Mengendalikan Komunikasi: 5 Strategi Efektif dalam Rapat

Apakah Anda pernah mengalami situasi ini: saat berada dalam rapat strategis, Anda menyadari bahwa Anda kesulitan mengingat siapa saja yang berkontribusi dengan ide atau masukan selain diri Anda sendiri? 

Terkadang, banyak pemimpin perlu belajar untuk berkomunikasi dengan baik. Namun, apakah Anda pernah mengalami sebaliknya — di mana Anda merasa sulit untuk berhenti berbicara?

Ini dapat menimbulkan frustrasi yang merambat ke segala arah. Tim Anda menjadi frustrasi karena mereka ingin berbagi ide, sementara atasan Anda merasa frustrasi karena ingin mendengar sudut pandang lainnya. Tanpa Anda sadari, ide-ide Anda hilang terlindas oleh kebiasaan mendominasi percakapan, dan rekan-rekan sekerja mulai mengabaikan Anda.

Jika Anda merasa bahwa Anda mungkin telah menjadi penguasa percakapan dalam rapat, ada beberapa taktik yang bisa Anda coba gunakan untuk memastikan pesan Anda tersampaikan tanpa mendominasi:

1. Mengukur komunikasi Anda

Luangkanlah waktu untuk merenung setelah pertemuan. Jika Anda merasa telah berbicara terlalu banyak, luangkan waktu untuk merefleksikan dan pertimbangkan kontribusi dari peserta lainnya. Tanyakan kepada diri Anda dengan jujur: “Apakah saya terlalu fokus pada pembicaraan tentang orang lain?” Evaluasilah seberapa banyak Anda berbicara selama rapat.

Anda bisa mencatat, “Saya berbicara sekitar sepertiga waktu dan membicarakan hal yang melibatkan Jim dua kali.” Ingatlah bahwa tidak ada batasan pasti dalam berbicara. Percayalah pada penilaian intuitif Anda. Jika cenderung membicarakan orang lain, sesuaikan perilaku tersebut. Masa depannya, fokuslah pada mendengarkan daripada berbicara.

Buatlah peraturan pribadi mengenai kapan Anda seharusnya berbicara. Misalnya, Anda dapat menetapkan: “Saya tidak akan berbicara kecuali setidaknya dua orang lain dalam rapat juga berbagi pandangan mereka,” atau “Saya akan membatasi kontribusi saya hanya pada satu poin penting.” Atau mungkin, “Saya akan mengalokasikan waktu tiga menit untuk berbicara.”

Meskipun saran ini tidak selalu bisa diikuti sepenuhnya, terdapat situasi-situasi penting di mana kontribusi Anda diperlukan. Namun, dalam rapat-rapat rutin, latihlah memberi kesempatan kepada orang lain untuk berbicara dan dengarkan. Meskipun tidak bertujuan membatasi waktu bicara selamanya, mengikuti aturan waktu sejak awal akan membantu membangun kebiasaan pengendalian diri.

2. Pertimbangkan alternatif lain untuk membagikan ide

Jika Anda memiliki keunggulan dalam kreativitas, mungkin Anda sering kali menemukan diri Anda tenggelam dalam sesi perbincangan dan dengan cepat menghasilkan berbagai ide yang mengalir deras. Namun, jika Anda cenderung memanjatkan berlebihan ketika berusaha menjelaskan gagasan-gagasan tersebut, Anda mungkin terlihat kusut dan kurang siap. Penting untuk mencari cara yang lebih teratur dan efektif dalam mengatur dan menyampaikan ide-ide Anda kepada audiens Anda.

Misalnya, Anda bisa mempertimbangkan cara lain untuk mengelola ide-ide tersebut, seperti membuat daftar dari wawasan brilian Anda di komputer sehingga Anda dapat lebih mudah membagikannya pada pertemuan selanjutnya. Selain itu, Anda juga bisa mencoba berbagi gagasan-gagasan tersebut dalam setting yang lebih santai dan informal, seperti melalui email tindak lanjut atau platform obrolan internal.

Gunakan berbagai bentuk komunikasi sesuai preferensi Anda untuk membantu mengatur pikiran Anda sehingga saat berbagi konsep-konsep, Anda bisa menyampaikannya lebih terstruktur. 

Sebagai contoh, dalam kasus klien dengan banyak ide brilian tetapi kesulitan dalam menyampaikannya secara lisan, supervisornya mencatat bahwa ide-ide klien kadang hilang dalam proses tersebut. Klien memilih menyampaikan satu sudut pandang pada satu waktu saja untuk mengembalikan kredibilitasnya setelah ulasan tersebut. Pendekatan ini mengurangi kekacauan dan menciptakan kesan klien yang lebih fokus dan terorganisir.

Ketika menghadapi situasi yang penting, klien tersebut mengadopsi pendekatan berbeda, seperti mengadakan pertemuan terpisah atau mengirimkan email untuk menindaklanjuti ide-ide penting tersebut. Pendekatan ini membantunya mengambil kendali atas cara ia berbicara dalam rapat dan mengurangi risiko dominasi berlebihan pada rapat pimpinan senior.

Dengan demikian, penting bagi Anda untuk tidak hanya memiliki banyak ide, tetapi juga memiliki kemampuan untuk mengkomunikasikannya secara efektif. Dengan menggabungkan pendekatan yang lebih teratur dalam menyampaikan ide-ide Anda, Anda dapat mempertahankan kredibilitas dan memberikan kesan yang lebih kuat kepada rekan kerja dan pimpinan.

3. Ringkaskan gagasan Anda

Ketika berbicara dalam rapat, pastikan kata-kata Anda memiliki relevansi dan dampak. Coba sederhanakan pesan Anda seolah sedang menulis tweet. Bagaimana cara saya komunikasikan ini dalam karakter terbatas? Fokus pada inti pesan yang ingin disampaikan.

Coba tuliskan pemikiran untuk rapat. Aksi ini memperlihatkan ritme komunikasi. Setelah irama tercipta, persiapan dan latihan tak memerlukan waktu banyak.

Bayangkan Anda menjadi editor, menghilangkan kata dan ide yang tidak relevan. Ada pengalaman bekerja dengan pemimpin yang bisa memangkas lima kata dari kalimatnya, hasilnya luar biasa. Dengan pemangkasan kata, pesannya tetap tajam dan jelas.

Baca juga: Taktik Komunikasi Bisnis Pemimpin Top: 4 Pelajaran Penting

4. Tambahkan jeda saat berbicara

Apakah Anda memberikan cukup waktu kepada rekan kerja Anda untuk memahami informasi yang Anda sampaikan dan mengajukan pertanyaan jika diperlukan? Jika belum, berikanlah diri Anda isyarat untuk menghentikan diri sejenak.

Sebagai contoh, salah satu klien kami telah memutuskan bahwa ketika dia merasa perlu melambatkan laju pembicaraan atau berhenti sejenak, dia akan memberi dirinya isyarat dengan cara mencubit dirinya sendiri. Ini berfungsi sebagai tanda untuk mengambil napas, berhenti sejenak dalam berbicara, atau memberikan kesempatan bagi rekan-rekan dalam kelompok untuk mengajukan pertanyaan. 

Pendekatan langsung ini terbukti sangat efektif. Dengan meredakan kecepatan berbicara dan memberi jeda yang disengaja, Anda akan mampu mengendalikan keinginan untuk berbicara terlalu banyak, dan pesan yang Anda sampaikan akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk dipahami oleh rekan-rekan Anda.

5. Meminta bantuan

Mungkin sulit untuk mengetahui saat ini apabila Anda berbicara terlalu banyak. Terkadang, perspektif baru dapat memberikan wawasan yang berharga. Sebaiknya Anda mencoba meminta pandangan dari rekan-rekan atau penasihat tepercaya mengenai bagaimana Anda dapat mencapai tujuan Anda dengan berbicara lebih sedikit dan mendengarkan lebih banyak.

Usahakan untuk memperoleh umpan balik yang spesifik, misalnya dengan bertanya, “Apakah saya sudah berhasil mengkomunikasikan ide-ide saya dalam waktu tiga menit atau kurang?” Tanggapan yang Anda terima akan memberikan wawasan tambahan yang berguna untuk percakapan di masa depan. 

Sebagai contoh, seorang klien membuat kesepakatan saling memberikan umpan balik dengan rekan kerja yang dipercayai. Mereka berencana untuk mengamati pola komunikasi masing-masing dan secara berkala bertemu setiap bulan untuk berbagi pandangan mereka.

Sementara penting untuk menyampaikan sudut pandang Anda, Anda juga perlu mengetahui kapan dan bagaimana melakukannya. Anda mencoba harus beberapa atau bahkan semua taktik ini untuk memastikan bahwa kontribusi Anda dapat didengar dengan baik.