Kriteria Vendor ERP yang baik

4.1 Apa Itu Vendor ERP?

Vendor ERP adalah perusahaan yang menjual, mengimplementasi, dan memberikan dukungan ERP system. Ada 4 jenis vendor ERP:

1. Vendor ERP yang hanya menjual ERP milik perusahaan lain (seperti mitra SAP dan Microsoft Dynamics)
2. Vendor ERP yang memiliki ERP milik sendiri (seperti pemain ERP lokal)
3. Vendor ERP yang memiliki ERP sendiri dan juga menjual ERP milik perusahaan lain (seperti Impact)
4. Vendor ERP yang bekerjasama dengan vendor ERP lain (seperti Accenture)

Setiap jenis vendor ERP ada kelebihan dan kekurangan masing-masing. Vendor ERP yang hanya menjual ERP milik perusahaan lain biasanya lebih bisa dipercaya dalam implementasi, tapi sangat tergantung dari ERP yang dijual dan pengalaman. Sebagai contoh, penyaringan SAP dalam pemilihan mitra SAP lebih ketat dibandingkan dengan ERP lain, namun tidak semua 25 mitra SAP mungkin cocok untuk perusahaan Anda. Selain itu, harga mereka biasanya lebih mahal karena harga lisensi ERP mereka dikontrol oleh pemilik ERP tersebut.

Baca di sini jika Anda mencari software ERP terbaik 2025.

4.2 Kriteria Vendor ERP Yang Baik

Kriteria vendor ERP yang baik adalah:

1. Memahami Kebutuhan dan Tantangan Bisnis Anda

Vendor ERP yang baik harus mampu memahami secara mendalam kebutuhan spesifik bisnis Anda, termasuk tantangan yang dihadapi. Hal ini mencakup analisis proses bisnis yang sedang berjalan, area yang memerlukan peningkatan, serta tujuan jangka panjang perusahaan. Pemahaman yang mendalam ini memungkinkan vendor memberikan solusi yang benar-benar relevan dengan kondisi bisnis Anda.

2. Memahami Praktik Terbaik di Industri

Vendor harus memiliki pengetahuan mendalam tentang praktik terbaik dalam industri Anda. Setiap industri memiliki kebutuhan dan standar operasional yang berbeda. Vendor yang memahami praktik terbaik dapat merekomendasikan solusi yang sesuai dengan standar industri serta membantu bisnis Anda tetap kompetitif dengan mengadopsi pendekatan yang terbukti efektif.

3. Memahami Perbaikan Proses Bisnis

Selain menyediakan software, vendor yang baik harus memiliki keahlian dalam perbaikan proses bisnis (business process improvement). Mereka harus mampu mengidentifikasi inefisiensi dalam proses bisnis saat ini dan menyarankan perubahan yang dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan mempercepat alur kerja.

4. Memahami Kelebihan dan Keterbatasan Software

Vendor yang ideal harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang kelebihan dan keterbatasan dari solusi ERP yang ditawarkan. Ini mencakup fitur yang tersedia, potensi untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, serta batasan teknis yang mungkin memerlukan solusi tambahan. Transparansi mengenai batasan sistem sangat penting agar bisnis dapat membuat keputusan yang tepat dan menghindari ekspektasi yang tidak realistis.

4.3 Masalah Umum Implementasi ERP

Menurut Gartner, 55% hingga 75% proyek ERP gagal memenuhi tujuan mereka, sering kali karena perencanaan dan persiapan yang tidak memadai. Vendor ERP yang baik bisa membantu Anda menghindari masalah-masalah ini. 5 masalah yang paling umum adalah:

1. Perencanaan yang Kurang Matang

Implementasi dimulai tanpa perencanaan yang jelas, menyebabkan scope creep, pembengkakan biaya, dan tenggat waktu yang meleset. Vendor yang baik akan membantu melakukan analisis kebutuhan bisnis mendalam, menyusun roadmap implementasi yang terstruktur, dan mendefinisikan ruang lingkup proyek yang jelas sejak awal.

2. Kurangnya Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Tidak melibatkan tim internal yang tepat sejak awal dapat menyebabkan resistensi terhadap perubahan dan kesalahan dalam kebutuhan sistem. Vendor berpengalaman akan memastikan kolaborasi dengan semua pemangku kepentingan, memberikan pelatihan, dan melakukan sesi konsultasi yang melibatkan berbagai departemen.

3. Migrasi Data yang Tidak Optimal

Migrasi data yang buruk, seperti data duplikat atau hilang, dapat mengganggu operasional bisnis. Vendor yang handal memiliki metodologi migrasi data yang teruji, mencakup proses validasi dan pembersihan data sebelum migrasi.

4. Ketidaksesuaian Fitur dengan Kebutuhan Bisnis

Implementasi ERP yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis dapat menyebabkan ketidakcocokan fitur dan fungsionalitas. Vendor yang mengerti kebutuhan bisnis akan melakukan analisis mendalam sebelum implementasi, memastikan fitur yang dipilih benar-benar sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

5. Kurangnya Pelatihan dan Dukungan

Karyawan tidak terlatih dengan baik, menyebabkan kesulitan dalam menggunakan sistem baru. Vendor yang berkualitas akan menyediakan pelatihan komprehensif dan dukungan teknis berkelanjutan untuk memastikan tim dapat menggunakan sistem dengan optimal.

6. Biaya yang Tidak Terkendali

Perubahan kebutuhan di tengah proyek atau kurangnya transparansi dapat menyebabkan pembengkakan biaya. Vendor yang kredibel akan memberikan proposal biaya yang transparan dengan estimasi biaya yang terperinci dan mendefinisikan biaya tambahan dengan jelas di awal proyek.

4.4 Strategi Terbaik Dalam Memilih Vendor ERP

1. Lakukan Analisis Kebutuhan Bisnis yang Mendalam

Identifikasi kebutuhan bisnis spesifik, termasuk proses inti yang perlu diotomatisasi, tantangan yang dihadapi, dan hasil yang diharapkan. Lakukan analisis menyeluruh terhadap proses operasional saat ini untuk memastikan semua aspek telah dipertimbangkan sebelum memilih solusi ERP. Hal ini membantu menghindari fitur yang tidak relevan dan memastikan sistem yang dipilih sesuai dengan tujuan bisnis.

2. Libatkan Semua Pemangku Kepentingan Sejak Awal

Sertakan perwakilan dari berbagai departemen seperti keuangan, produksi, HR, dan IT dalam proses seleksi. Dengan melibatkan berbagai perspektif, Anda dapat mengidentifikasi kebutuhan unik setiap unit kerja dan memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih mendukung seluruh organisasi. Kategorikan kebutuhan itu menjadi must-have dan good-to-have, sehingga memudahkan Anda untuk menghindari over-customization. Hal ini juga membantu dalam meningkatkan tingkat adopsi sistem di seluruh perusahaan.

3. Buat Perbandingan Vendor yang Objektif

Susun perbandingan vendor yang mencakup fitur yang ditawarkan, kapabilitas tim implementasi, harga, kualitas layanan purna jual, dan fleksibilitas penyesuaian sistem. Gunakan metode evaluasi berbasis skor atau matriks keputusan untuk menilai masing-masing vendor secara objektif. Selain itu, perhatikan rekam jejak vendor di industri yang sama dan kemampuan mereka dalam mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.

4. Evaluasi Pengetahuan dan Kredibilitas Konsultan ERP Anda

Tinjau tingkat pemahaman konsultan ERP Anda tentang solusi ERP yang ditawarkan dan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan mereka dapat menjelaskan fitur, manfaat, dan batasan sistem secara transparan. Kredibilitas dan kejujuran dalam memberikan informasi yang akurat sangat penting untuk menghindari ekspektasi yang salah selama proses implementasi.

5. Cari Mitra Jangka Panjang

Pilih vendor yang berkomitmen untuk menjadi mitra jangka panjang dalam perjalanan transformasi digital bisnis Anda. Pastikan mereka menawarkan dukungan berkelanjutan, pembaruan sistem secara berkala, dan kemampuan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan bisnis seiring pertumbuhan perusahaan.

4.5 Kesimpulan

Menemukan vendor ERP yang dapat diandalkan merupakan tantangan besar bagi banyak perusahaan di Indonesia. Salah satu alasan utamanya adalah terbatasnya jumlah konsultan ERP yang memiliki pemahaman menyeluruh tentang transformasi digital secara menyeluruh. Implementasi ERP yang sukses tidak hanya membutuhkan keahlian teknis pada perangkat lunak, tetapi juga pemahaman mendalam tentang proses bisnis, akuntansi, teknologi, dan spesifikasi industri yang relevan.

Banyak konsultan hanya menguasai salah satu aspek, seperti pengaturan teknis sistem atau konfigurasi modul akuntansi, namun sering kali kurang memahami alur kerja bisnis yang kompleks dan kebutuhan unik dari masing-masing sektor industri. Misalnya, implementasi di perusahaan manufaktur membutuhkan pemahaman tentang perencanaan produksi dan manajemen inventaris, sementara implementasi di sektor ritel berfokus pada manajemen rantai pasok dan integrasi dengan sistem POS. Ketidakseimbangan ini dapat menyebabkan implementasi yang tidak optimal, di mana sistem ERP hanya berfungsi secara teknis tetapi gagal mendukung proses bisnis secara menyeluruh.

Selain itu, transformasi digital yang efektif mengharuskan konsultan ERP mampu menjembatani teknologi dengan kebutuhan bisnis strategis. Mereka harus mampu menerjemahkan kebutuhan perusahaan menjadi solusi berbasis teknologi yang praktis dan berdampak langsung pada efisiensi operasional. Sayangnya, banyak implementator lebih berfokus pada penyelesaian teknis proyek tanpa memperhatikan perubahan budaya dan pelatihan karyawan yang sama pentingnya dalam keberhasilan jangka panjang.

Oleh karena itu, dalam memilih mitra implementasi ERP, perusahaan perlu melakukan evaluasi menyeluruh dengan memastikan konsultan yang dipilih memiliki pemahaman yang seimbang tentang teknologi, proses bisnis, akuntansi, dan kebutuhan industri. Pendekatan ini akan membantu meminimalkan risiko kegagalan implementasi dan memastikan investasi pada sistem ERP benar-benar mendukung transformasi bisnis secara menyeluruh.