7 Cara Memilih Warehouse Management System (WMS) yang Tepat

Gudang menjadi bagian penting untuk manufaktur dan supply chain karena menyimpan semua bahan produksi, dari bahan mentah hingga barang jadi. Pengelolaan gudang yang baik harus menyediakan data yang akurat dan real-time mengenai kondisi gudang. Selain itu, perusahaan juga membutuhkan solusi untuk melakukan pertukaran data dengan aman, dan cepat berkaitan dengan pergudangan.

Guna meningkatkan keandalan, kecepatan, dan kontrol pada gudang, perusahaan kini dapat mengimplementasikan Warehouse Management System (WMS). WMS membantu mengotomatiskan proses yang terjadi di gudang sehingga lebih visible.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai definisi, manfaat, hingga langkah untuk memilih Warehouse Management System (WMS) yang cocok untuk bisnis Anda.

Apa itu WMS?

Warehouse Management System (WMS) adalah software yang memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan mengelola operasi gudang, mulai dari barang masuk hingga keluar gudang. WMS membantu perusahaan meningkatkan visibilitas ke seluruh inventaris bisnis dan mengelola operasi supply chain dari pusat distribusi sampai ke toko.

Tujuan dari WMS adalah untuk membantu memastikan bahwa barang dan material bergerak melalui gudang dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya. Warehouse Management System menangani banyak fungsi seperti pelacakan inventaris (inventory tracking), pengambilan (picking), penerimaan (receiving), dan pembuangan (putaway).

WMS dapat berdiri sendiri atau dapat menjadi bagian dari Enterprise Resource Planning (ERP) yang mendukung kemajuan teknologi terbaru di dalam gudang termasuk otomatisasi, RFID, dan voice recognition.

Saat ini, perusahaan dapat menggunakan WMS dengan harga yang lebih terjangkau dengan cara menyewa sistem setiap bulan menggunakan Software as Service (SaaS) dan Cloud computing. Dengan sistem tersebut, Anda dapat membayar sesuai dengan pemakaian, berbagi sumber daya, dan hanya menggunakan fungsi yang diperlukan.

Manfaat WMS bagi perusahaan

Posisi barang akan tetap di gudang sampai informasi memindahkannya. Oleh karena itu, kualitas informasi gudang menjadi hal yang sangat penting. Diagram Tompkins berikut mengilustrasikan bagaimana kualitas informasi dapat meningkatkan penjualan dan pengurangan biaya.

Diagram di atas menunjukkan bahwa kualitas informasi yang dapat dihasilkan oleh Warehouse Management System tidak hanya meningkatkan daya saing di pasar, tetapi juga berperan penting dalam memenuhi permintaan pelanggan yang terus meningkat. WMS yang efektif dapat:

• Bekerja secara real-time: Memberikan informasi dan kontrol yang akurat dan terkini atas operasi gudang serta memproses data lebih cepat dan dapat mengoordinasikan pergerakan di dalam gudang.
• Mengelola semua proses di dalam gudang: Mencakup penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, pengiriman, manajemen stok, dan analisa data.
• Berkomunikasi dengan sistem perusahaan lain: Memastikan integrasi yang mulus dengan ERP, CRM, dan sistem lainnya.
• Menangani transaksi dengan volume besar seperti yang dialami dalam operasi e-commerce.

Warehouse Management System merupakan software yang dirancang khusus untuk membantu pengelolaan gudang. Oleh karena itu, WMS menawarkan banyak keuntungan bagi Warehouse Manager, di antaranya:

• Meningkatkan efisiensi: Mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses gudang.
• Meningkatkan akurasi stok pada gudang: Meminimalkan kesalahan dalam penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang serta memastikan tingkat stok yang optimal.
• Meningkatkan visibilitas dan traceability stok, bahkan dalam jarak jauh: Memberikan informasi real-time tentang stok barang dan proses gudang yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, sehingga memudahkan pelacakan pergerakan dan lokasi barang.
• Meningkatkan layanan pelanggan: Mempercepat proses pemenuhan pesanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Meningkatkan keamanan: Membantu melacak barang dan mencegah kehilangan.
• Pengisian ulang (replenishment) otomatis: Memastikan stok barang selalu terjaga secara otomatis.
• Pengurangan pengembalian (return): Mengurangi kesalahan dalam pemrosesan pesanan dan meningkatkan efisiensi.
• Pelaporan yang akurat: Memberikan data dan analisis yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Peningkatan daya tanggap: Meningkatkan kemampuan untuk merespon permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien.

Apa Saja Tipe-Tipe WMS?

Memilih Warehouse Management System yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas gudang Anda. Berikut penjelasan detail tentang 4 tipe WMS utama:

1. Standalone WMS

• Konsep: Warehouse Management System paling dasar, diinstal pada server lokal, dan tidak terintegrasi dengan sistem lain.
• Fitur: Menawarkan fungsi inti manajemen gudang seperti penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman.
• Kelebihan:
  • Biaya implementasi relatif rendah.
  • Mudah digunakan dan dipelajari.
  • Cocok untuk bisnis kecil dengan kebutuhan sederhana.
• Kekurangan:
  • Fungsionalitas terbatas.
  • Sulit untuk diintegrasikan dengan sistem lain.
  • Kurang ideal untuk bisnis yang berkembang pesat.
• Cocok untuk: Bisnis kecil dengan 1 gudang, tidak memerlukan integrasi dengan sistem lain, dan memiliki anggaran terbatas.

2. Cloud-Based WMS

• Konsep: Warehouse Management System berbasis cloud yang dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet.
• Fitur: Menawarkan fitur yang sama dengan Standalone WMS, dengan tambahan skalabilitas, aksesibilitas global, dan pembaruan otomatis.
• Kelebihan:
  • Biaya awal yang rendah.
  • Skalabilitas tinggi untuk penyesuaian dengan pertumbuhan bisnis.
  • Aksesibilitas global dan mudah digunakan.
• Kekurangan:
  • Ketergantungan pada koneksi internet yang stabil.
  • Keamanan data bisa menjadi perhatian.
  • Biaya berkelanjutan untuk penggunaan cloud.
• Cocok untuk: Bisnis dengan 1-5 gudang, menginginkan skalabilitas dan aksesibilitas global, dan memiliki anggaran menengah.

3. Supply Chain Execution (SCE) Modules

• Konsep: Modul WMS terintegrasi dalam sistem SCE yang lebih luas, mencakup manajemen rantai pasokan (supply chain) secara keseluruhan.
• Fitur: Menawarkan fitur Warehouse Management System dengan tambahan fungsi seperti manajemen transportasi, perencanaan permintaan, dan visibility rantai pasokan.
• Kelebihan:
  • Pandangan holistik dan kontrol terpusat atas seluruh rantai pasokan.
  • Meningkatkan efisiensi dan optimasi seluruh proses.
  • Cocok untuk bisnis dengan operasi logistik kompleks.
• Kekurangan:
  • Biaya implementasi dan konfigurasi yang tinggi.
  • Kompleksitas yang tinggi, membutuhkan pelatihan dan sumber daya yang mumpuni.
• Cocok untuk: Bisnis besar dengan banyak gudang, operasi logistik kompleks, dan menginginkan kontrol terpusat atas rantai pasokan.

4. ERP-Based WMS

• Konsep: Modul Warehouse Management System terintegrasi dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan perusahaan.
• Fitur: Menawarkan fitur WMS dengan integrasi data real-time antara gudang, keuangan, penjualan, dan fungsi bisnis lainnya.
• Kelebihan:
  • Integrasi data yang erat untuk visibilitas dan efisiensi yang lebih tinggi.
  • Menghilangkan duplikasi data dan meningkatkan akurasi.
  • Cocok untuk perusahaan yang ingin mengintegrasikan seluruh operasi bisnis.
• Kekurangan:
  • Biaya implementasi dan konfigurasi yang tinggi.
  • Kompleksitas yang tinggi, membutuhkan keahlian teknis dan koordinasi antar departemen.
• Cocok untuk: Perusahaan besar dengan banyak gudang, sistem ERP yang mapan, dan menginginkan integrasi data real-time antar fungsi bisnis.

7 langkah memilih WMS yang tepat

Saat memilih WMS yang tepat untuk perusahaan, pertama-tama Anda harus memahami sepenuhnya kebutuhan perusahaan dan persyaratan bisnis utama untuk beberapa waktu ke depan.

Anda perlu memahami strategi perusahaan dan memastikan bahwa kebutuhan spesifik dapat terpenuhi dengan memilih solusi yang paling sesuai dengan tujuan bisnis. Anda juga perlu menghitung Return of Investment (ROI) atas pembelian WMS.

Guna memastikan bahwa sistem yang Anda pilih adalah sistem yang tepat, terdapat beberapa pedoman best-practice milik Business Application Software Developers Association (BASDA) (2009) dan Sage Accpac (2005).

Berikut 7 langkah yang harus dipenuhi untuk mendapatkan WMS yang paling sesuai untuk Anda:

1. Membentuk tim proyek

Bentuk tim yang terdiri dari orang-orang yang mampu berpikir logis yang akan memutuskan apa yang dibutuhkan perusahaan dari WMS dan fungsi apa yang harus dimiliki. Tim dapat berupa anggota dari divisi keuangan, penjualan, produksi (jika ada), IT, dan gudang.

Setelah tim terbentuk, pilih pemimpin proyek dan tentukan peran, tanggung jawab, dan tingkat keterlibatan setiap orang dalam hal waktu dan pengambilan keputusan selama proses ini.

2. Tetapkan, rekam, tinjau, dan tingkatkan proses saat ini

Tahap selanjutnya adalah mengumpulkan dan menyusun informasi sebanyak mungkin tentang proses dan prosedur perusahaan saat ini. Setelah selesai, tim harus melalui setiap proses untuk memutuskan apakah itu benar-benar diperlukan.

Jangan mengotomatiskan proses yang buruk. Gunakan tim proyek dan staf gudang untuk mengidentifikasi proses mana yang menurut mereka membuat frustasi, boros, atau tidak efisien.

Anda perlu memahami proses mana yang akan ditingkatkan dengan WMS. Pahami bagaimana staf gudang berkomunikasi baik secara internal dengan departemen lain maupun secara eksternal dengan pelanggan, pemasok, dan perusahaan transportasi.

3. Buat daftar fungsi utama

Setiap anggota tim proyek perlu menyusun daftar fungsi kunci yang diperlukan dari suatu sistem dan mengurutkannya berdasarkan tingkat kepentingan. Buat daftar persyaratan penting yang disepakati dari ide-ide yang dihasilkan oleh masing-masing anggota tim dan siap untuk dimasukkan dalam Request For Information (RFI).

Daftar ini harus memiliki fungsi yang penting yaitu fungsi ‘must have‘. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat membuang sistem yang tidak memenuhi persyaratan dasar.

4. Masukkan rencana pertumbuhan di masa depan dalam spesifikasi

Meskipun sulit untuk diramalkan, Anda perlu mempertimbangkan kemungkinan kejadian di masa mendatang saat menentukan WMS. Misalnya: apakah Anda ingin meningkatkan jumlah SKU secara signifikan selama beberapa tahun ke depan; apakah operasi Anda di masa mendatang memerlukan operasi ‘kitting’; sistem mana yang mungkin Anda perlukan untuk berinteraksi?

5. Cantumkan manfaat WMS bagi perusahaan Anda

Warehouse Management System yang tepat dapat memaksimalkan produktivitas tenaga kerja, meningkatkan pemanfaatan ruang dan peralatan, serta meningkatkan akurasi. Semua ini perlu dihitung dan disajikan bersama laporan ROI.

6. Mendekati sejumlah vendor tertentu; mengunjungi situs referensi

Saat ini terdapat banyak penyedia Warehouse Management System di Indonesia yang memiliki perbedaan dan keunikan masing-masing. Beberapa perusahaan WMS juga menyediakan konsultan dan menyediakan data perbandingan mengenai beberapa WMS di pasaran, salah satunya Impact.

Sebelum melakukan tender, diskusikan kebutuhan Anda dengan beberapa vendor dan kunjungi beberapa lokasi operasional mereka. Diskusi dengan pengguna yang secara langsung akan memberi wawasan lebih jauh tentang kemampuan sistem dan berpotensi merevisi pemikiran Anda tentang sistem.

7. Menghasilkan laporan ROI

Setelah menerima penawaran dan sebelum mengambil keputusan, libatkan rekan keuangan Anda dalam menghitung potensi laba atas investasi.

Bersama dengan perhitungan ROI Anda perlu memastikan hal-hal berikut, menurut Stephen Cross (2010) dari ATMS:

• Potensi WMS untuk memberi akurasi stok yang lebih baik – dengan mengurangi kesalahan, menyediakan informasi real-time, dan mengaktifkan inventaris abadi;
• Potensi peningkatan produktivitas dan penghematan biaya – melalui pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, pemanfaatan peralatan yang lebih baik, dan pemanfaatan ruang yang lebih baik;
• Kebutuhan akan traceability yang lebih baik;
• peningkatan layanan pelanggan dan klien – melalui kontrol gudang yang ditingkatkan secara keseluruhan, akurasi pengambilan dan pengiriman yang lebih baik.

Biaya WMS dapat dipecah menjadi komponen berikut:

• Lisensi: lisensi perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan sistem. Biasanya ini dibebankan oleh pengguna, yaitu pengguna PC atau pengguna terminal data radio.
• Layanan profesional: biaya untuk manajemen proyek, pelatihan, dan dukungan go-live.
• Biaya pengembangan: biaya pengembangan perangkat lunak untuk persyaratan yang tidak dipenuhi dalam paket, termasuk interfaces ke sistem pihak ketiga.
• Biaya dukungan: biaya tahunan berdasarkan biaya lisensi dan biaya pengembangan; lihat biaya ini dengan hati-hati: cakupan layanan dan biaya bervariasi secara signifikan dari satu pemasok ke pemasok lainnya.
• Biaya perangkat keras dan infrastruktur.

Minta pemasok untuk menunjukkan harga mana yang pasti dan mana yang variabel. Hati-hati dengan biaya tersembunyi seperti biaya perjalanan, waktu tempuh dan waktu manajemen proyek. Ringkas semua biaya dalam spreadsheet, tunjukkan biaya awal dan kemudian biaya untuk tahun 1 sampai 5 dengan akumulasi total.

Anda akan menemukan bahwa beberapa sistem terlihat menarik pada awalnya tetapi ketika dihitung biayanya dalam jangka waktu yang lebih lama, sistem tersebut mungkin terbukti jauh lebih mahal.

Komponen WMS yang ideal

Agar efektif, Warehouse Management System perlu memiliki komponen berikut (Ruriani, 2003):

1. Mampu berinteraksi dengan sistem lain

Kemampuan untuk berinteraksi dengan sistem lain seperti paket akun, sistem ERP dan MRP dan sistem manajemen transportasi, sangat penting. Sistem perlu diintegrasikan dengan tugas back-office seperti entri pesanan, kontrol inventaris, modul pesanan pembelian, dan pembuatan faktur.

Sistem ini juga harus dapat berinteraksi dengan sistem otomasi, konveyor, MHE, dan teknologi picking terbaru seperti suara, pemindai yang dapat dipakai, RFID, dan sistem pick-and-put-to-light. Pastikan bahwa interfaces WMS ini tidak akan menimbulkan biaya yang berlebihan.

2. Modular dan terukur

Dengan sistem yang modular, Anda hanya membayar fungsionalitas yang diperlukan dan pelatihan serta implementasi bisa lebih cepat. Modul lebih lanjut dapat ditambahkan di kemudian hari jika diperlukan.

Membeli sistem yang memiliki fungsionalitas jauh di luar kebutuhan hanya akan menyebabkan peningkatan biaya pelatihan, pemborosan waktu, dan akibatnya pengembalian investasi Anda menjadi buruk.

3. Mudah diakses

Dengan mobilitas staf saat ini, penting agar sistem dapat diakses dari jarak jauh melalui web dan aman dengan tingkat akses yang dilindungi kata sandi. Kemampuan sistem untuk menghasilkan laporan kinerja, pemodelan biaya untuk melayani dan interogasi inventaris standar adalah fungsionalitas yang diharapkan dan harus menjadi prioritas utama.

4. Mudah dioperasikan

Pilih WMS yang ramah pengguna. Pilih sistem yang memiliki lingkungan operasi point-and-click dan mudah dibaca. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan produktivitas staf dan penerimaan sistem. Pastikan sistem bekerja secara real time dan menyediakan pembaruan inventaris instan.

5. Memenuhi kebutuhan khusus

Jika Anda terlibat dalam penyimpanan barang kepabeanan dan cukai, pastikan sistem tersebut disetujui atau dapat disetujui oleh otoritas terkait. Kedua, pastikan bahwa sistem dapat melakukan tugas-tugas yang penting untuk bisnis Anda seperti melacak lot dan nomor seri (jika diperlukan), mengelola tanggal kedaluarsa, mengidentifikasi barang berbahaya dan dapat menghitung royalti.

6. Kemampuan pelaporan

Pastikan sistem menyediakan rangkaian pelaporan yang komprehensif dan juga melaporkan kegagalan.

7. Mampu mendukung best practice gudang

Menurut BASDA, untuk mencapai praktik pergudangan terbaik, sistem harus mampu mengoptimalkan pergerakan di dalam gudang, misalnya peletakan palet digabungkan dengan pengambilan palet, yang dikenal sebagai interleaving tugas.

Idealnya sistem akan dapat memantau kecepatan barang di dalam gudang dan menempatkannya sesuai (slotting) atau menyediakan data dalam format yang dapat ditransfer ke program yang memiliki fungsi slotting.

Tips memilih vendor WMS

Seperti banyak penawaran layanan besar seperti outsourcing, kemungkinan keberhasilan proyek pada akhirnya akan bergantung pada hubungan Anda dengan orang-orang di vendor software.

Oleh karena itu sangat penting untuk bertemu vendor, tidak hanya staf penjualan tetapi juga staf operasional dan pendukung. Aspek utama yang harus dicari dalam partner atau vendor meliputi:

• Pengalaman. Cari penyedia yang mempekerjakan staf dengan pengalaman operasional yang signifikan serta staf dengan kemampuan menghasilkan WMS terbaik di kelasnya. Staf operasional tidak hanya akan memiliki masukan ke dalam Warehouse Management System tetapi mereka juga akan dapat memahami kebutuhan Anda dengan lebih baik. Pilih vendor yang mendengarkan secara efektif dan memahami organisasi Anda sepenuhnya.
• Umur panjang. Periksa berapa lama perusahaan telah menjalankan bisnis dan seperti apa kelayakan kredit mereka; yakinlah, mereka pasti akan memeriksa milik Anda.
• Pilih vendor yang mengutamakan keunggulan software, bukan hanya fiturnya.
• Pastikan bahwa vendor tidak hanya dapat memasok sistem tetapi juga instalasi, pelatihan, pemeliharaan, dan pelayanan help-desk.
• Pilih vendor yang membuat Anda nyaman bekerja sama.
• Sumber daya. Pastikan penyedia WMS dapat mendukung Anda sepenuhnya selama fase implementasi.
• Pilih mitra yang memiliki staf bantuan yang memadai dan yang tersedia selama jam operasional perusahaan Anda. Zona waktu dapat menyebabkan masalah yang tak terhitung jumlahnya jika tidak diperhitungkan sejak awal.
• Pilih mitra yang telah menjalin kemitraan dengan penyedia hardware.

Implementasi WMS

Sebelum membuat pilihan akhir, mintalah penyedia WMS untuk membagikan rencana implementasi terperinci yang mencakup garis waktu penginstalan dan komitmen sumber daya.

Aturan berikut harus diikuti sebelum menerapkan sistem baru:

• Diskusikan dengan bisnis mengenai waktu yang tepat untuk memperkenalkan sistem baru. Pastikan semua key people tersedia.
• Setujui rencana implementasi yang realistis dengan vendor dan tim proyek Anda.
• Jamin ketersediaan staf kunci selama fase implementasi.
• Usulkan tenggat waktu yang Anda percayai untuk dicapai.
• Tunjuk pengguna super dari antara staf Anda.
• Kembangkan agenda pelatihan untuk semua staf dan sertakan dalam program induksi staf baru Anda.
• Jangan mencoba untuk memodifikasi sistem sampai sistem tersebut terpasang dan berfungsi seperti yang ditentukan di awal.
• Terus tinjau garis waktu dan tindak lanjuti kesalahan apapun.

Kesimpulan

Informasi adalah kunci pada pengelolaan gudang dan adanya data real-time merupakan hal yang berharga. Penggunaan Warehouse Management System (WMS) dapat meningkatkan kecepatan, produktivitas, dan akurasi.

Sebelum menerapkan Warehouse Management System, terdapat beberapa langkah yang harus dipertimbangkan mulai dari membentuk tim proyek, memilih vendor, hingga memilih fitur yang sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan WMS yang tepat dapat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.

Anda juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis perusahaan dengan penggunaan ERP. ERP Impact juga memuat modul WMS yang membantu dalam mengurangi pemborosan dan mengefisienkan proses picking. Selain WMS, terdapat berbagai modul lain di dalamnya yaitu inventaris, akuntansi, penjualan, hingga HCM.

Referensi

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.