Cara Memilih Supplier yang Tepat untuk Kelancaran Bisnis

Ketika kita berpikir tentang bisnis, kita sering kali fokus pada produk atau layanan yang mereka tawarkan. Namun, di balik layar, pergerakan barang terjadi karena jaringan hubungan yang kompleks.

Salah satu pemain kunci dalam rantai pasok adalah pemasok atau supplier. Mereka seringkali disamakan dengan grosir, distributor, atau vendor. Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan supplier?

Supplier adalah orang atau perusahaan yang menyediakan barang kepada organisasi lain. Tanpa mereka, bisnis tidak dapat beroperasi.

Pandemi Covid-19 pada tahun 2020 adalah bukti nyata dari hal tersebut. Banyak bisnis tidak dapat memenuhi kebutuhan konsumen ketika pasokan mengalami gangguan.

Ketika dihadapkan dengan halangan tersebut, banyak perusahaan yang mengevaluasi pendekatan mereka dan membuat sejumlah perubahan. Mereka mengalokasikan sumber daya untuk teknologi yang lebih canggih untuk meningkatkan ketahanan rantai pasok mereka.

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai supplier, bagaimana mereka berbeda dari jenis penyedia lainnya, dan mengapa mereka sangat penting bagi keberhasilan setiap bisnis.

Apa itu supplier?

Dalam konteks bisnis, supplier adalah entitas yang menyediakan barang dan jasa sebagai bagian dari rantai pasok. Mereka memainkan peran penting dalam memberikan sebagian besar nilai dari produk tertentu.

Supplier bisa jadi adalah produsen yang memproduksi barang tersebut sendiri atau distributor yang memperoleh produk dari produsen.

Biasanya, kontrak mengatur hubungan antara pemasok dan kliennya. Kondisi tersebut dapat mencakup harga, standar kualitas, dan jadwal pengiriman.

Penting untuk dicatat bahwa pemasok berbeda dari distributor, dropshipper, grosir, dan reseller.

Baca juga: Distributor adalah: Definisi & 5 Faktor untuk Pemilihannya

Fungsi supplier

Meskipun terlihat sederhana, fungsi seorang pemasok memainkan peran yang sangat penting dalam siklus bisnis. Bayangkan jika pasokan bahan berhenti atau jika kualitasnya cacat; itu pasti akan memengaruhi produk yang diproduksi oleh produsen.

Selain menyediakan barang dan jasa untuk bisnis, pemasok juga memiliki fungsi lain. Berikut beberapa contohnya:

Memastikan kepatuhan

Supplier harus memastikan mereka mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang relevan terkait dengan keamanan produk, standar lingkungan, dan hukum tenaga kerja. Mereka bertanggung jawab untuk menyediakan dokumentasi dan sertifikasi untuk menunjukkan kepatuhan.

Memelihara kualitas produk

Supplier bertanggung jawab untuk memastikan barang dan jasa yang mereka sediakan memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan oleh pelanggan mereka. Mereka harus memantau proses produksi dan melakukan pemeriksaan kualitas untuk memastikan produk mereka berkualitas tinggi.

Memastikan praktik perdagangan yang adil

Supplier memastikan bahwa semua pedagang memiliki akses yang sama ke barang dan jasa, tanpa memandang afiliasi. Perlakuan yang adil dari pemasok membantu membangun pelanggan yang loyal yang mungkin mempromosikan produk kepada orang lain.

Meneliti harga yang optimal

Memelihara kepercayaan dari para retail sangat penting. Oleh karena itu, pemasok harus memberikan strategi harga dengan nilai terbaik untuk uang kepada mereka. Ini sangat penting untuk membangun hubungan bisnis jangka panjang dan meningkatkan kemungkinan bisnis yang berulang di masa depan.

Baca juga: Mengenal Manfaat Supplier Guarantee dan Cara Klaimnya

Jenis-jenis supplier

Pemasok memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis retail, tanpa memandang ukuran atau inventarisnya. Sementara beberapa supplier mungkin menghubungi perusahaan melalui perwakilan penjualan mereka, bisnis juga harus mencari supplier secara independen.

Bisnis harus mempertimbangkan nilai dan karakteristik produk mereka untuk memastikan mereka bekerja dengan pemasok yang cocok. Berdasarkan faktor-faktor ini, mereka harus perhatikan empat jenis supplier ini:

Produsen

Produsen adalah bisnis yang memproduksi barang dari bahan baku atau komponen. Mereka menjual produk mereka dalam jumlah besar kepada pengecer, yang kemudian menjualnya kepada konsumen.

Bisnis yang membutuhkan produk dalam jumlah besar dapat bekerja dengan produsen untuk menghemat biaya dan menyesuaikan produk mereka. Contohnya adalah perusahaan F&B yang ingin bekerja sama dengan produsen untuk memproduksi kemasannya.

Pengrajin

Pengrajin menciptakan produk unik melalui usaha sendiri. Mereka sering melayani bisnis kecil.

Karena jumlah produk yang dihasilkan pengrajin terbatas, bisnis dapat menawarkan produk eksklusif kepada pelanggan mereka. Contoh perusahaan yang dipasok oleh pengrajin mungkin termasuk toko perhiasan, pakaian, dan furnitur.

Namun, bekerja dengan pengrajin juga dapat memiliki beberapa tantangan. Produk buatan tangan mungkin memiliki waktu tunggu yang lebih lama dan biaya yang lebih tinggi.

Pengimpor

Mereka mengkhususkan diri dalam membawa produk dari negara lainuntuk dijual di negara asal mereka. Bisnis ini dapat menjual produk yang diperoleh dari sumber kepada perusahaan lain atau langsung kepada konsumen.

Pengimpor dapat menyediakan berbagai produk kepada bisnis yang mungkin tidak mudah diakses secara lokal. Hal ini dapat menguntungkan bagi perusahaan yang ingin menawarkan barang-barang unik.

Namun, bermitra dengan pengimpor juga memiliki kelemahan. Membawa produk dari luar negeri dapat menimbulkan biaya tambahan seperti pengiriman, bea cukai, dan pajak.

Penyedia Layanan

Beberapa bisnis menawarkan layanan ketimbang produk fisik. Pemasok ini dapat menyediakan perusahaan dengan keahlian khusus yang mungkin tidak tersedia di dalam perusahaan. Contoh bisnis yang menyediakan layanan untuk perusahaan lain termasuk agensi pemasaran, perusahaan konsultan, dan penyedia TI.

Manfaat bekerja dengan supplier

Membangun hubungan kerja yang positif dengan pemasok penting untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Daripada hanya memperlakukan mereka sebagai vendor, bisnis seharusnya mempertimbangkan mereka sebagai mitra. Jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat membuka banyak keuntungan, seperti:

Penghematan biaya

Membangun kemitraan yang kuat dengan supplier dapat mengarah pada penghematan biaya. Bisnis dapat bernegosiasi untuk mendapatkan harga yang lebih baik, syarat pembayaran, dan diskon kuantitas.

Inovasi

Bekerja sama dengan supplier secara erat dapat membawa penemuan baru pada produk, bahan, dan teknologi baru. Mereka dapat memiliki akses ke ide-ide baru dan tren-tren baru yang muncul untuk membantu bisnis tetap unggul dalam persaingan.

Contohnya, Toyota. Produsen otomotif ini memiliki hubungan dekat dengan supplier, sehingga dapat mengembangkan teknologi baru untuk produknya. Selain itu, kemitraan ini membantu Toyota tetap tangguh bahkan selama gangguan rantai pasokan.

Peningkatan kualitas

Bisnis dengan supplier berkualitas tinggi dapat mengakses material, peralatan, dan keahlian yang lebih baik. Hubungan ini dapat meningkatkan kualitas produk, meningkatkan kepuasan pelanggan, loyalitas, dan reputasi yang baik. Bekerja dengan pemasok juga membantu bisnis meningkatkan proses quality control mereka.

Fleksibilitas

Bekerja dengan supplier menawarkan fleksibilitas kepada bisnis. Mereka dapat memilih dari berbagai pilihan pemesanan, produksi, dan pengiriman.

Pemasok dapat menyesuaikan pesanan dan jadwal produksi. Ini membantu perusahaan untuk memenuhi permintaan yang berubah dan mengelola tingkat inventaris dengan efisien.

Pemasok juga menawarkan pengiriman ekspres atau pengiriman just-in-time. Jenis pengiriman ini memungkinkan bisnis untuk mendapatkan produk saat dibutuhkan. Fleksibilitas ini membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat dengan perubahan pasar dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Peningkatan

Masukan secara reguler membantu bisnis dan supplier untuk menemukan kelemahan dan melakukan perbaikan. Dengan menerima balikan, pemasok dapat memperoleh wawasan tentang produk yang lebih disukai oleh perusahaan dan cara-cara mengemasnya. Masukan membantu meningkatkan hubungan dan meningkatkan kualitas produk dan layanan.

Tantangan dalam bekerja dengan supplier

Meskipun bekerja dengan pemasok dapat menawarkan banyak manfaat, ada juga beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan, seperti:

Hambatan komunikasi

Ketika sebuah bisnis membawa masuk pasokannya, masalah komunikasi bisa terjadi. Hambatan ini dapat menyebabkan salah paham, keterlambatan, dan kesalahan yang mempengaruhi aliran barang.

Perusahaan dapat menjelaskan tujuannya dan memberikan pelatihan budaya untuk membantu mencegah masalah ini. Selain itu, berinvestasi dalam teknologi yang lebih baik dapat membantu meningkatkan komunikasi dengan pemasok.

Ketergantungan pada pemasok

Bisnis sangat bergantung pada supplier untuk berfungsi dan memenuhi tuntutan konsumen. Gangguan yang tidak terduga dapat mempengaruhi operasi mereka, dan pandemi Covid-19 telah menunjukkan kerentanan rantai pasok.

Perusahaan di seluruh dunia perlu proaktif dalam mengelola risiko ini dengan membuat kontingensi. Mereka dapat mendiversifikasi pasokan mereka atau berinvestasi dalam teknologi dan analitik data untuk menjaga ketahanan rantai pasok.

Solusi enterprise resource planning (ERP) adalah salah satu teknologi yang dapat membantu bisnis mengelola rantai pasok mereka dengan lebih efektif. Modul manufaktur Impact ERP memungkinkan perusahaan untuk melacak ketersediaan bahan baku secara real time. ERP memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan produksi mereka.

Fluktuasi harga bahan baku

Fluktuasi harga bahan baku dan input lain yang disediakan oleh supplier dapat memengaruhi biaya barang atau jasa yang diproduksi. Perubahan dalam penawaran dan permintaan, bencana alam, atau fluktuasi mata uang dapat menyebabkan fluktuasi harga.

Perubahan harga ini dapat memengaruhi profitabilitas bisnis. Perusahaan harus memantau tren pasar dan bekerja dengan pemasok untuk mengelola risiko ini secara efektif.

Kekhawatiran tentang kekayaan intelektual

Masalah kekayaan intelektual dapat muncu ketika pemasok dapat mengakses informasi rahasia atau rahasia dagang bisnis. Informasi ini dapat mencakup desain berharga, proses manufaktur, dan informasi properti lainnya yang memberikan industri keunggulan kompetitif.

Perusahaan dapat mencegah masalah ini dengan menerapkan perjanjian kerahasiaan, membatasi akses ke informasi sensitif, dan memonitor aktivitas pemasok. Mereka juga dapat mengambil tindakan hukum terhadap pemasok yang melanggar kerahasiaan atau menyalahgunakan kekayaan intelektual mereka.

Kualitas yang tidak konsisten

Perusahaan mengandalkan barang yang dipasok oleh supplier. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak memenuhi standar, maka beberapa konsekuensi dapat terjadi.

Produk atau layanan berkualitas buruk dari pemasok dapat mengakibatkan peningkatan biaya, penurunan penjualan, dan kerusakan reputasi perusahaan. Ulasan negatif dari konsumen dapat merugikan merek dan citra perusahaan, sehinggamenyebabkan penurunan kepercayaan dan keyakinan dari pelanggan dan pemangku kepentingan.

Cara memilih supplier

Kami baru saja membahas tantangan yang dihadapi bisnis saat bekerja dengan supplier. Namun, hal ini tidak boleh mencegah mereka memilih pemasok.

Supplier penting dalam menjaga kelancaran pasokan barang dalam ekosistem pasokan. Sebuah supplier yang baik dapat membawa kepuasan kepada pelanggan.

Faktor apa saja yang harus dipertimbangkan?

• Keahlian produk: Suppliers harus memahami produk dan industri mereka dengan mendalam untuk menyelesaikan masalah produktivitas pelanggan dengan berkesan dan memberikan penyelesaian untuk peningkatan pengeluaran.
• Rasa tanggung jawab: Pemasok yang baik akan selalu mengakui kesalahan. Jika terjadi masalah, mereka akan bertindak dengan cepat untuk menyelesaikan masalah tanpa mengganggu produktivitas.
• Dapat dikomunikasikan: Komunikasi yang efektif diperlukan untuk wawasan pelanggan. Transparansi sangat penting untuk membangun hubungan pelanggan yang tahan lama dan sukses.
• Rekam jejak: Memeriksa rekam jejak pemasok sangat penting untuk memastikan keandalan dan kemampuan mereka memenuhi kebutuhan bisnis. Ini memberikan wawasan berharga tentang kualitas, keandalan, manajemen risiko, reputasi, dan manajemen biaya mereka.
• Ketentuan pembayaran: Ketentuan pembayaran yang menguntungkan membantu mengelola arus kas, mengurangi risiko, dan menghindari penalti. Hati-hati mengevaluasi persyaratan pembayaran yang ditawarkan.

Cara menjadi supplier

Bisnis dapat menjadi supplier dengan mengidentifikasi produk atau layanan yang dapat mereka tawarkan kepada klien potensial. Sangat penting untuk meneliti dan memahami kebutuhan spesifik pasar sasaran untuk menciptakan produk atau layanan yang memenuhi permintaan mereka.

Setelah produk atau layanan siap, bisnis dapat mendekati klien potensial dan melakukan promosi penjualan, yang menyorotkan manfaat produk. Membangun reputasi yang solid melalui ulasan dan rujukan positif dapat membantu perusahaan untuk menarik klien baru dan memperluas jaringan pemasok mereka.

Selain itu, bisnis dapat menjelajahi platform online untuk terhubung dengan klien potensial dan memperluas jangkauan mereka. Menjaga komunikasi secara terbuka dan membangun hubungan kerja yang solid dengan klien sangat penting untuk memastikan kemitraan jangka panjang.

Pro dan kontra menjadi supplier

Tabel di bawah ini menguraikan keuntungan dan kerugian menjadi pemasok. Namun, penting untuk dicatat bahwa ini akan bervariasi tergantung pada industri, pasar, dan basis klien.

Kesimpulan

Supplier sangat penting untuk kesuksesan bisnis apa pun. Mereka adalah tulang punggung rantai pasokan. Mereka menyediakan barang dan jasa yang memungkinkan bisnis untuk beroperasi.

Pemasok dapat berupa produsen atau distributor; peran mereka lebih dari sekadar menyediakan produk. Mereka juga harus memastikan kepatuhan terhadap peraturan, menjaga kualitas produk, mempromosikan praktik perdagangan yang adil, dan meneliti harga yang optimal.

Seperti yang terlihat selama pandemi Covid-19, gangguan pada rantai pasokan dapat menimbulkan konsekuensi yang parah. Bisnis harus memprioritaskan hubungan pemasok dan ketahanan rantai pasokan agar sukses.