Prinsip Total Quality Management (TQM) dan Contoh Penerapannya

Total Quality Management adalah bagian dari lean manufacturing yang berfokus pada peningkatan kualitas produk dengan cara melakukan perbaikan terus menerus pada proses produksi. Semakin baik produk yang dihasilkan, maka kepuasan pelanggan dapat meningkat dan menyebabkan naiknya tingkat loyalitas. Hal tersebut tentu dapat berdampak positif pada keuntungan perusahaan.

Untuk memahami lebih lanjut mengenai Total Quality Management dan keuntungannya, Anda dapat membaca artikel berikut.

Apa itu Total Quality Management?

Total Quality Management (TQM) atau manajemen kualitas total adalah proses berkelanjutan untuk mengidentifikasi dan mengurangi kesalahan dalam proses manufaktur. Selain itu, pendekatan ini juga mencakup proses merampingkan manajemen rantai pasokan, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan memastikan karyawan agar mengikuti pelatihan dengan cepat.

Tujuan utama dari Total Quality Management adalah untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam proses produksi dapat bertanggung jawab atas kualitas produk atau jasa yang perusahaan hasilkan. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu memotivasi seluruh karyawan agar dapat bekerja dengan baik dan menghasilkan produk berkualitas.

Pada dasarnya, sistem ini banyak digunakan pada industri manufaktur sehingga dapat meminimalisir proses yang tidak perlu.

Baca juga: TPM adalah: Implementasi TPM pada Lean Manufacturing

Prinsip Total Quality Management

Penerapan TQM pada perusahaan biasanya dijadikan sebagai sarana untuk meningkatkan daya saing perusahaan melalui perbaikan pada manajemen perusahaan. Peningkatan daya saing tersebut dilakukan melalui perbaikan output produk. Selain itu, pelanggan juga menjadi fokus utama sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

Dalam penerapannya, terdapat 8 prinsip pada TQM, yaitu:

1. Fokus pada Pelanggan

Implementasi Total Quality Management memungkinkan pelanggan untuk dapat menentukan tinggi rendahnya kualitas produk. Pelanggan memiliki hak untuk menilai produk dan masukan dari pelanggan menjadi kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk. Adapun cara untuk mengetahui penilaian pelanggan terhadap produk dapat dilakukan melalui survei.

Misalnya, berdasarkan survei pelanggan merasa daya tahan produk kurang baik, maka hal tersebut menjadi masukan perusahaan agar dapat meningkatkan proses produksi. Selain melalui survei manual, Anda juga dapat tetap terhubung dengan pelanggan dan berkomunikasi dengan baik melalui penerapan CRM Impact.

2. Komitmen Karyawan

Keberhasilan penerapan TQM juga dipengaruhi oleh komitmen karyawan untuk ikut serta memperbaiki proses produksi. Komunikasi lintas departemen dan pimpinan mengenai tujuan, harapan, dan hambatan menjadi hal yang penting sehingga saling memahami satu sama lain dan menghindari konflik.

Pihak perusahaan juga harus mampu untuk memberikan pelatihan pada karyawan dan memberikan sumber daya yang cukup sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan dengan baik.

Perbaikan performa karyawan pada perusahaan Anda juga dapat dilakukan dengan mudah dan efisien melalui penggunaan HCM Impact. Dengan software tersebut, berbagai proses pengembangan sumber daya perusahaan mulai dari rekrutmen, onboarding, penjelasan tujuan perusahaan, penilaian karyawan, keterlibatan karyawan, umpan balik, hingga keluarnya karyawan dapat dilakukan secara otomatis.

3. Perbaikan Berkelanjutan

Ketika perusahaan Anda ingin belajar mengenai persaingan, proses, dan pelanggan, maka perbaikan secara bertahap menjadi hal yang harus dilakukan. Adanya perbaikan secara bertahap tersebut memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan pasar dan beradaptasi terhadap pelanggan, produk, serta wilayah yang berbeda.

Selain itu, adanya perbaikan secara berkelanjutan juga meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan sehingga dapat bersaing dengan baik. Informasi mengenai keunggulan perusahaan best practice juga menjadi hal penting untuk membandingkan data dan metrik manufaktur yang masih perlu diperbaiki.

4. Patuh terhadap Proses

Pendekatan TQM berkaitan erat dengan diagram alur proses, rencana aksi, dan alur kerja yang terencana. Oleh karena itu, setiap karyawan yang terlibat pada setiap prosesnya harus dilatih dan diberikan pemahaman bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan adalah bagian dari proses panjang pada produksi sehingga langkah yang diambil harus tepat.

Seluruh proses yang terjadi kemudian dianalisis untuk dapat mengetahui kekurangan yang perlu diperbaiki.

5. Pendekatan Strategis dan Sistematis

Proses dan prosedur perusahaan merupakan cerminan dari visi, misi, dan rencana jangka panjang yang ditetapkan. Dalam hal ini, TQM memiliki pendekatan strategis dan sistematis yang digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga sesuai dengan prosesnya. Guna mendukung hal tersebut, perusahaan harus menjadikan kualitas sebagai hal penting dan melakukan investasi keuangan untuk mewujudkannya.

6. Pemanfaatan Data

Data menjadi hal penting pada penerapan TQM. Adapun data tersebut dapat berasal dari umpan balik dan masukan pada proses produksi sehingga dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi. Dengan data yang lengkap dan dimanfaatkan dengan baik, maka perusahaan dapat mengambil tindakan tepat yang menguntungkan.

Namun pada kenyataannya, perusahaan seringkali tidak dapat memanfaatkan data dengan baik karena data yang dimiliki tidak real-time dan update. Oleh karena itu, penggunaan software ERP Impact menjadi pilihan yang tepat. Dengan software tersebut, seluruh proses bisnis dapat dilakukan secara otomatis sehingga memperkecil kemungkinan human error.

Selain itu, adanya real-time reports juga memungkinkan perusahaan memperoleh data real-time sehingga dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Adapun beberapa data yang diintegrasikan yaitu berupa data penjualan, keuangan, produk dan jasa, operasional, hingga data yang berasal dari pelanggan pada customer service.

7. Pengintegrasian Sistem

Integrasi sistem menjadi salah satu cara untuk memanfaatkan data. Pada TQM, sistem yang terintegrasi dapat menyampaikan informasi yang berguna pada lintas departemen dan menghasilkan kualitas pengambilan keputusan yang baik. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, maka tidak ada batasan ruang dan waktu antara semua orang yang terdapat pada perusahaan.

Dalam proses produksi, integrasi sistem juga dapat dengan mudah dilakukan melalui penggunaan ERP manufacturing. ERP juga dapat meningkatkan proses pemantauan pada proses produksi sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Selain itu, transparansi juga dapat meningkat karena semua divisi perusahaan dapat melihat inventaris melalui suatu dashboard yang terintegrasi.

8. Komunikasi

Meskipun data dan sistem telah terintegrasi, perusahaan tetap membutuhkan manusia untuk mengkoordinasikan proses dan memastikan seluruh proses produksi berjalan dengan efisien. Adanya komunikasi efektif antar karyawan menjadi kunci dalam penerapan TQM. Hal ini menjadikan motivasi karyawan meningkat dan menghindari kesalahan pada proses produksi.

Baca juga: Pentingnya Keterlibatan dalam Perusahaan dan 3 Faktor Pendukung

Keuntungan dan Kerugian Total Quality Management

Implementasi TQM pada perusahaan dalam jangka panjang dapat menghasilkan perbaikan kualitas produk dan meningkatkan loyalitas pelanggan. Namun, selain keuntungan tersebut, pendekatan ini juga memiliki beberapa kerugian ketika diterapkan. Berikut penjelasan mengenai keuntungan dan kerugian pada implementasinya:

Keuntungan Total Quality Management

• Menghasilkan produk berkualitas tinggi dengan harga yang lebih murah
• Meminimalkan pemborosan pada seluruh proses produksi dan penjualan
• Perusahaan dapat bereaksi lebih cepat terhadap perubahan dan memiliki perencanaan yang lebih baik
• Memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih mudah beradaptasi

Kerugian Total Quality Management

• Membutuhkan investasi keuangan yang besar
• Membutuhkan waktu yang lama dalam penerapannya
• Memungkinkan terjadi resistensi pada saat diterapkan karena mencakup cara kerja baru
• Membutuhkan dukungan seluruh komponen perusahaan agar implementasi berhasil

Baca Juga: Standardized Work: Definisi, 3 Elemen, Chart, dan Manfaatnya

Contoh Industri yang Menerapkan TQM

Meskipun berasal dari sektor manufaktur, prinsip TQM kini telah digunakan secara luas pada berbagai industri. Penggunaannya dapat ditemukan di perbankan, keuangan, hingga kedokteran. hal tersebut karena pada dasarnya TQM fleksibel digunakan pada semua departemen pada perusahaan. Adapun departemen yang terlibat mencakup administrasi, pemasaran, dan produksi.

Salah satu contoh perusahaan yang menerapkan pendekatan ini yaitu Toyota. Penggunaan TQM pada Toyota dilakukan untuk menjaga inventarisnya tetap ramping dan tidak terlalu banyak menimbun aset di gudang karena produksi disesuaikan dengan permintaan. Hal tersebut juga berdampak pada Toyota yang menghasilkan mobil dengan kualitas yang lebih baik dengan biaya produksi terjangkau.

Kesimpulan

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan dalam lean manufacturing yang berfokus pada peningkatan kualitas produk melalui perbaikan berkelanjutan dalam setiap tahap proses produksi. TQM bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya akan meningkatkan loyalitas pelanggan dan keuntungan perusahaan.

Penggunaan software manufaktur, sangat mendukung implementasi TQM dengan menyediakan data real-time dan proses yang terintegrasi. Sistem yang terintegrasi dapat membantu koordinasi aktivitas lintas departemen secara efisien, memastikan setiap tahap proses memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.