Strategi Sukses Implementasi ERP di Perusahaan Anda

Mengapa implementasi ERP itu penting

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software yang mengintegrasikan berbagai fungsi dan proses bisnis dalam satu platform terpusat. Meskipun memberikan banyak manfaat, implementasi yang buruk bisa berujung pada kegagalan yang merugikan perusahaan.

Berdasarkan penelitian Gartner, lebih dari 70% proyek ERP gagal atau tidak memenuhi harapan. Berikut adalah tiga penyebab utama kegagalan tersebut:

1. Kurangnya kejelasan tujuan bisnis: Tanpa pemahaman yang jelas mengenai tujuan penggunaan ERP, perusahaan kesulitan menentukan fitur yang tepat dan bagaimana sistem tersebut harus bekerja.
2. Kurangnya perencanaan mendetail: Tanpa rencana yang jelas, implementasi ERP bisa terganggu oleh masalah teknis atau perubahan yang tidak terduga.
3. Kurangnya keterlibatan manajemen dan direksi: Jika para pemimpin bisnis tidak terlibat secara aktif, proses implementasi bisa kehilangan arah dan dukungan yang dibutuhkan.

Mengingat tantangan yang ada, sangat penting bagi Anda untuk merencanakan implementasi ERP dengan cermat dan mengikuti langkah-langkah yang sudah terbukti efektif. Kami akan membahas tahapan-tahapan yang perlu Anda ikuti untuk memastikan implementasi ERP Anda sukses, mulai dari perencanaan hingga pasca go-live.

Planning

1. Menetapkana tujuan dan mengidentifikasi pain points

Tujuan bisnis yang tepat, seperti meningkatkan produktivitas atau pelayanan pelanggan, menjadi panduan dalam seluruh proses ERP. Menetapkan tujuan yang jelas memungkinkan Anda untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi dengan lebih objektif.

Selain itu, identifikasi pain points dalam bisnis seperti proses operasional yang lambat atau kesalahan manual juga sangat krusial. ERP yang diterapkan dengan mempertimbangkan masalah-masalah tersebut dapat mengatasi hambatan utama dan meningkatkan kinerja secara signifikan.

2. Perbaiki proses bisnis

Sistem ERP membantu mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai aktivitas, namun tidak semua proses bisnis Anda harus diubah. Anda hanya perlu fokus pada yang memberikan dampak terbesar.

Beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan adalah:

• Proses yang Menyebabkan Pemborosan: Proses yang memakan waktu dan sumber daya, seperti entri data manual atau pengelolaan inventaris, harus diotomatisasi.

• Proses yang Rentan Terhadap Kesalahan: Proses yang bergantung pada input manual atau banyak langkah yang saling bergantung sebaiknya diotomatisasi untuk mengurangi risiko kesalahan.

• Proses yang Membutuhkan Pengambilan Keputusan Cepat: Proses yang memerlukan keputusan cepat, seperti pemrosesan pesanan atau pengelolaan aliran kas, lebih efisien dengan data real-time yang terintegrasi melalui ERP.

3. Membuat system requirements

System requirements adalah kebutuhan teknis dan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem untuk dapat berfungsi dengan baik. Tahap ini melibatkan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk merancang sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam merancang spesifikasi sistem adalah:

• Alur Kerja: Memetakan alur kerja yang akan dipengaruhi oleh ERP dan memastikan kesesuaiannya dengan tujuan bisnis, seperti perubahan alur pengelolaan inventaris atau data keuangan.

• Fitur Utama: Menentukan modul-modul yang diperlukan, seperti modul keuangan canggih atau sistem manajemen inventaris otomatis, agar solusi ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

• Laporan dan Analitik: Menetapkan jenis laporan yang diperlukan, seperti laporan keuangan atau penjualan, untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih efektif.

Vendor sourcing

1. Cari ERP yang memenuhi system requirements

Memilih sistem ERP yang tepat adalah langkah penting untuk memastikan implementasi berjalan lancar dan memenuhi kebutuhan bisnis. Proses ini harus dimulai dengan memahami kebutuhan spesifik perusahaan yang telah diidentifikasi selama tahap perencanaan. Sistem ERP yang dipilih harus mampu mendukung tujuan bisnis secara efisien.

• Evaluasi Kesesuaian Fitur: Pastikan ERP memiliki modul yang sesuai dengan kebutuhan, seperti manajemen inventaris, akuntansi, CRM, atau HRM. Pilih solusi yang cocok untuk jenis industri perusahaan Anda.

• Kustomisasi dan Fleksibilitas: Pilih ERP yang memungkinkan penyesuaian sesuai proses bisnis. Sistem yang fleksibel dapat diadaptasi dengan lebih baik ke kebutuhan spesifik perusahaan.

• Integrasi dengan Sistem yang Ada: Pastikan ERP dapat terhubung dengan sistem lain, seperti perangkat lunak keuangan atau platform e-commerce, untuk memastikan transisi yang mulus.

Baca juga: ERP Adalah: 3 Jenis, Manfaat, dan Cara Kerjanya

2. Cari vendor yang tepat

Dalam memilih vendor ERP, pastikan mereka dapat memberikan dukungan yang tepat selama dan setelah implementasi. Beberapa faktor penting yang perlu Anda pertimbangkan adalah:

• Reputasi dan Pengalaman Vendor: Pilih vendor yang memiliki pengalaman dan reputasi yang baik dalam industri atau perusahaan serupa. Vendor berpengalaman lebih siap menghadapi tantangan dan memberikan solusi yang lebih efektif selama implementasi.

• Dukungan Pasca-Implementasi: ERP adalah investasi jangka panjang yang memerlukan dukungan purna jual yang baik. Pastikan vendor menyediakan layanan teknis, pemeliharaan sistem, perbaikan bug, dan pembaruan perangkat lunak. Layanan ini penting untuk memastikan sistem ERP tetap berjalan lancar dan mengurangi gangguan operasional.

• Pelatihan: Pilih vendor yang menawarkan dukungan teknis berkelanjutan dan pelatihan pengguna. Tanpa dukungan dan pelatihan yang memadai, pengguna akhir bisa kesulitan dalam menggunakan sistem ERP, yang dapat mengurangi produktivitas dan efisiensi operasional.

• Testimoni dan Referensi: Minta testimoni atau referensi dari perusahaan yang telah menggunakan solusi ERP vendor tersebut. Pengalaman perusahaan lain dapat memberi gambaran tentang kinerja dan keandalan vendor.

• Skalabilitas Vendor: Pilih vendor yang dapat mengakomodasi pertumbuhan perusahaan. Pastikan mereka menawarkan solusi yang scalable sesuai dengan rencana ekspansi perusahaan Anda. 

• Keamanan dan Kepatuhan: Pilih vendor yang menjamin bahwa sistem ERP memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang berlaku. Ini penting, terutama jika perusahaan Anda berada di sektor yang sensitif terhadap data, seperti keuangan atau kesehatan.

Artikel terkait: Rekomendasi 10 Vendor ERP Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

3. Negosiasi

Setelah memilih vendor yang tepat, langkah selanjutnya adalah memasuki proses negosiasi. Negosiasi ini mencakup berbagai hal, mulai dari harga hingga ruang lingkup layanan yang akan diberikan oleh vendor.

Anda harus memperhatikan hal-hal ini dalam proses negosiasi dengan vendor ERP:

• Harga dan Struktur Pembayaran: Negosiasikan harga yang wajar sesuai dengan anggaran perusahaan. Biasanya, biaya vendor ERP mencakup harga lisensi, biaya implementasi, pelatihan, serta biaya dukungan tahunan. Pastikan untuk mendetailkan setiap komponen biaya agar tidak ada biaya tersembunyi yang muncul di kemudian hari.

• Ruang Lingkup Proyek: Tentukan secara jelas apa saja yang akan menjadi tanggung jawab vendor dalam implementasi ERP. Ini mencakup tugas seperti integrasi dengan sistem lain, pelatihan untuk karyawan, serta dukungan pasca-implementasi. Pastikan ruang lingkup proyek tersebut tidak ambigu agar proyek berjalan lancar sesuai ekspektasi.

• Waktu Implementasi: Negosiasikan waktu yang dibutuhkan untuk implementasi, mulai dari fase perencanaan hingga go-live. Pastikan ada jadwal yang realistis, fleksibel, dan disesuaikan dengan kompleksitas sistem ERP yang akan diterapkan, serta kesiapan perusahaan dalam menerima perubahan.

• Jaminan dan Service Level Agreement (SLA): Pastikan vendor yang Anda gunakan memberikan jaminan terkait kualitas layanan dan penyelesaian masalah setelah implementasi. Tentukan SLA yang jelas, seperti waktu respon untuk masalah teknis, serta ketersediaan dukungan yang dapat diandalkan agar masalah dapat segera diatasi tanpa mengganggu operasional perusahaan..

• Syarat Pembatalan dan Garansi: Tentukan ketentuan terkait pembatalan kontrak jika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal. Pastikan ada jaminan pengembalian uang atau pemenuhan kembali dari vendor jika implementasi ERP gagal atau tidak memenuhi kriteria yang telah disepakati.

Implementation

1. Finalisasi system requirements

Meski Anda sudah merancang system requirements dengan matang, implementasi ERP sering memerlukan penyesuaian untuk menghadapi kendala teknis atau kebutuhan baru. Langkah ini memastikan fokus tetap pada fitur utama yang mendukung bisnis.

Tidak semua kebutuhan dapat diakomodasi oleh sistem ERP yang dipilih. Karena itu, perusahaan harus memprioritaskan fitur penting yang paling berdampak pada operasional.

Diskusi antara tim internal dan vendor menjadi kunci untuk menyelaraskan kebutuhan bisnis dengan kemampuan sistem. Vendor juga sering melakukan penyesuaian agar ERP sesuai dengan proses bisnis yang ada, sehingga implementasi berjalan lebih efisien dan relevan.

2. Memperbaiki master dan accounting data

Perusahaan Anda harus memastikan data yang akan dimasukkan sudah valid dan terstruktur dengan baik. Master data seperti pelanggan, pemasok, produk, dan karyawan harus diperbarui untuk menghindari kesalahan atau duplikasi yang dapat memengaruhi sistem.

Selain itu, data akuntansi seperti neraca keuangan dan laporan laba rugi perlu diperiksa untuk memastikan akurasi. Validasi data ini menjadi langkah penting agar sistem ERP dapat berjalan tanpa kendala.

Proses data migration juga memerlukan perhatian khusus, mulai dari pembersihan data hingga simulasi migrasi. Dengan langkah ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan data dan memastikan ERP berjalan optimal sejak awal.

3. Uji user acceptance

User Acceptance Testing (UAT) adalah tahap krusial dalam implementasi ERP untuk memastikan sistem dapat mendukung kebutuhan bisnis sehari-hari. Dalam proses ini, perusahaan mensimulasikan aktivitas operasional dengan menggunakan sistem baru guna memastikan semua fungsi berjalan sesuai rencana.

Pengguna akhir, sebagai pihak yang akan menggunakan sistem secara langsung, harus aktif terlibat untuk memberikan feedback yang relevan. Masukan mereka membantu mengidentifikasi masalah atau kekurangan yang mungkin terlewat selama pengembangan.

Hasil dari UAT menjadi dasar bagi tim ERP dan vendor untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan. Dengan langkah ini, perusahaan memastikan ERP tidak hanya memenuhi standar teknis, tetapi juga mempermudah pekerjaan dan meningkatkan efisiensi bisnis.

4. Training

Pelatihan memiliki peran krusial dalam keberhasilan implementasi ERP. Tanpa pelatihan yang memadai, potensi penuh dari sistem ERP tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

• Pelatihan Pengguna Akhir: Pengguna akhir perlu memahami cara mengakses sistem, memproses data, dan menjalankan berbagai modul ERP dengan efektif.

• Pelatihan Tim Administrasi dan IT: Tim administrasi dan IT harus mendapatkan pelatihan mendalam agar dapat merawat sistem dan mengatasi masalah teknis setelah ERP diterapkan.

• Pelatihan Berkelanjutan: Pelatihan tidak berhenti setelah implementasi, tetapi harus berlanjut selama beberapa bulan untuk memastikan pengguna dapat beradaptasi dengan baik.

Go-live

1. Peluncuran sistem

Setelah persiapan dan pelatihan selesai, saatnya untuk memulai “Go-Live”, yaitu penggunaan sistem ERP secara penuh dalam operasional sehari-hari. Pada tahap ini, sistem ERP menggantikan sistem lama dan semua data yang sudah dipersiapkan dimasukkan ke dalam sistem baru.

Proses Go-Live harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan transisi yang lancar. Banyak perusahaan memilih untuk melakukannya secara bertahap, memulai dengan modul tertentu, seperti akuntansi atau inventaris, sebelum melibatkan seluruh organisasi.

Selama Go-Live, tim dukungan teknis yang siap membantu sangat penting. Hal ini memastikan gangguan minimal dalam operasional dan memberikan kenyamanan bagi pengguna akhir.

2. Monitoring dan process improvement

Implementasi ERP tidak berakhir setelah sistem diluncurkan. Anda harus memonitor penggunaan untuk memastikan sistem ERP berfungsi secara maksimal. Beberapa masalah yang mungkin terjadi adalah:

• Bingungnya Pemakaian: Meski telah manjalani training, ada sejumlah pengguna yang masih terbiasa dengan sistem lama. Ini bisa mengarah pada kesalahan dalam proses bisnis yang mulai diterapkan.

• Salah Input Data: Pengguna yang belum terbiasa dengan antarmuka ERP bisa membuat kesalahan saat memasukkan data ke dalam sistem.

• Potensi Bugs: Walaupun sudah diuji, masih mungkin ada bugs atau kesalahan teknis yang belum terdeteksi, mengganggu operasional.

• Skenario yang Belum Dipertimbangkan: Beberapa kebutuhan operasional yang tidak tercakup dalam fase implementasi dapat muncul, seperti masalah integrasi sistem lain.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan harus:

• Memberikan pelatihan tambahan kepada pengguna untuk meningkatkan kenyamanan dan mengurangi kebingungan dalam penggunaan ERP.

• Melakukan penyesuaian sistem jika ditemukan kesalahan teknis atau alur kerja yang kurang efisien.

• Mengoptimalkan alur kerja dan integrasi sistem untuk memastikan ERP mendukung proses bisnis dengan lancar.

• Menangani resistensi terhadap perubahan dengan dukungan berkelanjutan dan menjelaskan manfaat jangka panjang ERP baru.