Ketahui Produk & Fitur Microsoft Dynamics 365 untuk Bisnis

Microsoft Dynamics 365 adalah salah satu produk Microsoft yang dapat memberikan pengalaman terbaik kepada perusahaan dengan menyediakan sistem modern berbasis AI, IoT, machine learning, dan lainnya.

Terdapat berbagai produk yang dapat digunakan berdasarkan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Salah satu kelebihan Dynamics 365 adalah dapat terintegrasi dengan produk Microsoft sehingga data akan tersinkron secara otomatis.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut terkait produk Microsoft Dynamics, kegunaan, kelebihan, serta kekurangannya!

Apa itu Microsoft dynamics 365?

Sumber: Microsoft dynamics; Announcing new innovations for the Microsoft customer data platform

Microsoft Dynamics atau Dynamics 365 adalah platform penyedia sistem ERP dan CRM berbasis cloud bersama dengan intelligence tools untuk memberikan pengalaman mengoperasikan perusahaan lebih cepat.

Dynamics 365 didirikan pada tahun 2016 ketika Microsoft mengkombinasikan Dynamics AX dan Dynamics CRM. Saat ini tersedia dua edisi, yaitu untuk Business dan Enterprise dengan level serta fitur yang berbeda.

Kegunaan Microsoft Dynamics 365

Microsoft memberikan keleluasaan bagi pengguna untuk mengakses database pada setiap aplikasi di bawah naungan Microsoft sehingga data akan sinkron secara otomatis. Terdapat kegunaan Microsoft Dynamics 365 lainnya, yaitu:

1. Sentralisasi data

Sumber: BizzPortal365; Benefit of MS Dynamics Integration with Microsoft Applications

Melalui Ms Dynamics, Anda dapat menghubungkan orang, proses, dan data pada berbagai aplikasi dalam satu platform. Setiap database akan terintegrasi, termasuk aplikasi office 365, LinkedIn, Azure, dan aplikasi lainnya.

2. Terintegrasi dengan produk microsoft

Dynamics 365 dapat membantu Anda menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan perusahaan dibandingkan mengubah metodologi bisnis. Anda dapat mengintegrasikan aplikasi dan kustomisasi dengan produk Microsoft, termasuk Office 365.

Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk pindah dari Dynamics 354 ke Outlook untuk komunikasi, ke Power BI untuk analisis data atau ke SharePoint untuk dokumentasi.

3. Modernisasi sistem

Sistem dapat termodernisasi dengan menggabungkan AI, mixed reality, sosial, dan mobile capabilities untuk inovasi bisnis yang progresif. Modernisasi ini akan membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan perilaku konsumen yang menuntut untuk memanfaatkan teknologi dalam bertransaksi.

Riset yang dilakukan oleh Nucleus menunjukkan dari setiap dollar yang dihabiskan, perusahaan mendapatkan return rata-rata sebesar $16.97. Angka ini lebih besar dibandingkan return yang didapatkan dari perusahaan ERP lainnya.

Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa investasi sistem modern pada Ms Dynamics dapat merupakan pilihan yang tepat untuk menghasilkan return pada jangka waktu tertentu.

Produk dan fitur Microsoft Dynamics

Perusahaan dapat memilih produk dan fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah produk dan fitur dari Dynamics 365:

1. Dynamics 365 Sales

Dynamics Sales dapat membantu meningkatkan efisiensi proses penjualan dengan menggunakan data analitik dan wawasan yang didukung oleh AI untuk memahami pelanggan lebih mendalam. Platform ini memungkinkan tim penjualan mengenal prospek lebih baik dan mempercepat proses penutupan kesepakatan.

Fitur utama produk ini mencakup integrasi LinkedIn untuk prospek, catatan otomatis aktivitas penjualan, analisis berbasis AI untuk penilaian peluang, dan alat prediksi untuk meningkatkan rasio konversi penjualan.

2. Dynamics 365 Customer Insights

Produk ini bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam tentang pelanggan melalui data yang terintegrasi dari berbagai sumber serta membantu bisnis dalam memberikan pengalaman pelanggan yang lebih personal dan relevan.

Dynamics Customer Insights mampu mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai titik kontak pelanggan dengan menggunakan AI untuk memprediksi perilaku dan kebutuhan, serta menyediakan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan retensi dan kepuasan pelanggan.

3. Dynamics 365 Customer Service

Produk dynamics ini bertujuan untuk memfasilitasi layanan pelanggan yang efisien dan cepat dengan dukungan multi-channel, sehingga tim dapat memenuhi kebutuhan pelanggan di berbagai platform.

Fitur produk ini mencakup tools manajemen kasus, chatbot yang didukung AI, integrasi omnichannel untuk chat, email, dan telepon, serta dashboard untuk mengelola respons dan resolusi pelanggan secara real-time.

4. Dynamics 365 Contact Center

Dynamics 365 Contact Center menyediakan pusat kontak yang terintegrasi dan dikelola secara digital, memungkinkan agen untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih terkoordinasi dan responsif.

Fitur Contact Center meliputi alat untuk routing panggilan otomatis, manajemen antrian, analitik suara berbasis AI, dan alat yang mendukung kolaborasi antar departemen dalam menyelesaikan masalah pelanggan.

5. Dynamics 365 Field Service

Produk ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola layanan lapangan dengan penjadwalan otomatis, pelacakan teknisi, dan manajemen inventaris agar operasi di lapangan dapat berjalan lebih lancar.

Fitur-fitur yang didapatkan meliputi penjadwalan dinamis, pelacakan waktu nyata teknisi, pemberitahuan pekerjaan, dan integrasi IoT untuk mendeteksi kebutuhan perbaikan atau perawatan proaktif.

6. Dynamics 365 Supply Chain Management

Dynamics 365 Supply Chain Management bertujuan untuk meningkatkan efisiensi rantai pasokan dengan mengoptimalkan manajemen inventaris, produksi, dan distribusi menggunakan teknologi AI dan IoT.

Fitur Dynamics 365 Supply Chain Management meliputi manajemen inventaris yang cerdas, pelacakan produk real-time, perencanaan produksi yang terprediksi, dan integrasi dengan sistem IoT untuk pemantauan dan perawatan prediktif.

7. Dynamics 365 Guides

Produk dynamics ini bertujuan untuk memberikan pelatihan langsung dan panduan di tempat kerja dengan teknologi augmented reality (AR) untuk membantu pekerja mengikuti instruksi langkah demi langkah.

Produk ini memungkinkan instruksi visual yang terperinci dengan AR, penyesuaian konten pelatihan, dan integrasi dengan HoloLens untuk pengalaman panduan hands-free yang lebih efektif.

8. Dynamics 365 Commerce

Dynamics 365 Commerce memungkinkan bisnis ritel untuk menawarkan pengalaman berbelanja yang konsisten dan mulus baik di toko fisik maupun online.

Fitur produk ini meliputi manajemen produk, pengaturan harga, promosi, manajemen stok, integrasi omnichannel, serta alat untuk analisis perilaku dan preferensi pelanggan.

9. Dynamics 365 Finance

Produk ini bertujuan untuk mengotomatiskan fungsi keuangan dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan berdasarkan data keuangan yang akurat, meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan keuangan.

Fitur yang didapatkan meliputi manajemen anggaran, pembukuan, analisis profitabilitas, serta alat untuk perencanaan arus kas dan pengelolaan risiko keuangan.

10. Dynamics 365 Project Operations

Dynamics Project Operations menyediakan solusi untuk manajemen proyek yang menyeluruh, mulai dari perencanaan, penganggaran, hingga pelaporan hasil proyek untuk meningkatkan profitabilitas dan efisiensi.

Fitur Dynamics 365 Project Operations antara lain penjadwalan sumber daya, penetapan anggaran, manajemen waktu dan biaya proyek, serta kemampuan integrasi dengan keuangan dan penjualan untuk visibilitas penuh pada setiap tahap proyek.

11. Dynamics 365 Human Resources

Dynamics 365 Human Resources dapat membantu mengelola seluruh aspek terkait sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, manajemen kehadiran, dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Fitur yang didapatkan meliputi manajemen data karyawan, alat untuk penilaian dan pelatihan, pelacakan cuti, penggajian, dan manfaat, serta analisis kinerja.

12. Dynamics 365 Business Central

Produk ini memberikan solusi ERP lengkap untuk usaha kecil dan menengah (UKM) dalam mengelola operasi sehari-hari seperti keuangan, penjualan, layanan, dan rantai pasokan.

Fitur-fitur dalam produk ini mencakup pembukuan, manajemen inventaris, manajemen proyek, alat pelaporan, dan analisis bisnis yang terintegrasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang cepat dan efisien.

Keunggulan Microsoft Dynamics

Kelebihan Microsoft dynamics yang tidak dimiliki oleh perusahaan ERP lainnya adalah sebagai berikut:

1. Mudah untuk melakukan migrasi

Pelanggan dapat dengan mudah melakukan migrasi data dan menginstal sistem Ms Dynamics. Microsoft menjabarkan jalur peningkatan untuk pengguna yang berasal dari NAV, AX, GP, dan SL untuk menyediakan alat untuk memandu proses update.

2. Customizable

Ms Dynamics memiliki berbagai modul dan built-in workflow yang dapat dikustomisasi jika tools tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan.

Sistem ini juga memungkinan Anda untuk memodifikasi alur kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan. Gunakan alat penyesuaian untuk menentukan modul atau fitur tambahan pada sistem Anda.

3. Meningkatkan customer service

Sistem Microsoft Dynamics dapat mengumpulkan data berharga pada setiap pelanggan, seperti menganalisis situs yang sering dikunjungi, bagaimana mereka berinteraksi, komunitas, dan lainnya. Selain itu, BI tools juga dapat mengidentifikasi sentimen pelanggan, pola pembelian, loyalitas pelanggan dan lainnya.

4. Skalabilitas

Ms Dynamics dapat dengan mudah meningkatkan atau menurunkan skala sistem berdasarkan pada ukuran tim, anggaran, dan beban kerja Anda saat ini. Hal ini disebabkan Dynamics didasarkan pada langganan bulanan yang mudah diubah seperti kebanyakan produk cloud Microsoft lainnya.

5. Mengurangi siklus penjualan

Sistem ini akan memberikan tim penjualan akses ke banyak data pelanggan baik karyawan yang bekerja di lapangan maupun di kantor. Tim akan cepat tanggap untuk mengambil tindakan serta memungkinkan perusahaan untuk membuat target penjualan yang lebih baik.

Kekurangan Microsoft Dynamics

Disamping kelebihan yang dimiliki, Ms Dynamics juga memiliki kekurangan yang berasal dari kritik para pengguna. Berikut ini adalah kekurangan Microsoft Dynamics yang perlu Anda ketahui:

1. Kompleksitas

Sistem yang dapat dengan mudah dikustomisasi terkadang juga menyulitkan pengguna karena harus memikirkan produk apa saja yang harus digunakan, terutama bagi perusahaan yang masih awam. Terkadang Ms Dynamics tidak memiliki standar untuk aplikasi enterprise, sehingga perusahaan tidak jarang menemukan kesalahan dalam mengimplementasikan modul.

Selain itu, banyaknya aspek bisnis yang dapat ditangani oleh Ms Dynamics sering kali menghasilkan konfigurasi yang rumit. Oleh karena itu, untuk berhasil mengelola dan memanfaatkan fitur-fitur Ms Dynamics dengan efektif, sertifikasi Microsoft Dynamics 365 menjadi penting bagi para penggunanya.

2. Kurangnya transparansi

Microsoft sangat berpengalaman dalam melakukan dokumentasi atau komunikasi dengan pelanggan, namun Microsoft tidak transparan dalam bagaimana integrasi dilakukan.

Selain itu, seringkali menemukan kurangnya solusi khusus industri dan strategi yang jelas untuk masuk ke pasar. Pelanggan seringkali kesulitan untuk mendapatkan dokumentasi pada area tertentu, sehingga struktur terkadang menjadi overwhelming.

3. Biaya yang dikeluarkan

Pelanggan seringkali kesulitan untuk menilai biaya Ms Dynamics sebenarnya. Biaya Microsoft Dynamics sulit ditebak sehingga sulit untuk membuat anggaran yang tepat.

Terkadang terdapat biaya tambahan setelah selesai pemasangan sistem karena memerlukan fitur tertentu untuk mengakses modul yang dibutuhkan.

Kesimpulan

Microsoft Dynamics adalah produk Microsoft yang berfungsi untuk menyederhanakan kegiatan operasional perusahaan dapat terintegrasi dengan semua produk Microsoft. Terdapat dua jenis ERP yang dapat digunakan, yaitu ERP Enterprise dan ERP business, setiap jenis terdiri dari modul atau fitur yang berbeda.

Salah satu produk Ms Dynamics adalah sales yang dapat memberikan insight untuk melakukan perencanaan penjualan. Modul sales dari Impact juga dapat membantu Anda meningkatkan penjualan terutama bagi perusahaan kecil-menengah dengan melakukan otomatisasi proses bisnis. Selain itu, modul sales juga dapat membuat price list, diskon, kupon, promosi berbeda bagi setiap jenis produk.