Sales

User: Own Documents Only

User: All Documents

Administrator

Menu Orders

1

1. Membuat Sales Quotations / Orders

2. Membuat Draft Invoice (secara massal ataupun tidak), namun tidak bisa melakukan posting Invoice

3. Membuat tautan pembayaran (Generate a Payment Link)

4. Mengirim email pembaruan keranjang (Send a Cart Recovery Email)

✔

✔

✔

2

Melihat daftar pengajuan Sales Quotations / Orders  milik pribadi

✔

✔

✔

3

Melihat Daftar pelanggan

✔

✔

✔

4

Melihat daftar pengajuan Sales Quotations / Orders secara keseluruhan

✔

✔

5

Menganalisa performa dari tiap tim penjualan

✔

6

Reset to Draft Sales Quotation yang ditolak

✔

✔

✔

Menu To Invoice

1

Melihat daftar Orders to Invoice / Upsell milik pribadi

✔

✔

✔

2

Melihat daftar Orders to Invoice / Upsell secara keseluruhan

✔

✔

User: Own Documents Only

User: All Documents

Administrator

Credit Limit

1

Mengaktifkan status, melihat dan mengubah credit limit pada contact Customer

✔

2

Melihat Used Balance, Remaining Limit dan Overdue Receivables yang acceptable pada contact Customer

✔

✔

✔

3

Menyetujui / menolak Sales Quotation dengan limit yang tidak mencukupi atau Overdue Receivables

✔

Menu Products

1

Melihat daftar produk dan produk varian

✔

✔

✔

2

Menambahkan daftar produk dan produk varian

✔

3

Melihat macam-macam daftar harga (Pricelists)

✔

✔

✔

4

Menambahkan daftar harga (Pricelists)

✔

5

Melihat dan menambahkan program promosi (Promotions Programs) dan program kupon (Coupon Programs)

✔

6

Membuat dan mengaktifkan program bundle

✔

7

Melihat daftar produk yang dikemas (Product Packs)

✔

✔

✔

8

Menambahkan daftar produk yang dikemas (Product Packs)

✔

Menu Reporting

1

Melihat Analisa Penjualan (Sales Analysis)

✔

User: Own Documents Only

User: All Documents

Administrator

Menu Configuration

1

1. Menambahkan dan melihat daftar tim penjualan (Sales Teams)

2. Membuat dan melihat Quotation Template, metode pengiriman (Shipping Methods), atribut produk (Attributes), satuan ukur produk (Unit of Measures), kategori satuan ukur produk (Unit of Measure Categories)

✔

Extra Rights

1

Administration: Settings – untuk akses menu Sales > Configuration > Settings;  Secara otomatis mendapatkan limited akses pada modul General Settings juga)

Apabila diberikan akses

2

Contact Creation – membuat kontak pelanggan baru

Hanya untuk pengguna modul Sales yang diberikan akses terkait

3

Contact Access – mendapatkan akses ke menu Contact untuk melihat daftar pelanggan dan pemasok

4

Overwrite Price – pengguna dapat overwrite Unit Price pada Sales Quotation

5

Sales Report – mendapatkan akses ke menu Reporting

6

Show Cost – melihat Cost pada master data produk

7

Show Price – melihat harga jual pada master data produk

Sales → Configuration → Settings

Variants

Aktifkan apabila Anda menjual produk dengan menggunakan varian tertentu dalam 1 SKU, misal size, color, dll

Variant Grid Entry

Menampilkan grid varian dari produk-produk yang akan dijual

Deliver Content by Email

Mengirimkan email kepada pelanggan terkait produk tertentu pada saat invoice berhasil divalidasi. Setelah pengaturan ini diaktifkan, isi notifikasi yang mau disampaikan terkait produk tersebut pada Master Data Product > Tab Sales > field Automatic Email at Invoice. Notifikasi pengiriman email tersebut juga akan tampak pada log note invoice.

Product Configurator

Anda dapat menawarkan produk opsional / rekomendasi produk lain pada Sales Quotation

Units of Measure

Aktifkan apabila satuan untuk produk yang dibeli dan dijual berbeda

Product Packagings

Aktifkan apabila penjualan produk dilakukan dalam paket (multiple unit per paket). Field “Package” akan secara otomatis muncul pada Sales Quotation. Anda perlu terlebih dahulu mendaftarkan tipe-tipe Package pada Master Data Product > Tab Inventory > Packaging.

Discounts

Fitur untuk mengaktifkan kolom diskon pada baris pemesanan

Pricelists

Aktifkan apabila terdapat beberapa daftar harga yang akan dipakai, contoh: Customer A memiliki daftar harga yang berbeda dengan Customer B.

• Multiple prices per product – mengelola beberapa daftar harga di mana harga tetap (fixed price) ditentukan atas produk-produk tertentu

• Advanced price rules – membuat daftar harga untuk harga khusus, seperti diskon/promosi dengan menggunakan harga/ persentase/formula tertentu

Lock Pricelist for Non Administrator – Apabila diaktifkan, maka daftar harga yang sudah diatur akan dikunci/tidak dapat diubah oleh Sales: User Own Documents Only maupun Sales: User All Documents.

Margins

Anda dapat munculkan margin pada setiap Sales Order di mana informasi ini hanya dapat dilihat oleh pihak internal perusahaan Anda.

Coupons & Promotions

Fitur untuk mengaktifkan kupon dan promosi:

• Promotion Programs – dapat dilakukan dengan kondisi tertentu, misalnya reward yang diberikan, berlaku untuk customer/produk tertentu, syarat minimum pembelian dll. Promosi dapat diterapkan secara otomatis ataupun dengan kode promo.

• Coupon Programs – berupa kode unik dengan jumlah dan periode tertentu, di mana kode kupon perlu dimasukkan untuk memperoleh reward yang sudah ditentukan.

Customer Accounts

Customer dapat melihat dokumen terkait customer tersebut (misalnya invoice dan sales order)

Product Bundles

Fitur untuk mengaktifkan dan mengelola program bundling, yaitu pengelompokkan produk yang dijual dalam satu paket penjualan dengan satu harga.

Online Signature

Fitur untuk mengaktifkan online signature untuk konfirmasi pesanan pelanggan

Confirmation Email

Fitur untuk mengirimkan email otomatis setelah pelanggan menyetujui atau membayar pesanannya secara online

Quotation Builder

Digunakan untuk merancang quotation template dengan building blocks. Apabila Anda mengaktifkan fitur ini, maka website app akan ter-install.

Default Quotation Validity

Apabila fitur ini aktif, maka Anda dapat menetapkan jangka berlakunya quotation

Lock Confirmed Sales

Fitur untuk mengunci Sales Orders yang sudah dikonfirmasi supaya tidak dapat diubah oleh user selain Sales: Administrator

Online Payment

Aktifkan untuk mengintegrasikan online payment pada Sales Order

Quotation Templates

Aktifkan apabila Anda perlu membuat template tertentu untuk Sales Quotation

Customer Addresses

Aktifkan apabila Anda perlu membedakan antara Customer Name, alamat pengiriman, dan alamat invoice pada formulir Sales Quotation

Sale Warnings

Aktifkan Sale Warnings terkait produk atau pelanggan  tertentu pada Sales Quotation

Pro-Forma Invoice

Aktifkan apabila Anda perlu mengirimkan pro-forma invoice, yakni faktur yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum menerima produk

Shipping Costs

Aktifkan untuk perhitungan shipping costs pada pemesanan

Incoterms

Fitur untuk menampilkan incoterms pada Sales Orders dan Invoices

Invoicing Policy

Metode penagihan kepada pelanggan: berdasarkan kuantitas yang dipesan/ordered atau berdasarkan kuantitas yang dikirimkan/delivered. Invoice what is delivered direkomendasikan karena sesuai dengan kebijakan akuntansi.

Down Payments

Fitur untuk mengaktifkan down payments. Produk Down Payment perlu diatur sebagai berikut:

Tab General Information – Product Type: Service

Tab Sales – Service Invoicing Policy: Ordered Quantities

Tab Accounting – Income Account: Akun terkait uang muka penjualan

Jurnal yang terbentuk dari Invoice Down Payment:

Dr Piutang

Cr Uang Muka Penjualan

Jurnal yang terbentuk pada Customer Invoice final dengan mengurangkan Down Payment:

Dr Piutang                  = nominal penuh – nominal down payment

Cr Penjualan              = nominal penuh

Dr Uang Muka Penjualan = nominal down payment

Payment Term which do not require Approval

Anda dapat menentukan termin pembayaran yang tidak memerlukan persetujuan apabila Sales Quotation melebihi  batas kredit, contohnya apabila pelanggan melakukan pembayaran tunai.

Maximum Receivables Overdue Days

Anda juga dapat menentukan jangka waktu dari tunggakan piutang yang dapat diterima dan tidak memerlukan persetujuan.

Sales → Configuration → Sales Team

Sales Team

Nama dari tim penjualan

Team Leader

User yang menjadi pimpinan dalam tim penjualan tersebut

Email Alias

Setiap pesan yang dikirim ke email alias tersebut akan membentuk Pipeline pada  modul CRM

Accept Emails From

Dapat menerima email dari Everyone, Authenticated Partners, Followers Only, atau Authenticated Employees

Assign to

Owner dari Email Alias

Invoicing Target

Nominal dari target penjualan

Company

Perusahaan terkait dengan tim penjualan tersebut (apabila multi-company diaktifkan)

Add Team Members

User yang masuk sebagai tim penjualan tersebut

Sales → Orders → Sales Teams

Sales → Configuration → Settings → Quotations & Orders

Quotation Template

Nama dari Quotation Template

Quotation expires after

Berapa hari Quotation akan berlaku

Tab Lines

Apabila ada produk tertentu yang mau ditawarkan dalam Quotation Template

Tab Optional Products

Apabila ada produk opsional tertentu yang mau ditawarkan dalam Quotation Template

Tab Confirmation

• Online Signature: untuk pelanggan melakukan konfirmasi dengan tanda tangan online

• Online Payment: untuk pelanggan dapat melakukan pembayaran secara online

• Confirmation Mail: email konfirmasi yang akan dikirim ke pelanggan

Sales → Configuration → Settings → Shipping

Sales → Configuration  → Shipping Methods

Name

Nama metode pengiriman

Active

Centang untuk mengaktifkan  metode pengiriman tersebut

Provider

Penetapan harga untuk metode pengiriman tersebut:

• Fixed Price: Biaya dengan harga tetap

• Based on Rules: Formula untuk perhitungan biaya pengiriman
  

Margin on Rate

Memungkinkan Anda menetapkan persentase keuntungan yang Anda mau terapkan atas tarif pengiriman yang dihitung

Free if order amount is above

Memberikan pengiriman gratis kepada pelanggan dengan minimal nominal pemesanan tertentu

Delivery Product

Produk yang akan dikirimkan

Company

Isi apabila metode ini hanya berlaku untuk perusahaan tertentu (apabila Anda mengaktifkan fitur multi-company

Tab Destination Availability

Untuk membatasi area pengiriman

Tab Description

Deskripsi yang akan dimunculkan apabila Anda memakai modul eCommerce ataupun mengaktifkan fitur online quotations

Sales → Configuration → Attributes

Attribute Name

Nama produk atribut. Nama dapat berupa warna, ukuran, dll yang digunakan sebagai identifikasi atribut suatu produk.

Display Type

• Radio: pilihan dalam bentuk tombol radio
  

• Select: pilihan muncul dalam bentuk drop-down
  

• Color: pilihan dalam bentuk warna
  

Variants Creation Mode

Instantly/Dynamically/Never

Attribute Values Tab

Tekan Add a line untuk menambahkan atribut value

Sales → Configuration → Unit of Measure 

Unit of Measure

Nama dari satuan yang sedang dibuat

Category

Kategori dari satuan

Type

• Reference Unit of Measure: satuan yang dipakai sebagai referensi untuk kategori satuan tersebut

• Bigger than Reference Unit of Measure: satuan yang dibuat lebih besar dari satuan referensi

• Smaller than Reference Unit of Measure: satuan yang dibuat lebih kecil dari satuan referensi

Ratio

Rasio antara satuan yang dibuat dibandingkan dengan satuan referensi

Active

Mengaktifkan satuan untuk digunakan

Rounding Precision

Ketepatan pembulatan yang akan dipakai

Sales → Configuration → Unit of Measure Categories