Contoh SOP Karyawan Retail dan Langkah Pembuatannya

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah hal penting yang harus ada pada setiap perusahaan, termasuk retail. Dengan adanya SOP karyawan, maka dapat mendorong produktivitas karyawan di dalamnya.

Mengembangkan prosedur operasi standar untuk manajemen toko ritel sangat penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi. Berikut penjelasan mengenai SOP karyawan pada toko retail mulai dari definisi, manfaat, hingga cara membuat SOP yang baik.

Apa itu SOP karyawan toko retail?

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan tugas harian atau aktivitas berulang karyawan dalam suatu organisasi. Penggunaan SOP karyawan pada toko retail menjadi elemen yang sangat penting untuk meningkatkan kualitas karyawan karena memberikan informasi mengenai bagaimana cara menjalankan pekerjaan dengan baik.

Beberapa hal yang termuat dalam SOP karyawan di antaranya jam buka dan tutup (terpisah untuk pelanggan dan karyawan), manajemen kas, penanganan produk, dan sebagainya.

Fungsi SOP karyawan retail

Adanya SOP karyawan retail dapat meningkatkan penjualan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan meningkatkan citra dan pendapatan toko. Beberapa fungsi lainnya yaitu:

• SOP karyawan membantu merampingkan tugas dan menciptakan konsistensi, keandalan, dan prediktabilitas dalam operasi.
• SOP karyawan meminimalkan peluang miskomunikasi dan mengatasi masalah keamanan
• Karyawan bekerja jauh lebih efisien ketika mereka memiliki instruksi yang sangat spesifik untuk dikerjakan.
• SOP memastikan bahwa semua karyawan melakukan proses bisnis dengan cara yang sama.
• Karyawan dapat menggunakan SOP untuk mereplikasi pekerjaan dan produk saat toko retail Anda melakukan ekspansi ke lokasi baru.
• Berikan hasil dan data yang sebanding dari aktivitas sehari-hari.

Baca juga: Retail adalah: Definisi, jenis, dan 9 Tips Memulainya

Pentingnya SOP karyawan retail

Sektor ritel adalah pemberi kerja terbesar di Amerika, dengan 52 juta pekerjaan yang disediakan. Perubahan kecil di bidang retail di Amerika dapat mengirimkan gelombang kejutan pada seluruh perekonomian. Oleh karena itu, SOP menjadi hal penting untuk diterapkan agar retail dapat stabil.

Implementasi SOP karyawan retail memiliki beberapa dampak yang menguntungkan bagi Anda. Berikut beberapa alasan mengapa SOP karyawan adalah hal yang penting pada toko retail:

1. Memastikan keberlanjutan bisnis

SOP karyawan membantu retail dalam mendisiplinkan karyawan di dalamnya. Jika karyawan tidak masuk kerja karena cuti atau alasan lain, SOP toko retail akan memastikan bahwa pekerjaan tidak pernah berhenti dan dapat dialihkan pada hari lain atau karyawan lain.

Dengan mengacu pada SOP yang ditetapkan, karyawan dapat mengambil alih tugas mendesak dan melakukannya dengan benar sesuai kebutuhan. SOP karyawan retail memerlukan praktik terbaik pada setiap departemen di back office dan operasi toko ritel sehingga dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

2. Meningkatkan quality control

SOP menetapkan metode standar untuk menyelesaikan tugas sebagai bagian dari quality management system. Standardisasi memastikan bahwa prosedur dapat digunakan oleh siapa saja, bahkan karyawan baru bergabung. Protokol yang ditetapkan memberikan dasar yang memastikan kualitas tidak akan pernah berubah jika terjadi keadaan yang tidak terduga, persaingan prioritas, atau perubahan shift karyawan.

Setelah Anda memiliki SOP, Anda dapat mulai mengidentifikasi peluang untuk efisiensi yang lebih besar. Setiap operasi kelas dunia dimulai dengan kontrol kualitas yang konsisten.

3. Meningkatkan konsistensi

Prosedur SOP karyawan yang baik menawarkan kejelasan dalam komunikasi dan penerapan praktik atau standar yang konsisten. Memiliki SOP membantu memastikan untuk terlepas dari siapa yang bekerja dan proses bisnis dijalankan dengan benar.

Dengan SOP, pendelegasikan pekerjaan menjadi lebih mudah dan kualitas pekerjaan tidak berubah. SOP sangat penting untuk setiap sisi manajemen toko retail. Dengan SOP, toko retail dapat menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan, menurunkan biaya pelatihan, dan memastikan hasil yang konsisten.

4. Membangun rutinitas

SOP di sektor ritel menyederhanakan fungsi bisnis. Karyawan dapat menyelesaikan proyek dan tugas dengan mudah dalam tenggat waktu yang diberikan. Hal tersebut juga berjalan secara terus-menerus dan menjadi rutinitas.

Dengan SOP retail, karyawan dapat menetapkan rutinitas dan bekerja untuk mendapatkan keahlian yang lebih banyak. Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan.

5. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Semakin banyak pekerjaan yang dapat Anda selesaikan, dengan sedikit usaha, semakin banyak modal yang harus Anda keluarkan di area lain. Selain itu, proses tempat kerja yang tidak efisien terkadang menghasilkan karyawan yang frustrasi dan tidak produktif.

Melalui SOP, Anda dapat menyaring proses yang rumit menjadi langkah-langkah yang disederhanakan, dan kemungkinan besar Anda akan menghilangkan beberapa bentuk pemborosan.

6. Meningkatkan akuntabilitas

Penugasan SOP karyawan memberikan ukuran akuntabilitas ekstra untuk aktivitas bisnis. SOP memungkinkan Anda untuk melihat kapan karyawan membuka dan menutup perintah kerja. Saat ini, hal tersebut juga dapat dilakukan secara otomatis melalui HCM Impact yang dapat melihat bagaimana karyawan menyelesaikan pekerjaannya sehari-hari dan memberikan employee database yang lengkap.

7. Manajemen inventaris

Retailer mengikuti SOP yang ketat untuk memastikan rak diperbarui secara teratur. Hal ini membantu dalam pelacakan aset yang menawarkan visibilitas ke dalam inventaris dengan memberikan peringatan dan pemberitahuan. SOP meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam alur kerja dengan data yang akurat tentang pergerakan paket.

Lebih lanjut, Anda juga dapat melacak paket dengan menggunakan ERP inventory Impact untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses inventaris. Selain itu, pengisian stok (stock opname) juga dapat dilakukan secara otomatis sehingga menghemat waktu dan biaya.

Baca juga: 10 Langkah Penerapan Manajemen Inventory dalam Bisnis Ritel

8. Membangun lingkungan kerja yang lebih aman

Keselamatan di tempat kerja adalah yang penting. Terlepas dari industrinya, perusahaan bertanggung jawab sebagai pemberi kerja untuk selalu menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi anggota tim.

Kelalaian listrik, bahan kimia, atau hal yang berbahaya dapat menyebabkan kecelakaan. Insiden itu tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga menghabiskan banyak uang saat perusahaan terlibat. SOP karyawan tertulis yang menyaring proses kerja menjadi petunjuk langkah demi langkah untuk mengurangi kesalahan dan mendukung kondisi kerja yang aman.

Jenis SOP karyawan retail

Berikut adalah beberapa jenis SOP karyawan pada toko ritel:

• Akuntansi dan SDM: proses perekrutan/pemecatan/promosi, penjadwalan staf, gaji, EPF dan SOCSO, pajak, asuransi, akuntansi, dll.
• Cash Management: pengembalian uang, proses transaksi penjualan, kesalahan kasir, back office, dll.
• Customer Service: kebijakan pengembalian dana, umpan balik/keluhan, pengiriman, pendaftaran program loyalitas pelanggan, FAQ, dll.
• Administrasi Toko: prosedur pembukaan/penutupan toko, kesiapan toko, kesehatan dan keselamatan, daftar periksa pemeliharaan, daftar periksa kebersihan, daftar tugas administratif.
• Operasional Toko: kebijakan pencegahan kerugian, kebersihan, penyimpanan, staf, tampilan toko, audit stok, kebijakan pelanggan, dll.
• Store Merchandise: transfer stok, manajemen pemasok, pemesanan/pengiriman/penerimaan/pengembalian stok, dll.
• Keamanan Toko: proses keamanan, uang kertas palsu, prosedur pencurian, prosedur hukum, tag keamanan, dll.

Cara membuat SOP karyawan retail

Beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP karyawan retail yaitu:

1. Bentuk tim khusus

Guna membuat SOP karyawan yang efektif, perusahaan harus membentuk tim khusus yang memiliki kemampuan dan pengetahuan pada masing-masing bidangnya, misalnya tim yang terbentuk terdiri dari manajer masing-masing bidang. Jika tim sudah terbentuk, perusahaan dapat meminta masing-masing bidang untuk mendeskripsikan pekerjaan dan tanggung jawabnya.

2. Tentukan target, waktu, dan tempat implementasi

Setiap divisi pada toko retail memiliki SOP yang berbeda-beda, baik berkaitan dengan pekerjaan, maupun berkaitan dengan tempat pelaksanaan. Oleh karena itu, SOP karyawan harus memuat mengenai waktu dan tempat implementasi SOP. Dalam merumuskan tempat dan waktu pelaksanaan SOP, pemimpin bidang harus dapat mendengarkan berbagai masukan dari karyawan pada bidang terkait.

3. Dokumentasikan kegiatan operasional perusahaan

Guna meningkatkan efektivitas pembuatan SOP, perusahaan harus mampu memahami kinerja setiap bidang dengan baik, sehingga diperlukan bukti-bukti pendukung seperti dokumentasi. Dokumentasi tidak selalu dalam bentuk foto maupun video, tetapi dapat berupa pencatatan detail disertai dengan penjelasan lengkap setiap kegiatan operasional.

Misalnya, deskripsi pekerjaan untuk seorang staf gudang yaitu harus memisahkan tanggal kadaluarsa dan stok baru. Sedangkan bagi pegawai di posisi kasir, yaitu mengenai pelayanan pelanggan dengan ramah.

4. Susun alur dan fungsi kerja

Agar tidak kesulitan saat membaca SOP karyawan, Anda dapat menyusun alur dan fungsi kerja setiap bidang dengan menggunakan flowchart. Berikan juga instruksi kerja di dalamnya agar lebih mudah dipahami dan setiap divisi mengetahui apa yang harus dilakukan.

Instruksi kerja tersebut dapat diberikan dalam formulir pendukung, yang nantinya akan digunakan untuk arsip bukti terkait kegiatan operasional yang dilakukan. Tanpa adanya arsip, penyusunan SOP akan lebih sulit, karena dapat terjadi miskomunikasi.

5. Buat kesepakatan bersama mengenai SOP

Pembuatan SOP karyawan retail harus merupakan kesepakatan bersama sehingga tidak memberatkan pihak manapun. Oleh karena itu, sebelum diimplementasikan, sebaiknya Anda meminta saran dan pendapat setiap divisi mengenai SOP yang telah dibuat. Jika terdapat keberatan atau saran, Anda dapat merevisinya dan setelah itu dapat diterapkan.

6. Lakukan uji coba dan evaluasi

Tahap selanjutnya yaitu melakukan uji coba serta evaluasi. Jangka waktu melakukan uji coba tergantung kesepakatan bersama saat merumuskan SOP bersama tim, masa uji coba SOP biasanya berjalan satu minggu atau beberapa hari.

Sesudah tahap uji coba, biasanya terdapat pendapat dan masukan terkait percobaan Standard Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, Anda dapat melakukan evaluasi dengan menerapkan saran, masukan, dan pendapat dari pegawai toko sehingga dapat diperbaiki.

7. Verifikasi dan sosialisasikan pada karyawan

Ketika SOP sudah dievaluasi dan diperbaiki, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan verifikasi dan persetujuan mengenai SOP baru. Setelah itu, sosialisasikan SOP tersebut ke seluruh divisi di toko retail bahwa semuanya telah siap diterapkan.

8. Lakukan pemantauan berkala

Jika SOP telah disepakati dan dievaluasi, maka penerapan SOP telah resmi berjalan. Setelah SOP diimplementasikan, Anda harus memantau secara berkala mengenai SOP tersebut untuk memastikan bahwa SOP telah berjalan dengan baik.

Jika suatu saat SOP tidak berjalan dengan baik, maka Anda sebagai pemilik toko dapat menegur pihak yang melanggar dan kemudian meminta masukan terkait SOP untuk dirumuskan kembali.

Baca juga: Manajemen Retail: Definisi, Jenis, dan 3 Strategi Penerapan

Tantangan pada implementasi SOP retail

Dalam implementasinya, SOP karyawan retail memiliki beberapa tantangan. Berikut penjelasan beberapa tantangan tersebut:

1. Kesulitan koordinasi

Pada toko retail yang telah berkembang, pemetaan koordinasi antar departemen mengenai SOP menjadi hal yang rumit. Terdapat ratusan detail yang harus dipertimbangkan dan dimasukkan dalam pemetaan SOP retail.

Entitas eksternal juga dapat terlibat dalam proses bisnis. Termasuk pemasok, konsumen, vendor, kontraktor, agensi, departemen pemerintah, dll. dan sulit bagi bisnis untuk mempengaruhi entitas eksternal untuk mengikuti SOP yang ditentukan oleh mereka. Hal ini menambah ketidakpastian pada SOP yang melibatkan entitas eksternal.

2. Kurangnya fleksibilitas proses

Ketika memperkuat aktivitas bisnis dengan aturan dan regulasi yang kuat, bisnis juga perlu mengingat bahwa mungkin ada skenario dan aktivitas yang berubah. Namun, seringkali dalam mengejar kepatuhan yang ketat terhadap kebijakan dan strategi, bisnis akhirnya membuat proses mereka kaku.

Misalnya berkaitan dengan cuti karyawan, perusahaan harus menentukan berbagai hal pada SOP seperti siapa yang memberikan sanksi dan memberikan izin cuti. Keinginan kuat untuk sentralisasi juga merupakan kontributor lain kurangnya fleksibilitas proses.

Ketika manajemen puncak mencari konsentrasi tinggi dari kekuatan pengambilan keputusan, konsekuensi yang merugikan dari hal ini tercermin dalam perencanaan operasional rutin dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab menjadi terbatas. Dalam keadaan seperti itu, SOP menjadi kurang fokus pada kinerja bisnis dan efisiensi operasional. SOP menjadi alat untuk membangun sentralisasi.

3. Ketidakcocokan SOP dan solusi otomasi TI

Tujuan digitalisasi dan otomatisasi adalah membuat proses dan operasi lebih efektif dan efisien. Namun, SOP yang didefinisikan dengan buruk adalah penyebab utama kemungkinan ketidaksesuaian antara prosedur dan teknologi.

Jenis perangkat lunak juga harus disesuaikan dengan persyaratan operasional. Ketika persyaratan ini tidak diidentifikasi dan ditentukan dengan benar, bisnis akhirnya memilih solusi teknologi yang salah atau tidak cocok.

Dalam pengembangan dan implementasi SOP, penting juga untuk menjaga teknologi tetap terlihat. Karena ketika digitalisasi dan otomatisasi diterapkan, SOP akan dijalankan melalui mereka. Keahlian dalam pengembangan SOP dan pemahaman teknologi bisnis keduanya penting dalam membuat SOP berhasil dalam pengaturan operasional digital.

4. Kurangnya pelatihan SOP yang tepat

Salah satu tantangan terbesar dalam penerapan SOP adalah membuat karyawan mau mengikuti SOP. Karyawan yang akan mengikuti SOP harus merasa nyaman dengan cara kerja yang baru. Penting bagi karyawan untuk diberikan pendidikan, pelatihan, dan pengawasan lanjutan yang diperlukan selama penerapan SOP, terutama pada tahap awal.

Kurangnya pelatihan juga menjadi kendala bagi banyak bisnis. Terkadang tidak ada ketentuan untuk pelatihan SOP dalam anggaran bisnis sehingga pelatihan SOP menjadi tidak maksimal.

Contoh SOP karyawan retail

Berikut beberapa contoh SOP pada karyawan toko retail:

SOP kasir toko retail

Prosedur kasir toko:

• Kasir harus dapat melayani pelanggan dengan ramah, cepat, dan akurat
• Scan barcode barang (jika produk tidak memiliki barcode atau barcode tidak terbaca, maka kasir harus mengetik kode barang secara manual pada komputer)
• Tanyakan kepada pelanggan apakah ada tambahan belanja lagi
• Bungkus barang dengan ukuran plastik atau kemasan yang sesuai (tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil)
• Sebutkan jumlah uang yang harus dibayar pelanggan
• Jika pelanggan membayar melalui debit bank, kasir harus memasukkan nomor kartu dengan benar dan dengan nominal yang benar. Jika dibutuhkan, kasir dapat meminta tanda tangan di bukti debit bank pada pelanggan
• Kembalikan kartu debit kepada pelanggan dengan sopan dan memberikan nota penjualan
• Ucapkan terima kasih kepada pelanggan
• Hitung uang dan cocokkan dengan data penjualan pada komputer
• Setorkan uang dan buat laporan kepada kepala toko

SOP toko retail selama pandemi COVID-19

Subsektor: Pusat perbelanjaan, supermarket, hypermarket, department store, apotek, butik/toko pakaian

Kesimpulan

SOP karyawan retail adalah instruksi tertulis yang mendokumentasikan tugas harian atau aktivitas berulang karyawan. Adanya SOP karyawan dapat meningkatkan proses bisnis dan efisiensi perusahaan. Dalam pembentukan SOP, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai masukan dan saran dari karyawan sehingga resistensi pada SOP dapat diminimalisir dan SOP dapat berjalan secara efektif.

Lebih lanjut, pengelolaan toko retail juga kini dapat dilakukan dengan lebih mudah melalui implementasi ERP retail Impact yang memiliki berbagai modul mulai dari Point of Sales (POS), Warehouse, dan Omnichannel.