Pahami Cara Kerja Sistem POS (Point of Sale) & Fitur Pentingnya

Menurut Grand View Research, pertumbuhan aplikasi point of sales (POS) sebesar 10,8% dengan nilai pasar sekitar $13,49 miliar pada tahun 2023 dan menjadi sekitar $27,71 miliar pada tahun 2030. Bagaimana cara kerja sistem POS dalam mewujudkan target tersebut?

Sistem POS adalah software yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam mengelola transaksi penjualan, stok barang, dan laporan keuangan. 

Simak artikel berikut untuk mengenal lebih dekat sistem POS yang dapat membantu mengelola bisnis Anda. 

Apa itu POS?

Point of Sales (POS) adalah titik dimana penjual dan pembeli melakukan transaksi. POS dapat berupa yang digunakan untuk memproses transaksi oleh pelanggan ritel. Sistem POS adalah mesin kasir yang mencakup terminal elektronik, scanner barcode, dan printer struk, software untuk transaksi, serta metode pembayaran secara online. 

Adanya software POS juga memberikan cara kerja baru dengan  fitur-fitur yang membantu pemilik bisnis untuk memantau inventaris dan tren pembelian, melacak akurasi harga, dan mengumpulkan data pemasaran.

Dengan mengintegrasikan teknologi POS yang canggih, bisnis dapat mengoptimalkan operasional, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan daya saing di pasar yang kompetitif.

Sistem POS adalah

Sistem POS atau Sistem Point Of Sales adalah sistem operasi untuk mengelola toko fisik dan melakukan penjualan secara langsung. Biasanya digunakan oleh staf toko untuk mencari produk, menambahkannya ke pesanan pelanggan, dan menerima pembayaran.

Sistem POS dapat berjalan pada hardware, seperti terminal penjualan elektronik, komputer, tablet, maupun smartphone. Fungsinya mencakup menghitung total harga pembelian, mencetak struk pembayaran, memantau stok barang, menghasilkan laporan penjualan, dan program loyalitas pelanggan. 

Dalam konteks bisnis modern, sistem POS juga dapat terhubung dengan platform perdagangan elektronik untuk mendukung penjualan baik secara online maupun langsung.

Baca juga: 20+ Rekomendasi Aplikasi Kasir Terbaik di Tahun 2023

Sistem POS dan Aplikasi POS

Sistem POS dan aplikasi POS adalah dua komponen terkait yang bekerja bersama untuk mengelola transaksi penjualan dan operasi bisnis. Meskipun hampir terdengar sama, apa saja perbedaan dari dua hal tersebut?

Perbedaan paling utama bahwa aplikasi POS berupa software dan terhubung dengan sistem backend atau cloud untuk menyimpan, memproses data secara efisien dan melakukan fungsi-fungsi penjualan. 

Sementara itu, sistem POS adalah kombinasi dari hardware dan software POS yang mencakup seluruh infrastruktur transaksi penjualan. Terdapat juga perangkat lain, meliputi komputer, terminal penjualan elektronik, scanner barcode, dan printer struk.

Cara kerja sistem POS pada small business

Sistem POS dulunya merujuk pada kasir di sebuah toko. Saat ini, POS modern digital dapat melayani pelanggan di mana pun Anda berada. Anda hanya membutuhkan sistem POS dan perangkat yang terhubung ke internet.

Berikut cara kerja sistem POS:

1. Pelanggan membeli produk atau layanan

Jika Anda memiliki toko fisik, Anda mungkin akan memiliki karyawan bagian kasir untuk melakukan transaksi. Karyawan dapat menggunakan scanner barcode barang untuk mencari harga barang. 

Beberapa sistem POS juga dapat memindai barang secara visual dengan kamera pada perangkat Anda. Untuk toko online, langkah ini terjadi ketika pelanggan selesai menambahkan barang ke keranjang belanja dan klik tombol checkout.

2. Sistem POS menghitung harga produk (termasuk pajak)

Selanjutnya, sistem POS akan menghitung harga produk termasuk pajak pertambahan nilai (PPN) barang. Jumlah transaksi diberikan kepada pelanggan untuk membayar yang dapat melalui online payment atau secara tunai. 

3. Pelanggan membayar produk

Untuk menyelesaikan pembelian, pelanggan harus menggunakan kartu kredit, kartu tap, kartu debit, poin loyalitas, kartu hadiah, atau uang tunai untuk melakukan pembayaran. 

Bergantung pada jenis pembayaran yang dipilih, bank pelanggan kemudian harus memberikan otorisasi untuk transaksi tersebut.

4. Transaksi POS selesai

Setelah pembayaran berhasil, tanda terima digital atau cetak dibuat, dan Anda mengirimkan atau memberikan barang kepada pelanggan sesuai dengan yang mereka beli.

Baca juga: 5 Jenis Software Toko dan Masing-masing Fungsinya

Fitur-fitur penting pada sistem POS

Setelah memahami cara kerja POS system, berikut fitur-fitur penting dari sistem POS:

Proses pembayaran yang terintegrasi

Proses pembayaran yang terintegrasi dari sistem POS membuat pembayaran menjadi lebih praktis.  Anda tidak perlu lagi memasukkan nomor kartu dan total pesanan secara manual ke terminal pembayaran, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses pembayaran.

Integrasi pembayaran dengan POS system juga memungkinkan pengalaman berbelanja yang lebih mulus bagi pelanggan, memungkinkan mereka membayar dengan cara yang lebih nyaman dan efisien.

Metode pembayaran dapat dilakukan secara tunai, kartu kredit, kartu debit, e-wallet, QRIS, dan lainnya. 

Manajemen inventory yang terpusat

Sebagian besar sistem POS membantu mengelola inventaris toko, seperti lokasi toko yang berbeda, toko online mereka, dan gudang. Adanya manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk menjalankan operasional yang sukses.

Laporan dan analisis otomatis 

Laporan sistem POS menggabungkan penjualan online dan offline yang sangat berguna. Data penjualan online dan di toko fisik tersedia dalam laporan yang sama, yang membantu Anda mendapatkan pandangan menyeluruh tentang kinerja bisnis dengan lebih cepat. 

Anda juga dapat mengatur integrasi dengan software akuntansi dan alat lainnya untuk mengintegrasikan semua informasi.

Sinkronisasi otomatis

Dengan sinkronisasi otomatis, software POS akan secara teratur dan secara otomatis memperbarui data penjualan dan inventaris, menghindari kebutuhan untuk melakukan pembaruan manual yang rentan terhadap kesalahan. 

Hal ini memungkinkan Anda untuk mengelola bisnis dengan lebih efisien dan efektif, serta memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten di semua saluran.

Manfaat sistem POS

Berikutnya terdapat berbagai manfaat sistem POS untuk bisnis Anda:

Mempercepat proses transaksi

Transaksi penjualan dapat diproses dengan cepat dan efisien melalui POS system. Dengan antarmuka yang ramah pengguna dan pengelolaan stok yang efisien, kasir dapat melakukan transaksi dengan lebih cepat.

Mengelola inventory dengan lebih mudah

POS dapat membantu mengelola inventaris dengan lebih baik, sehingga stok dapat dikelola dan diperbarui dengan tepat waktu. Hal ini menghindari kehabisan stok yang dapat memperlambat transaksi.

Memperoleh data konsumen dengan mudah

Ketika POS system dan platform e-commerce terhubung, Anda dapat mengumpulkan, melacak, mengelola, dan menggunakan data pelanggan dengan lebih efektif.

Anda dapat membuat profil pelanggan dan melihat riwayat pembelian lengkap, seperti jumlah belanja, berapa lama menjadi pelanggan, berapa kali memesan, dan lainnya.  Data pelanggan tersedia secara otomatis dalam satu tempat tanpa membuat manual seperti di spreadsheet. 

Memberikan laporan toko fisik dan toko online secara real-time 

Memberikan laporan toko fisik dan toko online secara real-time pada aplikasi POS adalah suatu fitur penting untuk memantau kinerja bisnis secara menyeluruh. 

Dengan integrasi yang tepat antara POS dan platform e-commerce, Anda dapat memastikan informasi yang akurat dan up-to-date.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Anda dapat menerapkan strategi penawaran khusus, seperti diskon, program loyalitas dan hadiah untuk meningkatkan kepuasan dan mendorong pembelian ulang pada produk Anda. 

Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat memastikan bahwa pengalaman pelanggan melalui aplikasi POS Anda lebih baik, sehingga meningkatkan kepuasan dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan Anda.

Contoh sistem POS terbaik: Impact POS

Impact POS adalah aplikasi Point Of Sales (POS) terbaik di Indonesia yang menyediakan fitur-fitur komprehensif bagi pemilik bisnis ritel untuk menyederhanakan proses transaksi keuangan dan inventaris produk.

Adanya sinkronisasi otomatis membuat Impact POS dapat digunakan di mana saja dan kapan saja. Terdapat juga fitur prediksi data yang akurat dan proses kontrol secara real-time.

Berbeda dengan lainnya, Impact POS ini sudah terhubung dengan cloud, sehingga tidak ada biaya pemasangan infrastruktur yang mahal. 

Kesimpulan

Menggunakan aplikasi POS menjadi kebutuhan penting bagi bisnis karena mengoptimalkan proses transaksi penjualan, mengelola stok barang secara efisien, meningkatkan akurasi pencatatan keuangan, dan data analitis.

Anda dapat memilih aplikasi POS terbaik dari Impact sebagai solusi lengkap proses transaksi tanpa biaya pemasangan yang mudah dan otomatis. 

Dengan memanfaatkan sistem POS, bisnis ritel dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan manusia, dan memberikan pengalaman berbelanja yang lebih baik bagi pelanggan.

Baca juga: 16 Software Cetak Struk Paling Recomended Terbaru 2023!