Procrastination: Penyebab dan 7 Strategi untuk Mengatasinya

Kita semua pasti sering menunda pekerjaan, atau yang kerap disebut sebagai procrastination. Perasaan bersalah menghantui, dan seringkali kita menghakimi diri sendiri atas kebiasaan ini. Namun, tanpa bisa dihindari, perilaku procrastination tetap menghantui. 

Mengapa kita terjebak dalam pola ini? Pertanyaan ini memiliki minimal tiga alasan yang mendasar: kurangnya struktur dan sistem yang mendukung (kurangnya disiplin), ketidaknyamanan menghadapi emosi tertentu (seperti kecemasan atau kebosanan), serta pola pikir yang terjebak dalam keraguan.

Dengan memahami akar penyebab tersebut, langkah-langkah taktis dapat diterapkan guna mengatasi kebiasaan menunda. Anda dapat meminimalkan insiden kecil penundaan—misalnya, menghindari situasi di mana Anda bergerak lambat atau menunda memulai suatu proyek hingga mendekati batas waktu—sekaligus mencegah dampak negatif yang lebih besar yang bisa muncul akibat kecenderungan menunda.

Baca juga: Rasa Bosan: 4 Cara untuk Mengubahnya jadi Keunggulan

Kurangnya struktur dan disiplin

Sebuah teori umum mengindikasikan bahwa procrastination muncul akibat kurangnya disiplin. Mereka yang suka menunda cenderung memilih waktu luang dan kesenangan dibandingkan dengan bekerja keras. Interpretasi yang lebih kontemporer mengenai hal ini menyatakan bahwa mereka kekurangan sistem dan kebiasaan yang teratur. 

Sejumlah penelitian telah mengungkapkan bahwa memiliki kebiasaan yang kuat dapat mengurangi kebutuhan akan upaya pengendalian diri. Kebiasaan ini membantu memudahkan kita dalam mempertahankan perilaku produktif dan menolak godaan yang mengganggu. Meski demikian, proses pembentukan kebiasaan ini memerlukan waktu yang bisa mencapai beberapa bulan.

Untuk menilai apakah ini benar-benar relevan dalam kehidupan Anda, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan: Apa saja kebiasaan yang saya miliki dalam menghadapi tugas-tugas yang paling penting? Jika pertanyaan ini sulit dijawab, Anda dapat mencoba strategi berikut untuk mengatasi masalah ini:

1. Jadwalkan deep work secara konsisten

Deep work bisa diartikan sebagai fokus utama dalam sebuah proyek jangka panjang. Ini bisa mencakup menyusun strategi bisnis, menganalisis data kompleks, atau menulis buku. Meskipun pekerjaan mendalam sering menantang, konsistensi dalam menjalankannya setiap hari dengan pola teratur dapat mengurangi kompleksitasnya.

Membentuk kebiasaan membuat perilaku Anda menjadi lebih otomatis. Contohnya, setelah kita tidak lagi pengemudi pemula, kita secara tidak sadar melakukan tindakan-tindakan di balik kemudi mobil. Kebiasaan yang lebih kompleks, seperti pergi berolahraga atau mempelajari bahasa baru, juga dapat menjadi otomatis melalui pengulangan dan isyarat. 

Oleh karena itu, penting untuk mengatur jadwal yang konsisten untuk pekerjaan mendalam Anda. Misalnya, jika setiap hari Anda meluangkan waktu satu jam untuk menangani email dan tugas administratif, langkah selanjutnya adalah langsung beralih ke sesi pekerjaan mendalam. Bagi saya, sesi ini sering melibatkan kegiatan menulis.

Dengan menjalankan pola yang sama setiap hari, Anda dapat mengintegrasikan pekerjaan mendalam ke dalam rutinitas harian. Upaya untuk melakukan tugas berat pada waktu yang berbeda setiap hari dapat mengganggu ritme Anda. 

Meskipun waktu yang optimal untuk pekerjaan mendalam bisa bervariasi, yang terpenting adalah menjalankannya secara konsisten setiap hari setelah menyelesaikan tahapan rutin sebelumnya, seperti menangani email dan tugas administratif.

Baca juga: Olahraga dalam Pekerjaan: 3 Cara Tambahkan ke Rutinitas Anda

2. Ciptakan sistem untuk memulai tugas baru

Bagaimana Anda mendekati tanggung jawab di luar bidang Anda? Ketika dihadapkan pada tugas-tugas baru, naluri alami adalah cenderung menunda jika tidak ada panduan yang jelas. Dalam menghadapi situasi semacam ini, memiliki kerangka kerja yang terstruktur dapat memberikan bantuan yang signifikan. Pendekatan yang Anda pilih saat berhadapan dengan hal baru akan membentuk kebiasaan, sehingga mengurangi beban pengambilan keputusan terkait langkah-langkah awal.

Dalam mengembangkan pendekatan pribadi, Anda dapat menggunakan pendekatan rekayasa balik. Ingatlah sebuah tugas yang menantang yang pernah Anda sukses selesaikan. Identifikasi langkah-langkah spesifik yang Anda ambil untuk menaklukkan tugas tersebut. 

Pendekatan seperti ini jauh lebih efektif daripada sekadar meniru metode orang lain. Hal ini karena Anda akan menciptakan kerangka kerja yang sesuai dengan kepribadian dan potensi Anda sendiri. Dengan demikian, Anda mampu mengadaptasi pendekatan yang terbukti berhasil dalam situasi sebelumnya, dan mengaplikasikannya pada konteks tugas yang baru Anda hadapi.

Procrastination dipicu oleh emosi negatif

Kita sering kali menghindari tugas-tugas yang memicu emosi negatif. Dalam bidang psikologi, fenomena penghindaran dan aspek terkaitnya, seperti merenung, diakui sebagai transdiagnostic factors. 

Istilah tersebut mengacu pada gejala yang terkait dengan masalah kesehatan mental umum. Orang yang menghindari stres cenderung lebih rentan terhadap gangguan mental seperti depresi, kecemasan, ADHD, dan gangguan makan. Ini menciptakan lingkaran setan di mana kesehatan mental semakin merosot karena kecenderungan menghindari semakin menguat.

Mereka yang terkadang merasa sedih, ragu, atau cemas terhadap tugas pekerjaan, atau sulit menghadapi rutinitas atau stres, cenderung menghindari tugas yang memicu emosi tersebut, terutama saat ketidakpastian. Kecenderungan untuk menunda sangat kuat saat merasa terbebani, bahkan tugas sepele seperti menjawab email bisa menjadi menakutkan dalam situasi ini.

Untuk menyadari peran emosi dalam penundaan pekerjaan, refleksikan tentang kondisi kesehatan mental Anda dan apakah tugas yang dihindari memicu emosi negatif. Gunakan wawasan ini untuk mencoba strategi berikut:

1. Pisahkan perasaan Anda

Pemahaman emosional yang akurat adalah dasar penting dalam mengatasi dan mengelola emosi. Dalam situasi penundaan, penting untuk menganalisis bagaimana emosi-emosi memengaruhi sikap terhadap tugas. Misalnya, menulis presentasi untuk atasan bisa menimbulkan kecemasan 8, kebencian 6, dan kebosanan 4. 

Setelah mengidentifikasi emosi tersebut, langkah selanjutnya adalah mengelola masing-masing emosi secara individual dengan bantuan sistem peringkat untuk mengukur efektivitas dalam mengendalikannya.

Ketika Anda merasa bosan saat menjalankan suatu tugas, bermanfaat untuk merencanakan penghargaan yang akan Anda berikan setelah menyelesaikannya, atau bahkan menjalankan tugas tersebut dengan cara yang lebih mengasyikkan. Misalnya, Anda bisa melakukannya bersama rekan yang akrab dengan Anda.

Ketika merasa frustrasi pada suatu tugas, penting untuk mencari nilai yang sebenarnya Anda temukan dari tugas tersebut. Contohnya, walaupun revisi yang diminta atasan menimbulkan frustrasi, Anda menghargai kesempatan untuk meningkatkan kemampuan. 

Keterlibatan dalam komite lintas divisi yang menjengkelkan sebenarnya memiliki nilai dalam memperbaiki budaya kerja. Bahkan frustrasi membantu rekan tim secara teknis ternyata berasal dari penghargaan terhadap peran Anda sebagai pendukung tim.

Ketika suatu tugas membuat Anda cemas, mulailah dengan elemen-elemen yang membuat Anda paling tidak khawatir dan lanjutkan dari sana. Ini adalah terapi pemaparan: secara bertahap mengerjakan apa yang paling membuat Anda takut. Apa yang tampaknya tidak dapat diatur pada awalnya akan terasa dalam genggaman Anda setelah Anda mengerjakan langkah-langkah termudah.

Pendekatan untuk mengubah emosi yang sulit menjadi fokus dan dedikasi yang lebih besar ini adalah bagian dari keahlian yang disebut fleksibilitas psikologis, yang dikembangkan oleh psikolog Todd Kashdan dan timnya. Semakin banyak orang menggunakannya, mereka cenderung semakin bahagia, sehat, dan berkinerja lebih tinggi.

Baca juga: Manajemen Kinerja: 5 Kesalahan yang Menghambat Kolaborasi

2. Mengatasi ingatan negatif melalui self-compassion

Terkadang, emosi yang mewarnai persepsi kita terhadap suatu tugas bisa dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu. Jika Anda mengamati adanya pola semacam ini, sebaiknya Anda mencermati apakah ada hubungan dengan peristiwa dari masa kanak-kanak, awal karier, atau bahkan pekerjaan yang lebih baru. Penting juga untuk merenungi apakah ada pola tertentu dalam jenis tugas dan kenangan yang terlibat dalam situasi ini.

Berdasarkan sejumlah penelitian, terbukti bahwa luka emosional semacam ini dapat diatasi melalui penggunaan pola pikir yang positif tentang diri sendiri. 

Berikut ini contohnya: “Saya mengingat betapa saya merasa kecewa dengan penampilan saya di masa lalu, yang membuat saya merasa ragu. Akan tetapi, perasaan semacam itu adalah hal yang wajar dan bisa dimengerti. Saya ingin mengingatkan diri saya bahwa saat itu saya masih dalam tahap belajar, sedangkan sekarang saya telah tumbuh lebih baik. Tidak ada hal yang salah dalam memanfaatkan pengalaman sebagai sarana belajar.” Coba cari dan gunakanlah pola pikir yang sesuai dengan diri Anda.

Dengan demikian, penting bagi kita untuk mengenali dan memahami bagaimana pengalaman masa lalu dapat memengaruhi emosi kita terhadap tugas-tugas saat ini. Dengan berbicara pada diri sendiri dengan penuh kasih dan menggantinya dengan pola pikir yang positif, kita dapat mengatasi luka emosional tersebut dan membangun cara pandang yang lebih sehat terhadap diri sendiri.

Pola pikir Anda menyebabkan penundaan tugas

Jika Anda memiliki disiplin yang baik dalam banyak bidang namun menghadapi kesulitan di beberapa bidang lain, mungkin ada pola pikir tertentu yang menjadi penyebabnya. Ada beberapa faktor kognitif yang sering kali terlibat dalam penundaan, beberapa di antaranya bersifat umum, seperti meremehkan kompleksitas tugas yang memiliki tenggat waktu panjang, sementara yang lain lebih bersifat pribadi.

Untuk mengidentifikasi hambatan kognitif dalam penundaan pekerjaan, pertimbangkan apakah tugas terasa lebih sulit daripada seharusnya berdasarkan keahlian Anda. Periksa apakah Anda merasakan kepuasan atau kesenangan saat memulai tugas. Jika Anda merespons positif, kekmungkinan pandangan negatif terhadap pekerjaan membuatnya tampak lebih tidak menyenangkan daripada yang sebenarnya.

Berikut adalah sejumlah strategi jika Anda mengalami hambatan kognitif ini:

1. Membalikkan brainstorming

Apabila diterapkan dalam situasi penundaan, metode reverse brainstorming melibatkan pengkajian elemen-elemen yang akan membuat tugas Anda menjadi sulit atau hal yang ingin Anda hindari. Setelah elemen tersebut diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari pendekatan berlawanan yang dapat mengurangi hambatan yang Anda rasakan.

Bayangkan tugas yang terasa mustahil karena Anda berpikir harus sempurna pada percobaan pertama atau sesuai standar rekan kerja yang Anda kagumi. Alihkan pandangan dengan menerima bahwa kesalahan adalah bagian normal. Ini membuat tugas terasa lebih mudah ketika Anda menerima bahwa kesalahan adalah proses, dan Anda bisa sesuaikan pendekatan sesuai kemampuan pribadi.

Salah satu cara cepat mengubah pandangan adalah dengan mengalihkan tugas yang tertunda agar serupa dengan tugas yang sudah dikuasai. Misalnya, jika Anda mahir dalam menulis blog tetapi kurang percaya diri dalam berpidato, terdapat kesamaan dalam kemampuan menyusun poin dengan cepat, dan membangun konektivitas dengan audiens. Kunci utamanya adalah mengenali persamaan ini, yang menekankan pentingnya komunikasi autentik dan pendekatan yang sesuai dengan situasi.

2. Belajar menerima pekerjaan yang penuh tantangan

Tugas-tugas yang sudah dikenal dan produktif cenderung diselesaikan dengan lancar. Karena itu, rasanya lebih memuaskan daripada menghadapi tugas-tugas baru yang lebih sulit, meskipun memiliki potensi nilai yang lebih besar. Oleh karena itu, kita sering cenderung memprioritaskan menyelesaikan tugas-tugas kecil dalam daftar pekerjaan daripada menghadapi proyek-proyek yang memiliki dampak lebih besar.

Pekerjaan yang berjalan lancar tanpa hambatan tidak selalu menjamin produktivitas maksimal. Dalam tim beragam, ide inovatif muncul, tetapi bisa disertai konflik. Pekerjaan menantang dapat menghasilkan hasil luar biasa, tetapi terkadang terhambat oleh gesekan internal, yang memperlambat kemajuan dan menyebabkan stres. Fenomena ini disebut penalaran emosional, di mana perasaan mendominasi penilaian, misalnya merasa tegang dan menganggap langkah kita salah atau kemajuan tidak mencukupi.

Mengenali dan memahami fenomena ini sangatlah penting. Kesadaran akan cara berpikir kita, atau yang dikenal sebagai metakognisi, dapat membantu kita mengatasi kesalahan-kesalahan mental semacam ini. Penting untuk diingat bahwa walaupun terasa tidak demikian, kita masih bisa membuat kemajuan signifikan jika kita mendekati pekerjaan penting dengan strategi yang tepat. 

Semakin kita bisa menerima tantangan dalam pekerjaan yang penuh hambatan, semakin sedikit kita akan cenderung menunda. Ini melibatkan komitmen untuk secara teratur menangani tugas-tugas yang memiliki potensi dampak terbesar, bahkan ketika ini menyebabkan perasaan kacau dan ketidakpastian dalam pikiran kita.

3. Batasi diri Anda pada masa kerja singkat

Ketika kita memiliki tugas penting yang seringkali ditunda, seringkali muncul kepercayaan bahwa hanya dengan menjalani sesi kerja berkepanjangan kita dapat menyelesaikannya. Namun, pandangan ini sering kali timbul dari kritik keras pada diri sendiri yang dipicu oleh rasa bersalah karena merasa kurang produktif. Ironisnya, berupaya bekerja dengan keras pada tugas yang kompleks sepanjang hari justru cenderung memperburuk kecenderungan untuk menunda.

Anda bisa mencoba dua strategi berikut untuk mengatasi tugas yang ditunda: Pertama, alokasikan 10 menit hari ini untuk mengerjakan bagian yang dihindari, dan ulangi besok. Pendekatan bertahap ini membantu mengatasi hambatan emosional saat memulai. Kedua, alokasikan 90 menit hari ini untuk fokus pada tugas, kemudian berhenti setelah waktu tersebut berakhir. Jika Anda terlatih dalam tugas berfokus, Anda dapat mengatasi tantangan ini. Pendekatan ini memiliki sasaran yang realistis.

Anda juga bisa mengadaptasi prinsip ini dengan cara lain. Misalnya, Anda bisa mencoba menambahkan 10 menit ekstra setiap hari kerja ke waktu yang Anda alokasikan untuk tugas tersebut, sampai pada akhirnya Anda mencapai total waktu dua jam. Hal ini mirip dengan melatih diri Anda untuk menghadapi tugas dengan daya tahan yang semakin terlatih seiring waktu.

Kesimpulan

Dalam setiap artikel self-help, pemahaman terhadap batasan saran yang diberikan merupakan hal yang krusial. Jika Anda mengalami masalah kesehatan mental yang berkelanjutan seperti depresi atau kecemasan, penting untuk mencari pengobatan yang didasarkan pada bukti, terbaiknya dengan bantuan dari seorang profesional, daripada berjuang sendirian. Ketika suasana hati dan kecemasan Anda membaik, Anda akan merasa lebih terkendali dan lebih mampu menghadapi tantangan.

Meskipun penyebab procrastination bisa dibagi menjadi tiga kategori yang saling terhubung: perilaku (kebiasaan dan sistem), emosi, dan pikiran, salah satu strategi dalam artikel dapat membantu Anda konsisten dalam bekerja.