Pahami Pentingnya Training dan Support: Jenis dan Cara agar Efektif

Mengadopsi software atau teknologi baru di tempat kerja memerlukan waktu dan usaha, dan sering membuat karyawan kewalahan tanpa panduan yang memadai. Penelitian menunjukkan 59% pekerja tidak pernah menerima pelatihan resmi di tempat kerja, dan sebagian besar keterampilan mereka diperoleh dari belajar secara mandiri.

Oleh karena itu, perusahaan harus menyediakan program training terstruktur dan dukungan berkelanjutan. Dengan pelatihan yang tepat, karyawan akan lebih percaya diri dan kompeten dalam menjalankan tugas, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan kesuksesan perusahaan. 

Apa itu training dan support?

Training adalah proses untuk meningkatkan skill, pengetahuan, dan kompetensi karyawan. Program pelatihan yang efektif membantu karyawan memahami tugas mereka dan menguasai keterampilan tambahan untuk mencapai performa optimal.

Support adalah dukungan yang diberikan selama dan setelah pelatihan. Tujuannya untuk memastikan karyawan dapat menerapkan keterampilan baru mereka dengan efektif dan mengatasi tantangan yang muncul saat bekerja.

Manfaat training untuk perusahaan

1. Meningkatkan Performa Perusahaan

Ketika karyawan memahami cara memanfaatkan alat atau teknologi dengan baik, mereka dapat bekerja lebih cepat dan mengurangi kesalahan. Hal ini akan meningkatkan produktivitas dan memperlancar proses operasional perusahaan.

Dengan demikian, program pelatihan bukan sekadar mengajarkan keterampilan baru. Program ini juga bertujuan memastikan karyawan mampu memberikan hasil yang terbaik.

2. Retensi Talent yang Lebih Baik

Karyawan yang merasa didukung dalam pengembangan karier cenderung lebih loyal. Sebanyak 76% karyawan setuju bahwa mereka lebih mungkin bertahan di perusahaan yang menyediakan pelatihan berkelanjutan.

Mengganti karyawan yang keluar memerlukan waktu, usaha, dan biaya yang lebih besar. Oleh karena itu, mempertahankan karyawan yang sudah ada melalui pelatihan yang berkesinambungan adalah langkah yang lebih efisien.

3. Meningkatkan Skill Karyawan

Dunia kerja selalu berubah dan keterampilan yang diperlukan saat ini bisa berbeda di masa depan. Program training membantu karyawan untuk terus belajar dan beradaptasi, sehingga mereka siap menghadapi perubahan dalam industri.

Dengan meningkatkan skill secara teratur, karyawan dapat bekerja lebih efektif. Mereka juga lebih kreatif dalam menyelesaikan masalah dan berinovasi untuk tantangan bisnis.

4. Memperkuat Citra Merek

Perusahaan yang mendukung dan mengembangkan karyawannya memiliki citra positif di pasar. Hal ini menjadi keuntungan besar dalam menarik pelanggan dan mitra bisnis.

Dengan berinvestasi dalam training, perusahaan menunjukkan komitmen terhadap kualitas produk dan layanan. Citra merek yang kuat tidak hanya menarik pelanggan baru, tetapi juga membangun loyalitas di antara pelanggan yang sudah ada.

5. Lebih Kompetitif

Di era persaingan yang ketat, tim yang terlatih dapat membantu perusahaan merespons perubahan pasar lebih cepat. Program pelatihan yang efektif memastikan karyawan memiliki skill terbaru yang dapat membantu perusahaan bertahan dan menjadi pelopor inovasi.

Jenis metode training di perusahaan

1. On-the-job training

On-the-Job Training adalah metode pelatihan yang berlangsung di tempat kerja. Dalam pelatihan ini, karyawan belajar dengan melakukan tugas nyata di bawah pengawasan karyawan yang lebih berpengalaman atau supervisor.

Kelebihan:

• Praktis: Karyawan langsung terlibat dalam tugas.
• Relevan: Pelatihan sesuai dengan lingkungan kerja yang dihadapi.
• Cepat: Proses pelatihan berlangsung lebih cepat karena dilakukan dalam konteks nyata.

Kekurangan:

• Kualitas Bervariasi: Kualitas pelatihan bergantung pada trainer yang ada.
• Gangguan Operasional: OJT yang tidak dikelola dengan baik dapat mengganggu produktivitas.
• Kurangnya Struktur: Tanpa rencana pelatihan yang jelas, pelatihan bisa menjadi tidak menyeluruh.

2. Mentoring

Mentoring adalah hubungan antara karyawan yang kurang berpengalaman (mentee) dan karyawan yang lebih berpengalaman (mentor). Berbeda dengan On-the-Job Training (OJT), mentoring bersifat jangka panjang dan fokus pada pertumbuhan serta perkembangan karyawan secara menyeluruh.

Kelebihan:

• Personal development: Karyawan menerima bimbingan yang lebih personal dan pengembangan keterampilan yang lebih mendalam.
• Jaringan: Mentee dapat memperluas jaringan profesional melalui mentor.
• Peningkatan Keterlibatan: Hubungan mentoring dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan.

Kekurangan:

• Waktu: Mentoring membutuhkan waktu yang cukup banyak, baik dari mentor maupun mentee.
• Kesesuaian: Tidak semua pasangan mentor-mentee cocok.
• Ketergantungan: Mentee mungkin menjadi terlalu bergantung pada mentor, sehingga mengurangi kemandirian mereka.

3. Menggunakan instruktur

Metode ini melibatkan pelatihan yang dipandu oleh seorang instruktur atau pelatih, baik di kelas fisik maupun virtual. Instruktur menyampaikan materi pelatihan melalui presentasi, diskusi, dan aktivitas interaktif untuk meningkatkan pemahaman karyawan.

Kelebihan:

• Keterlibatan: Instruktur menciptakan lingkungan belajar yang interaktif dan menarik.
• Penyampaian Materi: Instruktur menjelaskan konsep kompleks dengan cara yang mudah dipahami.
• Feedback Langsung: Karyawan bisa bertanya dan mendapatkan klarifikasi secara langsung.

Kekurangan:

• Biaya: Membayar instruktur profesional bisa mahal bagi perusahaan.
• Ketergantungan pada Instruktur: Pelatihan bisa tidak efektif jika instruktur tidak berkualitas.
• Tidak Selalu Praktis: Materi yang diajarkan tidak selalu relevan dengan pekerjaan sehari-hari.

4. Berbasis teknologi

Metode pelatihan ini memanfaatkan teknologi, seperti platform e-learning, video tutorial, dan simulasi komputer. Karyawan bisa mengakses materi pelatihan secara online, memberi mereka fleksibilitas dalam proses belajar.

Kelebihan:

• Fleksibilitas: Karyawan dapat belajar kapan saja dan di mana saja sesuai jadwal mereka.
• Akses ke Beragam Materi: Teknologi membuka akses ke berbagai sumber daya dan materi pelatihan yang lebih luas.
• Efisiensi Biaya: Mengurangi biaya perjalanan dan logistik untuk pelatihan tatap muka.

Kekurangan:

• Kurangnya Interaksi: Karyawan mungkin merasa terasing tanpa interaksi langsung dengan pelatih atau rekan kerja.
• Motivasi: Tanpa pengawasan, beberapa karyawan mungkin kurang termotivasi untuk menyelesaikan pelatihan.
• Keterbatasan Teknologi: Akses tergantung pada infrastruktur teknologi perusahaan, koneksi internet, dan perangkat yang diperlukan.

5. Case study

Metode pelatihan ini melibatkan analisis situasi nyata yang terjadi di perusahaan atau industri tertentu. Karyawan diberi kesempatan untuk menganalisis dan mendiskusikan solusi terhadap masalah yang ada. Pendekatan ini memungkinkan karyawan belajar dari pengalaman orang lain dan menerapkan teori dalam praktik

Kelebihan:

• Pembelajaran Kontekstual: Karyawan memahami penerapan teori dalam situasi nyata.
• Diskusi Kritis: Mendorong diskusi kelompok dan pengembangan kemampuan problem-solving.
• Relevansi: Meningkatkan keterlibatan karena materi yang diajarkan terasa lebih dekat dengan pengalaman mereka.

Kekurangan:

• Waktu: Proses analisis dan diskusi dapat memakan waktu lebih lama dibandingkan metode pelatihan lain.
• Variasi dalam Interpretasi: Perbedaan pendapat dari karyawan bisa menyebabkan kebingungan jika tidak dikelola dengan baik.
• Ketersediaan Kasus: Tidak semua perusahaan memiliki akses ke studi kasus yang relevan atau berkualitas tinggi.

Cara menciptakan program training yang efektif

1. Menyusun kebutuhan training

Menilai kebutuhan pelatihan bertujuan untuk mengetahui tingkat kompetensi karyawan dan membandingkannya dengan model kompetensi yang ditetapkan untuk setiap posisi. Salah satu metode penting dalam tahap ini adalah skill gap analysis, yang membantu perusahaan mengidentifikasi keterampilan yang sudah dimiliki karyawan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. 

Dengan analisis ini, perusahaan dapat mengetahui area yang perlu diperbaiki, misalnya, jika banyak karyawan belum menguasai teknologi terbaru, pelatihan untuk alat atau software tersebut harus menjadi prioritas. Selain itu, survei karyawan juga dapat mengungkapkan keinginan dan kebutuhan mereka dalam pengembangan karier.

2. Menetapkan target untuk training

Tujuan pelatihan karyawan menjelaskan apa yang dapat dicapai oleh peserta setelah pelatihan. Target ini harus spesifik, measurable, achieveble, relevant, dan time-bound (SMART). Misalnya, perusahaan dapat menetapkan target untuk meningkatkan keterampilan penggunaan software tertentu sebesar 30% dalam waktu enam bulan. 

Menetapkan target yang jelas memudahkan evaluasi efektivitas pelatihan dan memotivasi karyawan untuk mencapai hasil. Hal ini juga membantu perusahaan dalam merencanakan tindakan yang tepat, termasuk pemilihan materi dan metode pelatihan.

3. Pilih metode pelatihan dan materinya

Berdasarkan kebutuhan dan target yang telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah memilih metode pelatihan yang tepat dan merancang materi pelatihan. Metode yang bisa dipilih antara lain OJT, mentoring, dan pelatihan berbasis teknologi.

Materi pelatihan harus relevan dan mudah dipahami dengan menggunakan berbagai format, seperti modul, video, dan studi kasus, untuk memenuhi berbagai gaya belajar karyawan. Pastikan juga materi pelatihan selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan terbaru di industri. 

4. Monitor dan evaluasi program training

Setelah program training berakhir, penting untuk melakukan pemantauan dan evaluasi guna mengukur keberhasilannya. Mengumpulkan feedback dari karyawan melalui survei, wawancara, atau observasi langsung dapat memberikan wawasan tentang apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.

Selain itu, perusahaan harus menilai dampak pelatihan terhadap kinerja karyawan dan produktivitas. Jika target keterampilan tercapai, akan terlihat perubahan positif dalam kinerja dan hasil bisnis. Jika tidak, perlu dilakukan analisis untuk memahami penyebabnya dan menyesuaikan program pelatihan.

Best practices untuk training

1. Prioritaskan akses dan otonomi

Memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih materi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dan minat mereka dapat meningkatkan motivasi dan rasa tanggung jawab atas perkembangan diri. Perusahaan perlu menawarkan berbagai pilihan pelatihan, baik online maupun tatap muka, agar karyawan dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

Penting juga untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan, tanpa memandang posisi atau latar belakang. Dengan memberikan akses yang adil, perusahaan dapat menciptakan lingkungan belajar yang inklusif dan mendukung pertumbuhan seluruh tim.

2. Adaptasikan training ke budaya perusahaan

Setiap perusahaan memiliki budaya dan nilai-nilai yang unik, sehingga penting untuk menyesuaikan program pelatihan dengan budaya organisasi. Penyesuaian ini mencakup konten, metode, dan cara penyampaian pelatihan agar selaras dengan tujuan perusahaan, seperti mendorong kolaborasi dan kerja sama antar karyawan jika perusahaan menekankan nilai tersebut.

Dengan mengadaptasi pelatihan ke dalam konteks budaya perusahaan, karyawan dapat lebih mudah mengaitkan materi pelatihan dengan pekerjaan mereka sehari-hari. Hal ini tidak hanya meningkatkan relevansi dan efektivitas pelatihan, tetapi juga memperkuat budaya serta nilai-nilai yang ingin ditanamkan oleh perusahaan.

3. Investasi dalam teknologi dan software

Teknologi memiliki peran penting dalam pelatihan karyawan. Perusahaan dapat berinvestasi pada software dan platform pembelajaran seperti learning management software (LMS), aplikasi human resources information system (HRIS), dan alat kolaborasi online untuk mengelola dan melaksanakan pelatihan secara efisien.

Selain itu, teknologi memungkinkan pembelajaran yang lebih interaktif dan menarik. Contohnya, gamifikasi, video interaktif, dan simulasi dapat memperkaya pengalaman belajar, meningkatkan keterlibatan, serta mempermudah perusahaan melacak progres dan mengevaluasi efektivitas program pelatihan.

Kesimpulan

Memberikan pelatihan yang efektif kepada karyawan memang bisa menjadi tantangan bagi perusahaan, terutama ketika dihadapkan dengan keterbatasan waktu, biaya, dan sumber daya. Namun, manfaat yang bisa diperoleh dari program pelatihan yang terencana dengan baik jauh lebih besar daripada tantangan yang dihadapi. 

Investasi yang tepat dalam pelatihan bisa meningkatkan keterampilan karyawan dan memperkuat daya saing perusahaan. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang software HRIS untuk mendukung program pelatihan, silakan hubungi kami. Tim kami dengan senang hati akan membantu Anda menemukan solusi yang tepat untuk kesuksesan bisnis Anda.