Digital Transformation: Cara Implementasi & 3 Praktik Terbaiknya

Membangun bisnis itu sulit. Menurut Bureau of Labor Statistics, sekitar 20% bisnis baru gagal dalam dua tahun, 45% dalam lima tahun, dan 65% dalam sepuluh tahun. Hanya 25% yang bertahan hingga 15 tahun. 

Banyak organisasi yang tidak efektif karena karyawan tidak memiliki arahan yang jelas. Hal ini mengakibatkan kurangnya konsistensi, penurunan produktivitas, dan menghambat pertumbuhan perusahaan. Ketergantungan pada pemimpin juga tidak cukup. Keputusan satu orang tidak dapat menjangkau semua aspek operasional secara berkelanjutan.

Perusahaan perlu memberikan panduan yang jelas kepada karyawan tentang apa yang harus dilakukan dalam berbagai situasi. Digital transformation menawarkan solusi dengan menyediakan kerangka kerja yang membantu organisasi beradaptasi dan meningkatkan efisiensi operasional.

Apa itu digital transformation?

Digital transformation atau transformasi digital terlihat berbeda untuk setiap perusahaan, sehingga sulit untuk memiliki satu definisi yang berlaku untuk semua. Secara umum, digital transformation adalah integrasi teknologi digital ke dalam semua aspek bisnis yang mengubah cara perusahaan beroperasi dan memberikan nilai kepada pelanggan.

Namun, proses ini tak hanya sekadar penerapan teknologi baru, tetapi juga mencakup perubahan dalam budaya perusahaan, proses bisnis, dan customer experience. Hal ini sering kali mengharuskan perusahaan untuk meninggalkan metode lama dan beralih ke pendekatan baru yang masih dalam proses penyempurnaan.

Manfaat dari digital transformation

1. Meningkatkan Produktivitas 

Penggunaan teknologi dan software membantu perusahaan mengurangi waktu untuk tugas rutin dan berulang. Contohnya, sistem manajemen proyek berbasis cloud memungkinkan tim berkolaborasi secara real-time. Penggunaan sistem ini dapat mempercepat pengambilan keputusan dan mengurangi waktu koordinasi, sehingga karyawan bisa fokus pada tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah.

2. Menurunkan Biaya Operasional

Dengan memanfaatkan teknologi digital, perusahaan dapat mengurangi biaya untuk sumber daya manusia, infrastruktur, dan material. Misalnya, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat mengoptimalkan proses supply chain, mengurangi inventaris berlebih, dan menekan biaya penyimpanan. Penggunaan alat analitik juga dapat mengidentifikasi area yang boros dan memberikan solusi untuk perbaikan.

3. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan 

Digital transformation membantu perusahaan memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan. Dengan data analytics, teknologi seperti AI dan machine learning memungkinkan perusahaan memberikan rekomendasi produk yang lebih relevan. Perusahaan juga dapat meningkatkan customer service dengan chatbot. Selain itu, mereka dapat menciptakan campaign marketing yang lebih tepat sasaran.

4. Mendorong Inovasi

Digital transformation memungkinkan eksperimen yang lebih cepat dan murah, sehingga perusahaan bisa mencoba ide-ide baru tanpa risiko besar. Misalnya, perusahaan dapat menguji produk baru di pasar dengan biaya rendah menggunakan platform digital sebelum peluncuran penuh. Selain itu, kolaborasi antar tim lintas fungsi menjadi lebih mudah, sehingga meningkatkan aliran ide dan kreativitas dalam organisasi.

5. Perusahaan Menjadi Lebih Agile

Berdasarkan survei McKinsey tahun 2017, 92% pelaku bisnis menyadari bahwa kemampuan untuk berubah dan fleksibel adalah kunci untuk bertahan dalam transformasi digital yang cepat. Transformasi digital membantu perusahaan menjadi lebih responsif terhadap perubahan pasar dan permintaan pelanggan. Dengan alat analitik dan teknologi real-time, perusahaan dapat dengan cepat mengadaptasikan strategi mereka berdasarkan data terbaru.

Kesalahan umum dalam digital transformation

1. Kurangnya Dukungan dari Pimpinan

Salah satu alasan umum kegagalan transformasi digital adalah kurangnya dukungan dari manajemen perusahaan. Tanpa visi yang jelas dan dukungan aktif, inisiatif ini bisa kehilangan arah. Kurangnya keterlibatan pimpinan mengakibatkan kurangnya alokasi sumber daya penting, seperti anggaran dan tenaga kerja. Jika karyawan melihat pimpinan tidak mendukung, mereka akan kurang termotivasi untuk berpartisipasi.

2. Infrasktruktur Teknologi yang Kurang Memadai

Kegagalan menyediakan infrastruktur teknologi yang memadai dapat menghambat digital transformation. Tanpa sistem terintegrasi atau alat yang tepat, usaha transformasi digital perusahaan akan terhambat. Pastikan teknologi yang diadopsi mendukung tujuan bisnis dan dapat diintegrasikan dengan sistem yang ada. Hal tersebut adalah kunci untuk mencapai keberhasilan dalam transformasi digital.

3. Terlalu Fokus pada Teknologi

Transformasi digital harus terjadi di tiga level: manusia, proses, dan teknologi. Perusahaan sering kali salah mengartikan transformasi digital sebagai sekadar transformasi teknologi, sehingga mereka berinvestasi besar dalam teknologi tanpa memperhatikan manusia dan proses. Untuk menghindari kesalahan ini, ketiga area tersebut harus ditransformasikan secara bersamaan. Pendekatan yang kohesif ini akan mempercepat transformasi dan adopsi teknologi.

4. Mengabaikan Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Banyak yang berasumsi bahwa orang yang tepat dengan keterampilan yang dibutuhkan akan muncul dengan sendirinya, padahal perencanaan tenaga kerja sangat penting untuk memastikan ketersediaan tenaga kerja tersebut. Perencanaan tenaga kerja yang matang sangat penting untuk memastikan ketersediaan tenaga kerja dengan keterampilan yang dibutuhkan dalam transformasi digital.

5. Melakukan Banyak Hal Sekaligus

Transformasi digital memerlukan kesabaran untuk mencapai kesuksesan. Meskipun demikian, pemangku kepentingan dan pelanggan mengharapkan hasil yang cepat. Pendekatan Agile berfokus pada feedback dan perbaikan berkelanjutan. Namun, tekanan untuk memberikan solusi cepat dapat membuat tim mengerjakan terlalu banyak proyek sekaligus yang pada akhirnya akan berdampak pada kualitas.

Cara melakukan implementasi digital transformation dengan efektif

1. Definisikan visi dan misi

Visi harus menunjukkan tujuan jangka panjang dari transformasi digital yang diinginkan. Sementara itu, misi menjelaskan cara perusahaan mencapai tujuan tersebut.

Keterlibatan semua pemangku kepentingan dalam proses ini sangat penting. Hal ini memastikan bahwa visi dan misi dapat diterima dan dipahami oleh seluruh organisasi. Dengan visi dan misi yang kuat, perusahaan dapat memberikan arahan yang jelas. Hal ini juga dapat membuat tim termotivasi untuk berkontribusi pada perubahan yang diinginkan.

2. Perbaiki proses bisnis Anda

Identifikasi area yang bisa ditingkatkan dan fokus pada proses yang kurang efisien. Hapus langkah yang tidak perlu, otomatisasi tugas rutin, atau gunakan alat kolaborasi yang lebih baik. 

Dengan memperbaiki proses bisnis, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya. Ini akan menciptakan fondasi yang lebih kuat untuk sukses dalam transformasi digital.

3. Investasi dalam teknologi

Lakukan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan digital, proses, dan infrastruktur teknologi saat ini. Perusahaan harus memilih teknologi yang tepat, seperti sistem manajemen data, software analitik, alat kolaborasi, atau platform cloud, yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Pastikan teknologi yang dipilih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. Integrasikan solusi baru dengan sistem yang ada untuk menghindari gangguan operasional.

4. Melatih tim untuk implementasi

Suksesnya transformasi digital bergantung pada kesiapan dan keterampilan tim. Oleh karena itu, penting untuk melatih karyawan dalam penggunaan teknologi baru melalui program formal, workshop, atau sesi mentoring.

Dukungan yang tepat membantu karyawan beradaptasi dan memahami manfaat teknologi yang diterapkan. Dengan melibatkan mereka dalam pelatihan, perusahaan membangun kemampuan teknis sekaligus meningkatkan rasa memiliki terhadap proses transformasi.

Best practices dalam implementasi digital transformation

1. Terapkan lean culture

Lean culture berfokus pada efisiensi, pengurangan pemborosan, dan penciptaan nilai yang maksimal. Dalam digital transformation, budaya kerja ini mendorong perusahaan untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan produktivitas.

Hal ini melibatkan penghapusan langkah yang tidak memberikan nilai tambah dan pemanfaatan teknologi untuk mempercepat alur kerja. Dengan prinsip lean, perusahaan dapat beradaptasi lebih cepat, mengoptimalkan sumber daya, dan menciptakan aliran kerja yang lebih efisien.

2. Kumpulkan dan gunakan data berkualitas

Data adalah bahan bakar transformasi digital. Kualitas data yang buruk dapat mengakibatkan keputusan yang tidak akurat dan menghambat kemajuan perusahaan, sehingga penting bagi perusahaan untuk mengumpulkan data yang bersih dan relevan.

Perusahaan perlu menggunakan alat manajemen data yang canggih untuk memvalidasi data. Dengan data yang berkualitas, mereka bisa melakukan analisis yang lebih baik, mengambil keputusan yang tepat, dan menciptakan customer experience yang lebih personal.

3. Otomatiskan bisnis dengan software

Salah satu cara tercepat untuk mempercepat digital transformation adalah dengan mengotomatisasi proses bisnis menggunakan perangkat lunak. Otomatisasi dapat diterapkan di berbagai bidang, seperti manajemen inventaris dan customer service untuk mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Sistem ERP adalah contoh software yang mengintegrasikan data dari berbagai departemen dalam satu platform. Sistem ini memudahkan pengambilan keputusan dan pengelolaan sumber daya, serta memungkinkan karyawan fokus pada tugas yang lebih strategis dan bernilai tinggi.

Kesimpulan

Melakukan digital transformation adalah tantangan yang kompleks dan membutuhkan komitmen kuat dari seluruh organisasi. Proses ini seringkali sulit karena ada resistensi terhadap perubahan serta kebutuhan untuk menyesuaikan proses dan budaya kerja.

Meskipun demikian, digital transformation patut dilakukan karena banyak manfaatnya. Transformasi ini dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan memperbaiki customer experience. 

Jika Anda perlu bantuan untuk memulai perjalanan ini, kami siap membantu. Hubungi kami untuk mendapatkan konsultasi gratis untuk merancang strategi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Lebih lanjut: Panduan Transformasi Digital