosesnya:

• Tanggal Pemesanan: 1 Juli 2024 – Toko memesan produk ke supplier.
• Waktu Pemrosesan Pesanan: 2 hari – Supplier butuh 2 hari untuk memproses pesanan.
• Waktu Pengiriman: 5 hari – Barang dikirim dari gudang supplier ke toko retail.

Perhitungan Lead Time:
Waktu Pemrosesan (2 hari) + Waktu Pengiriman (5 hari) = 7 hari.

Jadi, total waktu yang diperlukan adalah 7 hari, dari pemesanan hingga produk tiba di toko dan siap dijual ke pelanggan.

Apa yang harus dilakukan untuk mempercepat lead time?

Mempercepat lead time adalah salah satu cara utama untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Setiap industri memiliki standar lead time yang ideal, tergantung pada kebutuhan dan sifat operasionalnya.

• Manufaktur: Waktu ideal di sektor manufaktur biasanya berkisar antara 2 hingga 10 hari. Durasi ini bergantung pada tingkat kompleksitas produk dan kapasitas produksi.

• Retail: Di sektor retail, waktu ideal untuk pengiriman barang biasanya berkisar antara 3 hingga 7 hari. Durasi ini mencakup proses pengiriman barang dari supplier ke toko. 

• Logistik: Lead time di logistik biasanya berkisar antara 1 hingga 5 hari. Rentang ini tergantung pada rute dan jarak pengiriman. 

• Teknologi dan Software: Di industri teknologi, lead time untuk pengembangan perangkat lunak atau produk teknologi bisa bervariasi. Biasanya, waktu ini berkisar antara beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung pada skala dan kompleksitas proyek.

Teknik untuk mengoptimalkan lead time

1. Gunakan Supplier Lokal

Memilih supplier lokal mengurangi waktu pengiriman karena jarak yang lebih dekat dan hambatan logistik yang lebih sedikit. Dengan pemasok yang lebih dekat, barang bisa sampai lebih cepat, mempercepat keseluruhan lead time.

2. Kurangi Kegiatan yang Tidak Perlu

Mengadopsi prinsip lean manufacturing untuk mengeliminasi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah, seperti birokrasi berlebihan atau pemeriksaan yang tidak perlu. Hal ini membantu mempercepat alur kerja dan mempersingkat lead time.

3. Ubah Metode Pengiriman

Pemilihan metode pengiriman yang lebih fleksibel dapat meningkatkan frekuensi pengiriman dan mempercepat proses distribusi. Pengiriman yang lebih sering, meskipun lebih mahal, dapat memberikan manfaat besar dalam jangka panjang.

4. Upayakan Produksi In-house

Memproduksi barang secara in-house memungkinkan perusahaan mengontrol proses produksi dengan lebih baik. Dengan begitu, perusahaan bisa memantau dan mempercepat setiap tahap produksi sesuai kebutuhan.

5. Otomatiskan Pengelolaan Inventaris

Menggunakan sistem otomatis untuk inventaris mengurangi waktu untuk memesan dan mengatur stok barang. Ini mengurangi kesalahan manusia, mengoptimalkan stok, dan memastikan produk tersedia tepat waktu.

Mempercepat lead time menggunakan ERP

Penting untuk memahami bahwa teknologi adalah kunci dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda. Salah satu solusi terbaik adalah menggunakan sistem enterprise resource planning (ERP) yang dirancang untuk efisiensi dan akurasi.

• Mengotomatisasi Proses: Hilangkan kesalahan manual dan percepat pengelolaan stok, pengadaan, hingga produksi.
• Informasi Real-Time: Pantau stok, permintaan, dan lead time secara langsung untuk keputusan yang lebih cepat dan strategis.

Salah satu ERP unggulan adalah Impact, yang dilengkapi berbagai modul termasuk supply chain. Impact membantu Anda memprediksi ketersediaan barang di gudang menggunakan data. Sistem ini juga dapat menjadwalkan pengiriman secara otomatis melalui fitur yang terintegrasi.

Mengoptimalkan lead time memang tidak mudah, tetapi teknologi seperti software logistik dan ERP bisa menjadi solusi utama. Proses yang lebih cepat dan efisien ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya, dan memberi keunggulan kompetitif bagi bisnis Anda.