10 Task Management Software Terbaik 2025 & Cara Memilihnya

Overview

Bisnis sering menghadapi kesulitan dalam mengelola tugas dan proyek tanpa sistem yang jelas. Menurut data Webtribunal, 41% stres di tempat kerja disebabkan oleh beban kerja yang berlebihan, sementara hanya 16,8% tim yang berhasil menyelesaikan lebih dari 70% tugas mingguan.

Solusi untuk mengatasi masalah ini adalah menggunakan task management software. Alat ini membantu mengatur, mengelola, dan melacak tugas, memastikan setiap tugas selesai tepat waktu dan sesuai prioritas.

Apa itu task management software?

Task management adalah proses mengelola tugas dari awal hingga selesai. Ini mencakup perencanaan, pelacakan, hingga pelaporan untuk memastikan tujuan tercapai.

Task management software adalah aplikasi yang membantu individu dan tim mengatur, mengutamakan, dan menyederhanakan tugas. Aplikasi ini mempermudah pengelolaan tugas mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelacakan kemajuan.

Manfaat task management software untuk bisnis

1. Meningkatkan Manajemen Waktu

Menurut survei Microsoft, 62% pekerja menghabiskan waktu terlalu banyak untuk mencari informasi saat bekerja, yang mengurangi produktivitas. Task management software menawarkan fitur seperti pengingat otomatis dan time-tracking, membantu tim memprioritaskan tugas, menghindari penundaan, dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

2. Membuat Tim Lebih Bertanggung Jawab

Dengan pembagian tugas yang terstruktur, setiap anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab mereka. Task management software memungkinkan pemantauan progres secara real-time dan memberikan feedback langsung, mendorong rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kepatuhan pada deadline, serta meningkatkan kontribusi individu dalam tim.

3. Memudahkan Kolaborasi Antar Tim

Fitur komunikasi internal dan berbagi file dalam software ini mengeliminasi kebutuhan untuk berpindah platform. Diskusi, pembaruan, dan tinjauan dokumen dapat dilakukan lebih efisien, mengurangi risiko miskomunikasi. Hasilnya, tim bekerja lebih sinergis dan produktif dalam menyelesaikan tugas bersama.

4. Mengotomatiskan Tugas Rutin

Sekitar 94% perusahaan melakukan tugas yang berulang dan memakan waktu. Task management software membantu menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, memungkinkan tim fokus pada pekerjaan yang lebih strategis. Pengotomatisan ini meningkatkan efisiensi dan kualitas pekerjaan, sekaligus mengurangi beban kerja manual.

5. Memberikan Wawasan Berbasis Data

Dengan laporan dan analitik komprehensif, software ini memberikan gambaran performa tim secara keseluruhan. Data ini membantu manajemen mengidentifikasi hambatan, memahami pola kerja, dan membuat keputusan strategis untuk perencanaan bisnis yang lebih efektif.

Fitur task management software yang perlu diperhatikan

1. Pengaturan Tugas yang Fleksibel

Software manajemen tugas yang ideal memungkinkan pengguna mengatur dan menyesuaikan tugas sesuai kebutuhan proyek. Pengguna dapat menetapkan prioritas, kategori, dan tenggat waktu dengan mudah, sehingga tim lebih siap menghadapi perubahan atau penyesuaian mendadak.

2. Time-Tracking

Fitur time-tracking tidak hanya membantu memantau durasi kerja, tetapi juga memberikan data yang berguna untuk analisis produktivitas. Dengan laporan waktu yang akurat, manajemen dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih strategis, memastikan efisiensi, dan mengurangi pemborosan waktu.

3. Tools untuk Kolaborasi

Fitur kolaborasi seperti chat, komentar, dan berbagi dokumen menjadi elemen penting dalam software ini. Dengan komunikasi yang terpusat, tim dapat menghindari miskomunikasi, mempercepat penyelesaian tugas, dan menjaga sinkronisasi antar anggota.

4. Pelaporan dan Analitik

Fitur pelaporan tidak hanya menyediakan data kinerja tim, tetapi juga memberikan wawasan strategis untuk perbaikan proses kerja. Dengan analitik yang mendalam, manajemen dapat mengidentifikasi kendala operasional dan mengoptimalkan rencana kerja.

5. Integrasi dengan Software Lain

Integrasi dengan alat seperti email, kalender, atau CRM mempermudah sinkronisasi data lintas platform. Kemampuan ini memastikan semua informasi proyek tersedia dalam satu ekosistem, mengurangi risiko kehilangan data dan meningkatkan efisiensi.

6. Automation untuk Efisiensi

Otomatisasi tugas memungkinkan aktivitas seperti pengiriman pengingat atau pembaruan status dilakukan tanpa campur tangan manusia. Hal ini menghemat waktu dan memungkinkan tim fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai strategis.

7. Tampilan yang Beragam

Kemampuan memilih tampilan seperti daftar, papan kanban, atau kalender memungkinkan setiap tim bekerja dengan cara yang paling nyaman. Fleksibilitas ini meningkatkan pengalaman pengguna dan efisiensi kerja.

8. Interface yang Intuitif

Desain antarmuka yang ramah pengguna memastikan adopsi cepat oleh tim. Navigasi yang sederhana meminimalkan waktu belajar dan memungkinkan tim langsung memanfaatkan fitur software secara maksimal.

Cara memilih software task management yang tepat

1. Tentukan kebutuhan tim dan proyek

Identifikasi kebutuhan spesifik tim dan proyek Anda, seperti ukuran tim, jenis tugas, dan tingkat kompleksitas pekerjaan. Jika proyek membutuhkan banyak kolaborasi atau pelacakan waktu, cari software yang menawarkan fitur-fitur tersebut.

Pemahaman ini akan memandu Anda memilih software yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional.

2. Evaluasi fitur yang ditawarkan

Telusuri fitur-fitur utama yang disediakan oleh task management software tersebut, seperti pelacakan waktu, kolaborasi, integrasi, otomatisasi, serta variasi tampilan.

Pastikan fitur tersebut dapat mengakomodasi alur kerja tim Anda. Selain itu, perhatikan kemudahan penggunaan antarmuka agar software dapat diadopsi tanpa hambatan.

3. Periksa ulasan dan rekomendasi

Membaca ulasan di situs teknologi, forum diskusi, atau meminta rekomendasi dari kolega dapat memberikan gambaran nyata tentang kinerja software.

Informasi ini membantu Anda memahami kelebihan dan kekurangan setiap pilihan task management software, sehingga dapat membuat keputusan lebih bijak.

4. Lakukan uji coba sebelum membeli

Manfaatkan periode uji coba gratis untuk memastikan task management software memenuhi kebutuhan Anda. Libatkan anggota tim dalam pengujian untuk mendapatkan perspektif yang beragam.

Pilih software yang mudah digunakan, memiliki fitur relevan, dan mampu meningkatkan kolaborasi serta produktivitas tim.

Rekomendasi software task management terbaik

1. Odoo

Odoo Task Management adalah modul penting dari platform manajemen sumber daya perusahaan Odoo. Modul ini membantu organisasi mengelola, mengoordinasikan tugas proyek, serta memantau kemajuan dan prioritas.

Software ini bersifat open source, sehingga gratis digunakan. Namun, kustomisasi akan dikenakan biaya tambahan sesuai kompleksitas kebutuhan, dan bisa dilakukan melalui konsultasi Odoo dengan Impact.

Kelebihan:

• Open source
• All-in-one platform dengan banyak modul
• Dukungan komunitas yang aktif

Kekurangan:

• Kurva pembelajaran tinggi
• Memerlukan keterampilan teknis untuk pengaturan
• Dukungan mungkin tidak sebaik software berbayar

Harga: Versi dasar gratis. Paket standar mulai dari $7,25/pengguna/bulan

2. Clickup

ClickUp adalah platform untuk mengelola manajemen tugas dan proyek dengan fleksibilitas serta kustomisasi. Semua paket, termasuk versi gratis, memungkinkan kustomisasi lebih dari 15 tampilan seperti tabel, timeline, dan peta pikiran.

ClickUp juga menyediakan lebih dari 100 template otomatisasi yang juga dilengkapi bantuan AI. Namun, paket Unlimited hanya mendukung satu tim dan tidak termasuk ID tugas khusus.

Kelebihan:

• Opsi kustomisasi tugas lebih banyak dibandingkan produk lain
• Fitur tertentu dapat disembunyikan dari guests
• Laporan Pulse memberi gambaran cepat progres tim

Kekurangan:

• Paket Unlimited hanya mendukung satu tim
• Laporan sprint hanya tersedia di paket Business dan Enterprise
• Fitur yang terlalu banyak bisa membingungkan pengguna baru

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

3. Asana

Bisnis kecil pun kadang perlu bekerja sama dengan berbagai pihak dari berbagai bidang. Asana adalah software manajemen tugas yang membantu menyelesaikan pekerjaan dengan efisien dan tepat waktu.

Portofolio di Asana mudah diatur dan dapat menampung ratusan anggota tim. Fitur workflow builder dalam paket berbayar Asana mengubah form menjadi tugas dan mempermudah pembuatan template. Berbagai departemen seperti pemasaran, IT, dan operasional dapat memanfaatkan fitur ini.

Kelebihan:

• Paket Starter dan Advanced mendukung hingga 500 anggota tim
• Paket gratis mencakup proyek, tugas, dan penyimpanan tanpa batas
• Paket berbayar memiliki workflow builder untuk otomatisasi

Kekurangan:

• Proofing, persetujuan, dan pelacakan waktu hanya di versi Advanced dan Enterprise
• Tidak ada fitur chat tim dan alat kolaborasi lainnya
• Pelaporan terbatas pada tujuan dan portofolio

Harga: Mulai dari $10,99/pengguna/bulan

4. Hubspot

HubSpot task management adalah bagian dari paket HubSpot CRM yang dirancang untuk membantu pemilik bisnis dalam mengelola penjualan. Pengguna dapat membuat alur kerja otomatis untuk menjadwalkan tugas baru setelah menyelesaikan tugas yang ada, serta mengatur pengingat dan memantau kinerja dalam satu dasbor.

Kelebihan:

• Sangat mudah dipahami dan dikuasai
• Memiliki alat manajemen proyek inti

Kekurangan:

• Hampir tidak memiliki fitur lanjutan
• Hanya bisa dibeli sebagai bagian dari suite pemasaran yang lebih besar

Harga: Tersedia versi gratis. Versi CRM premium mulai dari $45/bulan

5. Monday.com

monday.com menyediakan solusi manajemen kerja yang mengintegrasikan semua aspek kampanye pemasaran, dari perencanaan hingga pengukuran dampak. Tim dapat dengan mudah berbagi aset digital proyek dan membuat otomatisasi agar anggota dapat fokus pada tugas utama mereka.

Selain itu, monday.com juga menawarkan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang disesuaikan untuk berbagai industri seperti manufaktur, properti, dan keuangan. Produk “monday dev” dirancang untuk mendukung tim R&D dengan manajemen sprint dan pelacakan bug.

Kelebihan:

• Mengintegrasikan semua tugas kampanye dalam planning dan implementasi
• Menghubungkan tugas dengan tujuan perusahaan
• Paket berbayar menawarkan papan dan dokumen tanpa batas

Kekurangan:

• Paket gratis dan Dasar terbatas pada tampilan Kanban
• Paket Standar memiliki batas penyimpanan file 20GB
• Tugas berulang memerlukan otomatisasi yang tidak ada di paket Dasar

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $12/pengguna/bulan

6. Todoist

Todoist adalah solusi manajemen tugas yang mudah digunakan. Aplikasi task management ini memungkinkan pengguna untuk membuat tugas dan sub tugas, menentukan prioritas, menambahkan batas waktu, serta mengatur pengingat agar tidak ada yang terlewat.

Meskipun fokus utamanya adalah manajemen tugas, Todoist juga cocok untuk mengelola proyek kecil. Fitur penetapan tujuan, label untuk mengkategorikan tugas, dan deskripsi tugas membantu menjaga informasi tetap terpusat.

Kelebihan:

• Manajemen tugas harian yang efisien
• Dukungan kolaborasi tim yang sederhana
• Navigasi yang mudah untuk memantau kemajuan proyek

Kekurangan:

• Integrasi dengan beberapa aplikasi mungkin sulit
• Aplikasi tidak menampilkan tugas saat offline

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $4/bulan

7. Trello

Trello adalah software manajemen tugas yang menggunakan papan Kanban dengan fitur drag-and-drop untuk memudahkan pelacakan status. Pengguna dapat membuat daftar tugas pribadi, sementara anggota tim bisa menggunakan checklist untuk menambahkan konteks dengan tanggal jatuh tempo dan penugasan.

Trello juga dilengkapi alat otomatisasi Butler yang mudah dioperasikan. Anggota tim yang kurang mahir teknologi bisa mengotomatiskan tugas berulang dengan membuat aturan, tombol, dan perintah sederhana.

Kelebihan:

• Alat otomatisasi no-code di Butler
• Antarmuka yang intuitif dan cepat
• Pengkodean warna untuk memprioritaskan tugas

Kekurangan:

• Biaya meningkat dengan jumlah pengguna
• Mungkin tidak cocok untuk proyek yang lebih kompleks
• Kurangnya fitur pelaporan mendalam

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $5/pengguna/bulan

8. Any.do

Any.do menawarkan to-do list yang mudah digunakan untuk mencapai tujuan pribadi dan profesional dengan efisien. Pengguna dapat berkolaborasi dalam tugas dan proyek bersama tim dalam satu workspace.

Aplikasi ini cocok untuk individu dan tim. Aplikasi ini juga tersedia di lebih dari 10 platform, termasuk Mac, Safari, dan iPad.

Kelebihan:

• Antarmuka ramah pengguna dan fitur sinkronisasi yang praktis
• Memudahkan akses dari berbagai perangkat

Kekurangan:

• Integrasi terbatas
• Fitur lanjutan kurang sesuai dengan harga

Harga: Mulai dari $5/pengguna/bulan

9. Wrike

Wrike memiliki fitur manajemen tugas dan alur kerja yang efektif. Pengguna dapat membangun pustaka tugas yang disesuaikan dengan proses inti, sehingga bisa digunakan sebagai dasar untuk alur kerja mendatang.

Platform ini juga memungkinkan manajer proyek membuat laporan kustom tentang kinerja tugas dan tim. Analisis KPI di dashboard membantu meningkatkan efisiensi alur kerja.

Kelebihan:

• Dashboard proyek dengan laporan yang dapat disesuaikan
• Mendukung kolaborasi tim melalui feedback
• Lebih dari 400 integrasi pihak ketiga

Kekurangan:

• Opsi tampilan penyesuaian yang terbatas
• Beberapa pengguna mengalami masalah sinkronisasi tugas
• Dukungan pelanggan perlu ditingkatkan, terutama terkait perubahan layanan

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

10. ProofHub

ProofHub adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu tim dalam merencanakan, mengatur, berkolaborasi, dan menyelesaikan proyek di satu platform. Aplikasi ini dapat dihubungkan dengan Google Drive, OneDrive, Dropbox, dan Box untuk memudahkan akses ke file dan data.

ProofHub juga memungkinkan organisasi menyesuaikan tampilan dengan menambahkan logo, memilih skema warna, dan menggunakan URL sendiri. Fitur lain termasuk tampilan Gantt chart, aktivitas, dan milestone untuk memantau proyek.

Kelebihan:

• Biaya tetap sesuai untuk tim dengan banyak anggota
• Pengaturan akses mendukung pembatasan IP dan peran kustom
• Dukungan branding dengan logo dan URL khusus

Kekurangan:

• Laporan terbatas pada fungsi tertentu
• Hanya mendukung delapan integrasi pihak ketiga
• Paket Essential tidak menyediakan laporan dan peran kustom

Harga: Mulai dari $89/bulan

Kesimpulan

Memilih task management software harus mempertimbangkan fitur, kemudahan penggunaan, dan kesesuaian dengan kebutuhan tim. Lakukan uji coba sebelum memutuskan untuk memastikan software tersebut benar-benar mendukung produktivitas dan kolaborasi tim.

Penggunaan task management software membantu bisnis bekerja lebih efisien dan terorganisir. Jika Anda memerlukan bantuan dalam memilih solusi yang tepat, kami siap memberikan konsultasi agar operasional bisnis Anda semakin optimal.