Manfaat Software Purchasing dan 5 Fitur Penting untuk Bisnis

Proses purchasing manual atau pembelian secara manual menyebabkan banyak pemborosan. Menurut studi terbaru dari APQC, pemrosesan pesanan purchasing atau pembelian manual dapat menghabiskan biaya hingga $506.52 tiap pesanan pembelian bagi perusahaan. Salah satunya, bagaimana cara melakukan proses pengadaan secara efektif?

Cara terbaik untuk mengurangi biaya tersebut yaitu dengan mengotomatisasi proses pengadaan bisnis menggunakan software purchasing sehingga lebih cepat, otomatis, dan real-time. Digunakan untuk memastikan proses pengadaan berjalan efisien sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Simak artikel berikut ini untuk mengetahui apa itu software purchasing dan bagaimana manfaatnya untuk bisnis Anda. 

Apa itu purchasing?

Purchasing adalah pengadaan barang atau jasa dengan tujuan memenuhi kebutuhan operasional organisasi atau perusahaan. Purchasing atau pembelian adalah unit terkecil dari suatu fungsi pengadaan barang.

Aktivitas purchasing dapat berupa penawaran, negosiasi harga, pembelian, pengiriman, dan pemenuhan pembayaran kepada pemasok. 

Adapun purchasing lebih fokus kepada aspek operasional dan taktis dari pembelian barang atau jasa. Tujuan utama agar mendapatkan produk atau layanan terbaik, kualitas sesuai, dan waktu pengiriman yang cepat. 

Purchasing vs. procurement

Purchasing juga merupakan bagian dari sistem procurement yang berfokus pada tindakan langsung membeli barang atau layanan dari pemasok eksternal. Lalu, apa saja persamaan dan perbedaannya?

Persamaan dari purchasing dan procurement merupakan dua proses yang dilakukan untuk mendapatkan perolehan barang dan jasa untuk suatu organisasi atau perusahaan. Namun, keduanya sangat berbeda dalam metode dan pendekatannya.

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Purchasing	Procurement
Memiliki fungsi terkait pembelian barang dan jasa	Aktivitas kegiatan terkait perolehan barang dan jasa
Proses pembelian komoditas yang mudah	Tahapan mulai dari sebelum hingga setelah pembelian
Lingkungan grosir (proses eksternal)	Lingkungan produksi (proses internal)
Lebih fokus harga barang daripada nilai (value)	Lebih fokus nilai (value) dari suatu barang daripada harga
Meliputi proses pemesanan, ekspedisi, dan pembayaran	Meliputi proses kebutuhan, pengadaan, dan kontrak
Mengarah ke proses transaksional dengan vendor	Mengarah ke proses relasional dengan vendor

Procurement lebih dari sekadar pembelian barang atau jasa. Ini melibatkan perencanaan jangka panjang, analisis risiko, kolaborasi dengan pemasok, manajemen kualitas, pengelolaan hubungan dengan pemasok, dan upaya untuk mengurangi biaya serta meningkatkan nilai dalam rantai pasokan.

Jadi intinya, purchasing adalah bagian yang lebih khusus dari sistem procurement yang berfokus pada tindakan langsung membeli barang atau layanan. Sementara procurement mencakup seluruh aspek pengelolaan sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi secara lebih strategis. 

Apa itu Software Purchasing?

Software purchasing adalah platform untuk proses otomatisasi dan pengelolaan aktivitas pembelian dari suatu bisnis atau perusahaan. Sistem purchasing menghubungkan berbagai fungsi, seperti pemesanan pasokan, manajemen vendor, software akuntansi, dan inventaris.

Mengapa perusahaan membutuhkan aplikasi purchasing? Dengan menggunakan aplikasi aplikasi software yang sesuai dengan kebutuhan, perusahaan dapat menyederhanakan proses persediaan barang, memantau catatan pembelian, serta menghemat biaya dan waktu kegiatan pembelian. 

Meskipun ada kesamaan antara sistem purchasing dan sistem procurement, aplikasi ini  biasanya menangani siklus pembelian dalam rantai pasokan. Aplikasi purchasing dapat digunakan untuk menghemat waktu layanan kepada pelanggan. 

Baca juga: Mengenal Sistem Inventory: 5 Jenis, Manfaat, dan Contohnya

Manfaat Software Purchasing

Berikut beberapa manfaat software purchasing untuk bisnis Anda:

1. Mempercepat proses purchasing

Manfaat pertama dari sistem purchasing untuk mempercepat proses pembelian barang serta memungkinkan berbagai jenis ukuran bisnis dapat menyelesaikan pekerjaan pengadaan barang secara otomatis dan selalu update. 

Hal ini dapat membuat proses pembelian berjalan lancar, persediaan dapat didistribusikan lebih cepat, dan menambah nilai lebih bagi pelanggan. 

2. Menyederhanakan hubungan pelanggan dan vendor

Hubungan pelanggan dengan vendor adalah subjek utama dari proses pembelian. Melalui sistem purchasing, proses komunikasi kedua belah pihak dapat lebih sederhana dan mudah sehingga informasi dapat diterima secara efektif dan efisien. 

Berikut manfaat aplikasi purchasing untuk pelanggan dan vendor:

• Merekam dan menyimpan data kinerja historis vendor
• Mengumpulkan permintaan pembelian dan mengirimkannya sebagai pesanan kepada pemasok hanya dengan sekali klik
• Merekam dan menyimpan faktur pemasok untuk pembayaran 
• Menghindari penipuan faktur

3. Mengurangi biaya

Selanjutnya manfaat dari software purchasing untuk mengurangi beban biaya operasional perusahaan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih berbagai pemasok dan membandingkan harga serta persyaratan mereka. 

Dengan memilih pemasok yang menawarkan harga yang lebih kompetitif, pengusaha dapat mengurangi biaya pembelian.

4. Meningkatkan transparansi

Transparansi berguna karena membantu pemilik bisnis menemukan apa yang berfungsi, apa yang tidak berfungsi, dan apakah ada peluang untuk menghemat dalam pembelian. 

Sistem purchasing dapat membantu Anda mengorganisir pengadaan, menghemat biaya, dan menggabungkan semua informasi menjadi satu sumber kebenaran yang mudah dikelola.

5. Mengurangi resiko kehabisan stok 

Jika masih menggunakan purchasing secara manual, catatan pembelian berupa lembaran kerja atau spreadsheet yang masih belum terintegrasi dengan proses pengadaan secara otomatis. 

Sistem purchasing dapat diprogram untuk melacak jumlah pasokan dan memperbarui stok ketika diambil dari gudang. Begitu pasokan mencapai tingkat tertentu, notifikasi dibuat, memberi tahu bagian pembelian untuk melakukan pemesanan baru agar tidak kehabisan stok. 

6. Mengurangi human-error

Berbagai kesalahan dari human-error masih sering terjadi. Sistem purchasing dapat memberlakukan aturan validasi yang ketat saat mengisi formulir atau memproses pembelian. Ini membantu mencegah masuknya data yang tidak benar atau tidak lengkap.

Selain itu, apliaksi purchasing juga dilengkapi dengan sistem laporan gudang yang memungkinkan Anda menganalisis tren, pola, dan kinerja pembelian.

Fitur utama Software Purchasing

Setelah memahami apa saja manfaatnya, berikut fitur utama dari software purchasing:

1. Purchase Order

Vendor seringkali membutuhkan pesanan pembelian sebelum adanya kesepakatan untuk menjual barang atau layanan kepada pelanggan mereka. 

Pesanan pembelian atau sistem purchase order berfungsi sebagai kontrak yang mengkonfirmasi bahwa pelanggan setuju untuk membayar jumlah yang telah ditawarkan dan bahwa pemasok dapat memenuhi pesanan tersebut. 

Banyak alat pengadaan akan secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian dengan merek kustom dan bidang yang diperlukan untuk bisnis Anda. 

2. Pelacakan budget

Melakukan purchasing juga melibatkan perlunya melacak anggaran dan memastikan Anda tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Sistem procurement membuat menjadi lebih mudah dengan dashboard yang dapat disesuaikan yang menunjukkan jumlah belanja untuk persediaan selama periode saat ini. 

Laporan anggaran juga dapat dipecah berdasarkan tahap, sehingga tahu persis berapa banyak jumlah belanja dibandingkan dengan apa yang telah Anda tetapkan untuk pengeluaran.

3. Manajemen vendor 

Melacak pemasok dapat menjadi hal yang sulit ketika bisnis Anda masih berkembang. Jika ingin memastikan bahwa pemasok memberikan kecepatan, akurasi, dan kualitas, sistem purchasing dapat membantu melacak indikator kinerja utama (KPI) pemasok terhadap metrik manufaktur yang penting. 

Dengan cara ini, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi pemasok yang selalu kekurangan persediaan dan mencari opsi yang lebih dapat diandalkan.

4. Integrasi dengan ERP 

Proses pembelian sangat terkait dengan sistem keuangan, alat pengadaan bisnis harus terintegrasi dengan sistem modul ERP. 

Integrasi ERP dapat membantu Anda melacak pembelian dan menyeimbangkan laporan keuangan untuk menjaga kelancaran departemen akuntansi Anda. 

Contoh Software Purchasing Terbaik: Impact Purchasing

Impact purchasing software adalah software purchasing terbaik di Indonesia untuk mengelola proses pesanan pembelian barang dan monitor pemasok (vendor) dalam satu dashboard secara cepat dan akurat.

Modul purchase Impact memberikan layanan perencanaan pembelian yang lebih baik melalui data statistik. Anda dapat melakukan demo terlebih dahulu untuk layanan sistem purchasing Impact dengan harga langganan yang dapat Anda hubungi melalui customer service dari Impact. 

Berikut kelebihan dari Impact purchasing software:

• Adanya fitur reordering rules dan tingkat minimum barang untuk menghindari kehabisan stok.
• Kelola kontrak dan kinerja vendor dalam satu dashboard
• Perhitungan PPh 23 dan PPN secara otomatis
• Data statistik akurat untuk pembelian lebih dari satu
• Terintegrasi dengan software akuntansi

Baca juga: Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP

Kesimpulan 

Sebagai pemilik usaha yang memiliki bisnis kecil, menengah, atau sedang berkembang, Anda memerlukan software purchasing untuk membantu mengelola siklus proses pengadaan.

Anda dapat menggunakan software purchasing terbaik dari Impact yang menyediakan berbagai layanan terbaik untuk mengelola proses pesanan pembelian dan kinerja vendor hanya dalam satu dashboard saja. 

Melalui otomatisasi proses hingga pengelolaan persediaan yang optimal, perangkat lunak ini memberikan berbagai manfaat yang mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi, penghematan biaya, dan peningkatan kualitas layanan. Dengan demikian, penggunaan software purchasing sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dalam proses pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda.