Panduan Odoo Time Off

Back to resources

Odoo Time off memiliki dampak yang signifikan terhadap perusahaan. Odoo Time Off dapat membantu departemen HR menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memantau dan menanggapi permintaan cuti. Sistem ini akan selalu up-to-date sehingga membuat catatantetap terbaru sehinga mudah melacak hari libur karyawan.

Bagi karyawan, mereka dapat mengajukan cuti atau hari libur dalam sekejap dan dapat melihat gambaran dari statusnya seperti status pengajuan/permintaan serta berapa hari cuti yang tersisa untuk dapat diambil

1. User Access

Pada modul Time Off, terdapat 3 tipe user access yaitu Responsible, All Approver dan Administrator. User Access tipe Responsible biasanya digunakan oleh karyawan untuk mengajukan hari cuti. User Access tipe All Approver biasanya digunakan oleh Team Leader untuk menyetujui cuti karyawan. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer untuk menganalisa laporan analisis hari cuti.

Daftar perbedaan antara Responsible, All Approver dan Administrator:

Gambar 1.1 Perbedaan user access Odoo Time off

2. Pembuatan Jenis Time Off

Untuk menggunakan modul Time Off (Cuti) Anda perlu membuat jenis-jenis cuti terlebih dahulu pada modul:

Time Off → Configuration → Time Off Types → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Nama dari jenis cuti (Time Off).
• Payroll Code: Kode Payroll (Tidak wajib untuk diisi).
• Take Time Off In: Waktu berlakunya cuti seperti:
  1. Day: Cuti berlaku harian.
  2. Half Day: Cuti berlaku setengah hari.
  3. Hours: Cuti berlaku dalam jam.
• Mode: Metode alokasi cuti terbagi menjadi 3 yaitu:
  1. No Allocation Needed: Tidak dibutuhkan alokasi.
  2. Free Allocation Request: Semua dapat mengajukan alokasi.
  3. Allocated by HR Only: Alokasi hanya dilakukan oleh HR.
• Time Off Notification: Kalimat yang terdapat dalam notifikasi cuti.
• Allocation Notification Subtype: Sub tipe dari alokasi notifikasi.
• Checklist Display Time Off in Calendar apabila menginginkan cuti ditampilkan pada kalender.
• Color In Report: Warna cuti yang ditampilkan dalam laporan.
• Validation: Validasi cuti terdapat 3 cara yaitu:
  1. No Validation: Tidak dibutuhkan validasi.
  2. Time Off Officer: Cuti akan divalidasi oleh Time Off Officer.
  3. Team Leader: Cuti akan divalidasi oleh Team Leader.
  4. Team Leader and Time Off Officer: Cuti akan divalidasi oleh Team Leader dan Time Off Officer.
• Responsible: Orang yang bertanggung jawab dalam melakukan validasi cuti. Ini hanya berlaku apabila Validation terisi oleh Team Off Officer atau Team Leader and Time Off Officer.
• From: Tanggal awal berlakunya cuti.
• To: Tanggal berakhirnya berlakunya cuti.
• Project: Jenis proyek yang dihasilkan pada modul Timesheet ketika cuti divalidasi.
• Task for Timesheet: Tugas yang akan muncul pada modul Timesheet.

Klik Save untuk menyimpan jenis cuti.

Gambar 2.1 Pembuatan jenis time off

Terdapat 2 tab di sebelah kanan atas yaitu:

a. Group Days Allocated

Pada tab Group Days Allocated, Anda dapat lakukan pengajuan hingga persetujuan alokasi untuk cuti dalam bentuk kelompok.

b. Group Time Off

Pada Group Time Off, Anda dapat mendaftarkan hingga menyetujui cuti untuk karyawan dalam bentuk kelompok.

3. Pendaftaran Hari Raya Libur Bersama

Apabila terdapat tanggal merah atau hari raya sehingga kantor memberikan hari libur untuk seluruh karyawan maka Anda harus mendaftarkannya terlebih dahulu pada modul:

Time Off → Configuration → Public Holiday → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Description: Deskripsi dari hari libur bersama.
• Isi From dengan tanggal dimulainya hari libur dan isi To dengan tanggal berakhirnya hari libur.

Klik Save untuk menyimpan daftar hari libur yang telah dibuat.

Gambar 3.1 Pendaftaran hari libur bersama

4. Pengajuan Alokasi Hari Cuti

Pengajuan alokasi hari cuti terdapat 2 macam yaitu:

a. Untuk Diri Sendiri

Apabila Anda ingin mengajukan alokasi hari cuti untuk diri Anda sendiri maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Time Off → My Time Off → Allocation Requests → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Description: Deskripsi dari alokasi cuti.
• Time Off Type: Tipe cuti.
• Duration: Durasi pengajuan alokasi cuti

Klik Save untuk menyimpan pengajuan alokasi cuti.

Gambar 4.1 Pengajuan alokasi hari cuti untuk diri sendiri

b. Untuk Kelompok

Manajer dapat mengajukan alokasi hari cuti untuk kelompok melalui 2 cara yaitu dengan mengakses modul:

Time Off → Managers → To Approve / All → Allocation → Create

Atau

Time Off → Configuration → Time Off Type → Klik salah satu Time Off → Group Days Allocated → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Description: Deskripsi Cuti.
• Time Off Type: Tipe cuti yang sudah dibuat sebelumnya. Cuti yang muncul pada dropdown disini hanya cuti yang membutuhkan pengalokasian.
• Allocation Type: Tipe alokasi terdapat 2 jenis yaitu alokasi secara reguler dan akrual. Alokasi secara reguler hanya berlaku dengan jumlah tertentu saja. Sedangkan, alokasi secara akrual cuti dapat ditambahkan dalam rentang waktu tertentu.
• Duration: Durasi cuti yang diberikan.
• Mode: Mode pemberian cuti Terdapat 4 jenis yaitu:
  1. By Employee: Alokasi cuti hanya diberikan pada karyawan tertentu.
  2. By Company: Alokasi cuti diberikan oleh perusahaan tertentu.
  3. By Department: Alokasi cuti diberikan oleh departemen tertentu.
  4. By Employee Tag: Alokasi cuti diberikan oleh label karyawan tertentu.

Klik Save untuk menyimpan pengajuan alokasi cuti.

Gambar 4.2 Pengajuan alokasi hari cuti untuk kelompok

5. Pengajuan Hari Cuti

Terdapat 2 pengajuan hari cuti yaitu:

a. Untuk Diri Sendiri

Anda dapat mengajukan cuti dengan mengaksesnya melalui modul:

Time Off → My Time Off → Time Off Requests → Create

Terdapat field yang perlu dilakukan antara lain:

• Time Off Type: Tipe cuti.
• Isi From dengan tanggal dimulainya hari libur dan isi To dengan tanggal berakhirnya hari libur.
• Duration: Durasi dilakukannya cuti.
• Description: Deskripsi cuti.

Kemudian klik Save untuk menyimpan pengajuan cuti.

Gambar 5.1 Pengajuan hari cuti untuk diri sendiri

b. Untuk Kelompok

Manajer dapat mendaftarkan hari cuti untuk kelompok melalui 2 cara yaitu dengan mengakses modul:

Time Off → Managers → To Approve / All → Time Off → Create

Atau

Time Off → Configuration → Time Off Type → Klik salah satu Time Off → Group Time Off → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Jenis cuti yang telah dibuat.
• Isi From dengan tanggal dimulainya cuti dan isi To dengan tanggal berakhirnya cuti.
• Description: Deskripsi dari cuti.
• Mode: Mode pemberian cuti Terdapat 4 jenis yaitu:
  1. By Employee: Alokasi cuti hanya diberikan pada karyawan tertentu.
  2. By Company: Alokasi cuti diberikan oleh perusahaan tertentu.
  3. By Department: Alokasi cuti diberikan oleh departemen tertentu.
  4. By Employee Tag: Alokasi cuti diberikan oleh label karyawan tertentu.
• Department; Departemen karyawan yang hendak melakukan cuti.
• Klik button yang terdapat pada field Reported in last Payslips apabila cuti telah diperhitungkan pada payslips (slip gaji).
• Manager’s Comment: Komen yang diberikan oleh manajer.

Klik Save untuk menyimpan pengajuan cuti.

Gambar 5.2 Pengajuan hari cuti untuk kelompok

6. Persetujuan Pemberian Hari Cuti dan Alokasi Hari Cuti

Manajer dapat melakukan persetujuan baik dalam hal pemberian hari cuti dan alokasi hari cuti.

a. Persetujuan Pemberian Hari Cuti

Terdapat 2 cara untuk menyetujui pemberian hari cuti yaitu melalui modul:

Time Off → Managers → All → Time Off

Lakukan hal berikut:

• Klik Checklist berwarna hijau apabila menyetujui pemberian hari cuti.
• Klik Tanda berwarna merah apabila menolak pemberian hari cuti

Gambar 6.1 Cara 1 Persetujuan pemberian cuti

Atau

Time Off → Managers → All → Time Off → Klik salah satu Time Off

Lakukan hal berikut:

• Klik Approve untuk menyetujui pemberian hari cuti.
• Klik Refuse untuk menolak pemberian hari cuti

Gambar 6.2 Cara 2 Persetujuan pemberian cuti

b. Persetujuan Pemberian Alokasi Hari Cuti

Terdapat 2 cara untuk menyetujui pemberian alokasi hari cuti yaitu melalui modul:

Time Off → Managers → All → Allocations

Lakukan hal berikut:

• Klik Checklist berwarna hijau apabila menyetujui pemberian alokasi hari cuti.
• Klik Tanda berwarna merah apabila menolak pemberian alokasi hari cuti.

Gambar 6.3 Cara pertama Menyetujui pemberian alokasi hari cuti

Atau

Time Off → Managers → All → Allocations → Klik salah satu Allocations

Lakukan hal berikut:

• Klik Approve untuk menyetujui pemberian alokasi hari cuti.
• Klik Refuse untuk menolak pemberian alokasi hari cuti.

Gambar 6.4 Cara dua Menyetujui pemberian alokasi hari cuti

7. Melihat Jadwal Hari Cuti

Jadwal cuti terdapat 2 jenis yaitu:

a. Jadwal Cuti Diri Sendiri

Anda dapat melihat jadwal cuti dalam bentuk kalender dengan mengaksesnya melalui modul:

Time Off → My Time Off → Dashboard

Pada dashboard, Anda dapat mengajukan hari cuti dan juga alokasi hari cuti.

Gambar 7.1 Jadwal Cuti Diri Sendiri

b. Jadwal Cuti Keseluruhan

Apabila Anda seorang manajer maka Anda perlu untuk melihat jadwal cuti secara keseluruhan. Maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Time Off → Everyone

Gambar 7.2 Jadwal Cuti Keseluruhan

8. Laporan Analisis Hari Cuti

Terdapat 2 macam laporan analisis hari cuti yaitu:

a. By Employee

Anda dapat melakukan analisis hari cuti berdasarkan karyawan dengan mengaksesnya melalui modul:

Time Off → Reporting → By Employee

Gambar 8.1 Analisis hari cuti berdasarkan karyawan

b. By Type

Anda dapat melakukan analisis hari cuti berdasarkan tipe hari cuti dengan mengaksesnya melalui modul:

Time Off → Reporting → By Type

Gambar 8.2 Analisis hari cuti berdasarkan tipe hari cuti

Terimakasih telah membaca. Semoga panduan modul Odoo Time Off ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanya dan konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.

More Articles

You might also be interested in these articles