Kerja Remote: Manfaat, Tantangan, dan 7 Strategi Praktis

Apa itu kerja remote

Pasca pandemi Covid-19, banyak perusahaan mulai membuat perubahan signifikan terhadap lingkungan kerja. Menurut U.S. Bureau of Labor Statistics, hampir seperlima dari tenaga kerja beralih ke sistem kerja remote, mencerminkan adaptasi besar dalam operasi perusahaan dan gaya hidup karyawan.

Kerja remote atau remote work didefinisikan sebagai pengaturan kerja yang fleksibel di mana seorang karyawan, berdasarkan perjanjian kerja jarak jauh tertulis, dijadwalkan untuk bekerja di lokasi alternatif dan tidak diharapkan untuk rutin bekerja di kantor. 

Manfaat kerja remote

Untuk karyawan

• Fleksibilitas Waktu: Kerja remote memungkinkan karyawan mengatur jadwal kerja sendiri. Selain itu, mereka bisa memilih tempat tinggal dan lokasi kerja sesuai keinginan. Menurut studi Buffer, manfaat utama kerja remote meliputi manajemen waktu (22%), pilihan tempat tinggal (19%), dan lokasi kerja (13%).

• Penghematan Biaya Transportasi: Bekerja dari rumah mengurangi biaya bensin, tiket transportasi umum, dan parkir. Waktu yang biasanya dihabiskan untuk perjalanan bisa digunakan untuk aktivitas lebih produktif. Di AS, pekerja remote menghemat rata-rata 55 menit setiap hari karena tidak perlu bepergian ke kantor.

• Keseimbangan Kerja dan Kehidupan Pribadi: Remote work memberikan lebih banyak waktu untuk keluarga dan teman. Karyawan bisa mengatur waktu untuk urusan rumah tangga, berolahraga, atau hobi, sehingga mencapai keseimbangan yang lebih baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

• Mengurangi Stres Pekerjaan: Karyawan bisa menciptakan ruang kerja yang nyaman dan sesuai kebutuhan, meningkatkan kesejahteraan mental dan emosional. Menurut survei Buffer, sekitar 65% pekerja merasa lebih baik mengelola stres dan 50% lebih mudah menghindari gangguan saat bekerja remote.

Untuk perusahaan

• Penghematan Biaya Operasional:
  Perusahaan dapat mengurangi biaya seperti sewa kantor dan utilitas dengan kerja remote. Penghematan ini bisa dialihkan untuk investasi dalam teknologi dan sumber daya yang mendukung produktivitas karyawan.

• Akses ke Talenta Global:
  Kerja remote memungkinkan perusahaan merekrut dari seluruh dunia. Ini membuka peluang untuk mendapatkan karyawan dengan keterampilan dan pengalaman yang lebih beragam.

• Peningkatan Retensi Karyawan:
  Perusahaan cenderung melihat peningkatan retensi karyawan dengan menawarkan opsi kerja dari rumah. Studi McKinsey menunjukkan fleksibilitas kerja menjadi motivator terbesar ketiga bagi karyawan, setelah gaji dan peluang karier yang lebih baik.

• Peningkatan Produktivitas:
  Studi Upwork menunjukkan bahwa 32,2% manajer perekrutan melihat peningkatan produktivitas dengan kerja remote. Lingkungan kerja yang tenang dan fleksibilitas waktu juga mendukung produktivitas yang lebih tinggi

Tantangan kerja remote

Untuk karyawan

• Kurangnya Interaksi Sosial: Model remote work sering mengurangi interaksi sosial dengan rekan kerja. Karyawan mungkin merasa terisolasi dan kehilangan kesempatan membangun hubungan yang kuat serta dinamika tim yang biasanya ada di kantor.

• Batasan antara Kehidupan Kerja dan Pribadi yang Kabur: Bekerja dari rumah sering membuat batas antara kehidupan kerja dan pribadi menjadi tidak jelas. Tanpa pemisahan fisik, karyawan bisa kesulitan untuk “mematikan” pekerjaan dan mengatur waktu istirahat, yang mengganggu keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi.

• Kesulitan dalam Komunikasi: Komunikasi jarak jauh bisa lebih menantang dibandingkan komunikasi tatap muka. Karyawan mungkin sulit memahami nuansa percakapan dan sering kali harus mengandalkan email atau pesan instan, yang bisa menyebabkan misinterpretasi atau kekurangan informasi.

Untuk perusahaan

• Mengelola Kinerja dan Produktivitas: Mengelola kinerja karyawan dalam lingkungan remote work bisa lebih rumit daripada di kantor. Perusahaan harus mengembangkan metode baru untuk menilai produktivitas dan memastikan fokus pada tujuan serta hasil kerja.

• Keamanan Data dan Informasi: Bekerja secara remote menawarkan fleksibilitas, tetapi juga menambah risiko keamanan siber. Dengan 70% pekerja remote mengalami insiden keamanan, perusahaan harus menerapkan kebijakan ketat dan menyediakan alat untuk melindungi informasi.

• Menjaga Budaya Perusahaan: Menciptakan dan memelihara budaya perusahaan menjadi tantangan ketika karyawan bekerja dari berbagai lokasi. Perusahaan harus berinovasi untuk membangun dan menjaga budaya organisasi agar tetap konsisten dan inklusif.

• Penyediaan Fasilitas dan Teknologi: Perusahaan perlu memastikan karyawan memiliki akses ke teknologi yang diperlukan untuk bekerja efektif dari jarak jauh. Ini mencakup perangkat keras, remote work software, dan koneksi internet yang memadai, serta dukungan teknis untuk mengatasi masalah.

Hybrid vs. remote work

Sistem kerja remote berbeda dari model hybrid work. Hybrid work menggabungkan kerja di kantor dan remote. Karyawan membagi waktu mereka antara bekerja di kantor dan di lokasi lain, seperti rumah. 

Sistem kerja hybrid menawarkan fleksibilitas sambil mempertahankan keterhubungan dengan lingkungan kantor. Perbedaanya bisa Anda lihat dalam tabel ini:

Cara memastikan efektivitas remote work di perusahaan

Optimalkan keragaman informasi

Keragaman informasi dalam komunikasi tim penting untuk meningkatkan kinerja dengan memfasilitasi pertukaran ide yang lebih bervariasi. Menyampaikan informasi dalam potongan-potongan kecil, fokus pada satu topik per pesan, meningkatkan kejelasan dan efektivitas komunikasi.

Namun, terlalu banyak informasi dapat membuat komunikasi rumit dan kurang efektif. Mengelola pesan dengan membatasi jumlah topik per komunikasi membantu menjaga fokus dan meminimalkan risiko kehilangan informasi penting.

Tingkatkan sinkronisasi

Sinkronisasi yang baik antar anggota tim adalah kunci efektivitas kerja remote. Perusahaan bisa menggunakan alat manajemen proyek dan kalender virtual untuk merencanakan tugas, menetapkan deadline, dan memastikan semua anggota tim memahami prioritas dan tanggung jawab mereka.

Pertemuan rutin secara virtual juga penting untuk memantau kemajuan proyek dan menyelesaikan masalah. Ini memastikan komunikasi yang efektif dan memudahkan penyelesaian isu secara cepat.

Hilangkan meeting yang tidak penting

Rapat berkualitas rendah sering terjadi ketika peserta multitasking, jadwal rapat bentrok, atau ada kehadiran karyawan dengan tugas yang sama. Ini bisa menyebabkan stres dan menurunkan produktivitas.

Sebagai alternatif mengadakan rapat virtual untuk setiap pembaruan, gunakan email dan aplikasi komunikasi tim untuk pertanyaan dan masukan. Tentukan “hari bebas rapat” agar karyawan dapat fokus pada tugas mereka. Pastikan setiap rapat memiliki agenda yang jelas dan tujuan yang spesifik.

Dukung kesejahteraan fisik dan mental tim remote

Kesejahteraan mental dan fisik sangat mempengaruhi produktivitas karyawan. Saat bekerja dari rumah, karyawan mudah kehilangan struktur dan kebiasaan sehat seperti membawa bekal bergizi atau berjalan saat istirahat.

Manajer dapat memberikan dukungan dengan menyediakan akses ke program kesehatan mental dan subsidi untuk perlengkapan ergonomis. Penyediaan sumber daya untuk olahraga dan kesejahteraan juga penting untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.

Buka ruang untuk interaksi sosial online

Mengatasi isolasi sosial adalah aspek penting dari kerja remote. Perusahaan dapat menyediakan kesempatan untuk interaksi sosial virtual seperti acara sosial online, sesi berbagi pengalaman, dan aktivitas tim jarak jauh.

Langkah ini membantu menjaga semangat tim dan memperkuat hubungan antar anggota tim, meskipun mereka tidak berada di lokasi yang sama.

Menekankan kinerja, bukan jumlah jam kerja

Jika pekerjaan tidak memerlukan jam kerja tertentu, tidak perlu khawatir tentang jumlah jam kerja atau kapan karyawan remote bekerja. Yang penting adalah melacak pekerjaan yang mereka selesaikan dan tenggat waktu yang mereka penuhi.

Fokuslah pada pencapaian tujuan dan hasil kerja yang konkret. Menetapkan tujuan yang jelas dan memberikan feedback secara teratur dapat membantu karyawan tetap fokus dan termotivasi untuk mencapai hasil terbaik.

Sediakan teknologi yang mendukung

Membekali karyawan dengan alat komunikasi dan manajemen proyek yang tepat sangat penting untuk lingkungan kerja jarak jauh. Teknologi yang tepat membantu tim jarak jauh beroperasi dengan lancar dan produktif.

Pastikan karyawan memiliki akses ke hardware dan remote work software yang diperlukan, seperti komputer, koneksi internet yang stabil, dan alat kolaborasi online. Berikan juga pelatihan cara menggunakan teknologi tersebut agar karyawan dapat bekerja lebih efisien.

Tools untuk membantu dalam kerja remote

Tools komunikasi

Alat komunikasi memudahkan tim untuk berinteraksi dari jarak jauh. Aplikasi pesan instan dan platform video konferensi membantu percakapan real-time, diskusi, dan pertemuan virtual. Ini memungkinkan tim tetap terhubung, berbagi pembaruan, dan menyelesaikan masalah dengan cepat.

File Sharing

Alat berbagi file memudahkan penyimpanan dan distribusi dokumen penting. Platform berbasis cloud memungkinkan karyawan mengunggah, mengunduh, dan mengakses file dari berbagai lokasi. Fitur kontrol versi dan kolaborasi simultan mengurangi risiko kehilangan data dan memastikan akses ke versi terbaru.

Project Management Software

Perangkat lunak manajemen proyek membantu merencanakan dan melacak tugas serta proyek. Fitur seperti penjadwalan, penugasan, dan pelacakan kemajuan memudahkan tim memantau status proyek dan mengatur prioritas. Ini memastikan semua anggota tim tetap pada jalur yang benar.

Tools produktivitas

Alat produktivitas membantu karyawan mengelola waktu dan meningkatkan efisiensi kerja. Aplikasi pengelola tugas, timer, dan pelacak waktu memungkinkan karyawan merencanakan hari mereka, menetapkan prioritas, dan meningkatkan fokus. Ini membantu menyelesaikan pekerjaan lebih efektif.

Sistem HRIS

Sistem HRIS (Human Resource Information System) mengelola administrasi gaji, manajemen cuti, dan pelacakan kehadiran. Dalam kerja remote, HRIS membantu perusahaan mengelola data karyawan, memantau kinerja, dan menjalankan proses administratif dengan lancar. Alat ini juga mendukung perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan dari jarak jauh.