Proforma Invoice: 7 Fungsi, Contoh, dan Perbedaannya dengan Invoice Biasa

Jika Anda terlibat dalam transaksi bisnis, Anda mungkin pernah menjumpai istilah “proforma invoice”.

Banyak bisnis biasanya mengeluarkan dokumen ini kepada pelanggan setelah negosiasi. Faktur tersebut menjelaskan hal-hal yang telah disepakati.

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan invoice proforma?

Namanya berasal dari bahasa Latin “pro forma”, yang berarti “demi bentuk”. Proforma invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai pengaturan sementara yang menguraikan ketentuan perjanjian.

Orang sering salah kaprah mengenai invoice pro forma dengan invoice biasa. Sedikit dari mereka sadari bahwa invoice pro forma bersifat sementara dan perlu adanya penerbitan dokumen resmi.

Jika Anda masih ingin mengetahui lebih lanjut tentang faktur proforma, kami menganjurkan Anda untuk membaca artikel ini. Artikel akan menunjukkan kepada Anda definisi, contoh penerapan, dan manfaatnya bagi bisnis.

Apa itu proforma invoice?

Proforma invoice adalah dokumen pra-penjualan yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman barang. Invoice ini berfungsi sebagai tagihan penjualan awal.

Penjual biasanya mengeluarkan dokumen ini untuk ditinjau oleh pembeli. Setelah ditinjau, pembeli kemudian akan menyetujui pembelian. Kemudian, penjual mengirimkan produk atau layanan yang telah disepakati sesudahnya.

Isi invoice pro forma dapat berubah kapan saja. Ini karena invoice proforma adalah perkiraan harga untuk mencegah pembeli terkejut akibat biaya tak terduga setelah penyelesaian transaksi.

Faktur proforma memberi pembeli harga jual terperinci yang mencakup perkiraan komisi, pajak, atau biaya pengiriman.

Perbedaan proforma invoice dan invoice biasa

Kami sebutkan di bagian pendahuluan bahwa menurut orang-orang, faktur proforma sama dengan faktur biasa. Namun, kedua dokumen tersebut sangat berbeda.

Invoice proforma biasanya dikeluarkan sebelum penjualan terjadi. Penjual sering memberikannya selama negosiasi transaksi atau tahap penawaran. Invoice tersebut bekerja sebagai alat untuk membantu pembeli menyelesaikan detail pesanan untuk memutuskan apakah akan melakukan pemesanan berdasarkan informasi yang diberikan.

Sementara itu, invoice biasa akan dikeluarkan saat penjualan selesai. Ini adalah permintaan pembayaran formal dan mencakup harga akhir yang disepakati, ketentuan pembayaran, dan pajak atau biaya yang berlaku.

Karena invoice biasa secara resmi meminta pembeli untuk melakukan pembayaran, dokumen tersebut mengikat secara hukum. Faktur yang dikeluarkan memberlakukan hak dan tanggung jawab pembeli dan penjual untuk memenuhi perjanjian yang dinegosiasikan.

Buku akuntansi tidak mencatat invoice pro forma. Mereka tidak dianggap sebagai transaksi yang sudah  selesai. Sementara, faktur standar, dicatat untuk tujuan akuntansi oleh penjual dan pembeli.

Tabel di bawah ini akan membantu Anda memahami perbedaan utama antara kedua faktur dengan mudah.

7 fungsi proforma invoice

Pro forma invoice memiliki berbagai fungsi dalam transaksi bisnis. berikut tujuh fungsi pro forma invoice yang perlu Anda ketahui:

Memfasilitasi perkiraan harga

Proforma invoice memberikan tawaran atau perkiraan awal kepada pelanggan potensial. Dokumen ini dapat menguraikan kemungkinan biaya, persyaratan, dan detail transaksi. Penjual membantu pelanggan memahami biaya yang diharapkan dari sebuah barang atau jasa.

Permintaan pembayaran di muka

Penjual menggunakan pro forma invoice untuk meminta deposit dari pelanggan sebelum mengirimkan barang/jasa. Fungsi ini membantu penjual mengurangi risiko jika terjadi non-pembayaran. Selain itu, pembayaran di muka membantu penjual mengelola modal kerja untuk biaya produksi.

Manajemen inventaris

Invoice proforma berguna untuk mengelola inventaris bisnis. Anda dapat merencanakan tingkat stok secara efisien saat Anda mendapatkan catatan awal penjualan.

Izin bea cukai

Bisnis yang terlibat dalam perdagangan internasional sering menggunakan faktur proforma. Dokumen ini membantu proses impor/ekspor dengan memberikan informasi akurat kepada otoritas pabean. Informasi yang diberikan dapat mencakup deskripsi produk, jumlah, nilai, dan perjanjian/lisensi perdagangan yang relevan.

Kepastian hukum

Faktur proforma tidak mengikat secara hukum. Namun, Anda dapat menggunakannya sebagai perjanjian kontrak tentatif dengan pembeli. Invoice pro forma menentukan syarat dan ketentuan transaksi, termasuk jadwal pembayaran dan pengiriman. Bagi kedua belah pihak, informasi ini menawarkan sejumlah keamanan.

Mempercepat proses persetujuan internal

Di sejumlah perusahaan, proses persetujuan internal adalah praktik standar. Prosedur ini dapat memakan waktu lama karena Anda harus menavigasi berbagai tingkat birokrasi. Memberikan perkiraan harga sebelum mendapat persetujuan dapat mempercepat prosesnya.

Komunikasi dengan pelanggan

Faktur proforma memudahkan pembeli dan penjual untuk saling berkomunikasi. Semua pihak akan mengetahui biaya dan ketentuan kesepakatan. Dokumen tersebut mempromosikan keterbukaan dan kepercayaan antara kedua pihak, memfasilitasi transaksi ekonomi yang lebih mudah.

Manfaat pro forma invoice

Ada sejumlah manfaat yang bisa didapatkan bisnis saat menggunakan pro forma invoice. Berikut enam manfaat yang telah kami rangkum untuk Anda:

Tampak lebih profesional

Invoice proforma yang diberikan ke klien atau mitra bisnis dapat menunjukan profesionalitas sebuah perusahaan. Dokumen ini menciptakan kesan keamanan dan kepercayaan dengan menunjukkan betapa terorganisir dengan baik serta terbukanya perusahaan tersebut.

Memberikan detail yang relevan

Semua informasi terkait pesanan, seperti rincian barang dan perkiraan biaya, disertakan dalam faktur proforma. Detail yang diberikan memastikan bahwa kedua belah pihak sepenuhnya memahami transaksi tersebut. Pembeli dan penjual akan memiliki lebih sedikit miskomunikasi, dan mereka dapat mengelola anggaran dengan lebih efisien.

Meningkatkan komitmen dari pembeli dan penjual

Penggunaan invoice proforma mendorong pembeli dan penjual untuk lebih berkomitmen. Proforma invoice berfungsi ganda sebagai tawaran atau pesanan pembelian untuk pelanggan, yang mungkin diperlukan agar penjualan disetujui dan faktur akhir dibayar.

Proses penjualan lebih ramping

Sebagai pembeli, Anda pasti tidak suka jika harus berbolak-balik saat membeli sesuatu. Invoice proforma menghilangkan proses ini mendokumentasikan dan menyetujui persyaratan transaksi di muka. Proses tersebut dapat menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya untuk proses penjualan. Selain itu, ini juga meminimalkan gangguan komunikasi antara penjual dan pembeli.

Memberikan fleksibilitas

Faktur proforma bukanlah faktur yang lengkap. Harga yang ditampilkan dapat berubah sewaktu-waktu. Fleksibilitas ini menguntungkan dalam lingkungan perusahaan yang dinamis di mana sering terjadi perubahan pesanan atau transaksi.

Membantu dalam negosiasi

Invoice proforma memberikan titik awal untuk diskusi dan negosiasi antara pembeli dan penjual. Kedua pihak dapat melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan mereka. Invoice pro forma juga berkontribusi dalam membangun loyalitas pelanggan jangka panjang.

Contoh penggunaan proforma invoice

Untuk lebih memahami faktur pro forma, berikut adalah contoh skenario di mana perusahaan menggunakannya.

Sebuah perusahaan manufaktur kecil yang berbasis di Indonesia menerima pesanan dari calon pembeli asal Eropa yang tertarik untuk membeli banyak produk mereka. Perusahaan asal Indonesia ini ingin memberi pembeli perkiraan harga yang akurat dan persyaratan transaksi sebelum melanjutkan penjualan.

Perusahaan asal Indonesia itu membuat invoice proforma dengan informasi detail mengenai produk, kuantitas, harga satuan, dan pajak atau biaya yang berlaku. Mereka juga menguraikan syarat pembayaran, detail pengiriman, dan syarat dan ketentuan lain yang relevan.

Invoice proforma adalah tawaran untuk pembeli, yang membantu mereka meninjau dan mengonfirmasi detail transaksi, menilai total biaya, dan mendapatkan pembiayaan. Ini juga memungkinkan diskusi dan negosiasi antara pembeli dan penjual untuk setiap perubahan atau klarifikasi yang diperlukan.

Setelah pembeli menyetujui pro forma invoice, mereka mengeluarkan pesanan pembelian kepada penjual, mengacu pada ketentuan yang telah disepakati. Penjual kemudian mengeluarkan faktur komersial berdasarkan persyaratan yang disepakati, dan pembeli melanjutkan pembayaran dan pengiriman produk.

Contoh penggunaan ini menunjukkan bahwa faktur proforma memfasilitasi negosiasi dan kesepakatan antara pembeli dan penjual, untuk memastikan transparansi dan akurasi. Ini membantu membangun pemahaman yang jelas tentang ketentuan penjualan dan memberikan dasar untuk dokumentasi dan pengaturan keuangan.

Unsur penting pada pro forma invoice

Tujuan utama invoice proforma adalah untuk menguraikan rincian transaksi yang diusulkan untuk pelanggan. Hal ini membuat pembuatan proforma invoice hampir sama dengan faktur biasa. Oleh karena itu, harus berisi informasi seperti:

• Nomor invoice yang unik.
• Informasi penjual (kontak lengkap entitas/individu).
• Informasi pembeli (kontak lengkap entitas/individu).
• Deskripsi produk/jasa yang ditawarkan secara detail (kuantitas, harga satuan, dan harga total).
• Syarat pembayaran & pengiriman yang menguraikan metode pembayaran dan pengiriman yang disepakati.
• Jika perlu, pro forma invoice harus menunjukkan pajak & bea tambahan.
• Periode validitas menunjukkan jangka waktu invoice tersebut valid.
• Jika diperlukan, faktur harus menyertakan syarat & ketentuan tambahan yang mengawasi transaksi.

Namun, tidak seperti faktur akhir, faktur pro forma harus memiliki hal-hal berikut:

• Istilah “proforma invoice” untuk membedakannya dengan invoice lainnya.
• Ungkapan “Ini bukan faktur pajak.”

Contoh proforma invoice

Berikut adalah contoh invoice proforma untuk membantu Anda mendapat gambarannya.

Kesimpulan

Tidak seperti invoice biasa, invoice proforma bukanlah permintaan pembayaran resmi dan bisa berubah sewaktu-waktu. Memahami perbedaan antara keduanya sangat penting karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Proforma invoice adalah dokumen sementara yang menguraikan persyaratan perjanjian. Mereka memberikan perkiraan biaya dalam transaksi yang memungkinkan pembeli untuk membuat keputusan sebelum melakukan pemesanan.

Dengan mengeluarkan faktur proforma, penjual dapat memastikan bahwa pembeli mereka mengetahui dengan baik tentang persyaratan transaksi dan mencegah biaya tak terduga.

Saat ini, pembuatan invoice dapat dilakukan secara otomatis melalui melalui  software invoicing Impact. Selain itu, software invoice juga membantu Anda dalam mengatur pembayaran dengan mudah dan mengatur perpajakan bisnis melalui satu sistem yang terintegrasi.

Baca juga: Ketahui Tipe Software Invoice serta Cara Kerja & Manfaatnya