10 Solusi Software Procurement Terbaik di 2024

Apa itu software procurement

Software procurement mengoptimalkan proses pembelian bisnis dengan menyediakan platform terpusat untuk memesan dan membayar kepada pemasok.

Software purchasing atau procurement membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi, memungkinkan bisnis untuk fokus pada tugas-tugas penting seperti manajemen risiko rantai pasokan dan pemasok. Informasi yang disajikan juga memungkinkan deteksi dini masalah dan pengambilan keputusan yang terinformasi.

Dalam menghadapi banyak pilihan dan minimnya informasi yang tersedia, menemukan solusi software procurement yang cocok menjadi tantangan. Untuk membantu, kami telah menyederhanakan pilihan agar Anda dapat membuat keputusan dengan lebih mudah.

Software procurement terbaik saat ini

Berikut ini sepuluh opsi software purchasing terbaik saat ini. Setiap software memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri, memungkinkan Anda untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Coupa: Terbaik untuk manajemen pembelanjaan.
• Ivalua: Terbaik untuk manajemen pengadaan yang komprehensif.
• Precoro: Terbaik untuk usaha kecil dan menengah.
• SAP Ariba: Terbaik untuk solusi procurement tingkat perusahaan.
• Dynamics 365: Terbaik untuk integrasi dengan ekosistem Microsoft.
• Netsuite: Terbaik untuk manajemen pengadaan berbasis cloud.
• Pipefy: Terbaik untuk alur kerja pengadaan yang dapat disesuaikan.
• Stampli: Terbaik untuk manajemen dokumen pengadaan digital.
• Odoo: Terbaik untuk solusi software purchasing berbasis open source.
• Impact: Terbaik untuk integrasi ERP

Coupa

Coupa adalah aplikasi procurement yang meningkatkan pengelolaan keuangan. Dengan fokus pada pengeluaran, mulai dari pengadaan hingga pembayaran, Coupa menyatukan proses ini dengan efisien.

Melalui Coupa, Anda dapat mengelola aliran uang dan anggaran dengan lebih efektif. Platform ini juga memungkinkan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti manajemen kontrak, pembelian, dan persetujuan faktur.

Pro:

• Antarmuka intuitif yang mudah untuk digunakan
• Sistem mudah untuk dikonfigurasi
• Performa sistem yang andal

Kontra:

• Pengguna harus membuat banyak akun pembayaran
• Tidak ada opsi uji coba atau keanggotaan gratis
• Respons dukungan lambat

Harga: Mulai dari $2500/bulan

Ivalua

Dirancang untuk bisnis menengah dan besar, Ivalua adalah software purchasing berbasis cloud yang membantu mengelola pengeluaran dengan merencanakan, mendeteksi potensi masalah, menangani kontrak, memantau faktur, dan lebih banyak lagi.

Software procurement ini mengelola seluruh proses pembelian, dari permintaan hingga penerimaan barang dan jasa, serta pelacakan anggaran. Dengan antarmuka yang mudah digunakan dan alur kerja yang fleksibel, cocok untuk berbagai jenis pembelian.

Pro:

• Mudah dan fleksibel untuk digunakan
• Ketersediaan akses dari berbagai lokasi
• Kapabilitas lebih dalam menganalisis pengeluaran

Kontra:

• Keterbatasan dalam variasi template untuk pengguna
• Koneksi dengan sistem ERP kurang baik

Harga: Mulai dari $150000/tahun

Precoro

Precoro mempermudah proses pembelian secara online, mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan dengan otomatisasi dan integrasi yang mulus dengan platform populer seperti Xero, Quickbooks, dan NetSuite. 

Baik Anda perusahaan kecil atau besar, fitur-fitur Precoro membantu mengelola keuangan dengan efisien, menyederhanakan procurement, melacak pengeluaran, dan memastikan kepatuhan, menjadikannya solusi ideal untuk bisnis di berbagai skala.

Pro:

• Proses orientasi software yang sederhana
• Proses persetujuan cepat untuk invoice

Kontra:

• Mengkonfigurasi pengaturan memakan waktu
• Integrasi tidak semulus kelihatannya
• Pencetakan purchase order memiliki batasan

Price: Mulai dari $39/pengguna/bulan

SAP Ariba

SAP adalah perusahaan software terdepan di dunia dalam procurement dan rantai pasokan, yang dikenal karena inovasinya dalam memodernisasi proses pengadaan. 

Melalui SAP Ariba, Anda dapat mengoptimalkan pembelian, penjualan, dan manajemen keuangan dengan lebih efisien. Integrasi SAP Ariba dengan solusi pengadaan SAP lainnya membantu mengurangi gangguan, memenuhi kebutuhan, dan mengurangi risiko.

Pro:

• Integrasi dengan sistem ERP berjalan dengan mudah
• Antarmuka mudah untuk digunakan
• Standar layanan pelanggan yang tinggi

Kontra:

• Kesalahan informasi dapat menghambat migrasi invoice
• Kompleksitas sistem dapat menjadi tantangan bagi organisasi kecil

Harga: Mulai dari $50/bulan

Dynamics 365

Microsoft Dynamics menawarkan solusi manajemen bisnis yang fleksibel, memungkinkan tim Anda membuat keputusan yang lebih baik, sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, baik itu bisnis kecil, perorangan, atau perusahaan besar. 

Aplikasi procurement ini bekerja secara lancar dengan software Microsoft lainnya, mempermudah adaptasi dan mengurangi risiko implementasi, serta mengotomatiskan dan menyederhanakan proses keuangan, hubungan pelanggan, dan rantai pasokan untuk mencapai kesuksesan.

Pro:

• Integrasi yang mulus dengan ekosistem Microsoft
• Antarmuka pengguna yang bersih dan mudah digunakan
• Navigasi sederhana dengan akses cepat ke layanan bantuan

Kontra:

• Memerlukan penyesuaian dan mungkin mengalami kesalahan
• Waktu tunggu bantuan yang panjang
• Sulit mengubah fitur tertentu

Harga: Mulai dari $50/bulan

Netsuite

NetSuite menyederhanakan manajemen vendor dan pembelian barang dengan harga yang kompetitif dan tepat waktu. Software purchasing ini melacak pengeluaran dan evaluasi kinerja vendor, memberikan visibilitas yang diperlukan.

Dasbor pengadaan menyajikan solusi terpadu untuk manajemen catatan, pengeluaran, dan pelaporan kinerja. Ini bermanfaat bagi bisnis dari segala ukuran yang ingin mengotomatisasi proses dan mendapatkan informasi secara instan.

Pro:

• Proses keuangan otomatis
• Dasbor terorganisir
• Dapat diskalakan

Kontra:

• Proses implementasi panjang
• Penyesuaian yang terbatas
• Skema penetapan harga rumit

Harga: Harus menghubungi vendor

Pipefy

Pipefy membantu bisnis menyederhanakan proses pembelian dengan alur kerja pengadaan yang didesain khusus. Dengan rancangan, otomatisasi, dan standarisasi operasi procurement, siklus pesanan pembelian dipercepat dan koordinasi pemangku kepentingan ditingkatkan.

Integrasi yang lancar dengan software purchasing atau alat yang ada meningkatkan skala operasi dan memastikan transparansi di setiap tahap. Platform Pipefy yang didukung AI memberikan wawasan cepat tentang proses pengambilan keputusan yang tangkas serta memungkinkan penyesuaian alur kerja dengan kebutuhan tim.

Pro:

• Versi gratis tersedia untuk hingga 10 pengguna
• Antarmuka bergaya Kanban yang sederhana
• Opsi penyesuaian yang mudah

Kontra:

• Pengalaman seluler yang buruk
• Masalah keandalan
• Harus membeli paket tertinggi untuk fitur lengkap

Harga: Mulai dari $20/pengguna/bulan

Stampli

Stampli adalah solusi ideal bagi Tim Accounts Payable yang ingin mengotomatisasi operasi mereka tanpa harus melakukan perombakan pada ERP atau mengubah metode AP yang sudah ada. 

Dengan integrasi penuh ke lebih dari 70 ERP, penerapannya cepat dalam hanya beberapa minggu tanpa mengganggu operasional, serta memberikan pengawasan dan pengelolaan yang komprehensif untuk meminimalkan kesalahan, penipuan, dan risiko kepatuhan.

Pro:

• Dasbor sederhana memudahkan navigasi
• Dukungan pelanggan responsif siap membantu
• Pengiriman invoice cepat dengan fitur history

Kontra:

• Kesulitan melacak banyak pesanan pembelian
• Proses persetujuan invoice tidak konsisten di perangkat seluler
• Perubahan pada software sulit untuk dilakukan

Harga: Harus menghubungi vendor

Odoo

Odoo, sebagai software open-source, menyediakan solusi terpadu untuk berbagai aspek bisnis, dari penjualan hingga manufaktur, dengan fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan apa pun.

Dengan Odoo, pengelolaan inventaris dan procurement menjadi lebih efisien dengan penentuan aturan untuk mengoptimalkan stok dan memantau informasi harga serta waktu pengiriman dari vendor untuk keputusan yang lebih tepat waktu.

Pro:

• Antarmuka mudah digunakan
• Lebih terjangkau dari opsi lain
• Dukungan besar dari komunitas

Kontra:

• Tim pendukung lambat
• Kemampuan pelaporan terbatas

Harga: Versi dasar gratis. Paket standar mulai dari $7,25/pengguna/bulanth

Impact

Impact adalah sistem ERP yang dirancang untuk tim berukuran sedang, membantu memadukan manajemen inventaris ke dalam sistem mereka saat ini. Pengguna dapat mengotomatiskan proses pemenuhannya, mengelola kinerja dan persyaratan vendor, serta mendapatkan data statistik pembelian waktu nyata dengan modul pembeliannya.

Software procurement Impact terintegrasi dengan modul ERP lainnya, seperti inventaris, akuntansi, dan penjualan, mengoptimalkan proses pengadaan dengan menghilangkan pekerjaan manual yang sering menimbulkan kesalahan.

Pro:

• Terintegrasi dengan mudah dengan modul akuntansi, inventaris, dan penjualan
• Sangat dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda

Kontra:

• Tidak ada paket gratis yang ditawarkan

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

Cara memilih software procurement

Kesalahan umum yang biasa dilakukan

• Terlalu Terfokus pada Harga: Meskipun harga penting, jangan biarkan menjadi satu-satunya pertimbangan. Pilihan yang murah mungkin berakibat biaya tambahan di masa depan jika tidak memenuhi kebutuhan.

• Tidak Memandang ke Masa Depan: Bisnis yang berkembang memerlukan perangkat lunak yang dapat beradaptasi. Investasikan pada solusi yang dapat tumbuh seiring dengan perusahaan Anda untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

• Mengabaikan Masukan Pengguna: Dengarkan pengguna harian Anda untuk memastikan kecocokan software procurement dengan kebutuhan mereka. Feedback mereka penting untuk meningkatkan pengalaman pengguna.

• Tidak Mempertimbangkan Integrasi: Pastikan perangkat lunak baru Anda kompatibel dengan infrastruktur yang ada. Mengabaikan integrasi dapat mengakibatkan pengeluaran tambahan untuk penyelarasan di masa depan.

• Mengabaikan Reputasi Vendor: Pilih vendor yang telah terbukti dapat diandalkan. Kesalahan dalam memilih vendor dapat mengakibatkan masalah kinerja dan dukungan yang merugikan.

Berbagai hal yang perlu dipertimbangkan

• Kesenjangan Proses Procurement: Cari kesenjangan dalam proses procurement Anda saat ini untuk menentukan fitur apa yang diperlukan dalam software, seperti bantuan terkait pesanan pembelian, orientasi pemasok, atau pelacakan pengeluaran. Pertimbangkan juga ukuran organisasi, jumlah pemasok, jenis pembelian, dan anggaran.

• Evaluasi Analisis Data: Pilih aplikasi purchasing dengan alat analisis data yang kuat untuk menganalisis pengeluaran, kinerja pemasok, dan kepatuhan kontrak. Analisis data masa lalu akan mendukung pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta.

• Menilai Proses Purchase Order: Periksa apakah software purchasing mendukung proses pesanan pembelian, memungkinkan pembuatan, manajemen, dan pelacakan pesanan secara otomatis. Ini akan mengurangi kesalahan, meningkatkan komunikasi dengan pemasok, dan mempercepat proses.

• Fitur Forecasting: Pastikan perangkat lunak memiliki fitur forecasting yang akurat, termasuk perkiraan permintaan, pelacakan inventaris, dan manajemen pengisian ulang. Fitur ini membantu menjaga keseimbangan stok yang optimal.