Mengenal Manfaat Supplier Guarantee dan Cara Klaimnya

Dalam dunia bisnis, menemukan supplier yang andal sangat penting untuk keberhasilan perusahaan mana pun. Namun, supplier yang paling terkemuka pun terkadang dapat mengirimkan barang yang cacat.

Untuk mencegah hal ini terjadi, banyak pemasok menawarkan jaminan yang memastikan bisnis mendapatkan hasil yang memuaskan atau pengembalian uang. Jaminan ini disebut sebagai supplier guarantee.

Supplier guarantee adalah kontrak yang dibuat oleh pemasok untuk memberikan kualitas. Pemasok dan pembeli menyepakati syarat dan ketentuan yang menjadi dasar komitmen pemasok.

Artikel ini mengeksplorasi berbagai jenis jaminan pemasok, manfaatnya, dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih supplier dengan perjanjian ini. Selain itu, kami akan membahas cara mengklaim berdasarkan jaminan pemasok.

Pengertian supplier guarantee

Jaminan pemasok adalah janji yang dibuat pemasok untuk bisnis atau pelanggan. Perjanjian tersebut meyakinkan pembeli bahwa mereka akan menerima produk berkualitas tepat waktu.

Jika pemasok membuat pengiriman, pembeli dapat memperoleh pengganti sebagaimana tercantum dalam syarat dan ketentuan.

Sebuah jaminan biasanya memiliki komponen berikut:

• Pihak yang terlibat: Siapa saja yang terlibat dalam perjanjian tersebut.
• Cakupan: Ini rmengacu pada apa yang menjadi tanggung jawab pemasok dan kewajiban atau klaim spesifik yang tercakup. Itu harus dengan jelas menyatakan tujuan kontrak dan sejauh mana tanggung jawab penjamin.
• Durasi: Ini adalah berapa lama jaminan berlaku antara pihak yang bersepakat.
• Ketentuan: Jaminan harus memiliki syarat dan ketentuan yang mengatur hubungan bisnis, seperti pembayaran, pengiriman, pembatalan, dan standar kualitas. Perjanjian tersebut harus menentukan tindakan oleh salah satu pihak yang dapat mengakhiri garansi.

Supplier guarantee vs. warranty

Sebelum melangkah lebih jauh, kita harus memahami perbedaan antara guarantee dan garansi. Kedua istilah ini biasanya dianggap sama. Namun, ada perbedaan yang signifikan.

Guarantee atau jaminan komitmen yang diberikan oleh pemasok mengenai kualitas suatu produk. Garansi atau warranty adalah jaminan tertulis bahwa fakta-fakta yang ditentukan mengenai suatu produk adalah asli.

Kami telah menyusun perbedaan mereka dalam tabel di bawah ini.

Jenis supplier guarantee

Ada beberapa jenis jaminan pemasok yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis. Jenis supplier guarantee yang paling umum adalah sebagai berikut:

Vendor assurance

Vendor assurance memantau kinerja dan kemampuan supplier untuk memenuhi standar dan kewajiban. Proses tersebut meliputi penilaian keuangan pemasok, manajemen mutu, dan kepatuhan industri.

Jaminan vendor membantu mengurangi risiko yang terkait dengan hubungan pihak ketiga. Ini memastikan kontinuitas dan kualitas produk dan layanan yang disediakan.

Bank guarantee

Lembaga pemberi pinjaman memberikan jaminan ini, memastikan bahwa ia akan memenuhi kewajiban debitur. Bank akan menutup utang tersebut jika debitur lalai melunasinya.

Berbagai bentuk jaminan bank termasuk jaminan pembayaran, jaminan uang muka, dan obligasi kinerja.

Ini memberikan keamanan tambahan dalam hubungan pembeli-pemasok. Jaminan bank meminimalkan risiko non-pembayaran atau non-kinerja.

Perjanjian tiga pihak

Dari namanya, perjanjian ini merupakan kesepakatan antara tiga pihak yang berbeda. Dalam konteks jaminan pemasok – pembeli, pemasok, dan lembaga pemberi pinjaman terlibat.

Perjanjian tiga pihak memberikan keamanan dan jaminan ekstra dalam transaksi bisnis. Peran pihak ketiga adalah menahan dana untuk pembeli dan pemasok. Pengasingan memastikan bahwa kedua belah pihak memenuhi kewajiban.

Keuntungan dari supplier guarantee

Jaminan dari supplier sangat penting untuk bisnis. Perjanjian tersebut memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk mendapatkan keuntungan. Berikut adalah beberapa keuntungan bagi pembeli dan pemasok.

Untuk pembeli

• Peningkatan kepercayaan diri: Jaminan supplier memberikan kepastian tambahan kepada pembeli bahwa pemasok berkomitmen untuk menyediakan barang dan layanan berkualitas.
• Mengurangi risiko: Ada jaring pengaman untuk transaksi karena jaminan. Pembeli dapat memperoleh kompensasi atau pemulihan jika pemasok gagal memenuhi persyaratan yang dijamin.
• Posisi negosiasi yang lebih baik: Jika pemasok bersedia memberikan jaminan, pembeli mungkin memiliki kesempatan untuk menegosiasikan persyaratan atau harga yang lebih menguntungkan.

Untuk supplier

• Peluang lebih baik: Supplier  dapat memperoleh bisnis baru atau mempertahankan pelanggan yang sudah ada dengan memastikan layanan mereka memenuhi standar tertentu.
• Keunggulan kompetitif: Menawarkan supplier guarantee dapat membantu membedakan pemasok dari kompetitor yang mungkin tidak menawarkan jaminan tersebut.
• Meningkatkan reputasi: Ketika pemasok terus memenuhi ketentuan jaminan secara teratur, hal itu membuat mereka lebih andal dan dapat dipercaya.

Cara mengevaluasi supplier untuk jaminan

Mengevaluasi pemasok untuk jaminan merupakan bagian integral dari proses pemilihan pemasok. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil dalam proses ini.

Pastikan jenis jaminan

Langkah pertama adalah menentukan jenis jaminan apa yang Anda butuhkan dari supplier. Anda harus memahami kebutuhan organisasi Anda dan barang yang dibeli dari pemasok.

Berikut beberapa contohnya. Saat membeli mesin, Anda mungkin memerlukan jaminan yang mencakup kecacatan dan kerusakan dalam waktu tertentu.

Saat membeli layanan, seperti konsultasi, Anda mungkin memerlukan bukti bahwa layanan tersebut akan memenuhi standar kinerja tertentu.

Riset riwayat supplier

Anda harus melihat rekam jejak supplier. Beberapa pemasok memiliki pengalaman dalam memberikan jaminan, sementara beberapa lainnya tidak.

Salah satu cara untuk menilai adalah dengan melihat ulasan dan referensi mereka. Anda dapat melakukan ini melalui testimonial dari pelanggan sebelumnya.

Memeriksa reputasi pemasok sangat penting karena membantu Anda memahami betapa berisiko bekerja dengan mereka.

Meminta informasi dari supplier

Meminta informasi dari supplier  mengenai kebijakan jaminan mereka merupakan langkah penting. Tidak hanya memberi Anda wawasan tentang produk mereka, tetapi juga syarat dan ketentuan, batasan, dan durasi garansi mereka.

Informasi tersebut memberi Anda informasi yang lebih dalam tentang apakah pemasok dapat memenuhi kebutuhan Anda. Memahami kebijakan jaminan pemasok membantu Anda memutuskan apakah Anda ingin berbisnis dengan mereka.

Evaluasi harga

Saat mengevaluasi supplier, Anda harus mempertimbangkan biaya jaminan yang ditawarkan. Nilainya harus masuk akal jika dibandingkan dengan pemasok lain di pasar.

Untuk mengevaluasi biaya, Anda harus memahami apa saja yang termasuk dalam jaminan. Pertimbangkan tingkat perlindungan yang ditawarkan, durasi perjanjian, dan batasan atau pengecualian apa pun.

Mengevaluasi biaya membantu Anda melindungi investasi Anda dan meningkatkan hubungan yang sehat dengan pemasok.

Periksa kepatuhan terhadap hukum

Sangat penting untuk memeriksa apakah jaminan sesuai dengan persyaratan hukum yang relevan. Ini dapat membantu Anda menghindari sengketa hukum di masa mendatang dan memastikan organisasi Anda beroperasi secara bertanggung jawab.

Undang-undang untuk perlindungan konsumen bervariasi di setiap negara. Regulasi ini dapat menetapkan standar keamanan minimum, seperti cakupan dan pemulihan yang ditawarkan.

Standar industri juga berperan dalam menentukan tingkat perlindungan yang ditawarkan oleh jaminan. Kepatuhan terhadap standar industri mungkin bersifat sukarela tetapi penting bagi komitmen supplier terhadap kualitas dan keselamatan.

Pertimbangkan kesehatan keuangan supplier

Stabilitas keuangan pemasok merupakan faktor dalam kemampuan mereka untuk menghormati jaminan. Penundaan dan biaya tambahan dapat terjadi ketika pemasok bangkrut atau mengalami kesulitan keuangan.

Saat mengevaluasi stabilitas keuangan supplier, Anda harus tinjau laporan keuangan, peringkat kredit, dan informasi keuangan relevan lainnya. Penilaian Anda membantu menentukan apakah mereka dapat diandalkan dan dapat memenuhi kewajiban secara efektif.

Baca juga: SCF adalah: Pengertian, Proses 6-Langkah, dan Manfaatnya

Negosiasi

Saat mengevaluasi supplier untuk jaminan, negosiasi sangat penting untuk memastikan bahwa penawaran yang dijanjikan memenuhi kebutuhan Anda. Anda harus menjelaskan kekhawatiran Anda untuk mendapatkan kesepakatan yang adil.

Cara klaim garansi supplier

Garansi supplier memberikan hak kepada pembeli untuk menuntut penyelesaian. Hak-hak ini terjadi ketika pemasok tidak melaksanakan perjanjian yang telah ditetapkan. Berikut adalah tiga cara untuk Anda, sebagai pembeli, dapat mengajukan klaim.

1. Menghubungi pemasok

Langkah pertama adalah memberi tahu supplier Anda tentang masalah Anda. Komunikasi yang jelas dan transparan dapat membantu mempercepat resolusi untuk hasil yang sukses. Itu juga mencegah hubungan segera rusak.

2. Menunjukkan bukti

Sebagai pembeli, Anda harus selalu menyiapkan bukti untuk mendukung klaim Anda. Informasi tersebut akan menunjukkan kepada pemasok tingkat keparahan masalahnya. Memberikan bukti yang terperinci dan akurat dapat mempercepat penyelesaian dan memastikan pemulihan yang tepat.

3. Menyelesaikan masalah

Setelah Anda menyelesaikan langkah sebelumnya, supplier dapat menawarkan resolusi. Itu bisa dalam bentuk penggantian, perbaikan, atau pengembalian uang. Terkadang, tawaran itu mungkin kurang memuaskan. Dalam hal ini, Anda dapat membawa masalah tersebut ke pihak ketiga untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut.

Kami menunjukkan bahwa pembeli harus selalu memahami hak dan kewajiban mereka di bawah jaminan pemasok.

Anda harus selalu mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk mengajukan klaim. Jika tidak, pemasok dapat mengambil tindakan hukum terhadap Anda.

Kesimpulan

Supplier guarantee menjadi penting bagi bisnis yang mengandalkan pemasok. Perusahaan dapat melindungi diri dari risiko dengan menyertakan jaminan pemasok yang kuat dalam pengaturan mereka – memastikan kualitas dan keandalan.

Perjanjian pemasok membangun kepercayaan dan kredibilitas dengan supplier mereka dan sebaliknya. Namun, menyusun perjanjian efektif dan dapat dilaksanakan memerlukan perencanaan yang cermat, negosiasi, dan perhatian terhadap rincian.

Bisnis harus berkonsultasi dengan penasihat hukum dan bisnis untuk memastikan perjanjian pemasok memenuhi kebutuhan mereka dan mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku.