Sistem Penetapan Biaya Gudang dan Tips Menguranginya

Pendahuluan

Biaya gudang pada sebuah perusahaan rata-rata mencapai 1-5% dari total penjualan tergantung pada jenis perusahaan dan nilai barangnya. Pergudangan juga menghasilkan sekitar 22% dari total biaya logistik perusahaan dengan biaya penyimpanan persediaan sebesar 23% lagi.

Akibatnya, manajer gudang harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai biaya gudang perusahaannya. Selain itu, strategi yang tepat juga dibutuhkan untuk mengurangi biaya warehouse secara signifikan sehingga tidak membebani keuangan perusahaan.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai biaya gudang yang bertujuan untuk membantu manajer dalam memahami cost gudang dan membantu mereka membuat anggaran, menghitung laba atas investasi, dan menggunakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Selain itu, artikel ini juga memberikan perbandingan antara model pembiayaan pada gudang dan tips untuk mengurangi biaya gudang.

9 jenis biaya gudang

Biaya gudang bervariasi berdasarkan fasilitas, jumlah ruang penyimpanan, dan layanan yang Anda butuhkan. Biaya yang paling umum yaitu biaya terkait dengan penanganan (penerimaan dan pengiriman), ruang penyimpanan, administrasi operasi, dan biaya administrasi umum. Berikut 9 jenis biaya yang terkait dengan operasi gudang:

1. Biaya ruang

Beberapa jenis biaya gudang yang termasuk pada biaya ruang yaitu diantaranya: biaya sewa/sewa bangunan/tanah dan penyusutan bangunan (tergantung bagaimana bangunan tersebut diperoleh); insurance; tarif; biaya utilitas; perlengkapan dan penyusutan perlengkapan; depresiasi rak; penyusutan lemari pendingin; biaya perbaikan dan pemeliharaan; pembersihan, keamanan, penyusutan peralatan bangunan lainnya; serta biaya pembuangan limbah.

2. Biaya tenaga kerja langsung (tetap)

Biaya tenaga kerja langsung (tetap) adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membayar operator gudang yang berhubungan langsung dengan operasi gudang. Beberapa biaya gudang yang termasuk pada biaya tenaga kerja langsung yaitu: upah termasuk on-cost; asuransi personel; pakaian keselamatan (APD); kesejahteraan pekerja; dan biaya pelatihan.

3. Biaya tenaga kerja tidak langsung (tetap)

Biaya tenaga kerja tidak langsung (tetap) yaitu biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membayar manajemen gudang termasuk supervisor dan administrator. Biaya yang termasuk pada biaya tenaga kerja tidak langsung yaitu upah termasuk on-cost; insurance; pakaian keselamatan (APD); kesejahteraan; dan pelatihan.

4. Biaya tenaga kerja (variabel)

Selain biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung, terdapat juga biaya tenaga kerja (variabel). Beberapa yang termasuk pada biaya tenaga kerja (variabel) yaitu biaya lembur dan bonus bagi para tenaga kerja.

5. Biaya peralatan (tetap)

Pada gudang terdapat berbagai peralatan yang digunakan. Peralatan tersebut setiap tahun mengalami penyusutan harga. Selain itu, tidak semua peralatan pada gudang merupakan peralatan milik perusahaan, melainkan terdapat peralatan yang merupakan hasil sewa. Oleh karena itu terdapat biaya peralatan (tetap) yang harus dikeluarkan perusahaan yaitu berupa biaya penyusutan, biaya peminjaman, atau biaya sewa.

6. Biaya peralatan (variabel)

Biaya peralatan (variabel) adalah biaya yang dikeluarkan untuk membiayai operasional peralatan pada gudang. Beberapa yang termasuk pada biaya peralatan (variabel) yaitu biaya bahan bakar, ban, pelumas; dan biaya kemasan, palet, stretch wrap.

7. Biaya overhead (manajemen, keuangan, dll)

Beberapa biaya yang termasuk pada biaya overhead manajemen, keuangan, SDM, IT dan divisi lainnya yaitu gaji dan biaya tambahan ditambah tunjangan dalam bentuk barang seperti ponsel, akomodasi, dll; biaya mobil perusahaan dan biaya operasional; biaya penyusutan/sewa/sewa alat dan perabot kantor; biaya teknologi informasi (perangkat keras dan perangkat lunak).

8. Biaya overhead (penjualan dan pemasaran)

Beberapa biaya yang termasuk pada biaya overhead penjualan dan pemasaran yaitu gaji dan biaya tambahan ditambah tunjangan dalam bentuk barang seperti ponsel, akomodasi, dll; mobil perusahaan dan biaya operasional; dan belanja pemasaran, misalnya iklan, pameran, brosur, dll.

9. Biaya lain-lain

Biaya lain-lain pada gudang meliputi biaya komunikasi; ongkos kirim; biaya bank dan pembayaran bunga; biaya pendanaan/biaya keuangan; asuransi; dan biaya hukum dan profesional.

Selain upah dan gaji, total biaya tenaga kerja termasuk kontribusi sosial pemberi kerja (termasuk kontribusi asuransi nasional dan pensiun yang dibayarkan atas nama karyawan) dan biaya non-upah lainnya termasuk biaya sakit, melahirkan, biaya pelatihan dan biaya rekrutmen ditambah manfaat apapun dalam bentuk barang yang mungkin berlaku.

Sistem penetapan biaya gudang

Faktanya, sebagian besar perusahaan tidak benar-benar mengetahui berapa seharusnya biaya gudang yang harus dikeluarkan. Pemimpin operasi tahu apa yang mereka belanjakan, dan mereka mungkin tahu bahwa mereka perlu membelanjakan lebih sedikit. Di seluruh dunia, biaya operasi pergudangan perusahaan sekitar €300 miliar setiap tahun, dan jumlah tersebut terus bertambah.

Tingginya cost gudang disebabkan karena sebagian besar perusahaan tidak memiliki metodologi yang jelas untuk menentukan biaya gudang. Jika perusahaan tidak mengetahui berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk gudang, maka setiap inisiatif perbaikan untuk mengurangi pengeluaran dan meningkatkan efisiensi pasti akan gagal.

Riset McKinsey selama satu dekade terakhir, menunjukkan bahwa biaya pada banyak perusahaan jauh lebih tinggi daripada yang seharusnya. Guna menangani hal tersebut, perusahaan harus menerapkan metode penetapan biaya yang tepat untuk melakukan penilaian cost gudang.

Pada dasarnya terdapat dua jenis sistem penetapan biaya yang relevan dengan operasi gudang, yaitu metode penetapan biaya tradisional dan penetapan biaya berdasarkan aktivitas. Berikut penjelasannya:

Sistem penetapan biaya tradisional

Sistem penetapan biaya tradisional adalah metode yang digunakan untuk menentukan biaya guna menghasilkan keuntungan dan didasarkan pada pengalokasian biaya produksi overhead (atau tidak langsung). Sistem ini bergantung pada penghitungan tarif overhead yang telah ditentukan sebelumnya dan menerapkan tarif ke metrik tertentu.

Sistem penetapan biaya tradisional menggunakan perkiraan tarif overhead untuk pemicu biaya tertentu. Jika kita melihat Pelanggan A berikut, yang menggunakan sejumlah besar jam kerja dan ruang gudang, namun dia memiliki pull on management time yang rendah, akan dihukum berdasarkan cara biaya overhead dialokasikan.

Dengan proliferasi produk dan kompleksitas layanan, tarif overhead tunggal tidak lagi mencukupi. Dalam kebanyakan kasus, biaya overhead tidak berkurang karena tenaga kerja atau peralatan berkurang. Oleh karena itu, ketika volume berkurang, biaya overhead sebagai persentase dari biaya langsung sebenarnya meningkat.

Tarif overhead juga didasarkan pada volume atau utilisasi yang diprediksi dan karena utilisasi mengurangi persentase alokasi kebutuhan overhead untuk meningkat. Seperti yang dapat dilihat, oleh karena itu, metode penetapan biaya tradisional memiliki sejumlah kelemahan.  Itulah sebabnya banyak perusahaan beralih ke metode penetapan biaya lainnya.

Penetapan biaya berbasis aktivitas

Penetapan biaya berbasis aktivitas atau Activity-Based Costing (ABC) mengidentifikasi semua operasi overhead spesifik yang terkait dengan pembuatan setiap produk. Tidak semua produk memerlukan dukungan dari semua biaya overhead, sehingga tidak masuk akal untuk menerapkan biaya overhead yang sama untuk semua produk.

Akuntan menciptakan metode ABC untuk memecahkan masalah ketidakakuratan yang dihasilkan dari pendekatan penetapan biaya tradisional. Manajer membutuhkan metode biaya yang lebih akurat untuk menentukan laba mana yang benar-benar menguntungkan dan mana yang tidak.

Perbedaan mendasar antara penetapan biaya tradisional dan penetapan biaya ABC adalah bahwa metode ABC memperluas jumlah kumpulan biaya tidak langsung yang dapat dialokasikan ke produk tertentu. Metode tradisional mengambil satu kumpulan dari total biaya overhead perusahaan untuk dialokasikan secara universal ke semua produk.

Saat ingin memperkenalkan model ABC, Anda harus memiliki pengetahuan komprehensif tentang perusahaan, operasinya, dan peran masing-masing anggota staf. Ini biasanya dilakukan dengan mengamati operasi untuk jangka waktu tertentu dan mencatat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Berkaitan dengan gudang, tabel berikut menunjukkan contoh model ABC. Perusahaan dapat menghitung jumlah ruang palet yang ditempati dan jumlah tenaga kerja dan jam MHE yang dialokasikan untuk setiap pelanggan. Perusahaan juga juga mengalokasikan waktu manajemen dalam jam per pelanggan dan mengalokasikan biaya overhead lainnya seperti ongkos kirim, biaya hukum, asuransi, dll berdasarkan persentase.

Setelah menghitung semua hal di atas, perusahaan juga dapat melihat jumlah kapasitas yang tidak terpakai di dalam gudang. Kerugian menggunakan ABC yaitu jumlah pekerjaan yang terlibat dan kesulitan dalam mengumpulkan data yang akurat. Implementasi dapat memakan waktu dan perlu ada analisis biaya-manfaat dalam hal waktu yang dibutuhkan dan manfaat yang diperoleh.

Perbandingan sistem tradisional dan ABC

Guna memudahkan pemahaman mengenai perbedaan sistem penetapan biaya tradisional dan ABC, Anda dapat mengamati perbandingannya dari tabel berikut:

Aspek Pembanding	Sistem Tradisional	Activity-based Costing (ABC)
Penghitungan	Menggunakan tarif overhead yang telah ditentukan sebelumnya dan penggerak dan menggabungkan semua biaya overhead menjadi satu perkiraan jumlah dan menerapkannya ke semua produk secara merata.	Semua penggerak biaya yang terkait dengan pembuatan produk, termasuk biaya non-manufaktur, seperti pemeliharaan fasilitas, ABC juga mengalokasikan biaya overhead lebih tepat di antara produk.
Waktu	Lebih cepat, karena melibatkan sedikit variabel.	Lebih lama dan kompleks, karena membutuhkan input dari beberapa departemen.
Akurasi	Kurang akurat, karena menggunakan sedikit informasi.	Lebih akurat , karena memiliki informasi mendetail.
Biaya	Lebih murah, karena prosesnya sederhana.	Cenderung mahal karena membutuhkan software tertentu.

Tips mengurangi biaya gudang

Pergudangan adalah komponen vital dari perusahaan, tetapi terkadang perusahaan mengeluarkan biaya yang tinggi untuk operasionalnya. Berikut adalah beberapa tips untuk mengurangi biaya pergudangan:

Mengurangi kelebihan persediaan

Perusahaan harus memahami permintaan pelanggan dan memesan atau memproduksi produk berdasarkan permintaan sebenarnya, bukan melalui perkiraan. Hal tersebut dikenal dengan pull system dimana perusahaan hanya memproduksi barang ketika ada pesanan dari pelanggan, sehingga meminimalisir kemungkinan kelebihan persediaan.

Meningkatkan inventory flow

Guna meningkatkan flow persediaan, item harus memiliki lokasi yang ditetapkan di gudang dan pastikan barang dapat dipindahkan secara mudah (misalnya, letakkan item yang paling sering Anda kirim paling dekat dengan dok pengiriman).

Evaluasi ruang gudang saat ini

Tentukan apakah Anda membutuhkan semua barang, jika terdapat barang yang tidak digunakan maka dapat dikeluarkan dari gudang sehingga menghemat ruang. Menggunakan item yang lebih kecil dan fleksibel juga membantu perusahaan untuk meningkatkan aksesibilitas gudang. Perusahaan juga dapat menggunakan rak dan layout gudang yang sesuai sehingga dapat memaksimalkan ruangan.

Menekan biaya operasional

Beberapa biaya yang termasuk pada biaya operasional gudang yaitu biaya listrik, BBM, dan biaya transportasi. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi biaya operasional yaitu memilih rute pengiriman barang yang baik untuk menghemat bahan bakar dan waktu, menggunakan kendaraan operasional yang hemat bahan bakar, mengawasi proses pengadaan stok barang dan mengatur jadwal operasional gudang sehingga tidak terjadi pemborosan listrik.

Kesimpulan

Manajer gudang membutuhkan pemahaman yang komprehensif tentang biaya gudang mereka. Hal ini tidak hanya untuk berkontribusi pada anggaran perusahaan tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan biaya ke produk atau, dalam hubungan pihak ketiga, membebankan biaya untuk layanan yang disediakan.

Anda juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis perusahaan dengan penggunaan ERP. ERP Impact juga memuat modul gudang yang membantu dalam mengurangi pemborosan dan mengefisienkan proses picking pada gudang. Selain modul gudang, terdapat berbagai modul lain di dalamnya yaitu inventaris, akuntansi, penjualan, hingga HCM.

Referensi

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.