Apa itu gudang? 12 Alasan Mengapa Gudang Dibutuhkan

Apa itu gudang?

Pengertian gudang adalah sebuah tempat atau bangunan yang digunakan oleh manufaktur, importir, eksportir, grosir, bea cukai, dan lainnya untuk menyimpan barang. Sedangkan, arti warehouse atau gudang menurut ahli supply chain, Bowersox (1978) adalah lokasi untuk menyimpan produk sampai permintaan produk cukup besar untuk dilaksanakan distribusinya.

Dari pengertian di atas, gudang memiliki fungsi penyimpanan barang atau produk sebelum didistribusikan kepada pengecer atau pun konsumen akhir.

Gudang atau warehouse juga memainkan peran penting pada supply chain. Peran dari supply chain sendiri adalah untuk mengirimkan barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, kepada pelanggan yang tepat, dalam tempat, waktu, kondisi, dan harga yang tepat.

Peran dari gudang dalam mewujudkan supply chain adalah sebagai berikut:

• Mengirimkan barang yang tepat pada jumlah yang sesuai bergantung pada proses picking (pengangkutan) dan despatching (pengiriman) yang akurat.
• Pengiriman ke konsumen yang tepat pada tempat dan waktu yang sesuai membutuhkan pemberian label pada produk secara benar dan dimuat ke kendaraan yang sesuai dengan waktu yang cukup untuk memenuhi batas waktu pengiriman.
• Produk harus dipastikan dalam keadaan bersih tanpa kerusakan ketika keluar dari gudang agar dapat dikirim dengan kondisi yang baik.
• Kegiatan operasional harus dilakukan secara efisien dengan biaya operasional rendah agar produk memiliki harga yang sesuai.

Di masa lalu, gudang atau warehouse memiliki tugas sebagai tempat penyimpanan stok dan bertindak sebagai penyangga antara produsen dan konsumen.

Terdapat permasalahan seperti visibilitas stok sepanjang rantai pasok sangat terbatas dan alur informasi yang lambat, sehingga mengakibatkan perusahaan memiliki lebih banyak stok daripada yang dibutuhkan.

Gudang juga memenuhi peran utamanya sebagai penyimpan bahan baku. Saat itu, harga tanah dan bangunan relatif murah, biaya untuk menyimpan bahan mentah dan produk jadi dalam jumlah besar dipandang sebagai hal normal.

Proses produksi juga sangatlah panjang, dan ekonomi dipandang sebagai pasokan yang didorong oleh manufaktur untuk memproduksi barang dengan harapan konsumen akan membelinya, inilah alasan lain mengapa perusahaan menyimpan lebih banyak stok daripada yang diperlukan. Hal ini juga menjelaskan  mengapa kegiatan pergudangan termasuk dalam kegiatan produksi.

Saat ini dengan biaya tanah, bangunan, tenaga kerja, dan energi yang mahal, perusahaan terus berupaya meminimalkan jumlah stok yang dimiliki dan mempercepat throughput dengan menggunakan berbagai metode seperti, Just-In-Time, Efficient Consumer Response, dan Quick Response.

Proses supply chain sudah beralih dari “push” menjadi “pull” selama beberapa tahun terakhir.

Salah satu cara penting untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi gudang adalah meminimalkan penyimpanan stok yang tidak perlu. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui mengapa kita harus menyimpan stok terlebih dahulu.

Apa itu pergudangan?

Sedikit berbeda dengan pengertian gudang, pengertian pergudangan adalah serangkaian proses tergorganisir yang terkait dengan penyimpanan dan pengawetan barang berskala besar di dalam sebuah gudang.

Selain melibatkan penyimpanan barang, pergudangan juga mencakup serangkaian kegiatan lain seperti penerimaan dan pencatatan barang, penyimpanan, penyortiran, pelabelan, dan distribusi barang kepada pihak berikutnya.

Pergudangan juga dapat diartikan sebagai suatu sistem atau fasilitas yang lebih kompleks yang melibatkan proses pengelolaan dan penyimpanan barang secara menyeluruh. Pergudangan juga mencakup manajemen inventaris, pengaturan barang, pemrosesan pesanan, dan layanan logistik yang komprehensif serta infrastruktur pendukung lainnya.

Mengapa kita harus menyimpan stok?

Pada saat ini, kondisi masyarakat dan pasar tidak dapat diprediksi dan mengakibatkan para pelaku bisnis untuk menyimpan stok pada berbagai proses supply chain. Alasan mengapa kita perlu menyimpan stok di dalam gudang adalah sebagai berikut:

Pola permintaan yang tidak pasti dan tidak menentu

Bagi supplier produk tertentu, seperti sun lotion, payung, dan sejenisnya akan mengalami pola permintaan yang tidak menentu karena permintaannya bergantung pada perubahan cuaca. Penjualan tak terduga lainnya juga terjadi pada peluncuran produk baru ketika terdapat tim yang menang pada kompetisi besar, seperti Piala Dunia.

Trade-off antara biaya transportasi dan pengiriman

Trade-off atau pertukaran di sini adalah antara biaya penyimpanan unit tambahan dibandingkan dengan biaya transportasi yang lebih tinggi untuk pengiriman kelompok yang lebih kecil.

Kemampuan untuk memindahkan produk dalam jumlah besar cenderung menggunakan biaya per unit yang lebih rendah. Jika biaya transportasi lebih rendah maka ruang penyimpanan tambahan akan diperlukan.

Diskon melalui pembelian massal

Kemungkinan untuk mengurangi biaya per unit melalui pembelian dalam kuantitas besar menjadi tawaran menarik bagi pembeli. Namun, hal ini dapat memberikan efek negatif apabila perusahaan gagal menjual semua produk tambahan yang telah dibeli atau harus menjual rugi untuk mengosongkan gudang.

Pada situasi ini, penjual harus menghitung biaya seumur hidup barang sebelum memutuskan untuk membeli produk tambahan.

Jarak antara produsen dan konsumen akhir

Jauhnya jarak yang harus ditempuh oleh produk jadi mengakibatkan penjual membutuhkan safety stock yang lebih banyak untuk disimpan di gudang. Hal ini disebabkan lead time (waktu tunggu) yang diperlukan untuk barang sampai antara 4 hingga 8 minggu tergantung lokasi manufaktur.

Trade-off atau perbandingan di sini adalah antara pemasok lokal yang lebih mahal dan produsen, serta peningkatan biaya dalam transportasi dan safety stock.

Perlindungan untuk penghentian produksi

Banyak perusahaan dan sektor manufaktur terus menutup kegiatan operasional untuk liburan, perawatan mesin, dan perhitungan stok. Akibatnya retail dan grosir perlu meningkatkan stok sebelum periode penutupan agar persediaan stok terpenuhi.

Manufaktur juga akan meningkatkan stok komponen untuk memastikan alur produksi tidak terhenti ketika penutupan pemasok.

Kemampuan untuk meningkatkan proses produksi

Perubahan dan penyesuaian jalur produksi untuk mengakomodasi perubahan model, warna, fitur desain, dan lainnya membutuhkan banyak biaya. Semakin lama produksi berjalan, semakin rendah biaya per unit untuk diproduksi.

Akan tetapi, trade-off di sini adalah antara biaya per unit yang lebih murah dengan biaya tambahan penyimpanan per unit.

Seasonality yang tinggi

Pada gambar di bawah menunjukkan stok yang ditingkatkan oleh produsen cokelat ketika periode Paskah. Dapat dilihat juga, jumlah penyimpanan palet dari 500 palet menjadi 10.000 palet pada puncaknya. Hal ini menunjukkan setiap musim tertentu jumlah permintaan akan meningkat sehingga membutuhkan stok yang lebih banyak.

Sumber: Gwynne Richards; Warehouse Management; The role of the warehouse

Penyimpanan suku cadang

Untuk memastikan jalur operasional produksi tidak terganggu, produsen perlu menyimpan stok suku cadang untuk berjaga-jaga apabila suatu saat terdapat barang rusak. Kegiatan ini bisa jadi sangat mahal, namun pertimbangannya adalah antara biaya semua bagian dengan biaya penahannya, serta potensi kerusakan alur produksi dan konsekuensinya.

Penyimpanan work-in-progress

Banyak perusahaan yang meningkatkan produksi untuk mengantisipasi pesanan. Seperti contohnya produsen cokelat memproduksi telur Paskah sebelum hari H menerima pesanan. Produsen akan menyelesaikan proses di kemudian hari setelah mereka mengetahui jenis, kemasan, style, dan penyisipan yang diperlukan.

Baca lebih lanjut: Apa itu Work-in-progress?

Investasi stok

Pada produk tertentu jumlah produk dapat bertambah nilainya ketika semakin lama ditahan di dalam penyimpanan. Contohnya adalah anggur dan minuman beralkohol berkualitas, cerutu, logam mulia dan batu, dan seni rupa.

Penyimpanan dokumen

Baik badan publik maupun perusahaan swasta memiliki kewajiban untuk menyimpan dokumen selama periode waktu tertentu. Dokumen ini dapat digunakan sebagai persyaratan hukum, seperti faktur, akun, korespondensi, dan lainnya. Contoh lainnya adalah catatan pasien dari emergency services.

Penyimpanan sektor ketiga

Perusahaan sektor ketiga memiliki kewajiban untuk menyimpan peralatan vital untuk persiapan menghadapi bencana alam. Barang-barang seperti tenda dan peralatan bertahan hidup harus disimpan dan dapat diakses dengan cepat.

Jenis-jenis gudang berdasarkan fungsi

Setiap gudang pada proses supply chain memiliki fungsi yang berbeda. Pada gambar di bawah dapat dilihat bahwa gudang dapat dioperasikan oleh produsen bahan baku, manufaktur, retail, dan perusahaan yang terlibat dalam logistik. Berikut ini adalah jenis-jenis gudang berdasarkan fungsinya:

Penyimpanan bahan baku

Definisi dari gudang penyimpanan bahan baku adalah gudang berfungsi untuk menyimpan material bahan baku dan komponen yang terletak dekat dengan titik manufaktur. Gudang bahan baku memiliki fungsi penting sebagai pusat pengendalian persediaan dan distribusi material bahan baku ke bagian produksi yang membutuhkan.

Gudang bahan baku bertanggung jawab untuk menjaga ketersediaan stok yang cukup, mengelola rotasi stok, dan melindungi material bahan baku dari kerusakan atau kehilangan. Dalam pengaturan yang lebih besar, gudang bahan baku juga dapat terhubung dengan sistem manajemen persediaan dan sistem pengadaan untuk memastikan pasokan material bahan baku yang lancar dan efisien.

Baca juga: 7 Cara Memilih Warehouse Management System (WMS) yang Tepat

Fasilitas perantara, penundaan, kustomisasi dan sub-perakitan

Fungsi gudang jenis ini adalah untuk menyimpan produk pada setiap proses dalam produksi. Pusat penyimpanan ini juga digunakan untuk kustomisasi produk sebelum pengiriman akhir ke pelanggan.

Kegiatan penundaan dan sub-perakitan mencakup hal-hal berikut:

• Pengemasan atau pelabelan tertentu yang diubah atau ditambahkan, contohnya barang siap simpan atau siap cetak dalam berbagai bahasa.
• Perakitan komputer untuk menyertakan kartu grafis, chip memori, software, dan lainnya.
• Penambahan item untuk negara tertentu, contohnya colokan listrik.
• Penambahan pesan khusus, misalnya stensil pesan sambutan pada ponsel.

Penyimpanan barang jadi

Pengertian dari gudang penyimpanan barang jadi adalah gudang menyimpan produk yang siap dijual, atas nama produsen, grosir, dan retail. Gudang barang jadi berfungsi untuk menyiapkan buffer atau safety stock untuk perusahaan karena mereka perlu meningkatkan stok pada momen tertentu, seperti persiapan peluncuran produk, peningkatan permintaan, dan pemenuhan permintaan musiman.

Gudang barang jadi berperan penting dalam menjaga kualitas produk, memenuhi permintaan pelanggan, dan memfasilitasi proses distribusi secara efisien. Di dalam gudang barang jadi, penyimpanan produk atau barang yang telah jadi disusun dengan rapi, dilabeli, dan diatur sesuai dengan sistem pengendalian persediaan yang telah ditetapkan.

Gudang penyimpanan barang jadi juga dapat dilengkapi dengan sistem pengawasan keamanan, perlindungan terhadap kerusakan, dan pengaturan suhu yang sesuai, tergantung pada jenis produk yang disimpan.

Pusat penyatuan dan gudang transit

Gudang pusat penyatuan berfungsi menerima produk dari sumber berbeda dan menyatukannya untuk pengiriman selanjutnya ke pelanggan atau proses produksi. Kegiatan ini dapat mencakup pusat just-in-time dimana suku cadang otomotif dikirimkan ke gudang untuk disatukan dan diurutkan.

Tempat ini juga dapat dijadikan gudang ritel untuk menyimpan produk dari supplier berbeda dan menyatukannya untuk dikirim ke pengiriman selanjutnya (toko). Jenis gudang ini berbeda dengan pusat cross-dock karena produk pada cross-dock dapat tetap berada di pusat untuk jangka waktu tertentu menunggu panggilan dari tujuan akhir.

Pusat transhipment atau break-bulk

Pusat transhipment menerima produk dalam jumlah besar dari pemasok kemudian membaginya dalam jumlah yang dapat dikelola untuk pengiriman selanjutnya ke berbagai lokasi.

Pusat cross-dock

Respon konsumen yang cepat dan efisien pada retail membutuhkan kegiatan operasional yang dapat memindahkan barang dengan cepat. Proses cross docking mengharuskan produk sudah diberi label dan siap untuk pengiriman selanjutnya sebelum produk tersebut dikirim ke pusat. Pada proses ini, produk akan diidentifikasi dan disatukan dengan pengiriman lainnya.

Produk cross-dock yang khas adalah produk yang mudah rusak dan perlu dipindahkan dengan cepat, seperti buah, sayuran, daging, dan ikan. Target pengiriman adalah di hari yang sama, sehingga pusat cross-dock saat ini dipandang sebagai masa depan pergudangan.

Pusat penyortiran

Pusat penyortiran utamanya digunakan oleh perusahaan distribusi surat, parsel, dan palet. Mulanya barang dikumpulkan dari seluruh bagian negara, kemudian dikirim ke pusat penyortiran, lalu disortir berdasarkan zip atau kode pos, setelah itu disatukan dan dikirim selama semalam ke area distribusi untuk pengiriman selanjutnya.

Retail saat ini juga bergerak ke pusat penyortiran otomatis dengan palet berlapis saat masuk, menggunakan sistem mini-load untuk penyimpanan dan pengambilan sementara, hingga tahap terakhir pembuatan otomatis saat keluar.

Pusat pemenuhan

Pertumbuhan e-retailing mengakibatkan peningkatan jumlah pusat pemenuhan pelanggan. Gudang ini dirancang dan dilengkapi untuk mengelola pesanan barang tunggal dalam jumlah besar.

Pusat pemenuhan retail bahan makanan telah menggantikan pengambilan toko untuk pesanan pengiriman ke rumah. Selain itu, gudang pusat pemenuhan juga memiliki fungsi ganda sebagai pusat pemrosesan pengembalian karena e-commerce memiliki persentase pengembalian yang lebih besar daripada aktivitas normal retail.

Pusat reverse logistic

Saat ini perusahaan menyadari bahwa pengembalian produk ke stok atau pembuangan dapat mempengaruhi arus kas. Oleh karena itu, gudang pusat reverse logistik atau gudang pengembalian didirikan khusus untuk menangani barang yang dikembalikan.

Kontraktor pihak ketiga menyediakan layanan kepada retail untuk pelanggan agar dapat mengembalikan barang yang tidak diinginkan atau cacat; kemudian item disatukan dan dikirim ke pusat pengembalian untuk diperiksa dan dikemas ulang, diperbaiki, didaur ulang atau dibuang.

Pusat sektor publik

Terdapat operasional gudang yang mendukung sektor publik di luar dunia komersial, seperti angkatan bersenjata dan sektor ketiga. Peningkatan jumlah bencana alam mengakibatkan perusahaan sektor ketiga membuka gudang yang strategis di seluruh dunia. Hal ini untuk memastikan bahwa mereka lebih dekat ke daerah bencana sehingga dapat bertindak lebih cepat.

Proses inti gudang

Gudang memiliki berbagai jenis tipe berdasarkan ukuran, jenis, fungsi, kepemilikan, dan lokasi. Namun proses dasar yang terjadi di dalamnya tetap sama.

Proses tersebut terdiri dari pre-receipt (pra-penerimaan), receiving (penerimaan), put-away (penyisihan), storage (penyimpanan), picking (pengambilan), replenishment (penambahan), value-adding services (menambahkan nilai), dan despatch (pengiriman). Gambar di bawah ini menjelaskan lebih lanjut terkait proses pada gudang.

Dengan memastikan bahwa semua proses berjalan dengan benar dan beroperasi secara maksimal, perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi tetapi juga dapat  menyederhanakan setiap proses yang kompleks melalui teknologi baru yang tersedia.

Gambar di bawah ini menunjukkan pengambilan pesanan umumnya mewakili persentase terbesar dari total biaya gudang. Namun demikian, angka-angka ini akan sangat bervariasi tergantung pada jenis gudang.

Sumber: Gwynne Richards; Warehouse Management; Warehouse processes: receiving and put-away

Pembahasan lebih lanjut terkait proses pada gudang akan dibahas pada chapter selanjutnya.

Rangkuman

Gudang adalah suatu tempat yang memainkan peran penting dalam supply chain atau rantai pasok untuk mengirimkan produk yang tepat, pada kuantitas yang sesuai, ke pelanggan yang tepat, di tempat, waktu, kondisi dan harga yang sesuai.

Saat ini, gudang tetap menjadi penghubung yang penting dalam supply chain, dan tidak lagi hanya sebagai tempat penyimpanan stok.

Dikarenakan peningkatan biaya, gudang harus menjadi lebih efisien. Hal ini membutuhkan pengawasan terhadap rantai pasok, meningkatkan kemampuan peramalan, akurasi dan alur informasi.

Seorang manajer gudang juga berperan aktif dalam keberlangsungan kegiatan operasional. Peran manajer dalam operasional gudang akan dibahas lebih lanjut pada chapter selanjutnya.

Referensi

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.