ERP Open Source: Pengertian dan 5 Manfaat bagi Bisnis

Overview

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) membantu mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis, namun biayanya seringkali tinggi. Menurut laporan tahun 2022, implementasi ERP untuk bisnis skala menengah dapat mencapai biaya antara $150.000 hingga $750.000, dengan biaya rata-rata sekitar $9.000 per pengguna.

Sistem ERP open source menjadi alternatif yang lebih terjangkau, yang dapat disesuaikan, dan menyediakan fitur-fitur penting tanpa biaya yang tinggi. Panduan ini membahas manfaat serta tantangan ERP open source, menyoroti sistem populer yang sering digunakan, dan membantu Anda memilih solusi yang sesuai untuk organisasi Anda.

Apa itu ERP open source

Dalam pengembangan software, sebuah source code adalah teks dalam bahasa pemrograman yang menginstruksikan program. Ini seperti panduan bagi program untuk beroperasi.

Sebagian besar sistem ERP tradisional bersifat tertutup, sehingga tidak memungkinkan pengguna untuk melihat atau membuat perubahan. Namun, ERP open source memungkinkan akses terbuka, memungkinkan modifikasi sesuai kebutuhan pengguna daripada bergantung pada solusi yang ditawarkan oleh vendor.

Perbedaan dengan ERP tradisional

Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan ERP open source dengan sistem ERP konvensional.

Keuntungan menggunakan ERP open source

• Menghemat Biaya: Sistem ERP open source lebih ekonomis karena tidak ada biaya lisensi, serta mengurangi pengeluaran jangka panjang dengan eliminasi biaya berulang.

• Kontrol Kustomisasi yang Lebih Besar: ERP open source memungkinkan modifikasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, karena Anda memiliki akses ke source code untuk penyesuaian maksimal.

• Skalabilitas Tinggi: ERP jenis ini dirancang untuk pertumbuhan perusahaan Anda, mampu menangani peningkatan data, pengguna, dan transaksi secara efisien seiring waktu.

• Dukungan dari Komunitas yang Luas: Komunitas aktif pengembang dan pengguna ERP open source menyediakan dukungan kolaboratif, memperbaiki masalah, dan menawarkan fitur tambahan secara konsisten.

• Coba Sebelum Membeli: Sebagian besar opsi ERP open source dapat dicoba secara gratis sebelum penggunaan jangka panjang, memungkinkan evaluasi tanpa investasi awal yang signifikan.

Tantangan dalam menggunakan ERP open source

• Keberlangsungan Jangka Panjang: Solusi ERP open source mungkin tidak didukung oleh perusahaan besar, sehingga ada keraguan terhadap keberlangsungannya. Dunia bisnis perlu memeriksa dukungan komunitas dan upaya berkelanjutan untuk memastikan kelangsungan proyek.

• Potensi Biaya Tersembunyi: Solusi open source mungkin tampak hemat di awal, tetapi biaya tambahan seperti penyesuaian dan pemeliharaan dapat meningkat dengan cepat. Mengabaikan biaya ini dapat mengakibatkan peningkatan anggaran dan melambatnya proyek.

• Risiko Keamanan Data: Jika ERP open source tidak diperbarui secara teratur, dapat menimbulkan risiko keamanan data yang serius. Pemeriksaan dan enkripsi rutin diperlukan untuk mencegah pelanggaran data dan serangan siber.

• Kurangnya Spesialisasi: ERP open source mungkin tidak menyediakan fitur khusus untuk industri tertentu. Meskipun fleksibel, bisnis dapat kehilangan fitur penting yang ada di solusi ERP konvensional.

• Kemampuan Tim IT: Implementasi yang efektif dari ERP open source membutuhkan tim IT yang terampil. Mereka harus mampu mengelola, menyesuaikan, dan menjaga sistem agar berjalan dengan lancar. Tanpa tim yang kompeten, kemampuan maksimal dari ERP sulit tercapai, dan masalah teknis sulit diatasi.

Solusi ERP open source yang populer

Berikut adalah lima opsi ERP open source yang populer. Masing-masing memiliki keunggulan dan kelemahan, sehingga Anda dapat memilih yang paling sesuai dengan bisnis Anda.

• Apache OFBiz: Cocok untuk perusahaan besar yang membutuhkan solusi ERP yang dapat disesuaikan.
• Odoo: Ideal untuk usaha kecil dan menengah yang mencari aplikasi komprehensif dan terintegrasi.
• ERPNext: Dirancang untuk startup dan bisnis yang sedang berkembang, menawarkan kesederhanaan berbasis cloud dengan fitur-fitur canggih.
• Dolibarr: Sesuai untuk pekerja lepas, usaha kecil, dan organisasi nirlaba yang membutuhkan ERP/CRM yang sederhana dan fleksibel.
• Tryton: Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan sistem ERP modular dan aman dengan kemampuan beradaptasi.

Apache OFBiz

Apache OFBiz memberikan seperangkat alat bisnis yang fleksibel, dibangun di atas arsitektur yang kuat, memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem ERP sesuai kebutuhan mereka. Cocok untuk perusahaan menengah dan besar dengan sumber daya pengembangan yang memadai untuk integrasi yang efektif ke dalam proses TI dan bisnis mereka.

OFBiz merupakan sistem ERP open source yang matang dan telah menjadi proyek tingkat atas di Apache selama lebih dari satu dekade. Menyediakan modul yang meliputi akuntansi, manufaktur, SDM, inventaris, katalog, CRM, dan e-commerce.

Pro: 

• Sepenuhnya gratis
• Modul yang komprehensif
• Kerangka kerja yang andal

Kontra: 

• Tantangan dalam penyesuaian
• Antarmuka dengan tampilan lama
• Dukungan komunitas terbatas

Harga/Ketersediaan:

Source code tersedia secara gratis di repositori proyek. OFBiz ditulis dalam Java dan dilisensikan di bawah Apache 2.0.

Odoo

Odoo menyediakan solusi lengkap untuk berbagai kebutuhan bisnis, termasuk manajemen proyek, keuangan, dan inventaris, dengan aplikasi yang terintegrasi secara mulus. 

Klaimnya adalah dapat mengakomodasi berbagai skala bisnis serta anggaran, dengan opsi pengujian gratis sebelum pelanggan melakukan komitmen penuh.

Pro: 

• Integrasi beragam fungsi bisnis memungkinkan efisiensi yang tinggi
• Platform ini sangat dapat disesuaikan
• menawarkan beragam modul untuk digunakan

Kontra: 

• Paket gratis hanya memungkinkan penggunaan satu aplikasi secara terbatas
• Harga tetap dipertahankan tanpa memperhitungkan perubahan jumlah pengguna atau karyawan
• Kemampuan pelaporan terbatas

Price/Availability:

Anda dapat mengunduh Odoo secara gratis dari situs webnya atau source codenya di GitHub. Untuk akses fitur tambahan, langganan tersedia mulai dari $7,25 per pengguna per bulan.

ERPNext

ERPNext adalah perangkat lunak gratis yang ditujukan bagi usaha kecil dan menengah, memberikan alternatif terjangkau terhadap solusi ERP berbayar. 

Modulnya meliputi akuntansi, manajemen inventaris, penjualan, pembelian, dan pelacakan proyek, dengan antarmuka yang sederhana untuk memasukkan informasi.

Pro: 

• Antarmuka modern yang mudah untuk digunakkan
• Banyak opsi untuk melakukan penyesuaian
• Dukungan komunitas yang aktif

Kontra: 

• Sinkronisasi offline membutuhkan waktu yang lama
• Ketergantungan pada vendor dapat memengaruhi keberhasilan sistem
• Dokumentasi untuk pengembangan sangat terbatas

Harga/Ketersediaan:

Anda bisa mengunduh ERPNext secara gratis atau berlangganan versi yang dihosting dengan biaya $50 per bulan.

Dolibarr

Dolibarr, sebuah software gratis, membantu bisnis dalam berbagai tugas seperti pesanan, hubungan pelanggan, keuangan, dan inventaris, dengan fleksibilitas melalui modul-modulnya.

Bagi usaha kecil, Dolibarr membantu melacak penjualan, pembelian, pengeluaran, dan keuntungan secara efisien. Meskipun kurang cocok untuk manufaktur besar, banyak perusahaan rintisan telah memanfaatkannya untuk perdagangan, pengelolaan inventaris, dan penghitungan keuntungan.

Pro: 

• Dirancang untuk pengalaman bisnis yang komprehensif
• Sangat mudah untuk membuat penyesuaian
• Menyediakan berbagai modul 

Kontra: 

• Antarmuka yang usang
• Pembuatan invoice yang rumit
• Sejumlah modul tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis

Harga/Ketersediaan:

Anda dapat mengunduh Dolibarr dari situs resminya atau menemukan source codenya di GitHub. Juga, tersedia toko tambahan yang menyediakan software tambahan untuk memperluas fitur Dolibarr.

Tryton

Tryton, yang awalnya dikembangkan dari TinyERP pada tahun 2008, telah berkembang menjadi platform yang populer dan fleksibel selama bertahun-tahun. 

Platform ini dirancang untuk mendukung bisnis dari berbagai ukuran dengan modul yang mencakup akuntansi, penjualan, faktur, proyek, pengiriman, analitik, dan inventaris, dengan opsi akses melalui web dan klien desktop untuk Windows serta MacOS.

Pro: 

• Antarmuka yang cepat dan responsif
• Tersedia versi web dan desktop
• Sistem inti yang andal
• Alat pengujian yang luas

Kontra: 

• Kesulitan dengan roadmap dan pesanan
• Tidak ada integrasi spreadsheet untuk kontak
• Kekurangan manajer aset tingkat perusahaan
• Templat dan koneksi produk yang rumit

Harga/Ketersediaan:

Anda dapat memasang Tryton dengan menggunakan image Docker. Alternatifnya, Anda bisa mengunduh kode sumber dari repositori Mercurial proyek tersebut.

Cara memilih sistem ERP open source

Saat memilih ERP open source, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda dengan cermat dan hindari kesalahan umum. Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda perhatikan:

Kesalahan umum yang biasa dilakukan

• Melewatkan Uji Coba Gratis: Banyak organisasi mengabaikan kesempatan uji coba gratis dan langsung membeli software ERP berdasarkan deskripsi dan ulasan. Akibatnya, mereka sering menghadapi harapan yang tidak sesuai dan masalah yang tidak terduga, sehingga membuang-buang waktu dan sumber daya.

• Tidak Melakukan Riset yang Cukup: Gagal meneliti opsi ERP open source secara menyeluruh dapat menyebabkan pemilihan perangkat lunak yang kurang fitur penting atau dukungan komunitas. Pengawasan ini dapat meningkatkan biaya dan menyebabkan penundaan karena organisasi mungkin perlu mengganti sistem atau berinvestasi dalam penyesuaian.

• Manajemen Perubahan yang Buruk: Menerapkan sistem ERP tanpa rencana manajemen perubahan yang jelas dapat menyebabkan penolakan pengguna dan tingkat adopsi yang rendah. Hal ini meningkatkan kemungkinan kegagalan proyek dan menurunkan laba atas investasi karena karyawan kesulitan menyesuaikan diri.

• Mengabaikan TCO: Organisasi sering hanya fokus pada biaya awal software ERP, mengabaikan total biaya seperti pemeliharaan, pelatihan, dan dukungan. Meremehkan TCO dapat membebani anggaran dan sumber daya, sehingga membuat sistem ERP tidak berkelanjutan.

• Kurangnya Pertimbangan Skalabilitas: Gagal mempertimbangkan skalabilitas masa depan saat memilih sistem ERP dapat menghambat pertumbuhan. Ketika bisnis berkembang, sistem ERP mungkin menjadi tidak memadai, sehingga memerlukan peningkatan atau penggantian yang mahal.

Berbagai hal yang perlu dipertimbangkan

• Ukuran Perusahaan Anda: Pilih sistem ERP open source yang sesuai dengan ukuran bisnis Anda. Bisnis kecil hingga menengah memerlukan fitur yang lebih sederhana, sementara bisnis besar mungkin membutuhkan opsi yang lebih canggih.

• Fungsi Otomatisasi: Pilih sistem ERP open source yang mengotomatiskan tugas-tugas seperti pengelolaan inventaris, pemrosesan pesanan, pengiriman faktur, dan pengelolaan alur kerja. Ini akan membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat serta mengurangi kesalahan. Pastikan sistem tersebut memungkinkan penetapan dan penyesuaian aturan otomatisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.

• Pelaporan Cerdas: Saat memeriksa opsi ERP open source, pastikan fitur AI untuk pelaporan seperti analisis prediktif dan deteksi anomali tersedia. Alat-alat ini membantu mengidentifikasi tren dan pola penting dalam data besar untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

• Repositori Manajemen Karyawan: Pilih sistem ERP yang memudahkan pengelolaan karyawan dengan fitur seperti manajemen SDM dan pemrosesan penggajian di satu tempat terpusat.

• Dukungan: Saat memilih sistem ERP open source, prioritaskan vendor atau komunitas yang menawarkan dukungan kuat. Pertimbangkan kecepatan respons, pengetahuan mereka, dan frekuensi pembaruan untuk memastikan ERP Anda tetap berjalan lancar dan memberikan hasil maksimal.

Kesimpulan

Sistem ERP open source menawarkan fleksibilitas dan efektivitas biaya, namun memerlukan keahlian IT yang cukup. Dukungan komunitas menjadikannya pilihan yang menarik untuk banyak bisnis.

Impact, sebagai mitra Odoo, menyediakan software dan dukungan untuk memudahkan implementasi ERP. Hubungi kami untuk mendapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.