Cara Melakukan Skill Gap Analysis dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Survei terbaru dari Wiley mencatat peningkatan jumlah profesional HR dan manajer perekrutan yang menghadapi kesenjangan keterampilan, dari 55% menjadi 69% dalam setahun. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan semakin kesulitan dalam menemukan kandidat dengan keterampilan yang sesuai.

Dengan masa berlaku keterampilan profesional yang semakin pendek, skill-gap analysis dan pengembangan karyawan berkelanjutan menjadi bagian penting dari strategi perusahaan. Analisis ini membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengatasi kekurangan keterampilan, mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.

Apa itu skill gap analysis?

Skill gap analysis adalah sebuah tools yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kekurangan skill dan mengambil langkah untuk mengatasinya agar tetap kompetitif dalam hal performa. Analisis ini dapat dilakukan di berbagai tingkat: individu, tim, departemen, hingga organisasi.

Tujuan utama dari skill gap analysis adalah memberikan gambaran keterampilan yang perlu ditingkatkan atau ditambahkan. Analisis ini memungkinkan perusahaan merancang strategi pelatihan, pengembangan, dan rekrutmen yang lebih efektif sesuai kebutuhan bisnis.

Manfaat dari skill gap analysis

1. Mengurangi Biaya Pengeluaran

Berdasarkan penelitian McKinsey, mencocokkan program pelatihan dengan kebutuhan keterampilan dapat mengurangi biaya hingga 50%. Daripada mencari kandidat baru, perusahaan bisa mengembangkan keterampilan tim yang ada melalui pelatihan yang terfokus.

2. Meningkatkan Kecocokan antara Karyawan dan Pekerjaan

Skill gap analysis membantu perusahaan menempatkan tim di posisi yang paling sesuai dengan keahlian mereka. Hal ini meningkatkan kepuasan kerja dan mengurangi turnover. Ketika tim merasa cocok dengan pekerjaan mereka, motivasi dan komitmen untuk memberikan yang terbaik juga meningkat. 

3. Membantu dalam Perencanaan Tenaga Kerja

Dengan mengetahui kekurangan keterampilan yang ada, perusahaan bisa merencanakan tenaga kerja dengan lebih baik. Skill gap analysis membantu HR mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja di masa depan, sehingga perusahaan siap menghadapi perubahan pasar.

4. Meningkatkan Upaya Rekrutmen

Perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan proses rekrutmen jika mengetahui keterampilan yang dibutuhkan. Mereka bisa menentukan kriteria spesifik dan menemukan kandidat yang tepat, sehingga mengurangi risiko salah rekrut. Dengan demikian, karyawan baru dapat segera memberikan kontribusi positif.

5. Mengembangkan Program Pelatihan yang Sesuai

Skill gap analysis memberikan data penting untuk merancang program pelatihan yang lebih efektif. Dengan mengetahui keterampilan yang kurang, perusahaan dapat fokus pada area tersebut, meningkatkan hasil belajar dan efisiensi penggunaan sumber daya. Tak hanya itu, hasil akhir dari pelatihan ini membuat karyawan lebih produktif dan efisien dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Berbagai jenis skill-gap analysis

1. Kualitatif

Penilai dapat mengevaluasi keterampilan tim dengan menggunakan istilah seperti “Melebihi harapan” atau “Berkinerja memuaskan” dalam skill gap analysis yang kualitatif. Biasanya, mereka memberikan satu label untuk setiap skill dan banyak evaluasi yang disertakan pertanyaan serta kolom komentar untuk menjelaskan penilaian yang diberikan.

Skor di bawah label tertentu menunjukkan adanya kesenjangan keterampilan. Departemen HR menyediakan panduan bagi manajer tentang arti berbagai skor. Jika keterampilan karyawan dinilai “Perlu peningkatan” atau “Tidak memenuhi persyaratan,” mereka diwajibkan untuk menyusun rencana peningkatan formal.

2. Kuantitatif

Tim manajemen atau departemen HR dapat menggunakan skala satu hingga lima untuk menilai keterampilan dalam skill-gap analysis yang kuantitatif. Dengan cara ini, mereka dapat mengevaluasi seberapa sering karyawan menggunakan skill tersebut.

Analisis ini membantu bisnis mengidentifikasi tren keterampilan di setiap departemen. Jika hasil menunjukkan skor rendah untuk keterampilan tertentu, seperti manajemen proyek, tim kepemimpinan dapat memprioritaskan pelatihan di area tersebut.

3. Analisis tim

Analisis kesenjangan keterampilan individu menilai kualitas keterampilan pribadi, sedangkan analisis tim melihat apakah tim memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Misalnya, jika tim pemasaran ingin membuat halaman produk baru, manajer harus mengevaluasi kemampuan tim. Jika ada kekurangan, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk merekrut freelancer atau menambah anggota tim.

Kesalahan umum yang biasa dilakukan

1. Tidak Adanya Komunikasi 

Salah satu kesalahan terbesar dalam analisis skill gap adalah kurangnya komunikasi yang efektif antara manajemen dan tim. Ketika tujuan dan proses analisis tidak dijelaskan dengan baik, tim dapat merasa tidak terlibat atau bahkan cemas bahwa proses ini akan mengungkap kelemahan, bukan kekuatan mereka.

2. Menunda untuk Melakukan Skill Gap Analysis

Banyak perusahaan menunda skill gap analysis karena kesibukan operasional atau anggaran yang terbatas. Namun, penundaan ini justru memperburuk masalah keterampilan di masa depan.

Kesenjangan keterampilan yang tidak ditangani berdampak negatif pada produktivitas dan keberhasilan bisnis. Penting untuk menjadwalkan analisis secara rutin agar perusahaan dapat segera mengambil langkah perbaikan yang diperlukan.

3. Kurang Adanya Evaluasi Berkelanjutan

Banyak perusahaan hanya melakukan skill gap analysis sekali tanpa evaluasi rutin, padahal keterampilan dan kebutuhan bisnis terus berubah. Untuk menghindari kehilangan kesempatan dalam mengidentifikasi kesenjangan keterampilan baru, perusahaan perlu mengintegrasikan skill gap analysis ke dalam strategi pengembangan tim secara berkelanjutan.

Cara melakukan skill-gap analysis

1. Melakukan asesmen skill yang ada

Langkah awal dalam analisis kesenjangan keterampilan adalah mengevaluasi keterampilan yang dimiliki tim. Jika organisasi Anda sudah memiliki data keterampilan yang lengkap, itu merupakan keuntungan. Jika belum, Anda dapat mulai dengan meninjau dan menganalisis penilaian karyawan sebelumnya, melakukan penilaian baru, serta mengadakan wawancara dan pertemuan individu antara manajer dan anggota tim.

Penting untuk melibatkan tim dalam proses ini, karena mereka dapat memberikan data berharga tentang skill dan area di mana mereka merasa kurang percaya diri. Dengan memahami keterampilan yang ada, perusahaan akan lebih mudah menemukan kesenjangan yang perlu diperbaiki.

2. Identifikasi skill yang diperlukan

Setelah mengidentifikasi skill-skill yang ada, langkah selanjutnya adalah menentukan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis. Hal ini mencakup analisis strategi perusahaan, tren industri, dan perubahan kebutuhan pasar.

Perusahaan perlu mengetahui keterampilan penting untuk posisi tertentu atau proyek mendatang. Diskusi dengan stakeholders dan tim manajemen sangat penting agar keterampilan yang diidentifikasi selaras dengan visi dan misi organisasi.

3. Prioritaskan ketimpangan skill yang paling penting

Anda sekarang memiliki daftar keterampilan yang dimiliki organisasi saat ini dan keterampilan yang diperlukan di masa depan. Skill gap adalah selisih antara kedua daftar ini.

Kemungkinan akan ada banyak daftar keterampilan yang perlu Anda kembangkan, jadi prioritaskan berdasarkan kepentingannya dan dampaknya terhadap bisnis. Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada upaya perbaikan melalui pelatihan atau perekrutan untuk keterampilan yang paling krusial.

4. Mendesain sebuah solusi

Langkah terakhir adalah merancang solusi spesifik dan terukur untuk mengatasi kesenjangan keterampilan. Tahap ini juga mencakup pengembangan program pelatihan yang ditargetkan dan menetapkan tujuan jelas untuk setiap tim.

Pelatihan dan pengembangan keterampilan, seperti upskilling dan reskilling, adalah solusi populer untuk menutup kesenjangan keterampilan. Selain itu, penting untuk memiliki sistem evaluasi guna mengukur efektivitas solusi yang diterapkan, sehingga perusahaan dapat menilai kemajuan dan menyesuaikan pendekatannya jika diperlukan.

Best practice untuk skill gap analysis

1. Terapkan pelatihan yang ditargetkan

Pelatihan yang fokus pada kebutuhan spesifik memastikan penggunaan sumber daya dan waktu yang efisien. Daripada pelatihan umum yang tidak selalu relevan, perusahaan sebaiknya menargetkan keterampilan yang benar-benar diperlukan untuk menutup kesenjangan yang ada.

Hasilnya, pelatihan menjadi lebih efektif, dan tim bisa langsung menerapkan keterampilan baru mereka dalam pekerjaan sehari-hari.

2. Analisis data untuk memperjelas perbedaan skill

Menggunakan data yang akurat adalah kunci untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan secara jelas. Perusahaan perlu mengandalkan hasil penilaian kinerja, survei keterampilan, dan laporan proyek untuk mendapatkan gambaran yang lengkap.

Dengan data ini, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih tepat tentang pelatihan dan pengembangan. Analisis berbasis data membantu mengurangi subjektivitas dan memastikan program pelatihan dirancang sesuai kebutuhan yang terukur.

3. Gunakan teknologi dalam skill gap analysis

Teknologi mempermudah proses skil gap analysis dengan tools yang dapat mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan data secara efisien. Software HRIS, platform learning management, dan alat asesmen berbasis AI membantu perusahaan melacak keterampilan tim dan menemukan area yang perlu ditingkatkan lebih cepat.

Penggunaan teknologi ini meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan wawasan mendalam. Dengan otomatisasi, perusahaan bisa lebih fokus pada perencanaan dan pelaksanaan strategi pengembangan.

Kesimpulan

Skill-gap analysis mungkin terdengar rumit, tapi ini penting untuk perkembangan perusahaan. Dengan mengetahui kekurangan keterampilan dalam tim, perusahaan bisa membuat strategi pelatihan yang lebih efektif dan meningkatkan produktivitas.

Proses ini juga memastikan tim berada di posisi yang tepat dan siap menghadapi perubahan pasar. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut terkait proses bisnis, hubungi kami untuk mengoptimalkan potensi tim Anda melalui layanan solusi kami.