Apa itu delivery order

Delivery Order (DO) adalah dokumen penting dalam industri rantai pasokan dan logistik. Dokumen ini mengizinkan pelepasan kargo dari pengangkut ke pihak yang ditunjuk.

Perintah tertulis ini biasanya mengizinkan pengiriman barang langsung ke petugas gudang. Selain itu, dokumen ini juga dapat diberikan kepada pengangkut atau pihak lain yang biasanya menerbitkan resi gudang atau bill of lading.

Fungsi delivery order

• Memastikan Pesanan Pelanggan Dikirimkan dengan Benar: Delivery order memastikan barang dikirim sesuai spesifikasi dan jumlah yang tepat. Ini meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman.

• Sebagai Bukti Pengiriman Barang: Delivery order berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari gudang dan sedang dalam perjalanan. Dokumen ini penting jika terjadi sengketa atau masalah terkait pengiriman.

• Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman: Dengan mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim, penerima, dan barang, delivery order mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Ini membantu menghindari pengiriman ke alamat salah atau barang yang tidak sesuai pesanan.

• Pencatatan dan Pelacakan Pengiriman: Delivery order memudahkan pencatatan dan pelacakan status pengiriman. Informasi dalam dokumen ini membantu memantau proses dan memastikan barang sampai tepat waktu.

• Mempermudah Proses Administrasi dan Audit: Dokumen ini digunakan dalam administrasi dan audit oleh penjual dan pembeli. Ini menjaga transparansi dan akurasi catatan pengiriman untuk laporan keuangan dan audit internal.

Siapa yang menerbitkan delivery order

• Pihak Penjual atau Pengirim: Delivery order biasanya diterbitkan oleh penjual atau pengirim barang. Penjual membuat dokumen yang mencantumkan detail pesanan dan instruksi pengiriman. Dokumen ini kemudian diserahkan kepada kurir atau jasa pengiriman untuk melanjutkan proses pengiriman ke pelanggan.

• Bagian Logistik atau Gudang: Di perusahaan besar, bagian logistik atau gudang bisa menerbitkan delivery order. Mereka memastikan barang yang akan dikirim sesuai dengan permintaan dan mengatur pengiriman dari gudang ke alamat tujuan.

• Jasa Pengiriman atau Kurir: Kadang-kadang, jasa pengiriman atau kurir juga menerbitkan delivery order. Mereka mencatat informasi pengiriman dan menyerahkan delivery order kepada penerima saat barang tiba di tujuan.

• Pihak Ketiga: Jika perusahaan menggunakan penyedia logistik pihak ketiga, mereka mungkin juga menerbitkan delivery order. Penyedia logistik mengelola proses pengiriman dan memastikan informasi terkait pengiriman dicatat dengan benar.

Delivery order vs. surat jalan

Delivery order dan surat jalan adalah dua dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Meski keduanya berfungsi dalam proses yang sama, mereka memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda.

Cara kerja delivery order

1. Pembuatan delivery order

Pembuatan delivery order (DO) adalah langkah awal dalam proses pengiriman barang. Delivery order adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pengiriman barang dari gudang atau pemasok ke alamat tujuan.

Proses:

1. Penerimaan Pesanan: Pesanan dari pelanggan diterima oleh tim penjualan atau sistem manajemen pesanan.
2. Pengolahan Pesanan: Data pesanan dimasukkan ke dalam sistem ERP atau perangkat lunak manajemen pesanan.
3. Pembuatan DO: Dokumen delivery order dibuat secara otomatis atau manual berdasarkan detail pesanan, termasuk item, kuantitas, dan alamat pengiriman.

2. Verifikasi dan persetujuan

Proses ini memastikan semua detail pada DO benar dan memerlukan persetujuan sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Proses:

1. Verifikasi Internal: Dokumen DO diperiksa oleh tim terkait untuk memastikan ketersediaan barang dan akurasi informasi.
2. Persetujuan: Setelah diverifikasi, DO disetujui oleh manajer atau pihak berwenang. Persetujuan ini dapat dilakukan secara manual atau digital.

3. Picking dan packing barang

Tahap ini melibatkan pengambilan barang dari gudang (picking) dan pengepakan untuk pengiriman (packing).

Proses:

1. Picking: Staf gudang menggunakan DO untuk mengambil barang sesuai dengan item dan kuantitas yang tertera. Barang dipilih dari rak atau lokasi penyimpanan.
2. Packing: Barang yang telah di-pick dipindahkan ke area pengepakan. Setiap item dikemas sesuai standar yang ditetapkan untuk melindungi barang selama pengiriman.
3. Pengecekan: Barang yang sudah dikemas diperiksa kembali untuk memastikan jumlah dan jenis barang sesuai dengan DO.

4. Pengiriman barang

Barang yang telah dikemas siap untuk dikirim ke alamat pelanggan.

Proses:

1. Persiapan Pengiriman: Barang yang sudah dipacking dan siap dikirim dipesan untuk diambil oleh kurir atau layanan pengiriman.
2. Pengiriman: Barang diangkut oleh kurir atau armada pengiriman menuju alamat tujuan yang tertera di DO.
3. Pelacakan: Beberapa sistem memungkinkan pelacakan status pengiriman secara real-time untuk memantau kemajuan pengiriman.

5. Penerimaan dan konfirmasi

Setelah barang sampai, langkah selanjutnya adalah penerimaan dan konfirmasi oleh pelanggan.

Proses:

1. Penerimaan Barang: Penerima memeriksa paket untuk memastikan semua item yang dipesan diterima dengan baik dan sesuai dengan delivery order.
2. Konfirmasi Penerimaan: Penerima menandatangani bukti penerimaan atau melakukan konfirmasi digital sebagai tanda bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
3. Pengembalian atau Klaim: Jika ada kerusakan atau barang hilang, penerima mengajukan klaim kepada pihak pengirim.

6. Pencatatan dan arsip

Tahap akhir mencakup pencatatan dan penyimpanan dokumen terkait pengiriman untuk referensi dan pelacakan di masa mendatang.

Proses:

1. Pencatatan Transaksi: Informasi terkait pengiriman seperti status, tanggal, dan detail penerimaan dicatat dalam sistem atau basis data perusahaan.
2. Pengarsipan: Dokumen delivery order dan bukti penerimaan diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. Ini bisa dilakukan secara fisik atau digital, tergantung kebijakan perusahaan.
3. Analisis dan Evaluasi: Data dari delivery order digunakan untuk menganalisis efisiensi proses pengiriman dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Cara membuat delivery order

1. Kumpulkan detail pesanan

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi terkait pesanan dari pelanggan. Ini termasuk produk yang dipesan, kuantitas, alamat pengiriman, dan detail kontak pelanggan.

Proses:

1. Pengumpulan Data: Gunakan sistem manajemen pesanan atau formulir untuk mendapatkan informasi lengkap.
2. Pencatatan: Masukkan data pesanan ke dalam sistem untuk memudahkan pelacakan dan pemrosesan. 

2. Verifikasi pengiriman dan pembayaran

Pastikan informasi pengiriman dan pembayaran sudah benar sebelum melanjutkan. Ini penting untuk menghindari kesalahan di kemudian hari.

Proses:

1. Cek Alamat Pengiriman: Pastikan alamat pengiriman akurat dan lengkap.
2. Verifikasi Pembayaran: Periksa status pembayaran apakah sudah diterima atau masih pending. Jika menggunakan metode otomatis, pastikan statusnya terverifikasi.

3. Lengkapi detail yang relevan

Masukkan semua detail yang diperlukan ke dalam dokumen delivery order, termasuk informasi tambahan yang relevan.

Proses:

1. Format DO: Gunakan format atau template delivery order yang telah ditetapkan perusahaan.
2. Isi Komponen Delivery Note:
   • Nomor DO: Berikan nomor unik untuk identifikasi.
   • Tanggal DO: Cantumkan tanggal pembuatan DO.
   • Detail Barang: Masukkan nama barang, jumlah, dan deskripsi.
   • Alamat Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan jelas.
   • Informasi Pembayaran: Sertakan detail pembayaran jika diperlukan.
   • Instruksi Khusus: Tambahkan instruksi khusus jika ada, seperti cara penanganan atau pengiriman.

4. Persetujuan akhir

Langkah akhir adalah mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang sebelum pesanan dikirimkan.

Proses:

1. Persetujuan Internal: Kirim delivery order untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari manajer atau supervisor yang berwenang.
2. Verifikasi Dokumen: Pastikan semua dokumen terkait, seperti faktur atau bukti pembayaran, telah disertakan dan valid.
3. Distribusi: Setelah mendapatkan persetujuan, kirimkan delivery order kepada pihak pengiriman dan simpan salinan untuk arsip.

Contoh surat delivery order

Software untuk membuat delivery order

Ketika membuat delivery order, ada tiga opsi berdasarkan jenis software yang digunakan. Masing-masing menawarkan fitur berbeda untuk kebutuhan bisnis yang bervariasi.

• Order Management Software dirancang khusus untuk mengelola pesanan dari awal hingga akhir. Software ini melacak pesanan, mengatur pengiriman, dan memastikan pengiriman tepat waktu. Dengan menggunakan order management software, proses pemenuhan pesanan dapat dioptimalkan dan kepuasan pelanggan meningkat.

• Inventory Management Software fokus pada pengelolaan stok barang. Software ini memantau persediaan secara real-time, memberi tahu kapan stok perlu diisi ulang. Selain itu, inventory management software dapat diintegrasikan dengan sistem pengiriman untuk memastikan stok memenuhi permintaan.

• ERP (Enterprise Resource Planning) adalah solusi menyeluruh yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, termasuk manajemen pesanan dan persediaan. ERP membantu pembuatan delivery order dan memberikan visibilitas menyeluruh terhadap operasi bisnis, dari akuntansi hingga manajemen rantai pasok.

ERP meningkatkan efisiensi bisnis secara menyeluruh, bukan hanya untuk pengiriman. Pilih software delivery order dengan mempertimbangkan ukuran bisnis, industri, integrasi, skalabilitas, anggaran, serta fitur dan dukungan pelanggan.

Cara memilih sistem ERP

1. Anda membeli solusi, bukan fitur

ERP adalah pilihan terbaik bagi Anda yang menginginkan otomatisasi dan integrasi yang mulus dalam proses bisnis. Namun, jika kohesi tim dan penyederhanaan proses menjadi prioritas, memilih software akuntansi, CRM, atau SDM yang terpisah mungkin lebih efisien secara biaya.

2. Pilih konsultan ERP yang tepat

Kegagalan ERP sering karena perencanaan buruk dan kurangnya dukungan manajemen. Jangan hanya mengandalkan reputasi atau opini orang lain saat memilih sistem ERP. Pilih konsultan yang memahami kebutuhan bisnis Anda, bukan hanya reputasi mereka.

3. Mulailah dengan sistem ERP yang terjangkau

Biaya sistem ERP sering kali melebihi perkiraan awal. Mulailah dengan opsi yang lebih terjangkau seperti dari vendor Odoo atau penyedia ERP lokal. Pilih software yang lebih mahal hanya jika opsi terjangkau tidak memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan penyesuaian fitur pada sistem murah tidak lebih mahal daripada investasi awal pada sistem yang lebih mahal.

4. Jangan lakukan kustomisasi lebih awal

Mulailah dengan sistem ERP standar tanpa penyesuaian awal. Selama implementasi, Anda mungkin perlu menyesuaikan proses bisnis. Seringkali, setelah sistem berjalan, perubahan yang diperlukan sudah teratasi atau fitur baru menjadi lebih relevan untuk disesuaikan.

Cara memilih vendor ERP

Keputusan antara developer internal atau pekerja lepas sering berujung pada kegagalan, memaksa perusahaan mencari vendor profesional. Hindari hal ini dengan memfilter vendor ERP Anda.

1. Kontak 3-5 vendor ERP

Mulai dengan menelusuri sistem ERP yang bersahabat dengan anggaran Anda, seperti Odoo atau Impact. Kunjungi situs web mereka untuk mendalami layanan yang ditawarkan, kemudian hubungi mereka langsung untuk menanyakan kemungkinan adanya penyesuaian software tanpa biaya tambahan.

2. Nilai pemahaman vendor

Pastikan vendor memahami masalah Anda dan menawarkan solusi konkret. Ahli ERP yang baik akan menjelaskan bagaimana software dan proses mereka membantu.

Hindari vendor yang menjanjikan solusi tanpa detail. 

3. Tanyakan vendor soal klien mereka sebelumnya

Meskipun metode ini cukup baik untuk penilaian awal, namun tidak menjamin kesuksesan jangka panjang. Klien sebelumnya mungkin menghadapi berbagai masalah, dan keberhasilan pendekatan mereka tidak selalu terjamin. Meski begitu, tidak ada kerugian dalam mencari masukan tambahan

4. Nilai karyawan vendor melalui LinkedIn

Dengan memeriksa profil karyawan vendor di LinkedIn, Anda dapat memahami bagaimana perusahaan konsultan mempekerjakan staf mereka, yang secara langsung mencerminkan kepedulian mereka dalam mencapai kesuksesan klien

5. Percayai naluri Anda

Memilih vendor ERP yang lebih mahal dapat meningkatkan peluang kesuksesan penerapannya. Meskipun pilihan yang lebih murah bisa terlihat menarik, sering kali menyebabkan komplikasi berpotensi menggandakan pengeluaran dalam jangka panjang.

Hubungi kami

Anda dapat berbicara dengan kami secara gratis. Mengapa tidak memanfaatkan kesempatan ini untuk membuat keputusan yang lebih baik?