Perbedaan Talent Acquisition, Hiring & Recruitment

Talent acquisition, hiring,  dan recruitment mungkin terdengar sama, namun ketiga hal tersebut memiliki arti dan peran berbeda. Walaupun memiliki arti berbeda, penting bagi HR untuk memahami lebih lanjut terkait proses pengisian posisi yang kosong pada suatu perusahaan. Baik individu maupun organisasi yang memiliki tim perekrutan, koordinasi pada talent acquisition akan mengefisiensikan proses.

Chapter ini akan membahas lebih lanjut terkait hiring, recruitment, dan talent acquisition, serta panduan dalam melakukan perekrutan, hingga cara menemukan kandidat terbaik.

Definisi hiring, recruitment, dan talent acquisition

Pada chapter sebelumnya kita sudah membahas tentang apa itu human resource. Untuk mempelajari lebih dalam, kali ini kita akan melihat definisi dari Hiring, recruitment, dan talent acquisition. Walaupun ketiganya memliki arti yang mirip, namun memiliki fungsi yang berbeda.

Talent acquisition

Talent acquisition adalah proses menemukan kandidat bagi suatu pekerjaan terbuka dan membawa kandidat terbaik ke perusahaan dengan tujuan utama untuk mempertahankan karyawan dalam jangka panjang. Talent acquisition memiliki dua fase, yaitu recruitment dan hiring.

Recruitment

Recruitment adalah proses mencari kandidat untuk suatu posisi terbuka. Terdapat berbagai cara untuk mencari kandidat, mulai dari job boards, referensi karyawan, maupun situs jaringan professional seperti Linkedin.Setelah membuat iklan lowongan kerja, perekrut akan mendapatkan kumpulan kandidat yang tertarik, kemudian perekrut akan mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai, sedangkan kandidat yang sesuai kualifikasi akan dikirimkan ke hiring manager.

Hiring

Hiring adalah fase pada talent acquisition untuk menilai setiap kandidat yang tertarik. Penilaian yang umum digunakan adalah dengan cara wawancara, walaupun terdapat beberapa posisi yang membutuhkan portofolio dan sertifikasi kerja sebagai tinjauan. Setelah melakukan penilaian kandidat, hiring manager akan menyerahkan pilihan akhir kandidat untuk persetujuan dari pimpinan perusahaan lainnya.

Hiring manager

Hiring manager adalah pemimpin pada divisi posisi terbuka yang bertanggung jawab untuk melakukan pemilihan akhir pada kandidat. Berbeda dengan tim yang melakukan diskusi, hiring manager akan melakukan seleksi akhir pada proses perekrutan.

Bergantung pada skala perusahaan, Anda dapat membuat departemen bagi setiap proses perekrutan untuk membantu beberapa hiring manager berbeda, atau hanya memiliki satu orang untuk melakukan proses talent acquisition, mulai dari recruitment, hiring, dan approving.

Talent acquisition funnel

Talent acquisition tidak bisa berjalan optimal jika hanya membuka lowongan dan besar kemungkinan kandidat tidak akan datang. Agar berjalan efektif, talent acquisition dimulai dari sekelompok besar kandidat kemudian dipersempit melalui beberapa fase proses perekrutan.

Perekrut profesional menyebut proses ini sebagai talent acquisition funnel. Pada setiap fase akan dikirimkan beberapa kandidat untuk memberikan pilihan yang beragam, namun juga jumlahnya tidak sampai membuat hiring manager kewalahan untuk mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai.

Proses talent acquisition yang berhasil akan membantu recruiters dan hiring manager untuk menjawab dua pertanyaan penting tentang kandidat, yaitu 1. Apakah mereka bisa melakukan pekerjaan tersebut? 2. Apakah mereka mau melakukan pekerjaan tersebut?

Jika tujuan Anda untuk mempekerjakan karyawan yang tetap bersama perusahaan Anda dalam jangka waktu panjang, talent acquisitions perlu ditujukan pada kandidat yang dapat menjawab dua pertanyaan tersebut. Kandidat perlu memahami dengan baik terkait job requirement, ekspektasi pada prasyarat dan pelatihan yang tersedia, keselarasan dengan misi, visi, dan nilai perusahaan.

Recruitment: Bagaimana cara membuat job description?

Proses perekrutan terlihat sederhana jika job description dibuat dengan menyalin dari iklan lowongan kerja dari perusahaan lain. Walaupun cara ini lebih mudah, namun akan menyulitkan Anda untuk menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Job description yang dibuat perusahaan lain belum tentu sesuai dengan budaya, nilai, dan operasional perusahaan.

Anda perlu mendefinisikan dengan baik persyaratan kerja yang akan dipasang di iklan lowongan yang akan menjangkau kandidat yang beragam namun selaras dengan kebutuhan perusahaan. Pendekatan ini adalah kunci untuk mendapatkan para kandidat yang memenuhi syarat dan karyawan perekrutan dapat menyediakan kandidat beragam kepada hiring manager.

Perbedaan antara job description dan iklan lowongan kerja

Agar job description dapat sesuai dengan kebutuhan, Anda perlu menentukan kualifikasi utama pada hiring funnel. Hal ini dapat dimulai dengan mendefinisikan job description pada setiap posisi yang dibuka.

Berbeda dengan job description, iklan lowongan kerja berisi penjelasan inti terkait kualifikasi yang diperlukan. Iklan perlu ditulis secara singkat, jelas, dan dapat menjelaskan secara keseluruhan kebutuhan perusahaan.

• Hard skills
  Hard skill adalah kompetensi berdasarkan tugas yang dapat karyawan tingkatkan melalui pendidikan atau pelatihan kejuruan. Misalnya kandidat yang tidak memiliki pelatihan hukum tidak cocok untuk legal company, karena belajar di tempat kerja tidak dapat menggantikan bertahun-tahun sekolah hukum. Meskipun belajar hard skill dapat dilakukan di tempat kerja, namu hard skill merupakan prasyarat utama untuk memenuhi kualifikasi suatu posisi.
• Soft skill
  Soft skill adalah atribut pribadi yang berkaitan dengan cara karyawan berkomunikasi dan berhubungan satu sama lain. Skill ini termasuk leadership, collaboration styles, conflict resolution, dan personal integrity. Seberapa lama pengalaman dan promosi pada resume dapat dijadikan untuk menilai soft skill ketika melakukan perekrutan, namun penilaian lebih lanjut dapat dilakukan pada fase hiring.

Anda perlu menentukan hard skill dan soft skill yang merupakan prasyarat ketika menulis job description sehingga dapat dipelajari oleh kandidat. Misalnya mencantumkan sistem manajemen proyek, seperti Jira dan Asana sebagai salah satu persyaratan hard skill, namun juga dapat menerima kandidat yang memiliki hard skill serupa.

Oleh karena itu, penting bagi HR untuk menentukan persyaratan hard skill dan soft skill yang sesuai dengan misi, visis, dan nilai perusahaan.

Studi kasus: Tim sales BambooHR

Pada tahun awal BambooHR, mereka membuat job description yang standar untuk account executive mereka. Namun, semakin berkembangnya produk dan pengetahuan untuk memahami pelanggan, BambooHR menyadari bahwa mereka perlu memeriksa kembali asumsi terkait tim sales.

Terlebih ketika tim sales dari BambooHR menyatakan bahwa mereka menyukai budaya kerja mereka dan berharap dapat diaplikasikan pada tim sales lainnya.

BambooHR melakukan peninjauan ulang, mulai dari kompensasi, soft skill, dan realitas yang membuat tim sales tidak memiliki employee experience seperti divisi lain. Alih-alih mencoba mengajak HR contact untuk bekerja sama, BambooHR lebih berhasil dalam melakukan edukasi terkait manfaat HR software yang pada akhirnya akan membuat keputusan membeli produk.

Contoh kasus ini menunjukkan selain pentingnya ajakan untuk membeli produk, memiliki pengetahuan terkait HR juga sama pentingnya.

BambooHR pada akhirnya merevisi job descriptionnya, dari sebelumnya menargetkan tim sales profesional yang mencari komisi tinggi, saat ini mereka menargetkan orang dengan pengalaman HR yang ingin membantu profesional HR lainnya untuk membuat perbedaan. Sebagai hasilnya, BambooHR dapat mempertahankan karyawan lebih baik dan memiliki pengalaman dengan kepuasan pada budaya kerja mereka.

Pentingnya permintaan kandidat

Job description harus dibuat dengan lengkap termasuk, ekspektasi kompensasi, potensi kemajuan, dan ekspektasi masa jabatan. Tidak semua pekerjaan dilakukan selamanya, sehingga menyertakan umur simpan untuk setiap posisi pada job description akan membuat tujuan realistis untuk kebutuhan masa depan perusahaan Anda.

Seperti contohnya, bandingkan antara posisi software developer dengan posisi recruitment coordination. Disamping, perbedaan kompensasi, kedua posisi tersebut memiliki pertumbuhan karir yang berbeda. Jika perusahaan Anda memerlukan posisi dengan shelf life yang pendek, maka penting untuk mengklarifikasi dari awal terkait pengembangan dan kebijakan perekrutan internal Anda.

Membuat iklan lowongan kerja

Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat iklan lowongan kerja:

• Nama pekerjaan dan ringkasan
• Informasi tentang perusahaan
• Tugas
• Persyaratan
• Benefit yang didapatkan jika bekerja di perusahaan Anda
• Bahasa yang diperlukan

Praktik iklan lowongan kerja yang harus dihindari

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dihindari ketika membuat iklan lowongan kerja:

• Meminta terlalu banyak. Pada job description, banyak persyaratan tidak selalu baik. Tujuan menulis job description pada iklan lowongan kerja bukan untuk mencari yang 100% cocok. Persyaratan yang banyak dapat mengurangi kandidat yang memiliki skill terbaik karena takut dengan ekspektasi perusahaan terhadap performa karyawan.
• Menuliskan job description berdasarkan orang bukan posisi. Meminta karyawan untuk menulis job description berdasarkan deskripsi karyawan terbaik mungkin terdengar lebih baik. Namun sayangnya, hal ini dapat menyebabkan iklan lowongan kerja terlalu preskriptif, terutama jika posisi tersebut membutuhkan kemahiran baik dalam hard skill maupun soft skill.
• Menggunakan istilah yang terlalu umum. Walaupun penting untuk menyertakan atribut abstrak seperti leadership dan collaboration, namun juga tidak kalah pentingnya untuk menjelaskan bagaimana atribut tersebut diperlukan pada suatu posisi. Salah satu cara untuk mendefinisikan dengan baik adalah dengan menulisnya dengan actions yang dimulai dengan “A successful candidate will..”
• Menggunakan blanker language untuk posisi berbeda. Iklan lowongan kerja yang baik dapat membantu kandidat untuk memahami pengalaman sehari-hari pada suatu posisi dan tujuan jangka waktu panjang sehingga dapat memiliki gambaran yang realistis.

Recruitment: Dimana saya memasang iklan lowongan kerja?

Seperti halnya menulis deskripsi pekerjaan, lebih banyak tidak selalu lebih baik saat memposting iklan lowongan kerja. Agar posting pekerjaan Anda mendapatkan daya tarik, penting untuk memahami job market untuk posisi yang ingin Anda isi sehingga Anda dapat memilih jalan yang tepat bagi kandidat yang memenuhi syarat. Berikut adalah beberapa panduan untuk menargetkan posting pekerjaan Anda:

• Mulailah dengan halaman karier Anda. Halaman karier dapat menjadi sumber yang baik bagi kandidat untuk mencari semua posisi terbuka di perusahaan Anda jika posisi yang menarik mereka ternyata bukan yang paling cocok. Anda juga dapat menambahkan informasi tentang misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan untuk membantu kandidat mengetahui apakah nilai-nilai pribadi mereka selaras.
• Manfaatkan referensi sebaik-baiknya. Ini tidak hanya mencakup rujukan karyawan tetapi juga rujukan eksternal. Kandidat yang tidak memenuhi syarat atau tidak tertarik di hiring funnel Anda mungkin mengenal seseorang yang lebih cocok. Mendorong mereka untuk menyampaikan informasi dapat membantu menarik kandidat tambahan yang memenuhi syarat.*Catatan: Banyak orang takut mengurangi keragaman melalui rujukan, karena karyawan cenderung bergaul dengan orang-orang yang mirip dengan diri mereka sendiri. Sebenarnya, rujukan memperbesar keragaman perusahaan Anda: Perusahaan yang beragam cenderung tetap beragam sementara perusahaan yang homogen cenderung menjadi lebih homogen. Untuk informasi lebih lanjut tentang budaya, lihat chapter tentang pengalaman karyawan.

• Manfaatkan grup profesional di LinkedIn. Situs jaringan profesional adalah sumber daya yang baik untuk menjangkau kelompok kandidat dengan kualifikasi dan pengalaman bersama.
• Targetkan kata kunci iklan pekerjaan. Optimisasi mesin pencari tidak hanya untuk pemasaran lagi. Bahkan jika perusahaan Anda memanggil karyawan dukungan Anda Customer Ninja Wizard Heroes, jika Anda mengiklankan yang baru, penting untuk menggunakan istilah yang dicari kandidat. Perhatikan bagaimana kinerja judul dan kata kunci tubuh yang berbeda.

Menargetkan postingan lowongan kerja dapat menghasilkan penggunaan sumber daya perekrutan Anda dengan lebih baik—tidak hanya melalui penghematan jam kerja saat merekrut karyawan, tetapi juga dalam biaya yang terkait dengan memposting dan mempromosikan iklan lowongan.

JD Conway, manager talent acquisition di BambooHR, mengatakan “Ketika saya mendengar tentang orang-orang yang membayar $10,000 ke LinkedIn sehingga mereka dapat meledakkan 300 InMail ke setiap profil yang cocok dengan hasil pencarian mereka, saya ingin bertanya, ‘Berapa rasio dollars-to-responses?”.

Recruitment: Bagaimana saya menyortir semua pelamar?

Jika Anda telah berhasil menargetkan job description Anda dan mempostingnya di tempat yang tepat, Anda akan mendapatkan kumpulan pelamar yang beragam, relevan, namun dapat dikelola.

Langkah selanjutnya dalam proses perekrutan adalah menyaring kumpulan pelamar Anda dan mempelajari cukup banyak tentang setiap pelamar untuk mengidentifikasi mereka yang merupakan kandidat terbaik untuk melanjutkan proses perekrutan.

Menyortir menggunakan human touch

Banyak perusahaan mengandalkan AI untuk menyaring resume yang tidak cocok dengan template tertentu. Meskipun teknologi ini meningkat, mengotomatiskan sepenuhnya proses penyaringan masih berisiko mendiskualifikasi kandidat karena memilih opsi yang salah atau gagal memasukkan kata kunci yang cukup.

Apakah proses perekrutan Anda melibatkan AI atau memproses setiap aplikasi secara manual, meluangkan waktu untuk penyaringan telepon memberi perekrut kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lanjutan. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat menyelesaikan ambiguitas dan mengidentifikasi kandidat yang tidak cocok sebelum mengundang mereka untuk wawancara.

Perekrut dapat memilih untuk menghubungi kandidat tentang isu-isu seperti:

• Detail tentang pengalaman kerja yang tercantum
• Kesenjangan dalam pekerjaan
• Pertanyaan tentang relokasi dan kebijakan bekerja dari rumah untuk pelamar yang jauh secara geografis
• Anda juga dapat menggunakan pertanyaan penyaringan untuk menghubungkan kandidat yang tidak cocok dengan posisi lain yang tersedia di perusahaan Anda yang mungkin lebih cocok.

Menjangkau kandidat yang telah berpartisipasi dalam proses penyaringan Anda menunjukkan bahwa proses perekrutan Anda menghormati upaya yang dilakukan kandidat untuk melamar.

“Saya menulis semuanya satu per satu—tidak ada surat formulir,” kata Conway. “Itu membutuhkan banyak waktu, tetapi yang diperlukan bagi saya untuk membenarkannya adalah memikirkan bagaimana saya ingin seseorang mendekati saya; itu Aturan Emas.”

Pada titik ini dalam proses akuisisi bakat, perekrutan telah menghasilkan kumpulan finalis. Kumpulan ini harus cukup kecil sehingga hiring manager dapat meluangkan waktu dalam tugas normal mereka untuk penyaringan akhir, menggunakan keahlian mereka untuk memeriksa detail aplikasi masing-masing finalis.

Setelah menyaring kandidat yang tidak cocok yang berhasil melewati penyaringan awal sebelum melanjutkan ke tahap pertama dari proses perekrutan: wawancara kerja.

Hiring: Apa pertanyaan yang harus saya tanya saat melakukan wawancara?

Ketika hiring manager mendekati wawancara kerja, perhatian pertama mereka sering kali menemukan pertanyaan terbaik untuk diajukan. Meskipun mereka tahu bidang keahlian mereka dan keterampilan keras yang dibutuhkan kandidat yang sukses, mereka mungkin bertanya-tanya bagaimana cara menggunakan soft skill yang menentukan apakah kandidat yang memenuhi syarat secara teknis cocok untuk jangka panjang yang baik untuk tim.

Membuat asumsi yang tidak akurat adalah sifat manusia, dan pertemuan selama beberapa jam tidak memberi banyak hal untuk dikerjakan.

Naluri untuk berhenti sejenak sebelum terjun ke wawancara kerja ini bagus. Sebuah artikel New York Times menangkap keterbatasan wawancara dengan akun seorang wanita yang muncul lima menit lebih awal, memberikan apa yang dia rasakan sebagai kinerja wawancara yang cukup standar, dan menerima tawaran pekerjaan di tempat.

Sewaktu dia pergi, salah satu pewawancara berkomentar bahwa dia terkesan dengan betapa tenangnya wanita itu setelah datang terlambat 25 menit untuk wawancara—dia telah diberi waktu mulai yang salah. Karyawan baru menyadari itu akan menjadi wawancara yang sama sekali berbeda jika mereka bertanya mengapa dia begitu terlambat daripada berasumsi dia memiliki kepercayaan diri yang besar.

Mengurangi bias yang tidak dapat dihindari selama berhubungan

Wawancara kerja adalah trade-off: sementara kandidat dan hiring manager membutuhkan waktu tatap muka untuk membuat hubungan manusia, bahkan wawancara yang paling panjang pun tidak memberikan cukup waktu untuk mengklarifikasi setiap asumsi. Kedua belah pihak pergi dengan kesan yang dibentuk oleh bias masing-masing.

Untuk lebih jelasnya, bias tidak dapat dihindari. Mereka adalah jalan pintas mental yang membantu kita fokus pada informasi paling penting saat ini tanpa memeriksa kembali semua yang kita yakini.

Mereka menentukan apakah kita menemukan situasi yang mengancam atau mengundang, mengakses semua pengamatan dan pelajaran yang telah kita pelajari sejak lahir untuk membentuk kesimpulan dalam sepersekian detik.

Perekrutan yang bias dapat menyebabkan kurangnya keragaman yang terbaik—dan tantangan hukum atas diskriminasi yang paling buruk.

Pertanyaan yang harus dihindari saat wawancara

Meskipun penting untuk mengurangi bahkan bias kecil selama wawancara, ada beberapa kategori pertanyaan wawancara yang dilarang oleh hukum sebagai diskriminatif.

Pada saat yang sama, penting untuk mengajukan pertanyaan berwawasan yang melewati asumsi dan membantu kandidat dan hiring manager untuk membuat keputusan yang tepat. Sayangnya, beberapa pertanyaan wawancara kerja populer—seperti “Apa kelemahan terbesar Anda?” dan “Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun?” —Jangan memajukan percakapan ini.

Pertanyaan terbaik untuk ditanyakan saat wawancara

Pertanyaan wawancara kerja terbaik tidak bergantung pada klise atau insting. Berikut adalah beberapa saran:

• Jelaskan satu proyek atau pencapaian yang Anda anggap paling signifikan dalam karier Anda hingga saat ini.
• Ceritakan tentang saat Anda gagal. Bagaimana Anda menanganinya?
• Apa yang Anda suka dan tidak suka tentang pekerjaan Anda sebelumnya?
• Apakah Anda memiliki pertanyaan untuk saya?

Pada akhirnya, tidak ada pertanyaan yang sempurna untuk wawancara kerja. Bahkan dengan pertanyaan yang berwawasan luas, Anda mungkin tidak mendapatkan informasi yang Anda butuhkan pada percobaan pertama.

Mengajukan pertanyaan tindak lanjut yang relevan selama wawancara menunjukkan kepada kandidat bahwa pewawancara mendengarkan sambil memberi pewawancara kesempatan untuk mengklarifikasi apa yang mereka minta.

Hiring: Bagaimana menentukan siapa yang harus saya pekerjakan?

Hiring adalah keputusan penting bagi semua orang yang terlibat. Kandidat yang sukses mendekati babak baru dalam hidup mereka, dan manajer perekrutan mempersiapkan pertumbuhan dan perubahan pada tim mereka. Seperti halnya proses wawancara, memutuskan siapa yang akan dipekerjakan terlalu penting untuk meninggalkan persepsi satu orang (bias masih berlaku).

Untuk membantu mengurangi efek bias yang tersisa, kami sarankan untuk mewawancarai dalam kelompok kecil yang terdiri dari tiga orang atau kurang dengan serangkaian pertanyaan yang telah ditentukan.

Pertanyaan-pertanyaan ini harus dipetakan ke job description untuk posisi tersebut. Setelah wawancara, setiap anggota tim perekrutan yang hadir dapat merekam kesan mereka pada kartu skor kandidat.

Seiring dengan menyediakan cara untuk mengingat performa  wawancara kandidat, scorecards menyoroti perbedaan antara pewawancara, membantu mereka mengidentifikasi perbedaan persepsi yang perlu diselesaikan. Menyelesaikan scorecards juga membantu memperkuat alasan di balik keputusan Anda saat mempresentasikan kandidat akhir Anda untuk disetujui.

Saat hiring team Anda mempertimbangkan metrik untuk mendiskusikan kandidat, anjurkan mereka untuk menggunakan wawancara untuk mengevaluasi soft skill yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan Anda.

Hiring: Apa yang harus saya sertakan pada surat penawaran?

Pertimbangkan surat penawaran sebagai langkah pertama dalam proses orientasi, yang akan dibahas secara rinci di chapter selanjutnya.

Surat penawaran Anda harus mencakup informasi berikut:

• Nama posisi
• Gaji awal / gaji per jam dan jadwal pembayaran
• Tanggal mulai
• Batas waktu untuk menerima tawaran pekerjaan
• Informasi tentang pemeriksaan latar belakang apa pun
• Panduan hari pertama mereka, termasuk jadwal kegiatan dan daftar dokumentasi identitas yang perlu mereka bawa
• Informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut
• Link ke dokumen pra-boarding yang memerlukan tanda tangan mereka

Talent acquisition adalah awal dari pengalaman karyawan yang baik

Beberapa poin terakhir yang perlu dipertimbangkan:

• Perhatikan waktu kandidat. Selama proses talent acquisition, pastikan komunikasi Anda dengan kandidat jelas, tepat waktu, teratur, dan ramah.
• Kirim surat penolakan. Ghosting tidak menyenangkan, baik dalam kencan maupun setelah wawancara kerja. Bahkan kandidat yang tidak berhasil pun berhak mendapatkan rasa hormat dari surat penolakan yang sederhana dan menguatkan.
• Kilapkan brand perusahaan Anda. Di beberapa situs terdapat ulasan perusahaan, kandidat yang berhasil dan tidak berhasil dapat berbagi pengalaman mereka dengan proses talent acquisition Anda. Ulasan ini dapat mempengaruhi reputasi perusahaan Anda dan mempengaruhi minat kandidat di masa mendatang, jadi penting untuk memberikan pengalaman positif kepada setiap pelamar.
• Pertimbangkan Sistem Pelacakan Pelamar (ATS). Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, menggunakan ATS membantu tim perekrutan dan perekrutan Anda mengikuti perkembangan, baik mereka berkomunikasi dengan kandidat atau berkolaborasi satu sama lain.

Proses talent acquisition yang selaras akan membantu Anda menemukan kandidat terbaik untuk mengisi lowongan pekerjaan Anda—dan proses talent acquisition yang terbuka dan penuh perhatian akan membantu mereka bersedia menerima tawaran Anda.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda