Umbrella Manager: Pengertian & Strategi untuk Mencegahnya

Seorang klien bernama Susan, mengelola timnya dengan keyakinan mendasar bahwa peran utamanya adalah “melindungi” anggota timnya. Niat baik mendasari pendekatan ini. 

Susan menginginkan kebahagiaan dan kesuksesan timnya dalam lingkungan organisasi yang sangat dinamis dan bergerak cepat. Meskipun demikian, pendekatannya yang berkelanjutan sering kali menempatkannya dalam posisi menghadang tantangan, di mana dia berusaha menjadi perisai bagi timnya.

Awalnya, perilaku ini membuat Susan disukai oleh timnya. Namun, seiring tanggung jawab tim bertambah, pendekatannya berdampak negatif. Rekan kerja dan kolega tak melihatnya sebagai individu kolaboratif karena dianggap penghalang. 

Hal ini membuat timnya merasa tak berdaya dan tergantung pada Susan. Ironisnya, beban Susan bertambah karena ia merasa harus hadir dalam semua keputusan besar. Akibatnya, kinerjanya menurun baik dalam proyek utama maupun pertemuan penting.

Apa itu umbrella manager?

Pemimpin yang menunjukkan perilaku seperti Susan biasa disebut sebagai umbrella manager: pemimpin yang memiliki niat baik dan berkeinginan untuk melindungi timnya dari segala situasi sulit di dalam organisasi. 

Meskipun demikian, gaya kepemimpinan semacam ini sering kali membawa konsekuensi yang signifikan bagi para manajer, anggota tim, maupun keseluruhan organisasi:

• Umbrella manager merasa terbebani oleh tanggung jawab pribadi terhadap semua keputusan, meskipun realitasnya mereka tak mungkin menguasai semua detail. Rasa kewalahan mereka cepat berkembang, menyebabkan tim menjadi kurang proaktif dan cenderung lengah dalam mengambil keputusan. Ironisnya, peran manajer yang seharusnya memfasilitasi malah menghambat, memperlambat pengambilan keputusan, dan menimbulkan frustrasi pada calon kolaborator.

• Anggota tim kehilangan manfaat pembelajaran menghadapi tantangan sendiri, menyebabkan pengembangan karyawan terhambat. Kurangnya kesempatan membentuk hubungan lintas fungsi mengurangi visibilitas dan dampak organisasi.

• Ketidakmampuan anggota tim untuk bergerak secara independen menyebabkan penurunan produktivitas dan inovasi organisasi. Kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dalam lingkungan organisasi menjadi sulit, mengakibatkan tim tetap berpegang pada rencana usang yang menghabiskan waktu dan sumber daya.

Berdasarkan pengalaman kami, perilaku ini umumnya terjadi pada para pemimpin baru. Banyak individu yang memimpin tim yang sangat canggih untuk pertama kalinya sering memerlukan bantuan dalam menemukan keseimbangan antara memberikan dukungan kepada tim mereka dan mendelegasikan tugas secara efektif.

Baca juga: Manajemen Kinerja: 5 Kesalahan yang Menghambat Kolaborasi

Mengubah pemikiran Anda

Baru-baru ini, kami melakukan wawancara dengan Susan. Kami menanyakan tentang momen ketika ia berhenti hanya melindungi karyawan-karyawannya, dan mulai benar-benar mendukung mereka:

“Seiring kemajuan karir saya dan mulai mengelola staf yang lebih senior, menjadi semakin jelas bahwa saya perlu melepaskan payung saya dan mencari cara yang lebih efektif dan terukur untuk membantu para manajer di tim saya mengatasi tantangan. Saya melepaskan kebutuhan untuk melindungi karyawan saya dan mengadopsi model mental berbeda yang lebih mirip membagikan jas hujan daripada membuka payung. Daripada menempatkan diri saya di antara laporan dan kesulitan yang saya alami, saya kini mendukung mereka dengan menyediakan alat yang mereka perlukan untuk menghadapi tantangan ini secara mandiri.”

Untuk beralih dari melindungi karyawan menjadi mendukung mereka, Anda perlu melakukan beberapa perubahan mental utama. Berikut empat pemikiran yang harus diubah:

1. Menghadapi ketakutan Anda secara langsung

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah memahami dasar keyakinan yang mengarahkan tindakan Anda saat ini. 

Apa yang menjadi akar dari naluri “perlindungan” yang Anda rasakan? Mungkinkah Anda merasa cemas bahwa anggota tim Anda mungkin tidak mampu menghadapi tekanan, yang pada akhirnya akan mencerminkan buruk pada Anda? Apakah Anda yakin bahwa keputusan yang keliru dari mereka dapat mengancam hasil proyek dan berdampak negatif pada kesuksesan mereka sendiri? Adakah kekhawatiran bahwa nilai Anda sebagai bagian dari tim bergantung pada kemampuan Anda untuk sepenuhnya mewakili setiap aspek pekerjaan mereka? 

Selain itu, penting untuk mengoreksi apakah pemimpin lain dalam organisasi juga memegang asumsi serupa. Segera tantang diri Anda untuk menggali apa yang harus terjadi agar Anda dapat melepaskan keyakinan mendasar ini. Sejalan dengan itu, pertimbangkan bagaimana pendekatan Anda sekarang mungkin berdampak buruk pada kemajuan tim Anda.

2. Asumsi bahwa karyawan Anda bisa memecahkan masalah

Dengan memberdayakan karyawan, tunjukkan kepercayaan pada tim dan kuatkan keyakinan mereka. Saat menghadapi tantangan, karyawan sering dapat menemukan solusi sendiri atau melalui diskusi dengan rekan yang bisa diandalkan, tanpa perlu bantuan langsung. Anda berperan sebagai mitra mendukung, meningkatkan kepemimpinan dan menghindari memberi solusi tergesa-gesa.

Pendekatan ini juga mendorong anggota tim untuk mengembangkan kemampuan berpikir mandiri dan merumuskan solusi kreatif terhadap masalah yang dihadapi. Untuk membantu mereka mengidentifikasi solusi yang layak dan memilih tindakan yang tepat, ada baiknya jika Anda menggunakan pertanyaan seperti, “Apa pilihan yang dapat Anda pertimbangkan?”

3. Mengatasi rintangan singkat demi keuntungan jangka panjang

Kegagalan dalam jangka pendek memberikan pengalaman berharga dan peluang untuk belajar; hal ini mampu mengungkapkan kelemahan dan area-area yang memiliki potensi pengembangan serta perbaikan. 

Memberikan kesempatan kepada tim Anda untuk mengalami “kegagalan” dan belajar dari situ secara mandiri merupakan pendekatan yang lebih efektif dalam mendorong pertumbuhan dan mencapai kesuksesan jangka panjang, ketimbang hanya fokus pada hasil-hasil terkendali dalam jangka pendek.

Bagi Susan, kesadaran ini merupakan inti dari kesadarannya bahwa dia sedang menghambat timnya. Seperti yang dia katakan:

“Di awal karier saya, saya pikir tujuan sebagai manajer adalah memastikan hasil yang baik untuk setiap situasi, besar atau kecil. Namun, ketika saya pindah untuk mengelola organisasi yang lebih besar, saya harus memahami dengan jelas apa keputusan yang benar-benar berisiko tinggi dan membantu diri saya sendiri dan tim membangun kemampuan untuk memulihkan diri dari kemunduran kecil atau kesalahan langkah. Perspektif ini memungkinkan saya untuk melepaskan banyak keputusan yang telah saya buat, yang memberi saya lebih banyak waktu untuk melatih para pemimpin baru dalam tim dan untuk pemikiran strategis tingkat tinggi.”

4. Bersandar pada kemampuan kepemimpinan Anda

Ketika para pemimpin berkembang dan cakupan tanggung jawab mereka meluas, pengetahuan fungsional yang dimiliki menjadi kurang relevan karena keterampilan kepemimpinan menjadi prioritas utama. 

Banyak manajer menghadapi tantangan dalam menghadapi perubahan identitas ini. Mereka merasa cemas bahwa jika mereka tidak memiliki pengetahuan mendalam tentang setiap detail secara personal, maka mereka akan dianggap tidak efektif, padahal kenyataannya justru sebaliknya.

Saatnya untuk melepaskan keterpakuannya pada setiap detail dan meluangkan waktu untuk aktivitas-aktivitas seperti menentukan keputusan yang memiliki urgensi, mengklarifikasi konsep tentang “standar keberhasilan”, serta mengarahkan langkah sejalan dengan rekan-rekan sejawat dan departemen lain dalam organisasi.

Baca juga: 5 Arketipe untuk Meningkatkan Proses Pemecahan Masalah Tim

Menguatkan tim Anda

Setelah Anda berhasil menyesuaikan pola pikir mengenai cara Anda mendukung karyawan, langkah selanjutnya adalah mulai mengambil tindakan. Berikut adalah tiga hal yang bisa Anda lakukan:

1. Dukung tim Anda dalam menghadapi tantangan

Anda bertugas membantu tim dalam mengembangkan opsi untuk mengatasi tantangan, baik teknis maupun antarpribadi. Ketika anggota tim menghadapi masalah, tanyakan jenis dukungan yang mereka butuhkan tanpa menjadikan diri Anda pusat perhatian. Jika terdapat kesenjangan informasi, arahkan mereka kepada orang yang tepat untuk konsultasi.

Dalam situasi lain, jika Anda memiliki pengetahuan mendalam tentang perusahaan atau domain tertentu, disarankan untuk meluangkan waktu membantu anggota tim Anda memahami dengan lebih cepat. Jika pengetahuan ini juga didokumentasikan untuk generasi berikutnya, proses pembelajaran ditingkatkan dan pondasi pengetahuan tim Anda menjadi lebih kuat.

Anda tetap memiliki peran dalam mengatasi tantangan. Manajer memiliki pandangan yang luas terhadap faktor-faktor sistematis yang berkontribusi pada tantangan. Jika akar masalah terletak pada level sistem organisasi yang lebih tinggi, kerjasama dengan pimpinan dan rekan-rekan sejawat untuk solusi pada tingkat tersebut adalah bijaksana. 

Misalnya, ketidakjelasan peran bisa menyebabkan konflik timbal-balik, sementara tujuan yang tak sejalan bisa mengakibatkan konflik internal dan persaingan merugikan. Dalam situasi semacam ini, peran pemimpin penting untuk menghapus ambiguasi, mencari keselarasan, dan menetapkan prioritas solusi.

2. Bantu tim atasi ketidaknyamanan dan pertahankan perspektif

Menghadapi tantangan baru bukanlah pengalaman yang nyaman. Bahkan orang yang memiliki ketangguhan emosional yang tinggi pun kadang-kadang merasa tidak aman ketika harus keluar dari zona nyaman mereka. Meskipun begitu, Anda dapat memberikan beberapa pola pikir yang dapat mendukung tim Anda dan mendorong mereka untuk mengatasi situasi sulit. Sebagai contoh:

• Buatlah lingkungan tim yang mendorong untuk eksperimen dan menerapkan pola pikir yang orientasi pada pertumbuhan.
• Tunjukkan contoh pendekatan terhadap situasi yang didasari oleh rasa ingin tahu, bukan ketakutan.
• Kurangi asumsi dengan mengkomunikasikan asumsi dan kebutuhan dengan jelas.

3. Tetapkan pola pikir solutif dan optimis saat menghadapi masalah

Pemimpin yang menunjukkan sikap optimis memberikan dampak positif dalam lingkungan kerja. Mereka mampu memotivasi anggota tim untuk bangkit setelah mengalami kegagalan. Jika Anda ingin tim Anda memiliki kemampuan menghadapi tantangan dengan mandiri, reaksi terburuk yang bisa Anda lakukan saat menghadapi kegagalan adalah mencari orang yang bisa disalahkan. 

Lebih baik untuk mengembangkan kemampuan kolaborasi dalam organisasi guna bersama-sama mengatasi rintangan. Meskipun menyalahkan tidak memberikan manfaat, mengadakan refleksi bersama dalam tim dapat membantu meningkatkan kemampuan dalam meramalkan dan menghindari kesalahan serupa di masa depan. Dengan demikian, tercipta rasa tanggung jawab bersama yang kuat.

Baca juga: 7 Strategi untuk Meningkatkan Kolaborasi dengan Tim Anda

Kesimpulan

Susan mengalami perubahan besar dalam perannya, dari pelindung menjadi pendukung tim. Perubahan ini melibatkan pergeseran nilai-nilai organisasi, dari tugas menjadi pembinaan. Fokus juga beralih pada menciptakan lingkungan dan proses tim yang mendukung kolaborasi, bukan hanya pencapaian individu. Hal ini menjadi dasar utama perubahan perannya.