Struktur Organisasi Perusahaan yang Efektif untuk Bisnis

Kesuksesan sebuah perusahaan tidak terlepas dari fondasi yang kokoh, salah satunya adalah struktur organisasi yang efektif. Ibarat peta yang menuntun perjalanan, struktur organisasi perusahaan mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan alur kerja yang mengantarkan perusahaan menuju tujuannya.

Artikel ini akan menjadi panduan praktis bagi Anda dalam memahami seluk beluk struktur organisasi perusahaan, mulai dari definisi, fungsi dan manfaat, unsur/elemennya, jenis-jenis struktur organisasi yang umum diterapkan, dan contohnya.

Apa itu Struktur Organisasi Perusahaan?

Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran dari hirarki perusahan yang bertujuan menetapkan cara sebuah organisasi beroperasi dan membantu organisasi tersebut dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Struktur organisasi perusahaan menggambarkan kerangka kerja yang mendefinisikan hubungan, peran, dan tanggung jawab antar anggota dalam sebuah perusahaan. Struktur yang tepat dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan cara yang efisien dan efektif.

Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan

Perusahaan atau bisnis perlu untuk menyusun struktur organisasi karena struktur organisasi perusahaan memiliki beberapa fungsi, diantaranya:

1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi yang jelas membagi tugas dan tanggung jawab secara efektif antar anggota. Hal ini meminimalkan duplikasi pekerjaan, meningkatkan akuntabilitas, dan mendorong spesialisasi. Sebagai contoh, perusahaan manufaktur memiliki departemen produksi, pemasaran, dan keuangan. Masing-masing departemen memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas.

Riset dari McKinsey menunjukkan bahwa perusahaan dengan struktur organisasi yang jelas memiliki tingkat produktivitas 20% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi yang jelas.

2. Koordinasi dan Komunikasi Antar Anggota

Struktur organisasi yang baik memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar anggota. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk bekerja sama secara efektif dan mencapai tujuan bersama. Sebagai contoh, struktur organisasi matriks memungkinkan tim lintas fungsional untuk bekerja sama dengan mudah dalam proyek-proyek tertentu.

Studi oleh Harvard Business Review menunjukkan bahwa perusahaan dengan komunikasi yang efektif memiliki tingkat retensi karyawan 15% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki komunikasi yang efektif.

3. Pengambilan Keputusan yang Efektif

Struktur organisasi yang jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat. Sebagai contoh, struktur organisasi divisional memberikan otonomi kepada divisi untuk membuat keputusan sendiri terkait dengan produk dan pasar mereka.

Riset dari Deloitte menunjukkan bahwa perusahaan dengan pengambilan keputusan yang efektif memiliki tingkat profitabilitas 10% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki pengambilan keputusan yang efektif.

4. Motivasi dan Kontrol Kinerja

Struktur organisasi yang baik membantu memotivasi karyawan dengan memberikan mereka rasa kejelasan tentang peran dan tanggung jawab mereka. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mengontrol kinerja karyawan secara efektif.

Baca juga: Pahami Proses Corporate Restructuring dan 3 Praktik Terbaiknya

Manfaat Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam menyusun struktur organisasi, perusahaan akan mendapatkan beberapa keuntungan atau manfaat yang akan mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi secara efektif, antara lain:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas: struktur organisasi perusahaan yang jelas membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan meminimalkan duplikasi pekerjaan, meningkatkan alur kerja, dan mendorong spesialisasi.
2. Memperjelas Alur Kerja dan Akuntabilitas: struktur organisasi perusahaan yang baik mendefinisikan alur kerja dan akuntabilitas, sehingga meningkatkan transparansi dan memudahkan identifikasi masalah.
3. Memudahkan Adaptasi Terhadap Perubahan: struktur organisasi perusahaan yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan mudah terhadap perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan.

Elemen Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan pondasi utama dalam kesuksesan sebuah perusahaan atau organisasi. 

Elemen atau unsur yang membentuk struktur organisasi perusahaan akan menghasilkan jaringan untuk menentukan peranan, tanggung jawab, dan hubungan antara individu dan bagian lainnya. Berikut unsur-unsur dari struktur organisasi perusahaan:

1. Rentang kendali (Span of control)

Rentang kendali atau span of control adalah  jumlah bawahan yang diawasi atau diatur oleh seorang manajer/pimpinan. Faktor yang mempengaruhi elemen ini adalah elemen organisasi, tingkat kerumitan peran, serta kemampuan pemimpin dan karyawan.

Contoh rentang kendali adalah rentang kendali sempit dimana manajer hanya memiliki 2 sampai 3 bawahan, sementara rentang kendali luas manajer memiliki lebih dari 3 bawahan.

2. Departementalisasi (Departmentalization)

Departementalisasi adalah pemecahan suatu organisasi menjadi beberapa divisi sesuai dengan keahliannya. Tujuan dari tindakan ini adalah untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan kerja tim. 

Contoh departementalisasi misalnya dalam satu perusahaan memiliki departemen SDM, departemen pemasaran, departemen keuangan, dan direksi.

3. Rantai komando (Chain of Command)

Rantai komando menunjukkan arus komunikasi untuk pengambilan keputusan. Biasanya menggambarkan siapa melapor pada siapa.

Struktur komando tradisional memiliki tiga tingkatan. Tingkatan atas terdiri dari senior seperti CEO, COO, atau CFO. Tingkat menengah yang membawahi karyawan garis depan seperti manajer umum, manajer divisi, dan mandor. Sementara tingkat bawah yang bertugas melaksanakan kegiatan perusahaan seperti manajer proyek.

4. Spesialisasi (Specialization)

Spesialisasi dapat didefinisikan sebagai pembagian tugas atau spesifik berdasarkan suatu keahlian tertentu. Dengan adanya spesialisasi, karyawan akan lebih mahir karena mengerjakan pekerjaan tertentu.

5. Formalisasi (Formalization)

Formalisasi mengacu pada tingkat kejelasan dan keteraturan dalam aturan prosedur, dan norma-norma kerja yang diterapkan di dalam organisasi. Formalisasi dianggap dapat meningkatkan inovasi.

Jenis Struktur Organisasi Perusahaan

Terdapat banyak jenis-jenis struktur organisasi perusahaan yang dapat diadopsi. Pilihan struktur organisasi perusahaan yang tepat tergantung pada beberapa faktor, seperti ukuran dan kompleksitas perusahaan, enis produk atau layanan yang ditawarkan, budaya kerja perusahaan, serta strategi dan tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk memahami setiap jenis-jenis struktur organisasi perusahaan

1. Struktur organisasi sentralisasi vs desentralisasi

Struktur organisasi sentralisasi dan desentralisasi adalah dua pendekatan berbeda dalam mendistribusikan keputusan dan wewenang di dalam sebuah organisasi. 

Sentralisasi melibatkan penyerahan kekuasaan penuh kepada pihak berwenang di tingkat pusat, yang mengambil alih kendali atas kebijakan dan pengambilan keputusan utama. Di sisi lain, desentralisasi melibatkan penyerahan keputusan dan wewenang ke tingkat yang lebih rendah, seperti departemen atau unit.

Perusahaan biasanya memilih salah satu dari kedua pendekatan ini berdasarkan sifat bisnis, kompleksitas operasi, dan tujuan strategis. Bahkan dalam organisasi yang sama, berbagai tingkatan sentralisasi dan desentralisasi dapat diterapkan untuk mencapai keseimbangan yang sesuai dengan kebutuhan.

Struktur sentralisasi cocok untuk perusahaan kecil dan baru yang membutuhkan kontrol dan pengambilan keputusan yang cepat, seperti perusahaan startup, perusahaan keluarga, perusahaan dengan budaya kerja yang tradisional.

Sedangkan, struktur desentralisasi cocok untuk perusahaan besar dengan banyak anak perusahaan yang membutuhkan otonomi dan fleksibilitas, seperti perusahaan konglomerat, perusahaan multinasional, perusahaan dengan banyak divisi.

Perbedaan	Sentralisasi	Desentralisasi
Bentuk	Struktur terpusat, hirarki panjang dan terperinci	Struktur tidak terpusat dan pengambilan keputusan dapat diambil oleh setiap unit
Kelebihan	Setiap fungsi memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas, pengambilan keputusan yang cepat, konsistensi dalam keputusan, Efisiensi SDM, Peningkatan pengawasan dan kontrol	Bisnis dapat tetap cepat, fleksibel, dan adaptif, dan hampir setiap karyawan memiliki hak pilihan pribadi yang tinggi.
Kekurangan	Junior sangat bergantung pada senior untuk memberikan bimbingan.	Keputusan yang tidak seragam, pemantauan yang sulit, biaya koordinasi meningkat, potensi ketidakseimbangan sumber daya
Contoh	perusahaan yang memiliki kontrol ketat, organisasi dengan resiko tinggi, dan organisasi kecil dan berkembang.	Mac Donald, 3M (Minnesota Mining and Manufacturing Company), General Electric (GE):

2. Struktur organisasi fungsional

Struktur organisasi fungsional membagi suatu perusahaan menjadi departemen-departemen berdasarkan spesialisasi karyawannya atau fungsi utamanya, seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Struktur organisasi fungsional cocok untuk perusahaan kecil dan menengah dengan produk dan proses yang stabil, seperti perusahaan manufaktur, perusahaan retail, perusahaan jasa.

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur organisasi ini adalah perusahaan Amazon. Di puncak struktur organisasi perusahaan adalah CEO; Andy Jassy. Tepat di bawahnya terdapat tim eksekutif. Kemudian rantai komando mengalir hingga ke karyawan tingkat bawah.

Struktur organisasi fungsional memiliki beberapa keuntungan, yaitu:

1. Meningkatkan akuntabilitas dan spesialisasi
2. Memudahkan karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka karena ada stabilitas dalam tugas
3. Membangun proses yang mendukung peningkatan lebih lanjut bagi fungsi dalam organisasi dan menerapkannya dalam praktik.
4. komunikasi terorganisir dengan baik dan proses pengambilan keputusan dipahami

Sementara itu, kekurangan struktur organisasi fungsional yaitu

1. Adanya keterbatasan komunikasi antar departemen
2. Sulit untuk menjadi inovatif dan menciptakan solusi untuk sinergi yang lebih besar antar departemen.

3. Struktur organisasi divisi atau multidivisi

Struktur organisasi ini membagi struktur fungsional menjadi lebih kecil lagi. Dimana setiap divisi memiliki sub divisi. Misalnya pada bagian HR, terdapat bagian perekrutan, training, hingga penggajian. Jenis ini cocok untuk perusahaan besar dengan berbagai produk atau pasar, seperti perusahaan konglomerat, perusahaan multinasional, perusahaan dengan banyak anak perusahaan.

Perusahaan yang menggunakan struktur organisasi ini misalnya General Electric (GE). Keuntungan dari struktur ini adalah berfokus pada satu produk, wilayah, atau pasar dan penganggaran yang lebih tertata untuk mencapai tujuan divisi.

Kekurangannya adalah dapat menciptakan persaingan dalam organisasi dan adanya ketidaksesuaian internal.

4. Struktur organisasi process-based

Struktur organisasi berdasarkan proses merupakan struktur organisasi perusahaan yang diorganisir berdasarkan alur kerja. Struktur ini paling cocok untuk perusahaan dengan aktivitas yang sangat bergantung satu sama lain.

Keuntungan struktur ini yaitu baik dalam meningkatkan efisiensi dan mudah beradaptasi dengan perubahan pasar dan meningkatnya kerja sama tim. Kekurangan dari struktur ini adalah beresiko menciptakan silo (pemisahan karyawan berdasarkan departemen) yang mengganggu komunikasi.

IBM adalah perusahaan teknologi besar yang juga menerapkan pendekatan berbasis proses. Mereka menggunakan model ini untuk mengoordinasikan berbagai layanan teknologi yang mereka tawarkan kepada pelanggan.

5. Struktur organisasi matriks

Dalam struktur organisasi matrix, setiap orang memiliki hubungan pelaporan ganda. Seorang karyawan akan melapor kepada seseorang berdasarkan fungsi pekerjaannya, dan pemimpin lain berdasarkan produk atau divisinya.

Jenis ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dan kolaborasi antar departemen.
Contohnya seperti perusahaan teknologi, perusahaan konsultan, perusahaan advertising.

Salah satu perusahaan yang menggunakan struktur ini adalah Starbuck. Keuntungan jenis struktur ini adalah adanya kolaborasi antar divisi. Kekurangan dari struktur organisasi ini yaitu adanya kemungkinan kebingungan atau saling tuding ketika ada kesalahan.

6. Struktur organisasi circular

Dalam struktur organisasi circular atau melingkar masih terdapat hirarki kepemimpinan, akan tetapi pemimpin tersebut ditempatkan pada sebuah lingkaran. 

Keuntungan jenis ini mudah untuk menjaga karyawan tetap selaras dengan tujuan perusahaan dan mendorong berbagi dan kolaborasi antar tim. Kekurangannya adalah struktur ini sulit dipahami bagi karyawan baru.

Buffer adalah perusahaan teknologi yang telah mencoba struktur organisasi berbasis lingkaran. Mereka mengadopsi pendekatan yang lebih terdesentralisasi di mana tim memiliki banyak kebebasan untuk mengelola perusahaan sendiri. 

7. Struktur organisasi flatarchy

Struktur ini dirancang untuk menciptakan kedekatan antar karyawan dan pimpinan serta memastikan bahwa setiap karyawan memiliki akses yang sama ke semua tingkat manajemen. Struktur ini cocok untuk organisasi kecil, start up, atau untuk perusahaan dengan budaya kerja yang terbuka.

Keuntungan struktur ini adalah mempercepat proses pengambilan keputusan dengan memberikan wewenang dan mendorong hubungan yang lebih langsung dengan manajemen tingkat atas.

Sementara itu kekurangannya adalah struktur ini dapat menciptakan kebingungan pelaporan dan pimpinan senior terkadang harus ikut turun menangani perselisihan.

Valve, perusahaan game dan perangkat lunak terkenal, adalah salah satu contoh utama struktur organisasi flatarchy. Valve memiliki tim yang mengelola proyek secara mandiri dan anggota tim memiliki banyak kebebasan untuk mengambil keputusan tentang produk perusahaan. 

8. Struktur organisasi proyek

Struktur organisasi ini dikembangkan hanya untuk pengerjaan sebuah proyek dan bersifat sementara. Contohnya adalah struktur perusahaan IT dalam proyek pengembangan desain.

Keuntungan struktur ini adalah memungkinkan tim untuk lebih berorientasi pada sasaran inti dan tugas-tugas yang tidak terlalu memberatkan. Namun, kelemahannya terletak pada kemungkinan adanya pesanan yang tertunda, terutama ketika proyek memerlukan waktu yang lama.

Perusahaan produksi film seperti Warner Bros. dan Paramount Pictures menggunakan struktur organisasi proyek untuk setiap film yang di produksi. Setiap film dianggap sebagai proyek yang memiliki tim kreatif dan sumber daya sendiri.

9. Struktur organisasi network

Struktur organisasi ini melibatkan keterlibatan berbagai bagian organisasi dalam pengelolaan dan pengembangan jaringan komunikasi dan teknologi. Struktur ini biasanya digunakan pada perusahaan IT, telekomunikasi, atau ritel bisnis. 

Keuntungan struktur ini adalah adanya kolaborasi antar tim, aliran informasi yang lebih efisien, dan lebih mudah beradaptasi dengan perubahan bisnis atau teknologi.

Kekurangannya adalah adanya tantangan dalam mengelola jaringan dan koordinasi dan adanya penundaan pemutusan kebijakan karena harus menunggu satu sama lain.

Wikipedia adalah contoh organisasi nirlaba yang menggunakan struktur organisasi jaringan dalam pengelolaan proyek kolaboratif yang melibatkan ribuan penyunting dari seluruh dunia.

Jabatan dalam Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar di atas adalah contoh struktur organisasi yang umum dipakai oleh perusahaan. Berikut adalah penjelasan masing-masing jabatan dalam struktur organisasi tersebut

Direksi

Direksi adalah sekelompok orang yang dipilih untuk mengawasi, membimbing, dan mengambil keputusan strategis dalam suatu perusahaan atau organisasi. Jumlah direksi adalah satu, akan tetapi wakilnya dapat ditentukan sesuai dengan ukuran dan jenis perusahaan. 

Tugas direksi adalah mengawasi dan mengambil keputusan, menetapkan kebijakan strategis, dan memilih CEO.

Direktur utama

Direktur utama biasanya disebut CEO (Chief Executive Officer). CEO adalah pemimpin dan merupakan puncak dari perusahaan.

Tugas utama CEO adalah merumuskan visi dan misi perusahaan, mengembangkan strategi bisnis, memastikan pencapaian tujuan perusahaan, dan bertanggung jawab kepada dewan direksi atau pemegang saham.

Direktur

Posisi direktur berada di bawah direktur utama. Biasanya direktur memimpin bagian-bagian tertentu, misalnya direktur pemasaran atau direktur keuangan.

Tugas direktur disesuaikan dengan bagian yang dia pimpin, misalnya direktur pemasaran maka tugasnya adalah merencanakan proses pemasaran dan memastikan tujuan pemasaran tercapai

Manajer

Manajer adalah jabatan yang mengintegrasi karakteristik dan variabel SDM perusahaan demi mencapai tujuan perusahaan.

Tugas manajer adalah membuat pengarahan dan keputusan, kebijakan, supervisi, dan mengembangkan potensi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Administrasi dan gudang

Posisi ini melibatkan peran dalam bidang keuangan yang mencakup akuntansi atau akuntan, Manajer Keuangan, dan petugas kas di perusahaan. 

Tanggung jawabnya termasuk mengelola aspek keuangan perusahaan, mencatat setiap transaksi pengeluaran dan pendapatan, serta mengelola segala hal terkait outsourcing. 

Untuk mempermudah pekerjaan pada bagian ini, maka bisa menggunakan software akuntansi dari Impact sebagai solusi untuk mengelola administrasi anggaran keuangan perusahaan. 

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat

Divisi regional

Divisi regional memiliki tanggung jawab mengelola aset perusahaan dan menjalankan operasional bisnis sesuai dengan petunjuk perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur dan kebijakan perusahaan, serta mencapai target kerja yang disepakati bersama dengan direksi.

Kesimpulan

Struktur organisasi perusahaan merupakan kerangka yang dapat menggambarkan hubungan antar divisi atau anggar anggota dalam sebuah perusahaan. Struktur organisasi perusahaan dapat menggambarkan hubungan, tugas dan tanggung jawab, serta menentukan aliran informasi dan pelaporan.

Perlu diingat pula bahwa pemilihan struktur organisasi perusahaan sebaiknya didasarkan atas hasil analisis kebutuhan dan tujuan perusahaan. Pastikan juga struktur organisasi fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan. Ketika sudah memilih jenisnya, jangan lupa untuk komunikasikan struktur organisasi dengan jelas kepada semua karyawan

Selain perlunya memiliki struktur organisasi, perusahaan juga perlu mengelola anggota organisasi dengan baik agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Pengelolaan karyawan dengan cara manual cukup menyulitkan sehingga bisa digunakan software hris dari Impact yang memiliki banyak fitur mulai dari absensi hingga penggajian.

Selain itu, jika perusahaan memiliki masalah dengan proses bisnis yang boros dan tidak efisien, maka dapat diterapkan sistem ERP Impact dengan berbagai modul bisnis pilihan, seperti  akuntansi, gudang, manufaktur, hingga inventory. 

Baca juga: Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP