Melihat menu Accounting: Overview (bagian Kas Kecil)
✔
2
Melihat keseluruhan menu Accounting: Overview
✔
✔
3
Membuat Customer Receipt dan Vendor Receipt
✔
✔
✔
✔
4
Mendapatkan akses ke menu Customer (kecuali submenu e-Faktur) dan Vendor untuk pembuatan Customer Invoice, Vendor Bills, Credit Notes dan mendaftarkan pembayaran
✔
✔
✔
5
Mendaftarkan nomor e-Faktur yang telah dialokasikan kepada Perusahaan
✔
6
Membuat Products
✔
7
Membuat jurnal manual dan melihat jurnal entries, general dan partner ledger, melakukan rekonsiliasi dan forex revaluation
✔
✔
8
Akses ke menu: Budgets, Assets, Deferred Revenues, dan Deferred Expenses
✔
9
Melihat Laporan Keuangan
✔
✔
10
Akses ke menu Configuration (selain menu Settings)
✔
Extra Rights
1
Administration: Settings – untuk akses menu Accounting > Configuration > Settings; Secara otomatis mendapatkan akses terbatas pada modul General Settings juga)
Apabila diberikan akses
2
Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category
Hanya untuk pengguna modul Accounting yang diberikan akses terkait
3
Reset Journal – kemampuan untuk mengembalikan posted entries ke status draft
4
Show Cost – Akses untuk melihat cost atau harga pokok penjualan pada master data produk
5
Show Price – Akses untuk melihat harga jual (sales price) pada master data produk
6
Update Cost – Akses untuk melakukan perubahan harga pokok penjualan pada master data produk
2. Configuration
2.1. Settings
Menu Settings ini digunakan untuk setup awal dari modul accounting dan wajib dilakukan sebelum memulai kegiatan dan hanya dapat diakses oleh user group Administration: Settings. Settings dapat diakses melalui menu:
Accounting → Configuration → Settings
Berikut adalah komponen-komponen yang terdapat di dalam menu tersebut:
2.1.1. Taxes
Default Taxes
Jenis pajak yang akan dimunculkan secara otomatis pada Product Lines untuk Customer Invoice (Sales Tax) ataupun Vendor Bill (Purchase Tax) yang dibuat melalui modul Accounting. Pilihan drop-down akan sesuai dengan pajak yang dikonfigurasi pada Accounting > Configuration > Taxes.
Pajak pada Customer Invoice yang dibentuk melalui Sales Order akan otomatis mengikuti pajak yang ditentukan pada Sales Order, di mana Sales Order akan mengikuti pajak dari Customer Taxes yang ditentukan pada master data Product.
Rounding Method
Metode pembulatan pajak pada Sales Orders atau Purchase Orders:
Round per Line: pembulatan pajak pada setiap Order Line
Round Globally: pembulatan pajak berdasarkan total nilai pembelian / penjualan
2.1.2. Currencies
Main Currency
Mata uang utama yang digunakan Perusahaan
Multi-Currencies
Untuk mengaktifkan penggunaan mata uang selain Main Currency
Activate Other Currencies: Mengaktifkan mata uang asing yang akan digunakan
Exchange Gain/Loss Journal: Penamaan jurnal yang akan digunakan apabila ada perhitungan keuntungan/kerugian selisih kurs terealisasi secara otomatis oleh sistem
Unrealized Exchange Gain/Loss Account: Akun yang akan digunakan untuk mencatat keuntungan/kerugian selisih kurs tidak terealisasi terkait revaluasi monetary accounts pada akhir bulan
Default Monetary Account which require revaluation (Unrealized Exchange): Monetary Account yang memerlukan revaluasi pada akhir bulan dan secara default akan terpilih ketika melakukan aksi revaluasi melalui menu Accounting > Accounting > Forex Revaluation
2.1.3. Customer Invoices
Default Sending Options
Opsi yang terpilih secara otomatis saat menekan “Send & Print” pada Customer Invoice
Line Subtotal Tax Display
Opsi untuk memunculkan subtotal termasuk atau tidak termasuk pajak
Warnings
Opsi untuk memunculkan pesan / peringatan pada saat pembuatan Customer Invoice yang dapat diatur pada kontak Customer
Default Terms & Conditions
Terms & Conditions yang akan dimunculkan secara otomatis pada Customer Invoice.
Cash Rounding
Satuan terkecil yang digunakan untuk pembayaran kas
Default Incoterm
Pilihan Incoterm yang akan dimunculkan secara otomatis
Konfigurasi signature pada invoice dapat dilakukan dengan melakukan konfigurasi General Settings → Signature (lihat poin Signature pada General Setting Guidebook )
2.1.4. Dashboard
Pada pengaturan Dashboard, Anda dapat mengatur hal-hal yang akan tersambung pada modul Dashboard perusahaan, di antaranya:
1. Finance – Revenue and Net Profit
Revenue Accounts
Akun yang berhubungan dengan penjualan perusahaan
Reverse Revenue Account Value
Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya
Net Income Accounts
Akun yang berhubungan dengan laba bersih perusahaan
Reverse Net Income Accounts
Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya
2. Finance – Expense
Cost of Revenue
Akun yang berhubungan dengan harga pokok produk
Employee Expense Accounts
Akun yang berhubungan dengan pengeluaran terkait karyawan
Sale and Marketing Expense Accounts
Akun yang berhubungan dengan pengeluaran terkait penjualan dan pemasaran
General and Administrative Expense Accounts
Akun yang berhubungan dengan pengeluaran general dan administratif
Non Operating Expense Accounts
Akun yang berhubungan dengan pengeluaran di luar kegiatan operasi
Boolean “Reverse”
Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya
2.1.5. Indonesian Localization
Isi Tax Address dan Tax Name sesuai dengan informasi pajak perusahaan.
2.1.6. Customer Payments
Konfigurasi terkait metode pembayaran Customer Invoice: Invoice Online Payment
Jika fitur ini diaktifkan, maka customer dapat melakukan pembayaran invoice-nya secara online (customer harus dibuatkan akun dengan tipe portal user dan pengaturan pembayaran dengan payment channel tersebut perlu di-set terlebih dahulu).
2.1.7. Bank and Cash
Bank Reconciliation Threshold
Penentuan batas tanggal terkait pilihan transaksi yang dimunculkan untuk keperluan rekonsiliasi bank. Apabila terdapat transaksi yang tidak match dengan bank statement sebelum tanggal yang telah ditentukan, maka tidak akan muncul sebagai items yang akan direkonsiliasi.
Inter-Bank Transfer Account
Akun sementara yang digunakan ketika melakukan transfer antar rekening bank
Anglo-Saxon Accounting
Sistem akuntansi sesuai dengan PSAK yang berlaku saat ini.
Secara otomatis membentuk baris jurnal harga pokok penjualan bersamaan dengan jurnal penjualan pada Customer Invoice, sehingga pendapatan dan biaya dicatat pada saat yang bersamaan (matching principle).
2.1.8. Fiscal Periods
Penentuan periode akuntansi perusahaan:
Fiscal Year
Last day diisi sesuai dengan tanggal tutup buku perusahaan
Fiscal Years
Fitur ini digunakan apabila satu periode akuntansi perusahaan lebih atau kurang dari 12 bulan
Fiscal Period Closing
Menu untuk mengunci transaksi (tidak bisa edit, menambahkan ataupun mengurangi) yang sudah terbentuk sebelum tanggal tertentu.
Lock Date: untuk semua user
Lock Date for Non-Advisers: untuk semua user selain Accounting: Advisor
2.1.9. Analytics
Penentuan periode akuntansi perusahaan:
Analytic Accounting
Aktifkan apabila Anda mau monitor transaksi berdasarkan project/department/unit bisnis pada pelaporan keuangan
Analytic Tags
Allocation dari pendapatan atau beban yang dapat didistribusikan untuk beberapa analytic accounts yang berbeda
Margin Analysis
Fitur ini akan menampilkan laporan margin per produk yang dapat diakses melalui modul Accounting > Reporting
Budget Management
Digunakan untuk mengelola anggaran dan membandingkan biaya dan pendapatan yang dianggarkan dengan aktual
2.2. Invoicing
2.2.1. Payment Terms
Menu ini digunakan untuk mendaftarkan termin pembayaran yang dapat diaplikasikan kepada pelanggan.
Accounting → Configuration → Payment Terms
Sistem otomatis membentuk secara default berbagai termin pembayaran, namun jika Anda ingin membuat termin pembayaran yang baru, Anda dapat menekan tombol “Create”.
Payment Terms
Nama dari termin pembayaran
Due Type
Balance, Percent atau Fixed Amount
Value
Hanya diisi apabila due type adalah Percent atau Fixed Amount
Number of Days
Jangka waktu termin
Options
Days after the invoice date, of the following month atau of the current month
Contoh:
Payment Terms: 5/10, n/45
Line 1
Line 2
Due Type
Percent
Balance
Value
95%
Number of Days
10
45
Options
Days after the invoice date
Days after the invoice date
2.2.2. Pengaturan Pajak
2.2.2.1. Konfigurasi Pajak
Menu ini digunakan untuk mendaftarkan jenis pajak yang akan digunakan di perusahaan.
Accounting → Configuration → Taxes
Setelah memilih Fiscal Localization pada saat set up, secara otomatis akan mempersiapkan beberapa tipe pajak yang dapat Anda ubah ataupun membuat tipe pajak yang baru dengan menekan tombol “Create”.
Tax Name
Nama dari pajak tersebut
Tax Computation
Group of Taxes: Membuat parent dari berbagai item pajak
Fixed: Nominal tetap dari pajak yang akan dikenakan, tanpa memperhatikan nilai penjualan/pembelian
Percentage of Price: Basis pengenaan pajak adalah persentase dari nilai penjualan atau pembelian
Percentage of Price Included: Basis pengenaan pajak adalah total nilai penjualan atau pembelian setelah ditambahkan pajak
Tax Scope
Sales, Purchase, None
Amount
Nominal persentase pajak apabila pajak berupa pungutan seperti PPN maka Anda dapat memasukkan nominal positif (contoh: 11%) sedangkan apabila pajak berupa pemotongan seperti PPh 23 maka Anda dapat memasukan nominal negatif (contoh: -2%).
Based on
Base (nilai pada invoice) & % of tax (persentase pajak yang terhitung)
Account
Akun yang akan digunakan untuk mencatat pajak tersebut
Label on Invoices
Label yang akan ditampilkan pada kolom Taxes pada formulir Invoice, Bills, Sales Order maupun Purchase Orders.
Tax Group
Label yang akan muncul di atas field total Invoice atau Bill. Selain itu, tax group juga menentukan grup sebuah pajak.
Include in Analytic Cost
Pajak akan diperhitungkan ke dalam analytic account invoice tersebut
Included in Price
Diaktifkan apabila nilai penjualan/pembelian sudah termasuk pajak
Affect Base of Subsequent Taxes
Diaktifkan apabila basis pajak adalah nilai penjualan/pembelian ditambah dengan pajak yang lainnya. Contoh:
Nilai Penjualan: 1000
Tax 10% 100
Tax 5% (Subsequent Taxes) 55 (1100 x 5%)
Subtotal 1155
E-Faktur Settings
Apabila tipe pajak terkait dengan PPN ataupun PPNBM, maka Anda perlu mengisi field ini dengan tipe pajak terkait untuk kepentingan pelaporan CSV e-Faktur.
2.2.2.2. Konfigurasi Fiscal Positions
Posisi Fiskal dapat diatur untuk pelanggan tertentu apabila pelanggan tersebut tidak terkena pajak lokal yang berlaku pada umumnya, contoh pelanggan dalam kawasan berikat ataupun pelanggan ekspor.
Accounting → Configuration → Fiscal Positions
Fiscal Position
Isi dengan nama posisi fiskal yang sesuai
Company
Nama perusahaan
Detect Automatically
Centang apabila ingin informasi fiskal pada faktur terisi otomatis
VAT Required
Centang apabila partner perlu memiliki nomor VAT
Country Group/ Country
Diisi apabila Posisi Fiskal berlaku untuk pelanggan dengan Country Group / Country tertentu
Tax Mapping
Pemetaan pajak yang didasarkan pada pajak default yang ditentukan pada sebuah produk dengan membandingkannya pada penerapan pajak di setiap negara. Pada tab ini terdapat kolom :
Tax on product – pajak yang umumnya diterapkan pada saat membuat faktur
Tax to apply – pajak yang akan diterapkan ketika kita memilih posisi fiskal tersebut
Contoh: Tax on product terisi 21% sementara Tax to Apply terisi 0% maka yang akan diterapkan dalam faktur adalah 0%.
Account Mapping
Pemetaan akun yang didasarkan pada akun default yang ditentukan pada sebuah produk dengan membandingkannya pada penerapan akun di setiap negara. Pada tab ini terdapat kolom:
Account on product – akun yang umumnya diterapkan pada saat membuat faktur
Account to use instead – akun yang akan diterapkan ketika kita memilih posisi fiskal tersebut
2.2.3. Incoterms
Berbagai incoterms sudah otomatis terbentuk di dalam sistem. Namun apabila ingin menambah atau membuat incoterm yang baru, Anda dapat dengan mudah tekan tombol “Create” kemudian isi code dan name incoterm tersebut. Incoterm tersebut dapat dipilih di setiap pembuatan PO ataupun SO.
Accounting → Configuration → Incoterms
2.2.4. Jurnal
Menu ini bertujuan untuk membuat penamaan jurnal yang akan digunakan perusahaan, sesuai dengan kebutuhan. Menu Jurnal ini digunakan sebagai pengelompokan dari berbagai accounting entry yang dibuat, sehingga akan memudahkan dalam mencari accounting entry suatu transaksi dengan memilih jurnal yang ditetapkan.
Accounting → Configuration → Journals
Anda dapat mengubah rincian pada jurnal jika perlu (tekan journal yang ingin diubah, kemudian tekan “Edit”) atau ingin menambah journal yang baru (tekan “Create”).
Journal Name
Nama jurnal
Type
Pilih tipe yang paling sesuai: Sales, Purchase, Cash, Bank, Miscellaneous
Tab Journal Entries:
Short Code
Kode dari journal tersebut (sesuai preferensi)
Next Number
Jika membuat journal baru, pastikan next number diisi 1. Angka ini akan menentukan nomor journal disetiap accounting entry yang dibentuk
Default Debit & Credit Account
Isi dengan akun terkait untuk journal tersebut
Currency
Apabila perusahaan menggunakan multi-currency, maka currency dapat dispesifikasikan pada journal yang dibentuk
Tab Advance Settings:
Account Types Allowed
Menentukan tipe akun yang dapat menggunakan journal tersebut
Accounts Allowed
Menentukan akun yang dapat menggunakan journal tersebut
Lock Posted Entries with Hash
Apabila dicentang, maka setiap accounting entries yang sudah posted tidak dapat diubah lagi dan tidak bisa reset to draft.
2.3. Metode Pembayaran
2.3.1. Pengaturan Akun Bank
2.3.1.1. Jurnal Bank
Tahap pertama untuk pembentukan Akun Bank adalah dengan membuat Jurnal Bank.
Accounting → Configuration → Journals
Type
Pilih Bank
Bank Account
Nomor Rekening
Bank
Nama dari Bank
Bank Feeds
Pilih Import (CSV) untuk metode memasukkan bank statement ke dalam sistem
Post At
Payment Validation – Ketika pembayaran didaftarkan, secara otomatis jurnal pembayaran ter-posting dan Invoice / Bills berstatus “Paid”.
Bank Reconciliation – Ketika pembayaran didaftarkan, jurnal pembayaran terbentuk dalam bentuk Draft dan Invoice / Bills berstatus “In Payment”. Jurnal pembayaran akan otomatis ter-posting ketika rekonsiliasi bank dilakukan.
Incoming / Outgoing Payments
Manual – Pendaftaran pembayaran dilakukan secara manual
Electronic – Pembayaran dapat dilakukan secara elektronik
Ketika Jurnal Bank berhasil dibuat, maka:
Secara otomatis akun bank terkait akan terbentuk pada Chart of Accounts; dan
Akun Bank akan terdaftar pada Accounting > Configuration > Bank Accounts
2.3.1.2. Mengkoneksikan antara Customer Invoice dan Bank
Anda dapat melengkapi informasi akun Bank melalui menu:
Accounting → Configuration → Banks
Apabila fitur Customer Invoicing diaktifkan dan akun Bank tersebut didaftarkan pada Contact Customer, maka informasi terkait akun bank tersebut akan dimunculkan pada Customer Invoice.
2.3.2. Metode Pembayaran Lainnya
2.3.2.1. Payment Acquirers
Menu ini berisi beberapa metode pembayaran yang disediakan oleh sistem dan juga Anda dapat membuat metode pembayaran yang baru sesuai dengan preferensi perusahaan Anda.
Accounting → Configuration → Payment Acquirers
Tekan Create untuk membuat metode pembayaran baru dan pastikan metode tersebut berada dalam kondisi Enable.
Displayed as
Nama metode pembayaran yang ingin ditampilkan (jika dikosongkan, maka akan mengikuti nama metode pembayaran di field Name)
Countries
Kosongkan jika metode pembayaran tersedia di seluruh negara
Payment Journal
Tentukan jurnal untuk transaksi pembayaran dengan metode tersebut
2.3.2.2. Saved Payment Data
Pengaturan ini digunakan untuk menyimpan data pembayaran customer yang dilakukan secara online melalui metode pembayaran yang sudah diizinkan dan diaktifkan pada sistem.
Pengaturan save payment data dapat dilakukan melalui:
Accounting → Configuration → Saved Payment Data
Name
Nama yang membayar
Partner
Nama Mitra
Acquirer Account
Metode pembayaran yang digunakan
Acquire Ref
Referensi pembayaran
2.3.3.3. Payment Icons
Ikon dari metode pembayaran yang terdaftar di dalam sistem baik enable dan disable, seluruhnya akan ditampilkan dan dapat diakses melalui:
Accounting → Configuration → Payment Icons
2.3.3.4. Payment Transactions
Pengaturan ini digunakan untuk melacak status pembayaran customer yang dilakukan secara online. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:
Accounting → Configuration → Payment Transactions
2.4. Accounting
2.4.1. Currencies
Menu ini digunakan untuk membuat dan mendaftarkan kurs mata uang asing harian.
Accounting → Configuration → Currencies
Sebelum membuat atau memperbarui kurs, pastikan terlebih dahulu mata uang yang digunakan berada dalam kondisi aktif. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat atau memperbarui nilai kurs:
Tekan mata uang asing yang ingin diperbaru
Pilih “Inverted Exchange Rates” untuk memudahkan pengisian rates dengan mengisi nilai Rupiah per unit mata uang asing, contoh: 1 US$ = Rp 15,000
Tekan Smart Button “Rates”
Tekan “Create” untuk membuat kurs yang baru, kemudian masukkan tanggal dan kursnya.
Tekan item yang ingin diubah apabila ingin mengubah atau merevisi kurs yang telah diinput.
2.4.2. Chart of Accounts
Menu ini digunakan untuk membuat atau mengubah Chart of Accounts.
Accounting → Configuration → Chart of Accounts
Tekan “Create” untuk membuat Akun baru dan tekan ke salah satu Chart of Accounts jika ingin mengubah. Berikut adalah beberapa informasi yang terdapat di dalam Chart of Accounts:
Code
Kode penomoran Chart of Accounts (sesuai dengan preferensi perusahaan)
Name
Nama dari account yang akan dibuat (sesuai dengan preferensi perusahaan)
Type
Tipe dari chart of account (receivables, payables, current assets, dll)
Maintain Currency
Isi field ini untuk akun moneter dalam mata uang asing yang memerlukan revaluasi akun (unrealized forex loss/gain) pada akhir periode melalui menu Accounting > Accounting > Forex Revaluation.
Default Taxes
Pajak default yang akan dikenakan terhadap akun tersebut
Tags
Tags tertentu yang sesuai dengan akun tersebut
Group
Grup dari akun tersebut (apabila akun tersebut merupakan akun grouping)
Allow Reconciliation
Jika dicentang, maka akun tersebut dapat direkonsiliasikan (contoh: Piutang)
Deprecated
Jika dicentang, maka akun ini dapat dihapus meskipun sudah ada transaksi
Cashflow type
Dapat dipilih antara Operations, Investing Activities, atau Financing Activities. Aturan ini mempengaruhi laporan Cash Flow.
Account Currency
Jika diisi, maka seluruh pergerakan akun yang berkaitan dengan akun tersebut akan terkunci pada mata uang account currency yang ditetapkan. Apabila ada transaksi (misal : transaksi dengan vendor bill/invoice bill) menggunakan mata uang lain, maka akan muncul warning “The account selected on your journal entry forces to provide a secondary currency. You should remove the secondary currency on the account” dan tidak bisa post.
Khusus untuk akun dengan tipe Fixed Assets, akan muncul tambahan field:
Automate Asset
Apabila akun ini terkait dengan akun Aktiva Tetap:
No – tidak ada otomatisasi pembuatan aktiva tetap ketika ada Bills untuk pembelian aktiva tetap
Create in draft – Aktiva Tetap akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft ketika Bills pembelian Aktiva Tetap telah di-posting
Create and validate – Aktiva Tetap akan otomatis terbentuk dan terkonfirmasi ketika Bills pembelian Aktiva Tetap telah di-posting
Apabila akun ini terkait dengan akun Akumulasi Penyusutan:
No – tidak ada otomatisasi penjurnalan penyusutan
Create in draft – jurnal penyusutan akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft
Create and validate – jurnal penyusutan akan otomatis ter-posting sesuai dengan jadwal penyusutan
Asset Model
Field pada Aktiva Tetap yang terbentuk akan terisi secara default sesuai dengan Asset Types yang dipilih pada akun Aktiva Tetap tersebut
2.4.2.2. Akun Current Assets dan Liabilities
Khusus untuk akun dengan tipe Current Assets dan Liabilities, akan muncul tambahan field:
Automate Deferred Expense / Revenue
Apabila akun ini terkait dengan akun Deferred Expense / Revenue:
No – tidak ada otomatisasi pembuatan Deferred Expense / Revenue ketika ada Vendor Bill / Customer Invoice terkait pembayaran beban / penerimaan pendapatan di muka yang perlu diamortisasikan
Create in draft – Deferred Expense / Revenue akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft ketika Vendor Bill / Customer Invoice telah di-posting
Create and validate – Deferred Expense / Revenue akan otomatis terbentuk dan terkonfirmasi ketika Vendor Bill / Customer Invoice telah di-posting
Deferred Expense / Revenue Model
Field pada Deferred Expense / Deferred Revenue yang terbentuk akan terisi secara default sesuai dengan Deferred Expense Model / Deferred Revenue Model yang dipilih pada akun Deferred Expense / Deferred Revenue tersebut.
2.4.3. Journal Groups
Menu ini bertujuan untuk membuat grup dari beberapa jurnal yang telah dibentuk sebelumnya.
Accounting → Configuration → Journal Groups
Tekan tombol “Create” untuk membentuk grup jurnal yang baru atau apabila ingin edit grup yang sudah dibuat dapat dengan mudah dengan menekan tombol grup jurnal yang bersangkutan. Excluded Journals diisi apabila ada yang journal tertentu yang tidak masuk kedalam grouping journal tersebut.
2.4.4. Reconciliation Models
Proses rekonsiliasi dapat dilakukan setelah bank statement/laporan bank telah diimpor. Rekonsiliasi bertujuan untuk menyesuaikan pencatatan saldo kas bank dengan saldo kas perusahaan yang banyak dipengaruhi oleh aktivitas penerimaan dan pengeluaran perusahaan, seperti biaya layanan dan administrasi bank, bunga deposito, dan pajak penghasilan dibayar dimuka (misal : PPh 23 dibayar dimuka sebesar 2% atas pemakaian jasa tertentu). Dalam memudahkan proses rekonsiliasi, Anda dapat mengelola akun transaksi yang membutuhkan rekonsiliasi dengan mengkonfigurasikannya melalui Reconciliation Models ini dengan cara sebagai berikut.
Berikut adalah beberapa informasi atau field yang harus diisi dalam pembuatan reconciliation models:
Name: Nama dari model rekonsiliasi
Type:
Manually create a write-off on clicked button
Model rekonsiliasi yang dibuat akan membentuk tombol baru pada tab Manual Operations yang dapat dipilih ketika melakukan rekonsiliasi bank. Tombol baru ini secara otomatis mengisi field account sesuai dengan rekonsiliasi model yang dibuat.
Suggest counterpart value
Jenis model rekonsiliasi ini berfungsi memberikan saran ke akun mana selisih yang timbul akan direkonsiliasikan sebelum validasi rekonsiliasi, berdasarkan pada aturan yang telah ditetapkan dalam model rekonsiliasi.
Match existing invoice/bills
Jenis model rekonsiliasi ini secara otomatis merekomendasikan Customer Invoices / Vendor Bills yang dapat dipasangkan esuai dengan pembayaran.
3. Conditions on Bank Statement Line: Kondisi yang dapat ditentukan untuk model rekonsiliasi. FieldJournal dapat diisi jika reconciliation model tersebut hanya untuk jurnal spesifik, misalnya bank atau kas kecil. Pengisian field ini berpengaruh pada saat entri jurnal akan otomatis mengelompokkan jurnal tersebut pada tipe jurnal yang ditentukan (misal jurnal bank/ jurnal kas kecil). Data entri jurnal dapat diakses langsung pada smart button journal entries yang terletak di sebelah kanan tampilan model rekonsiliasi.
4. Counterpart Values: Nilai-nilai yang akan diaplikasikan ke dalam model rekonsiliasi. Counterpart values hanya akan muncul apabila Anda memilih tipe rekonsiliasi Manually create a write-off on clicked button dan suggest counterpart values. Field yang dapat dilengkapi dalam counterpart values, antara lain chart of account dan write-off amount yang berpengaruh pada pengelompokkan akun atas pencatatan rekonsiliasi dan perhitungan selisih yang timbul dalam rekonsiliasi.
2.4.5. Asset Type
Pengaturan Asset Types berguna untuk pembentukan aktiva tetap secara otomatis ketika ada pembelian / Vendor Bills terkait dengan aktiva tetap. Asset Types dibuat untuk masing-masing akun aktiva tetap, di mana informasi pada aktiva tetap yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Asset Types.
Accounting → Configuration → Asset Types
Tekan tombol “Create” dan tampilan berikut akan muncul:
Asset Type
Nama tipe aset tetap
Depreciation Method
Linear – Metode penyusutan yang membagi sama rata nilai perolehan aktiva tetap sesuai dengan perkiraan masa umur ekonomis (e.g apabila harga perolehan aktiva tetap sebesar 20 juta dengan perkiraan masa manfaat 5 tahun, maka setiap tahun akan disusutkan sebesar 4 juta)
Degressive – Metode penyusutan yang menghitung penyusutan berdasarkan persentase tetap atas nilai buku terakhir
Accelerated Degressive – Metode penyusutan yang dipercepat bertujuan untuk mengalokasikan proporsi yang relatif besar dari biaya aset untuk tahun-tahun awal dari masa manfaat aset, sehingga menciptakan beban penyusutan yang besar pada tahun-tahun awal pemanfaatan aset dan semakin mengecil pada tahun-tahun berikutnya.
Useful Life
Perkiraan umur ekonomis aktiva
Anda dapat memilih:
Years – jurnal depresiasi akan terbentuk setiap tahun
Months – jurnal depresiasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation
Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata depresiasi untuk aktiva tetap yang dibeli di tengah tahun atau bulan
Fixed Asset Account
Akun untuk mencatat aktiva tetap
Accumulated Depreciation
Akun untuk mencatat akumulasi penyusutan
Expense Account
Akun untuk mencatat beban penyusutan
Journal
Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal penyusutan
Analytic Account
Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal penyusutan
Analytic Tag
Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal penyusutan
Pengaturan Deferred Revenue Models berguna untuk pembentukan Deferred Revenue secara otomatis ketika ada penjualan / Customer Invoice terkait dengan penerimaan pendapatan di muka yang perlu diakui pendapatannya secara berkala selama periode tertentu. Deferred Revenue Models dibuat untuk masing-masing akun Deferred Revenue, di mana informasi pada Deferred Revenue yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Deferred Revenue Models.
Berapa lama dan frekuensi untuk pengakuan pendapatan
Years – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap tahun
Months – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation
Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata amortisasi untuk pendapatan di muka yang diterima di tengah tahun atau bulan
Revenue Account
Akun untuk mencatat pendapatan
Deferred Revenue Account
Akun di mana penerimaan uang muka pertama kali dicatat
Journal
Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal amortisasi
Analytic Account
Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Analytic Tag
Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Pastikan pengaturan pada akun Deferred Revenue sudah dilakukan untuk mengotomatisasi pembentukan Deferred Revenue dan jurnal amortisasi.
2.4.7.Deferred Expense Models
Pengaturan Deferred Expense Models berguna untuk pembentukan Deferred Expense secara otomatis ketika ada Vendor Bill terkait dengan beban yang dibayarkan di muka di mana beban perlu diakui secara berkala selama periode tertentu. Deferred Expense Models dibuat untuk masing-masing akun Deferred Expense, di mana informasi pada Deferred Expense yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Deferred Expense Models.
Years – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap tahun
Months – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation
Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata amortisasi untuk beban di muka yang diterima di tengah tahun atau bulan
Deferred Expense Account
Akun di mana pembayaran uang muka pertama kali dicatat
Expense Account
Akun untuk mencatat beban
Journal
Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal amortisasi
Analytic Account
Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Analytic Tag
Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Pastikan pengaturan pada akun Deferred Expense sudah dilakukan untuk mengotomatisasi pembentukan Deferred Expense dan jurnal amortisasi.
2.5. Management
2.5.1. Follow-up Levels
Pengaturan Follow-up Levels bertujuan untuk mengingatkan pelanggan agar membayar tagihan yang belum dibayar. Anda dapat menentukan tindakan yang berbeda berdasarkan pada seberapa lama keterlambatan pembayaran pelanggan tersebut, yang diatur melalui :
Accounting → Configuration → Follow-up Levels
Tekan tombol “Create” untuk membuat pengaturan Anda. Isi tindakan dan kapan follow-up akan dikirimkan ke pelanggan setelah Customer Invoice jatuh tempo. Tekan tombol “Save” untuk menyimpan pengaturan Anda.
2.5.2. Budgetary Positions
Budgetary Positions bertujuan untuk mendaftarkan akun untuk setiap baris Anggaran. Contoh: Baris Anggaran “Pendapatan” terdiri dari akun-akun terkait pendapatan. Untuk mengkonfigurasi Posisi Anggaran dapat dilakukan melalui:
Accounting → Configuration → Budgetary Positions
2.5.3. Financial Reports Configuration
Menu ini bertujuan untuk mengatur susunan laporan keuangan (Balance Sheets, Profit and Loss dan Cash Flow Statements) yang tersedia pada menu Reporting. Secara default, laporan keuangan sudah dikonfigurasikan. Namun Anda dapat mengubah susunan apabila diperlukan.
Sebagai contoh konfigurasi Revenue pada laporan Profit and Loss:
Report Name
Nama dari baris yang dimunculkan pada laporan
Sequence
Urutan baris ini akan dimunculkan pada laporan
Sign on Reports
Reserve balance sign: untuk menampilkan revenue sebagai nominal yang positif walaupun pada dasarnya revenue memiliki posisi credit balance.
Preserve balance sign: untuk menampilkan nominal akun sesuai dengan posisi debit / credit balance. Contoh: Cost of Goods Sold mempunyai debit balance dan mau ditampilkan pada laporan sebagai nominal positif.
Custom Date Range
Menentukan rentang waktu yang ditampilkan pada laporan
Parent
Parent dari laporan tersebut, misalkan parent dari laporan adalah ‘Balance Sheet’, maka laporan akan muncul pada laporan balance sheet. Bisa juga anak dari suatu akun misalkan Report Name bernama Direct Cost of Good Sold maka dapat diatur Parent-nya adalah Cost of Goods Sold.
Type
View: Tidak terdapat breakdown atau rincian pada baris laporan, namun jumlah akan dimunculkan
Accounts: Laporan dapat dirincikan berdasarkan header akun
Account type: Laporan dapat dirincikan berdasarkan tipe Akun
Formulas
Formula akan muncul apabila Anda memilih Type: Accounts. Formula dapat diisi dengan: HEADER.Nama Header yang sudah ditentukan pada Chart of Account, contoh: HEADER.COGS.
2.6. Analytics
2.6.1. Analytic Accounts
Accounting → Configuration → Analytic Accounts
Analytic Account bertujuan untuk menganalisa transaksi untuk divisi / proyek tertentu. Anda perlu terlebih dahulu membuat Analytic Account dengan tekan tombol “Create”.
Analytic Account
Nama dari Analytic Account
Reference
Referensi jika ada dan diperlukan (nomor dokumen pendukung e.g nomor dokumen kontrak)
Customer
Pilih nama customer jika analytic account tersebut terkait kepada customer yang spesifik (jika tidak, maka kosongkan)
Group
Analytic Group dari analytic account yang dibentuk, bila ada
2.6.2. Analytic Tags
Analytic Tags digunakan untuk mendistribusikan pendapatan atau beban ke beberapa Analytic Accounts. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:
Accounting → Configuration → Analytic Tags
Berikut adalah contoh penggunaan sebuah analytic tags (Consulting) yang didistribusikan ke 2 analytic account (Project RRP dan Project ABC):
Analytic Tag
Nama dari Analytic Tag
Analytic Account
Pilih Analytic Account di mana Analytic Tag akan didistribusikan berikut persentase yang akan didistribusikan ke masing-masing Analytic Account
2.6.3. Analytic Account Group
Menu ini digunakan untuk membuat grup dari Analytic Account apabila perusahaan ingin mengelompokkan Analytic Account yang dibuat.
Accounting → Configuration → Analytic Account Group
Name
Nama dari Analytic Account Group
Parent
Nama parent dari Analytic Account Group yang akan dibentuk, bila ada
Description
Diisi bila ada
Ketika Analytic Account Group telah dibuat dan didaftarkan pada Analytic Account terkait, maka pada menu Accounting > Analytic Items, Anda dapat mengelompokkan sesuai dengan informasi berdasarkan Analytic Account Group:
Tim Insights Impact
Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.
Subscribe to our blogs
Stay up-to-date with our daily blog posts. Subscribe now and join our community of avid learners and experts!
