Invoice: Jenis, Contoh, dan Tips Penting

Mengelola keuangan adalah aspek penting dari operasi untuk bisnis apa pun. Proses penagihan sangat penting bagi manajemen keuangan.

Invoice mencatat semua detail transaksi antara penjual dan pembeli. Proses tersebut merinci produk atau layanan, harga, dan ketentuan pembayaran.

Invoice sangat penting untuk catatan keuangan, pelacakan penjualan, dan pembayaran tepat waktu. Penagihan yang buruk dapat menyebabkan masalah arus kas bagi banyak bisnis.

Baca lebih lanjut untuk mempelajari tentang dokumen komersial ini. Artikel ini akan menjelaskan mengapa Anda memerlukan invoice dalam bisnis Anda dan memberikan contoh-contoh yang berbeda.

Apa itu invoice?

Invoice adalah sebuah dokumen yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Sederhananya, ini menunjukkan barang dan jasa yang telah dibeli dan berapa harganya.

Invoice lebih dari sekedar daftar barang yang terjual. Mereka sangat penting untuk sistem akuntansi bisnis kecil. Mungkin juga menunjukkan pajak atau diskon, ketentuan pembayaran, dan jumlah total yang harus dibayar dengan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Invoice melayani berbagai tujuan bisnis (yang akan Anda pelajari lebih lanjut di artikel ini). Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mendorong pembayaran klien, meramalkan penjualan, melacak inventaris, dan mendokumentasikan pajak.

Perbedaan invoice, kuitansi, dan faktur

Sejumlah invoice mungkin termasuk kuitansi kertas, tagihan penjualan, nota debit, faktur penjualan, atau catatan elektronik online.

Namun, banyak orang suka menukar faktur dengan catatan transaksi lainnya. Berikut beberapa perbandingan yang telah kami rangkum untuk Anda.

Perbedaan invoice dengan kuitansi

Sebelumnya, kami menyebutkan bahwa invoice adalah dokumen transaksi yang merinci perhitungan penjualan. Invoice beda dengan kuitansi.

Kuitansi adalah bukti tertulis bahwa sesuatu berpindah dari satu orang ke orang lain. Barang tersebut biasanya memiliki nilai harga. Berbagai transaksi, seperti B2B dan perdagangan pasar saham, umumnya melibatkan tanda terima.

Tabel di bawah membandingkan perbedaan invoice dengan kuitansi.

Perbedaan invoice dengan faktur

Anda mungkin sering menemukan kata faktur. Kata tersebut dapat diterjemahkan menjadi invoice ketika Anda menerjemahkan bahasa Indonesia ke Inggris. Namun, keduanya tetap memiliki arti yang berbeda.

Biasanya istilah faktur mengacu pada invoice yang secara hukum mewajibkan transaksi kena pajak. Faktur harus mencakup persyaratan khusus seperti nama dan alamat pembeli dan penjual, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, dan pajak. Pemasok/vendor dan pembeli dapat diberikan faktur.

Tabel di bawah ini membandingkan invoice dengan faktur.

Baca juga: Contoh Proforma Invoice dan Perbedaannya dengan Invoice Biasa

Evolusi invoice

Sebelum menjelaskan lebih jauh fungsi dan elemen invoice, kita harus memahami sejarahnya. Invoice bukanlah penemuan yang baru. Asal-usulnya berasal dari menandai tulang untuk melacak transaksi.

Invoice telah berkembang jauh dari bentuk primitifnya. Seiring kemajuan teknologi, invoice menjadi semakin mekanis dan digital –- menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas fisik.

Berikut adalah beberapa metode yang menunjukkan seberapa jauh proses telah berkembang.

• Invoice tertulis: Ini adalah cara tradisional untuk membuat invoice. Seseorang mencatat transaksi di atas kertas dengan tangan. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Sulit untuk mengelola dan melacaknya.
• Invoice elektronik: Dengan komputer, bisnis dapat menghasilkan invoice elektronik. Invoice melalui komputer lebih cepat dan lebih tepat daripada metode tulisan tangan. Organisasi dapat mengirimnya ke klien secara langsung melalui email.
• Invoice online: Metode ini memungkinkan bisnis mengelola invoice secara online. Lebih mudah untuk melacak dan mengelola pembayaran. Klien dapat dengan mudah mengakses invoice mereka melalui software.
• Invoice mobile: Maraknya smartphone menyebabkan peningkatan invoice mobile. Invoice ini memungkinkan bisnis untuk menagih klien dari luar kantor. Proses ini memberikan fleksibilitas dan kenyamanan ekstra bagi perusahaan.

Evolusi invoicing menyederhanakan manajemen keuangan untuk bisnis. Teknologi baru ini telah meningkatkan efisiensi dan kenyamanan. Akibatnya, organisasi dapat menghemat waktu dan uang.

Fungsi invoice dalam bisnis

Invoice berfungsi sebagai dokumen penting untuk bisnis. Kertas tersebut adalah perjanjian mengikat yang menegaskan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga yang dikutip dan ketentuan pembayaran.

Selain berfungsi sebagai perjanjian, faktur memiliki fungsi lain yang dimanfaatkan bisnis. Di bawah ini adalah beberapa fungsi tersebut.

1. Manajemen nota

Manajemen nota mengacu pada organisasi dan pelacakan informasi penting dalam bisnis. Mengenai invoice, ini berkaitan dengan pencatatan semua transaksi bisnis.

Invoice memberi bisnis catatan pengeluaran yang jelas untuk suatu transaksi. Catatan ini dapat membantu perusahaan mengelola catatan mereka secara internal, melacak penjualan dan pendapatan.

2. Manajemen pembayaran

Invoice berfungsi sebagai alat yang membantu bisnis dalam mengelola pembayaran secara efektif. Invoice dengan jelas menunjukkan kepada pelanggan apa yang mereka berutang dan kapan harus membayar.

Akibatnya, pelanggan melakukan pembayaran tepat waktu. Ini mengurangi kesalahpahaman dan perselisihan antara penjual dan pembeli.

Invoice memberi bisnis kemampuan untuk melacak pembayaran yang diterima dan terutang. Pelacakan ini memudahkan perusahaan untuk mengelola arus kas dan memantau keuangan mereka.

3. Payung hukum

Faktur yang sah adalah bukti sah dari kesepakatan bersama antara pembeli dan penjual mengenai harga tertentu. Dalam sengketa, dokumen tersebut dapat membantu bisnis membuktikan bahwa mereka telah memenuhi kewajibannya dan mengirimkan produk atau layanan yang telah disepakati.

4. Memudahkan pelaporan pajak

Untuk menghitung pajak terutang secara akurat saat mengajukan pajak, bisnis harus melaporkan pendapatan dan pengeluaran mereka. Faktur yang terorganisir dapat membantu perusahaan untuk mematuhi undang-undang perpajakan, menghindari penalti dan denda karena pelaporan yang tidak akurat.

Faktur engan jelas meringkas produk atau layanan yang dijual, harganya, dan ketentuan pembayarannya. Anda dapat menghitung pendapatan yang dihasilkan dari penjualan dan pendapatan serta biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan penjualan tersebut.

5. Analisis bisnis

Selain itu, bisnis dapat menggunakan invoice sebagai sumber data yang berharga untuk dianalisis. Dengan menganalisis data tagihan, perusahaan dapat mengidentifikasi area untuk peningkatan, mengembangkan strategi pertumbuhan, dan membuat keputusan yang matang tentang operasi mereka.

Elemen invoice

Elemen spesifik yang membentuk sebuah invoice dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan sifat transaksinya. Namun, faktur biasanya berisi tujuh elemen ini.

1. Nomor invoice: Pengidentifikasi yang ditetapkan bisnis untuk setiap faktur yang diberikan ke pelanggan.
2. Informasi pembeli: Ini termasuk nama dan informasi kontak pembeli, seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon mereka.
3. Informasi penjual: Ini termasuk nama dan informasi kontak penjual.
4. Tanggal pengeluaran: Tanggal penjual membuat faktur kepada pembeli.
5. Deskripsi barang atau jasa: Uraian rinci tentang barang/jasa yang disediakan. Ini termasuk kuantitas dan harga satuan.
6. Catatan tambahan: Ini adalah informasi lain yang ingin dikomunikasikan penjual kepada pembeli, seperti instruksi khusus untuk pembayaran atau pengiriman.
7. Tagihan total: Jumlah yang harus dibayar pembeli untuk transaksi. Ini mungkin termasuk pajak atau diskon yang berlaku.
8. Metode pembayaran: Ini menentukan metode pembayaran yang harus digunakan pembeli untuk membayar tagihan, seperti cek atau transfer elektronik.
9. Syarat & Ketentuan: Ini merujuk pada kondisi khusus yang telah disepakati pembeli dan penjual terkait penjualan barang atau jasa. Ini mungkin termasuk ketentuan pembayaran, kebijakan pengembalian, dan informasi garansi.

11 Jenis invoice beserta contohnya

Industri, metode penagihan, dan frekuensi pembayaran menentukan jenis faktur yang dipilih bisnis. Berikut adalah 11 contoh invoice yang dapat Anda buat untuk klien:

1. Standard invoice

​​Invoice standar atau invoice tagihan, adalah yang paling umum digunakan oleh bisnis. Anda dapat menggunakan faktur ini untuk sebagian besar transaksi, karena formatnya sesuai dengan sebagian besar industri. Tagihan ini biasanya berisi rincian barang, kuantitas yang dibeli, harga per barang, dan total harga.

2. Commercial invoice

Anda dapat menggunakan invoice ini saat menangani bea cukai, seperti pengiriman internasional. Invoice ini berisi informasi penjualan yang diperlukan untuk menghitung tarif bea cukai untuk penjualan internasional.

3. Timesheet invoice

Seperti namanya, invoice ini bergantung pada jadwal. Invoice ini menagih pelanggan untuk layanan per jam. Tagihani termasuk jam kerja, tarif per jam, dan jumlah total yang harus dibayar. Industri yang menggunakan faktur ini antara lain pengacara, agensi kreatif, dan psikolog.

4. Recurring invoice

Recurring invoice atau faktur berulang serupa dengan invoice biasa, tetapi dibuat dan dikirim secara otomatis dan teratur. Perusahaan IT sering menggunakan faktur berulang untuk menagih klien mereka dengan jumlah tetap setiap bulan untuk paket layanannya.

5. Faktur kredit

Faktur kredit atau nota kredit diterbitkan ketika pelanggan telah membayar lebih atau jika ada kesalahan pada faktur asli. Invoice ini menampilkan jumlah negatif, yang menunjukkan bahwa akun pelanggan telah dikreditkan.

6. Faktur debit

Invoice ini adalah kebalikan dari faktur kredit. Faktur debit dikeluarkan jika pembeli kurang bayar atau memiliki biaya tambahan untuk barang atau jasa. Faktur ini berisi jumlah positif yang ditambahkan ke akun pelanggan.

7. Faktur campuran

Faktur campuran mencakup tagihan kredit dan debit dalam satu faktur, dengan jumlah total menunjukkan positif atau negatif. Bisnis kecil biasanya tidak menggunakan jenis faktur ini untuk layanan mereka. Dalam situasi tertentu, faktur campuran mungkin diperlukan saat mengurangi jumlah terutang klien untuk satu proyek sambil meningkatkannya untuk proyek lainnya.

8. Proforma invoice

Proforma invoice adalah invoice yang dikirim ke pelanggan sebelum mengeluarkan invoice akhir. Hal unik dari invoice ini adalah tidak meminta pembayaran dari pelanggan. Pro forma hanya memberi pelanggan perkiraan harga, yang akan disesuaikan setelah produk atau layanan dikirimkan.

9. Interim invoice

Bisnis menggunakan invoice jenis ini untuk memfasilitasi pembayaran sebagian selama proyek atau kontrak, terutama untuk proyek besar dengan jadwal yang diperpanjang. Ini mungkin didasarkan pada pencapaian atau interval waktu tertentu dan biasanya mencakup perincian pekerjaan yang diselesaikan serta jumlah pembayaran yang sesuai.

10. Past due invoice

Past due invoice adalah tagihan yang belum dibayar dan telah melampaui batas waktu pembayaran atau belum dibayar dalam jangka waktu pembayaran yang telah disepakati. Tagihan ini mewakili pembayaran lewat jatuh tempo yang mungkin memerlukan tindakan lanjut untuk penagihan, seperti pengingat atau biaya keterlambatan.

11. Final invoice

Final invoice berfungsi sebagai puncak dari suatu transaksi, yang menunjukkan bahwa semua produk/layanan telah dikirimkan dan dibayar oleh klien. Ini meringkas jumlah total yang harus dibayar setelah memperhitungkan faktur, pembayaran, dan penyesuaian sebelumnya, yang mewakili langkah penutup dalam transaksi bisnis.

Tips dalam melakukan invoicing

Setiap bisnis ingin pelanggannya melakukan pembayaran tepat waktu. Kami telah membuat daftar sejumlah tips yang dapat Anda gunakan untuk memastikan ketepatan waktu tersebut.

1. Berikan insentif pembayaran lebih awal

Menawarkan diskon atau insentif lain untuk pembayaran tepat waktu atau lebih awal dapat memotivasi pelanggan untuk membayar secepatnya. Komunikasikan insentif ini pada faktur Anda dengan jelas dan berikan seperti yang dijanjikan.

2. Berikan pilihan pembayaran yang beragam

Berikan beberapa opsi pembayaran kepada pelanggan Anda, seperti kartu kredit, transfer bank, dan portal pembayaran online. Pilihan ini memberikan kenyamanan kepada pelanggan Anda, sehingga mengurangi penundaan pembayaran. Ingat untuk selalu menunjukkan metode pembayaran yang Anda gunakan di invoice Anda.

3. Menindaklanjuti pembayaran yang jatuh tempo

Lacak tagihan Anda dan segera tindak lanjuti pembayaran yang telah jatuh tempo. Kirim pengingat dan tingkatkan masalah jika perlu. Tetapkan proses yang konsisten untuk menindaklanjuti pembayaran yang terlambat untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.

4. Membangun hubungan yang lebih dekat dengan klien

Menjaga hubungan yang baik dan membangun kepercayaan dengan klien atau pelanggan dapat mendorong pembayaran dilakukan tepat waktu. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi rutin, menjaga kualitas layanan, dan penyelesaian masalah pembayaran dengan cepat.

Baca juga: SRM adalah: Pengertian, Manfaat, & 3 Langkah Implementasi

5. Jika perlu, gunakan faktur berulang

Pertimbangkan penagihan berulang untuk layanan atau langganan yang sedang berjalan, di mana faktur dibuat dan dikirim secara otomatis secara teratur. Metode ini merampingkan proses penagihan dan memastikan pengiriman invoice yang konsisten.

6. Otomatiskan invoicing

Gunakan software invoicing atau alat otomasi lainnya untuk merampingkan proses pembuatan faktur, sehingga Anda meminimalisir kesalahan. Pengotomatisan juga dapat membantu pelacakan pembayaran, pengingat, dan pelaporan, sehingga meningkatkan efisiensi proses penagihan Anda.

Salah satu software yang tersedia di pasaran adalah Impact. Pembuatan faktur menjadi mudah dengan modul invoice. Impact mengotomatiskan pembuatan invoice Anda sehingga Anda tidak perlu lagi memasukkan transaksi secara manual.

Dengan Impact, Anda meminimalkan kesalahan manusia yang biasanya terjadi di bidang keuangan dan memastikan Anda mematuhi undang-undang dan peraturan pajak setempat.

Kesimpulan

Bisnis dari semua ukuran harus memahami pentingnya invoice dan menggunakannya secara efektif. Invoice sangat penting untuk manajemen keuangan, memfasilitasi pencatatan, pelacakan penjualan, dan pembayaran tepat waktu untuk arus kas yang sehat.

Dalam lanskap yang kompetitif saat ini, pemanfaatan faktur yang efektif sangat penting bagi bisnis untuk berkembang dan sukses. Perusahaan dapat meningkatkan penagihan dan stabilitas keuangan dengan memberikan insentif pembayaran lebih awal, menawarkan opsi pembayaran yang beragam, dan membangun hubungan klien yang lebih dekat.