SOP Penerimaan Barang di Gudang & 4 Cara Mengoptimalkan

Penerimaan barang (receiving gudang) adalah proses yang bertujuan untuk memastikan barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan. 

Prosesnya meliputi pemeriksaan dokumen, unloading, pemeriksaan kualitas dan kuantitas produk, hingga menempatkannya pada gudang (putaway). Penerimaan barang adalah bagian dari proses pergudangan atau warehouse management. 

Agar prosesnya tetap konsisten dan terukur, diperlukan SOP penerimaan barang yang tepat. Standard Operating Procedure (SOP) adalah instruksi tertulis yang menjelaskan langkah-langkah rinci untuk melakukan aktivitas rutin dengan benar. 

Sementara itu, SOP penerimaan barang adalah SOP yang berfungsi untuk memberikan langkah-langkah rinci dalam proses penerimaan barang. Artikel ini akan membahas tentang manfaat, contoh SOP penerimaan barang, hingga cara mengoptimalkan proses penerimaan barang di gudang. 

Apa itu SOP penerimaan barang?

SOP (Standard Operating Procedure) Penerimaan Barang adalah panduan operasional yang dirancang untuk memastikan seluruh proses penerimaan barang dilakukan dengan konsisten, akurat, dan efisien.

Prosedur ini mencakup langkah-langkah dari kedatangan barang hingga penyimpanannya di dalam gudang, termasuk pemeriksaan dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik barang, pencatatan barang, serta pelabelan dan penyimpanan yang sesuai.

Dengan adanya SOP yang jelas, setiap proses yang berlangsung dapat diawasi dan dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Berikut beberapa tujuan dibuatnya SOP penerimaan barang di gudang:

• Kepatuhan dan Kualitas: Memastikan semua barang yang masuk sesuai dengan pesanan, kualitas, dan spesifikasi yang telah ditentukan.
• Efisiensi Proses: Meningkatkan efisiensi waktu dalam penerimaan dan pencatatan barang.
• Keamanan: Mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang selama proses penerimaan.
• Transparansi dan Akuntabilitas: Memastikan adanya dokumentasi dan pencatatan yang jelas untuk memudahkan audit dan pelacakan inventaris.

Manfaat SOP penerimaan barang

SOP penerimaan barang membantu Anda dalam:

1. Meningkatkan kualitas dan mencegah fraud

Hasil dari konsistensi proses melalui SOP penerimaan barang adalah jaminan kualitas (Quality Assurance) yang baik. SOP akan memudahkan pekerja dalam proses penerimaan dan pemeriksaan agar mengurangi kesalahan.

Menerapkan SOP juga penting untuk menghindari fraud di gudang seperti pencurian. Berdasarkan penelitian, pencurian stok menjadi risiko fraud paling tinggi pada penyimpanan dan distribusi produk.

Dengan SOP yang ketat, pegawai akan mengetahui tugas dan konsekuensi untuk semua proses. Anda juga dapat meminimalisir pencurian dengan memasang CCTV pada gudang.

2. Mempermudah stock opname

Stock opname adalah proses penghitungan stok barang di gudang yang bertujuan untuk mengetahui selisih jumlah produk fisik dan catatan atau sistem.  

SOP penerimaan barang membantu memudahkan proses stock opname karena proses penghitungan juga dilakukan saat produk diterima pada gudang.  

3. Menghemat waktu dan biaya gudang 

Penelitian McKinsey menunjukkan bahwa biaya gudang pada perusahaan di seluruh dunia mencapai sekitar €300 setiap tahunnya dan terus mengalami peningkatan setiap tahun. 

Tidak adanya metodologi yang jelas dalam pergudangan menjadi salah satu penyebab yang menjadikan prosesnya tidak efisien. 

SOP penerimaan barang membantu menghilangkan proses yang membuang banyak waktu dan biaya sehingga lebih efisien dan produktif. Anda juga dapat menghemat biaya yang digunakan untuk membayar lebih banyak staf gudang. 

4. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Menurut penelitian, 72% konsumen yang puas dengan kecepatan pengiriman akan meningkatkan pembeliannya hingga 12% dari sebelumnya. 

SOP penerimaan barang membantu Anda untuk mempercepat proses penerimaan karena telah terstandar. Hal ini berdampak pada cepatnya proses pengiriman barang pada konsumen, sehingga kepuasan pelanggan dan customer retention meningkat.

Proses SOP penerimaan barang di gudang

SOP proses penerimaan barang di gudang terdiri dari 4 aktivitas utama:

• Memeriksa dokumen (pre-receiving)
• Unloading 
• Pemeriksaan barang (incoming inspection)
• Putaway 

1. Periksa dokumen (pre-receiving)

Sebelum menerima barang, staff gudang harus melakukan pemeriksaan dokumen untuk memastikan produk sesuai dengan pesanan.  

1. Staff gudang menerima salinan Purchase Order (PO) dari divisi purchasing atas pembelian yang telah dilakukan. Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli kepada penjual sebagai bukti pembelian produk atau jasa. Download template PO disini. 
2. Periksa PO, surat jalan, dan daftar packing, kemudian sesuaikan dengan barang yang diterima. Biasanya, kardus packing memiliki deskripsi produk dan jumlah sehingga Anda dapat melihat kesesuaian produk dan PO dari deskripsi tersebut. 
3. Jika produk telah sesuai, staff gudang membuat surat penerimaan barang dan buat salinan untuk keuangan, supplier, dan arsip. Kemudian, beralih ke proses unloading.
4. Jika produk tidak sesuai dengan PO, ajukan surat penolakan kepada supplier dan minta untuk segera dikirim produk yang sesuai. Apabila pemasok tidak memenuhi, maka Anda berhak memberikan surat peringatan dan masukkan vendor pada daftar blacklist setelah 3 kali peringatan. 

Dalam proses ini, Anda harus mencatat beberapa hal:

• Tanggal dan waktu barang tiba di lokasi
• Nama logistik pengiriman dan nama pengemudi yang mengirimkan
• Perbedaan PO dengan produk
• Nama petugas gudang yang menangani penerimaan

Pencatatan yang rinci akan memudahkan ketika terjadi perselisihan terkait barang atau supplier.

2. Unloading

Setelah PO dan barang telah sesuai, proses selanjutnya yaitu unloading atau bongkar barang. Proses unloading adalah proses memindahkan barang dari kendaraan ke lantai gudang. Ini tahapannya:

1. Staff gudang menyiapkan area unloading sesuai dengan banyaknya barang yang akan diterima sehingga staf gudang tidak harus memindahkan barang lain yang menghalangi.
2. Siapkan alat angkat berat seperti forklift dan dongkrak palet untuk melakukan aktivitas bongkar muat barang. Jenis peralatan gudang tergantung pada ukuran dan volume barang.
3. Turunkan barang dari kendaraan dengan hati-hati.

3. Pemeriksaan barang (incoming inspection)

Langkah selanjutnya yaitu bagaimana cara mengecek barang yang datang ke gudang atau incoming inspection. Pada tahap ini, checker gudang memeriksa:

• Kode produk/SKU;
• Menghitung stok barang yang diterima;
• Memeriksa kualitas dan kondisi barang.

Proses penghitungan stok dan pemeriksaan akan memakan waktu. Oleh karena itu, staff gudang dapat mengambil beberapa sampel saja untuk diperiksa dan menghitung berdasarkan palet atau kotak, bukan per-items. 

Anda juga dapat menggunakan barcode inventory system untuk mengotomatiskan proses penghitungan ini.

4. Putaway

Proses putaway adalah aktivitas penempatan barang di gudang setelah produk selesai diperiksa. Tahapannya meliputi:

1. Staff gudang memberikan nomor inventaris atau barcode untuk tiap produk
2. Tempatkan produk di gudang berdasarkan PO, SKU, ukuran, tipe produk, tanggal kedaluwarsa, atau parameter lainnya.
3. Catat informasi mengenai detail inventaris yang diterima, barang rusak, serta lokasi penyimpanannya di dalam buku inventaris gudang atau software gudang. 

Metode penyimpanan barang tergantung pada ukuran dan jumlah produk. Biasanya dapat menggunakan palet, rak, atau bin. 

Di gudang yang masih manual, proses penyimpanan cenderung tidak efisien karena petugas gudang harus mencari rak penyimpanan satu persatu. Untuk mengatasi inefisiensi ini, Anda dapat menggunakan WMS. 

Sistem ini dapat mencatat urutan penyimpanan dan menggunakan prinsip penyimpanan barang yang sesuai seperti FIFO, LIFO, dan FEFO.

3 hal penting pada penerimaan barang

1. Memeriksa surat jalan dan PO

Jika supplier mengirimkan barang, pasti disertai surat jalan dan PO. Pastikan kedua hal tersebut sesuai dengan pesanan yang Anda telah ajukan. 

2. Memeriksa jumlah dan fisik barang

Cek jumlah, kualitas, dan kondisi barang yang diterima serta pastikan telah sesuai dengan permintaan. 

3. Membuat surat penerimaan barang

Jika barang telah sesuai dan telah diterima, buat surat penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh petugas gudang dan pengirim. Biasanya dibuat 3 rangkap yaitu untuk arsip, supplier, dan bagian akuntansi. 

Pada bagian akuntansi atau keuangan, bukti ini dapat digunakan untuk mencocokkan invoice dari supplier agar pembayaran hanya dilakukan untuk barang yang diterima saja. 

Cara mengoptimalkan penerimaan barang

Dalam penerimaan barang, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi seperti kerusakan barang, kehilangan inventaris, dan jumlah yang tidak sesuai. Agar penerimaan barang optimal, Anda dapat mengikuti beberapa tips ini:

1. Jalankan audit inventaris secara rutin

Sebanyak 43% usaha kecil tidak secara aktif memantau inventaris mereka, sementara 21% menyatakan bahwa mereka tidak memiliki stok sama sekali. 

Audit inventaris yang dilakukan secara berkala, seperti penghitungan fisik dan analisis batas waktu, membantu dalam mendeteksi ketidakseimbangan inventaris sebelum masalahnya menjadi sulit dikendalikan. 

Selain itu, audit stok juga memberikan informasi penting untuk perbaikan dalam SOP manajemen penerimaan gudang berikutnya.

2. Lacak metrik penerimaan barang

Beberapa metrik yang dapat anda lacak pada proses penerimaan barang yaitu:

• Time to receive

Time to receive adalah ukuran tingkat efisiensi di mana staf menerima stok baru, menghitung, menyimpan, dan bersiap untuk menjualnya. Anda dapat menghitung waktu penerimaan dengan menggunakan rumus berikut:

Time to receive dihitung dengan menjumlahkan waktu untuk menghitung stok (stock validation), waktu untuk menambahkan stok ke catatan, dan waktu untuk mempersiapkan penyimpanan barang.

• Putaway time

Putaway time adalah jumlah waktu yang diperlukan perusahaan untuk menyimpan persediaan. Secara kronologis, tindakan yang menentukan putaway time mengikuti tindakan yang menentukan waktu penerimaan.

Berikut formula penghitungannya:

Dengan peningkatan efisiensi dalam metrik ini, waktu tunggu (lead time) berkurang.

• Supplier Quality Index (SQI)

SQI adalah proses mengumpulkan dan menimbang kinerja vendor di bidang-bidang penting seperti kualitas bahan, tindakan perbaikan, balasan cepat, kualitas pengiriman, sistem kualitas, dan postur komersial. 

Berikut rumus menghitung indeks kualitas pemasok tertimbang:

Beberapa komponen untuk menghitung SQI yaitu kualitas bahan, tindakan korektif, balasan yang cepat, kualitas pengiriman, kualitas sistem, dan commercial posture. Kebanyakan perusahaan lebih memilih untuk melaporkan skor tertimbang bulanan, kemudian menghitung SQI untuk rata-rata tahunan.

3. Menerapkan Warehouse Management System (WMS)

WMS adalah software penting untuk melacak lokasi barang pada gudang dan mencatat jumlah barang gudang secara real-time. Pada 2018 penerapan WMS mencapai angka 90% dan penggunaan sistem berbasis kertas turun dari 62% menjadi 48%.

Berdasarkan data penelitian, 26% pengguna aplikasi gudang melaporkan penghematan waktu yang sangat signifikan. Selain efisiensi, WMS dapat menghasilkan manajemen inventaris yang lebih baik, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

WMS yang baik biasanya memiliki fitur barcode untuk ditempelkan pada masing-masing produk sehingga dapat dilacak dengan mudah. Selain itu, WMS dapat diintegrasikan dengan software lain seperti akuntansi, inventaris, dan sebagainya. 

Baca juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Gudang

4. Periksa kembali dokumen

Pengecekan dokumen membutuhkan ketelitian karena banyaknya dokumen pada proses penerimaan barang seperti surat jalan, PO, surat penerimaan barang yang harus dicek berulang dan disimpan dengan baik sehingga dapat menjadi bukti jika terjadi kekeliruan.

Kesimpulan

SOP penerimaan barang harus dilaksanakan secara konsisten, karena jika terdapat langkah yang berubah, maka akan berakibat pada kesalahan penghitungan, kehilangan barang, dan inefisiensi proses. Agar pencatatan barang yang diterima dapat dilakukan secara otomatis, Anda dapat menggunakan WMS. 

Jika Anda memiliki masalah operasional lain dalam perusahaan, misalnya masalah keuangan, penjualan, hingga hubungan pelanggan, Anda dapat menerapkan ERP yang memiliki modul lengkap mulai dari akuntansi, WMS, hingga sales. 

Pelajari lebih lanjut tentang ERP.