3 Elemen Standardized Work, Contoh & Manfaatnya bagi Perusahaan

Pendahuluan

Chapter ini akan membahas fondasi lain dari House of Lean Production yaitu standardized work. Standardized work adalah sistem yang terbentuk setelah tercipta stabilitas pada proses produksi yang diwujudkan melalui 5S dan TPM yang telah dijelaskan pada chapter sebelumnya.

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; House of Lean Production.

Standardized work (SW) adalah metode yang dibangun di atas konsistensi yang ditetapkan dalam proses kerja dan merupakan landasan dari semua continuous improvement. Standardized work membantu mengurangi pemborosan, meningkatkan waktu kerja, dan efisiensi, serta dapat menghasilkan kepuasan kerja yang lebih tinggi.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai standardized work mulai dari definisi, elemen, chart hingga manfaatnya.

Apa itu standardized work?

Standardized work adalah cara paling aman, paling mudah, dan paling efektif untuk melakukan pekerjaan. Di Toyota, tidak ada satupun cara terbaik untuk melakukan pekerjaan, pekerja harus merancang pekerjaan. Selain itu, tujuan dari standardized work adalah untuk memberikan dasar dalam melakukan perbaikan.

Bahkan proses terbaik pun masih dipenuhi dengan muda. Oleh karena itu, pekerjaan standar terus mengalami perubahan. Sayangnya, di banyak organisasi, standardisasi menjadi straitjacket (pengekang) instrumen lain dari manajemen komando dan kendali. Hal tersebut secara efektif mengurangi upaya perbaikan.

Metode engineering vs lean thinking

Frank dan Lillian Gilbreth menyempurnakan konsep dari Fred Taylor mengenai “single best way” dan mengembangkan metode yang masih digunakan engineers industri saat ini. Praktek teknik industri didasarkan pada asumsi tidak tertulis, yaitu:

• Ada satu cara terbaik
• Pekerja tidak dilibatkan dalam merancang pekerjaan atau melakukan perbaikan.
• Standar jarang berubah (dan hanya para ahli yang dapat mengubahnya).

Apa yang harus dikelola?

Tujuan perusahaan adalah untuk menyediakan output (barang atau jasa) yang diperlukan demi memenuhi harapan perusahaan dan pelanggan terhadap:

• Produktivitas
• Kualitas
• Biaya
• Waktu pengiriman
• Keselamatan dan lingkungan
• Moral

Alat yang digunakan adalah 4 Ms: Man/woman, Machine, Material, dan Method. Man/woman: anggota tim, Machine: peralatan seperti conveyor, dan sebagainya, Material: bahan baku dan suku cadang yang disediakan pemasok, Method: proses pekerjaan. Metode adalah perpaduan antara pekerja, mesin, dan material. Standardized work adalah alat untuk mengembangkan, mengkonfirmasi, dan meningkatkan metode (proses) perusahaan.

Suatu proses hanyalah serangkaian langkah atau tindakan dengan tujuan yang jelas. Proses memberitahu anggota tim apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan dalam urutan apa. Berikut merupakan bagaimana sistem bekerja dalam proses produksi:

Memaksimalkan penggunaan mesin atau pekerja?

Sebagian besar perusahaan menganggap bahwa cara untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan meningkatkan pemanfaatan mesin. Namun, kita harus mempertimbangkan bahwa untuk memaksimalkan pemanfaatan mesin kita harus:

• Menjalankan mesin secara konstan dan secepat mungkin, sehingga menyebabkan muda yaitu overproduction.
• Mempertahankan lebih banyak orang agar mesin tetap berjalan.
• Meningkatkan work-in-process untuk menutupi masalah dan menjaga agar mesin tetap beroperasi.

Hal tersebut menyebabkan pemborosan yang lebih besar. Toyota berupaya memaksimalkan pemanfaatan manusia. Fleksibilitas manusia memberikan manfaat yang jauh lebih kecil daripada manfaat yang diberikan oleh mesin. Misalnya, seorang operator dapat:

• Pindah dari mesin ke mesin untuk membuat item sesuai kebutuhan,
• Memuat mesin dan memindahkan suku cadang dengan mudah, dan
• Menyesuaikan siklus kerja dengan mudah sebagai respons terhadap perubahan permintaan.

Konsekuensinya adalah mesin kecil yang sederhana umumnya lebih disukai daripada yang besar karena biasanya lebih murah, lebih kuat, dan dapat menyesuaikan dengan perubahan permintaan dengan mudah (misalnya, jika permintaan meningkat, perusahaan dapat menambahkan mesin kecil lainnya)

Kepadatan tenaga kerja

Perusahaan dapat berusaha untuk mengembangkan proses yang berpusat pada manusia agar mengalir dengan lancar dan aman. Ukuran efisiensinya adalah kepadatan tenaga kerja yang didefinisikan sebagai berikut:

Manfaat standardized work

Dalam implementasinya, standardized work memberikan manfaat besar bagi perusahaan, berikut beberapa manfaatnya:

1. Stabilitas proses: Stabilitas berarti dilakukan secara berulang. Kita perlu memenuhi target produktivitas, kualitas, biaya, waktu tunggu, keselamatan, dan lingkungan kita setiap saat.
2. Hapus stop point dan mulai untuk setiap proses: kecepatan produksi dirasionalisasi dengan tingkat penjualan dan waktu siklus, sehingga memungkinkan untuk melihat kondisi produksi secara sekilas.
3. Pembelajaran organisasi: mempertahankan pengetahuan dan keahlian. Jika seorang karyawan ahli pergi, kita tidak akan kehilangan pengalamannya.
4. Audit dan pemecahan masalah: standardized work memungkinkan kita untuk menilai kondisi kita saat ini dan mengidentifikasi masalah. Pos pemeriksaan dan langkah-langkah proses penting mudah dilacak.
5. Keterlibatan karyawan dan poka-yoke: dalam sistem lean manufacturing, anggota tim mengembangkan standardized work, didukung oleh penyelia dan insinyur. Selain itu, anggota tim mengidentifikasi peluang untuk perangkat anti-kesalahan atau poka-yoke yang sederhana dan murah.
6. Kaizen: setelah mencapai stabilitas proses, maka siap untuk meningkatkan. Standardized work memberikan garis dasar untuk mengukur peningkatan.
7. Pelatihan: standardized work memberikan dasar untuk pelatihan karyawan.

Syarat menerapkan standardized work

Perusahaan tidak dapat bekerja sesuai dengan standar ketika ada line-stoppages dan slowdowns yang berkelanjutan. Berikut adalah sumber ketidakstabilan yang umum:

• Masalah kualitas dengan suku cadang yang masuk
• Masalah dengan mesin, jig, atau alat
• Kekurangan suku cadang
• Kondisi kurang penuh (anggota tim harus menunggu bagian untuk dikerjakan)
• Masalah keamanan seperti tata letak ergonomis yang buruk, bahaya terpeleset, tersandung, dan jatuh.

Aktivitas lean mendukung stabilitas. Stabilitas mesin membutuhkan 5S dan TPM. Kualitas diperkuat dengan jidoka. Teknik Just-in-Time (JIT) memecahkan masalah kekurangan suku cadang. 5S, TPM, dan pekerjaan standar meningkatkan keselamatan.

Elemen standardized work

Standardized work terdiri dari tiga elemen, yaitu:

• Takt time.
• Urutan kerja (Apa cara terbaik untuk melakukan proses?)
• Persediaan in process (Berapa banyak persediaan yang harus ada?)

Hal ini memberikan garis dasar untuk menilai proses tertentu pada saat produksi. Lebih lanjut berikut penjelasan masing-masing elemen pada standardized work:

Takt time

Takt time adalah formula yang memberitahu perusahaan mengenai frekuensi permintaan atau seberapa seberapa sering kita harus memproduksi suatu produk. Berikut adalah rumus menghitung takt time:

Takt time dan cycle time

Takt time berbeda dengan cycle time. Takt time adalah waktu antara mulai mengerjakan satu unit dan memulai unit berikutnya. Sementara itu, cycle time adalah waktu aktual yang dibutuhkan untuk melakukan proses.

Tujuan perusahaan adalah untuk menyinkronkan waktu takt dan waktu siklus semaksimal mungkin. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan proses ke dalam sel untuk mendukung tujuan produksi satu per satu. Takt time juga memungkinkan untuk memahami kondisi produksi perusahaan secara sekilas.

Urutan kerja

Urutan kerja adalah urutan di mana pekerjaan dilakukan dalam proses tertentu. Misalnya, anggota tim mungkin harus: mengambil bagian tersebut, berjalan ke mesin, menempatkan bagian tersebut di dalam mesin dan memproses bagian tersebut, hingga membawa bagian tersebut ke mesin berikutnya.

Kita harus mendefinisikan dengan jelas cara terbaik untuk melakukan setiap tindakan pekerjaan dan urutan yang tepat. Di Toyota, menggunakan gambar untuk menunjukkan:

• Postur tubuh yang tepat,
• Bagaimana tangan dan kaki harus bergerak,
• Cara memegang alat,
• Akumulasi pengetahuan atau seluk beluk pekerjaan, dan
• Kualitas kritis atau item keselamatan.

Toyota menerapkan people-focus dan sifat visual dari standardized work menjadikannya alat yang ampuh untuk keselamatan dan ergonomi.

Persediaan in-process

In-process adalah jumlah minimum bagian kerja yang belum selesai yang diperlukan operator untuk menyelesaikan proses tanpa berdiri di depan mesin. faktor penentunya adalah bahwa pekerjaan tidak dapat berkembang tanpa jumlah barang tertentu yang tersedia. Perusahaan harus menambah stok dalam proses dalam keadaan berikut:

• Pemeriksaan kualitas membutuhkan benda kerja tambahan.
• Suhu harus turun sebelum operasi selanjutnya dapat dimulai.
• Siklus mesin secara otomatis.
• Pengoperasian mesin dalam urutan terbalik dari proses.

Mendefinisikan in-process stock menetapkan standar pada Work-in-Progress (WIP) per proses dan membuat masalah menjadi jelas.

Charts pada standardized work

Anggota tim dapat mengembangkan pekerjaan standar yang didukung oleh para engineer dan pakar lainnya sesuai kebutuhan. Terdapat tiga chart yang dapat digunakan yaitu:

• Chart kapasitas produksi,
• Tabel kombinasi standardized work,
• Chart analisis kerja standar

Masing-masing adalah alat untuk menganalisis dan mendefinisikan suatu proses dan untuk mengidentifikasi poin-poin perbaikan.

Chart kapasitas produksi

Chart ini menentukan kapasitas mesin dalam suatu proses. Membantu mendokumentasikan waktu mesin dan manual dan memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi bottlenecks dalam sekejap. kapasitas produksi untuk mesin tertentu dihitung dengan menggunakan rumus berikut:

Waktu setup mengacu pada waktu yang diperlukan untuk mengubah dari satu setelan mesin ke setelan lainnya. Setup untuk punch press termasuk mengganti die, menyesuaikan pengaturan mesin, dan memuat gulungan baja baru. Interval mengacu pada frekuensi penyetelan dalam hal jumlah bagian.

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Chart kapasitas produksi. 

Gambar di atas menunjukkan grafik yang sebenarnya. Kapasitas produksi mesin bor yang digunakan pada proses 2 dapat dihitung sebagai berikut:

• Waktu operasional = 460 menit per shift (27.600 detik)
• Waktu proses = 24 detik per bagian
• Waktu yang diperlukan untuk mengganti roda gerinda = 30 detik
• Interval = setiap 1.000 bagian

Solusi: Kapasitas = 27.600 detik ÷ (24 + 30/1000) = 1.148,5 bagian. Kapasitas mesin bor adalah 1.148 bagian per shift.

Tabel kombinasi standardized work

Bagan ini menunjukkan elemen kerja dan urutannya serta waktu yang dibutuhkan untuk per elemen kerja, waktu operator dan mesin, dan interaksi antara operator dan mesin atau antara operator yang berbeda.

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Tabel kombinasi standardized work.

Bagan tersebut membuat kaizen lebih mudah terbentuk dengan memecah pergerakan operator dan menghubungkannya dengan waktu mesin

Chart analisis standardized work

Bagan ini membantu merasionalisasikan tata letak dan melatih pekerja. Hal ini terdiri dari:

• Tata letak kerja
• Proses langkah dan waktu
• Item kualitas dan keamanan penting
• Stok WIP standar

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Chart analysis standardized work.

Job Element Sheets

Elemen pekerjaan adalah tindakan minimum atau kelompok tindakan yang diperlukan untuk memajukan suatu proses. Job Element Sheet (JES) adalah satu halaman yang menentukan:

• Tindakan yang membentuk elemen pekerjaan
• Alasan
• Gambar dan foto menyoroti poin-poin penting
• Catatan revisi

JES menjadi sangat berharga untuk merekam seluk beluk pekerjaan dan poin pembelajaran yang dikumpulkan selama bertahun-tahun oleh anggota tim. JES adalah langkah perantara yang berguna dalam perjalanan menuju standardized work. Gambar berikut menunjukkan bentuk aktual dari JES:

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; Job element sheet.

Pengukuran waktu 

Pengukuran waktu memerlukan pemecahan proses menjadi elemen-elemennya dan mengukur kapan setiap elemen mulai dan berhenti. Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan:

1. Menjadi familiar dengan area proses dan sekitarnya.
2. Gambar tata letak area proses.
3. Tunjukkan urutan kerja.
4. Tulis elemen pekerjaan.
5. Ukur total waktu siklus (minimal 10 kali).
6. Ukur waktu untuk setiap elemen pekerjaan (minimal 10 kali).
7. Identifikasi dan ukur pekerjaan yang tidak teratur (misalnya, membersihkan sumbatan).
8. Tulis bagan analisis pekerjaan standar dan tabel kombinasi pekerjaan standar.

Di Toyota, pengukuran waktu yang sederhana dapat mengungkap banyak hal tentang kondisi tempat kerja saat ini.

Baca juga: Total Quality Management: Definisi, Prinsip, dan Dampaknya

Pengurangan tenaga kerja

Alat standardized work membantu dalam meningkatkan efisiensi dengan mengidentifikasi nilai dan pemborosan dalam suatu proses. Efisiensi dapat didefinisikan sebagai berikut:

Di Toyota, karena hasil ditetapkan oleh pelanggan, satu-satunya cara untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan mengurangi tenaga kerja. Pekerja yang dibebaskan dengan demikian dipindahkan. Berikut elemen yang mendukung efisiensi:

• Fluktuasi: Masalah proses yang menyebabkan ketidakstabilan
• Changeover: Terkait produk; mengubah dari satu produk atau bagian ke yang lain
• Periodic work: Terkait dengan proses (misalnya, penggantian material atau alat atau ujung las pembersih)
• Elemen Waktu: Pekerjaan bernilai tambah, muda, pekerjaan insidental (dapat diubah dan tidak dapat diubah)

Gambar berikut menunjukkan alat yang berguna yang disebut bagan keseimbangan operator untuk proses sebelum dan sesudah perbaikan. Perbaikan didasarkan pada pemahaman mendalam tentang apa yang sebenarnya terjadi di setiap proses. Aktivitas kaizen untuk proses ini telah mengurangi waktu siklusnya dari 134 menjadi 82 detik. Gambar kedua dan ketiga menunjukkan sebelum dan sesudah bagan keseimbangan operator untuk tim.

Gambar terakhir menunjukkan bagaimana kita dapat mendistribusikan kembali pekerjaan untuk mengurangi tenaga kerja. Seperti yang Anda lihat, kami telah menghilangkan proses 6. Perhatikan bahwa proses 1 sampai 5 “penuh” dalam arti bahwa waktu siklus sama dengan takt time. Proses 5, sebaliknya, merupakan sekitar 50% dari waktu takt. Sementara itu, dengan menyeimbangkan kembali, dapat memperlihatkan waktu tunggu dan memotivasi kaizen.

Gambar di atas adalah pedoman untuk menentukan berapa banyak operator yang kita butuhkan.

Efisiensi keseluruhan vs efisiensi individu

Standardized work dapat membantu kita mengembangkan proses yang efisien secara keseluruhan. Faktanya, sebuah proses yang melampaui neighboring processes menciptakan inventory muda karena WIP dibangun di depan proses yang lebih lambat.

Meskipun demikian, beberapa proses selalu lebih mudah dilakukan daripada yang lain. Bagaimana kita mempromosikan kerja sama antar proses dalam area produksi? Jawabannya adalah merancang standardized work untuk area produksi seperti:

• Waktu siklus seimbang mungkin.
• Area tanggung jawab tumpang tindih.
• Jarak antar pekerja dibuat sependek mungkin.

Pengorganisasian pekerjaan dengan cara ini meningkatkan throughput. Pabrik manufaktur terdiri dari proses-proses yang bergantung secara seri, masing-masing tunduk pada fluktuasi statistik. Dalam “The Goal” Eli Goldratt dengan gamblang mengilustrasikan tantangan yang dihadapi oleh sistem seperti itu:

• Variabel (misalnya, inventaris) di lini bawah akan berfluktuasi di sekitar deviasi maksimum yang ditetapkan oleh proses hulu.
• Throughput diatur oleh mesin yang paling lambat dalam rantai (bottleneck).

Oleh karena itu, menurut Goldratt, kita harus mengidentifikasi bottlenecks, memutuskan bagaimana mengeksploitasi bottlenecks, dan mengangkat bottlenecks. Mengatur proses sedemikian rupa membuat anggota tim dapat saling membantu secara otomatis mengurangi bottlenecks. 

Standardize work dan kaizen

Standardized work adalah proses yang bertujuan untuk mencapai kaizen. Kaizen adalah suatu pendekatan untuk menciptakan perbaikan terus-menerus berdasarkan gagasan bahwa perubahan positif yang kecil dan berkelanjutan dapat menghasilkan perbaikan yang signifikan.

Jika standardized work tidak berubah, maka perusahaan mengalami kemunduran. Tanggung jawab pemimpin adalah mempertahankan kondisi yang baik dan meningkatkannya. Pekerjaan yang sulit dilakukan (muri) atau ketidakrataan (mura) adalah target lain yang jelas. Bagian berikut menjelaskan pedoman desain yang dapat membantu kita menemukan peluang kaizen.

Masing-masing adalah alat untuk menganalisis dan mendefinisikan suatu proses dan untuk mengidentifikasi poin-poin perbaikan.

Pedoman untuk gerakan

• Gerakan tangan harus simetris dan bersamaan.
• Gerakan dua tangan harus sekompak mungkin.
• Pekerjaan ringan harus dilakukan dengan tangan dan lengan bawah, bukan lengan atas dan bahu.
• Gerak harus mengalir dengan bebas.
• Pekerjaan harus dilakukan dalam “lingkaran kuat” berdiameter satu yard dan tepat di depan pekerja. Pertahankan postur tubuh yang tepat.
• Jauhkan tangan sebanyak mungkin.

Pedoman untuk tata letak dan perlengkapan

• Identifikasi posisi rumah untuk alat dan bahan.
• Bangun fleksibilitas ke dalam tata letak untuk mengakomodasi perubahan permintaan dan operator yang lebih tinggi atau lebih pendek.
• Pindahkan bagian secara horizontal. Hindari gerakan bagian vertikal.
• Gunakan gravitasi untuk memindahkan bagian (misalnya, dengan rak bagian yang miring).
• Tempatkan alat dan bahan dengan nyaman.
• Pastikan pencahayaan yang memadai.
• Gunakan warna.
• Gunakan tata letak berbentuk U sehingga titik awal dan akhir proses berdampingan

Pedoman untuk peralatan

• Kembangkan jig untuk menghilangkan pegangan material secara manual.
• Gunakan alat yang ergonomis (yaitu alat yang mudah digenggam, mendorong postur tangan/pergelangan tangan yang baik, dan meminimalkan gaya dan getaran).
• Gabungkan alat jika memungkinkan (misalnya, gunakan kunci pas T sebagai ganti kunci soket dan obeng).
• Jika memungkinkan, gunakan penyeimbang yang secara otomatis menarik alat dari titik penggunaan.

Tata letak pada umumnya

Biasanya terdapat empat tata letak yang sering digunakan pada standardized work, yaitu:

• Islands (proses terisolasi)
• Pulau-pulau yang terhubung (connected island)
• Pulau terhubung dengan kontrol kerja penuh
• Sel

Berikut perbandingan antara empat tipe tersebut:

Islands

Proses islands terisolasi satu sama lain. Forklift memindahkan tumpukan inventaris antar pulau. Seringkali pekerja di setiap pulau membangun secepat mungkin terlepas dari permintaan sebenarnya

Connected Islands

Conveyor atau parasut menghubungkan pulau-pulau. Tidak ada mekanisme untuk mengontrol jumlah persediaan pada konveyor. Pekerja biasanya membangun secepat mungkin.

Connected Islands with Full-Work Control

Conveyor atau parasut menghubungkan pulau-pulau. Perangkat visual mengontrol jumlah inventaris di antara proses. Proses hulu berhenti berproduksi saat proses hilir penuh.

Cells

Mesin berdampingan dan memiliki persediaan minimal antar mesin. Idealnya, satu bagian dibuat pada satu waktu. Segera setelah sepotong diproses, ia pindah ke proses berikutnya. Gambar berikut mengilustrasikan keempat situasi ini.

Kesimpulan

Standardized work adalah sebuah proses yang bertujuan untuk mengidentifikasi muda sehingga kita dapat terus berkembang melalui keterlibatan anggota tim. Lean production dan methods engineering berbeda secara substansial dalam pendekatan mereka terhadap standardized work.

Melalui standardized work, perusahaan dapat meningkatkan kepadatan tenaga kerja dengan meningkatkan jumlah pekerjaan bernilai tambah di setiap proses. Tujuan implisit dari standardized work adalah kaizen. Pada bagian selanjutnya, kami akan membahas dinding dari House of Lean Production yaitu Just-in-Time (JIT) mulai dari pengertian, prinsip, dan cara kerjanya.

Referensi

Dennis, P. (2017). Lean production simplified: a plain-language guide to the world’s most powerful production system. Crc press.