Panduan Odoo CRM

Back to resources

Odoo CRM (Customer Relationship Management) membantu Anda mengatur aktivitas penjualan: melacak prospek, menutup peluang, dan mendapatkan perkiraan yang akurat. Menjaga agar peluang tetap terorganisir dengan alur dan kelola aktivitas Anda sehari-hari dengan rapat dan aktivitas berikutnya.

Panduan Odoo modul CRM bertujuan untuk:

• Membantu untuk memulai konfigurasi,
• Memahami bagaimana modul CRM bekerja,
• Panduan jika mengalami kesulitan atau error selama pengaturan.

1. User Access

Anda dapat membatasi, menambah atau merubah akses setiap user melalui menu Settings. Seperti yang kami contohkan di tabel di bawah ini, kami mengkategorikan user CRM menjadi dua yaitu user dan administrator (Anda dapat menambah jumlah kategori group sesuai kebutuhan).

Tabel 1.1 User Access Modul CRM

2. Pengaturan Awal

Sales professionals perlu mengetahui target dan pencapaian penjualan mereka setiap hari, baik secara individu maupun team. Modul CRM memudahkan sales professionals untuk mengetahui hal tersebut dan menyajikannya dengan tampilan yang mudah dipahami dalam bentuk metric. Metric ini dapat digunakan untuk melihat performa sales secara real-time dengan menyajikan informasi detail mengenai leads yang masuk, termasuk besaran revenue yang akan diperoleh. Sales juga dapat membuat strategi yang tepat untuk mengubah leads yang masuk agar bisa menjadi close won dengan menganalisa pipeline yang ada. Untuk menggunakan modul CRM maka Anda perlu melakukan pengaturan terlebih dahulu dengan mengaksesnya pada modul:

CRM → Configuration → Settings

Kemudian lakukan beberapa langkah berikut:

• Checklist Leads jika ingin menambahkan step kualifikasi sebelum pembuatan opportunity.
• Predictive leads Scoring: Fitur ini dapat digunakan untuk memberikan skor untuk leads yang masuk. Score ini dapat digunakan untuk memprediksi probabilitas leads yang akan won atau berhasil menjadi customer.
• Consider Leads Created as of the: Isi dengan tanggal untuk memulai pertimbangan prospek yang dibuat.
• Checklist Incoming Emails untuk mengkonversi email yang masuk menjadi leads.
• Checklist Visits to Leads untuk mengkonversi visitor pada website menjadi leads. Perusahaan harus mendownload modul Website terlebih dahulu.
• Checklist Lead Mining untuk mengklasifikasikan lead berdasarkan pada negara, jenis industri, company size dll.
• Checklist Lead Enrichment agar dapat melengkapi data informasi customer. Data ini dibuat sebagai database lead lalu dapat dianalisis untuk mengkategorikan dan klasifikasi customer. Data ini dapat digunakan untuk menentukan strategi penjualan sales di kemudian hari.

Klik Save untuk menyimpan pengaturan CRM yang telah dilakukan.

Gambar 2.1 Pengaturan awal modul CRM

3. Pembentukan Tim Penjualan

Jika divisi penjualan atau sales Anda terbagi dalam beberapa tim, Anda dapat mengatur tim tersebut pada konfigurasi ini. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda atur di konfigurasi sales team. Pada sub-menu ini, Anda dapat melihat dan menganalisa performa tim sales Anda. Performa tersebut antara lain: angka penjualan (invoice), jumlah order (sales order), rata-rata angka penjualan, produk, customer yang dilayani, dsb.

CRM → Configuration → Sales Team → Create

Terdapat list yang perlu dilengkapi antara lain:

• Isi Sales Team dengan nama team.
• Checklist Quotation jika diizinkan untuk membuat quotation.
• Checklist Pipeline jika diizinkan untuk membuat pipeline.
• Checklist Leads jika diizinkan untuk membuat leads.
• Isi Team Leader dengan nama team leader.
• Isi Email Alias dengan nama email alias.
• Pilih Accept Emails From dengan pilihan tertentu.
• Isi Assign to dengan nama karyawan yang ditugaskan.
• Isi Invoicing Target dengan target invoice.
• Pilih Company dengan nama perusahaan di mana sales team ditugaskan.
• Isi Team Member dengan nama member dari team.

Klik Save untuk menyimpan Sales Teams yang telah dibentuk.

Gambar 3.1 Pembentukan tim penjualan

4. Pembentukan Kategori dan Tag

kategori dan tag digunakan untuk memudahkan pencarian. Pembuatan kategori dan tag dapat diakses melalui modul:

CRM → Configuration → Tags → Create → Isi Tag Name

Gambar 4.1 Pembentukan Kategori dan Tag

5. Pembuatan Lost Reason

Lost reason digunakan untuk memberikan keterangan bagi leads yang tidak berhasil menjadi customer, lost reason dapat digunakan di masing-masing step opportunity. Pembuatan Lost Reason dapat diakses pada modul:

CRM → Configuration → Lost Reason → Create → Isi Description

Gambar 5.1 Pembuatan Lost Reason

6. Pembuatan Pipeline

Pipeline penjualan merupakan representasi visual dari proses penjualan Anda yang berawal dari kontak pertama kalinya hingga terjadinya penjualan. Ini mengacu pada proses di mana Anda menghasilkan, memenuhi syarat, dan menutup Leads atau prospek melalui siklus penjualan Anda. Pada modul CRM, Leads dapat dipindah-pindahkan dari kanan ke satu sisi lainnya melalui tampilan kanban. Pembuatan Pipeline dapat diakses melalui modul:

CRM → Sales → My Pipeline → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Isi Name berdasarkan dengan proses bisnis di perusahaan Anda (step dapat dipersingkat maupun di perpanjang).
• Isi Customer dengan nama calon customer.
• Isi Expected Revenue dengan revenue yang ingin dicapai.

Kemudian Klik Add untuk menambahkan leads yang telah dibuat.

Gambar 6.1 Pembuatan Pipeline

7. Pembuatan Sales Quotation

Sales quotations adalah penawaran harga dan barang yang kita berikan kepada customer. Setelah customer menanggapi penawaran Anda, Anda dapat memprosesnya untuk meneruskannya menjadi sales order atau membatalkan penawaran. Pembuatan Sales Quotation dapat dibuat tidak hanya melalui modul Sales namun juga dapat melalui modul CRM:

CRM → Sales → My Quotations → Create

Kemudian Anda dapat melanjutkan proses pembuatan Sales Quotation di mana penjelasannya terdapat pada Sales Guidebook.

Gambar 7.1 Pembuatan Sales Quotation

8. Pembuatan Kontak Customer

Pada modul CRM, Anda juga dapat melihat daftar pelanggan Anda. Anda juga dapat membuat kontak pelanggan yang baru dengan mengaksesnya di modul:

CRM → Sales → Customers → Create

Kemudian Anda dapat melanjutkan proses pembuatan kontak kustomer di mana penjelasannya terdapat pada Sales Guidebook.

Gambar 8.1 Pembuatan Kontak Customer

9. Analisa Laporan CRM

Anda dapat melakukan analisa laporan CRM melalui modul:

CRM → Reporting

Terdapat 3 jenis laporan antara lain:

A. Reporting Leads

Gambar 9.1 Reporting Leads

Dalam menu ini, Anda akan melihat analisa leads/prospek yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Seperti yang ditampilkan pada contoh diatas, laporan tersebut menampilkan jumlah prospek yang dihasilkan oleh masing-masing sales team perbulan. Selain dari tampilan diatas, Anda dapat secara fleksibel mengganti format reporting tersebut dalam berbagai tipe grafik (Pie chart, Bar Chart, dan Line Chart) dan juga mengganti measurement yang Anda kehendaki. Misalnya, Anda ingin melihat Revenue yang mungkin akan diraih oleh masing-masing team, maka Anda dapat merubah measurement dari ‘Count’ menjadi ‘Expected Revenue’ seperti gambar dibawah ini:

Gambar 9.2 Measurement Lead Analysis

Selain opsi ‘Expected Revenue’, Anda juga dapat memilih opsi lain seperti berikut:

Gambar 9.3 Measures:Count

B. Reporting Pipelines

Gambar 9.4 Reporting Pipelines

Dalam menu ini, Anda akan melihat analisa pipeline/sales milestone yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Seperti yang ditampilkan pada contoh diatas, laporan tersebut menampilkan estimasi revenue yang akan didapatkan oleh masing-masing sales team perbulan per stages. Dengan informasi diatas, Anda dapat melakukan analisa untuk mencari tahu progress team dan hambatan yang mungkin ditemukan pada setiap stages.

Selain dari tampilan diatas, Anda dapat secara fleksibel mengganti format reporting tersebut dalam berbagai tipe grafik (Pie chart, Bar Chart, dan Line Chart) dan juga mengganti measurement yang Anda kehendaki. Misalnya, Anda ingin melihat Jumlah yang mungkin akan menjadi Deals oleh masing-masing team per stages, maka Anda dapat merubah measurement dari ‘Expected Revenue’ menjadi ‘Count’ seperti gambar dibawah ini:

Gambar 9.5 Report Pipeline Analysis

Selain opsi ‘Count’, Anda juga dapat memilih opsi lain seperti berikut:

Gambar 9.6 Measures opsi Count

C. Reporting Activities

Gambar 9.7 Reporting Activities

Dalam menu ini, Anda akan melihat analisa aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing team dalam mencapai Deals yang telah ditargetkan. Seperti yang ditampilkan pada contoh diatas, laporan tersebut menampilkan jumlah aktivitas yang dijadwalkan oleh masing-masing team.

Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide modul CRM ini dapat membantu Anda.

Bagi Anda yang tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan kami.