Mengenal Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan 5 Contohnya

Dalam era digital yang semakin maju, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) telah menjadi tulang punggung bagi banyak organisasi di berbagai industri. 

SIA adalah sistem yang merangkul teknologi informasi untuk mengumpulkan, mengelola, dan melaporkan informasi keuangan dengan lebih efisien dan akurat. 

Perusahaan-perusahaan di sektor keuangan seperti perbankan dan asuransi mengandalkan SIA untuk memproses transaksi keuangan dengan cepat dan akurat. Di samping itu, industri manufaktur menggunakannya untuk mengelola persediaan dan biaya produksi. Bahkan, sektor publik juga menggunakan SIA untuk mengelola anggaran dan pelaporan keuangan.

Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai definisi, komponen, hingga contoh SIA. 

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi keuangan dengan tujuan untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan. 

SIA merupakan bagian integral dari sistem informasi manajemen suatu perusahaan yang fokus pada pencatatan, pelaporan, dan analisis data keuangan. Dalam bisnis modern, SIA merupakan elemen penting dalam mengelola informasi keuangan dan mendukung pertumbuhan serta keberlanjutan organisasi.

Baca juga: Akuntansi: Prinsip Dasar, Proses, dan 8 Jenis Bidangnya

Cara kerja Sistem Informasi Akuntansi

Cara kerja Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melibatkan serangkaian langkah dan proses yang kompleks untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi keuangan. 

Berikut adalah gambaran umum tentang cara kerja SIA:

1. Pencatatan transaksi

Proses dimulai dengan mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam organisasi. Informasi transaksi ini umumnya dicatat dalam jurnal atau dalam perangkat lunak akuntansi.

2. Penggabungan data

Data dari berbagai transaksi dikumpulkan dan digabungkan untuk membentuk catatan transaksi umum yang kemudian akan digunakan dalam proses pelaporan dan analisis.

3. Pengolahan Data

Data transaksi kemudian diolah untuk menghasilkan informasi yang lebih berguna. Proses ini melibatkan perhitungan, pengklasifikasian, dan pemrosesan data keuangan. Hasil pengolahan ini termasuk dalam laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

4. Penyimpanan data

Data keuangan yang telah diolah dan informasi yang dihasilkan disimpan dalam sistem basis data atau dalam berkas fisik. Sistem ini harus aman, mudah diakses, dan mampu memelihara integritas data.

5. Pelaporan keuangan

SIA menghasilkan laporan keuangan yang digunakan oleh manajemen, pemegang saham, dan pihak eksternal seperti otoritas pajak. 

6. Pengambilan keputusan

Manajemen menggunakan informasi yang dihasilkan oleh SIA untuk mengambil keputusan strategis. 

7. Audit

Auditor internal dan eksternal menggunakan SIA untuk memverifikasi keakuratan laporan keuangan dan memastikan bahwa organisasi mematuhi aturan dan peraturan yang berlaku.

8. Pemenuhan kewajiban pajak

SIA digunakan untuk menghitung, melaporkan, dan membayar pajak sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Ini mencakup perhitungan pajak penghasilan, pajak pertambahan nilai (PPN), dan pajak lainnya.

9. Manajemen stok dan aset

SIA juga dapat digunakan untuk mengelola persediaan, aset, dan liabilitas. Ini melibatkan pemantauan persediaan barang dagangan, aset tetap, dan utang piutang.

10. Keamanan dan backup

SIA harus dilengkapi dengan kontrol keamanan untuk melindungi data keuangan dari akses yang tidak sah. Selain itu, perlu adanya prosedur backup data untuk menghindari kehilangan data akibat kegagalan sistem atau bencana.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Berikut fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi perusahaan:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data aktivitas bisnis perusahaan dengan efisien. SIA juga mencatat semua faktor yang berpengaruh pada operasi perusahaan dan melibatkan semua pihak terkait. 
2. SIA memudahkan pengambilan data yang dibutuhkan dari berbagai dokumen terkait aktivitas bisnis. Data yang telah tersimpan dalam sistem ini menjadi lebih mudah diakses karena setiap rincian tercatat secara komprehensif.
3. SIA digunakan untuk membuat dan mencatat transaksi dengan tepat dalam jurnal-jurnal akuntansi sesuai urutan dan tanggalnya. Tujuannya adalah untuk memudahkan pemeriksaan transaksi, sehingga jika ada kesalahan, dapat ditemukan dan diperbaiki dengan cepat.
4. SIA mengubah data yang telah terkumpul menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh perusahaan. Informasi ini dapat berwujud laporan keuangan, baik yang dibuat secara manual maupun secara daring, yang berguna bagi semua stakeholder.
5. SIA juga berfungsi sebagai alat pengendalian keuangan untuk mencegah potensi kecurangan. Dengan sistem ini, keuangan perusahaan dapat dipantau secara cermat karena sistem pertanggungjawaban yang rinci. Ini membantu melindungi aset perusahaan dan mengurangi risiko penyelewengan oleh pihak-pihak yang terlibat.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memberikan sejumlah manfaat penting bagi organisasi, termasuk meningkatkan transparansi antar departemen dan menguatkan kontrol internal. 

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang kedua manfaat ini:

Meningkatkan transparansi antar departemen

SIA membantu meningkatkan transparansi antar departemen atau unit dalam organisasi dengan memungkinkan berbagi informasi keuangan yang lebih efisien dan tepat waktu. 

Setiap departemen dapat dengan mudah mengakses data keuangan yang relevan, termasuk anggaran, pengeluaran, pendapatan, dan lainnya.

Departemen-departemen dapat berkoordinasi dengan lebih baik karena mereka memiliki akses ke informasi keuangan yang sama. Ini dapat membantu menghindari tumpang tindih dalam aktivitas dan anggaran.

Departemen-departemen dapat membandingkan kinerja mereka dengan target anggaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau realokasi sumber daya.

Kontrol internal yang lebih baik

SIA juga memungkinkan organisasi untuk menguatkan kontrol internal mereka. Kontrol internal adalah kebijakan, prosedur, dan mekanisme yang digunakan untuk melindungi aset organisasi, memastikan akurasi data, dan mencegah penipuan atau kesalahan.

SIA dapat memonitor transaksi keuangan secara terus-menerus dan mendeteksi anomali atau aktivitas mencurigakan. Ini membantu dalam pencegahan kecurangan dan penipuan internal.

Organisasi dapat menggunakan SIA untuk melacak setiap tahap dalam proses akuntansi dan memastikan bahwa setiap langkah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Ini membantu meminimalkan risiko kesalahan dan pelanggaran kebijakan.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Komponen Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mencakup berbagai elemen yang bekerja sama untuk memungkinkan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penyajian informasi keuangan dalam suatu organisasi. 

Berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen utama SIA:

1. Sumber daya manusia

Sumber daya manusia mencakup orang-orang yang terlibat dalam perancangan, pengembangan, pengoperasian, dan pemeliharaan SIA. Ini termasuk akuntan, analis keuangan, administrator sistem, dan pengguna akhir lainnya.

Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menjalankan proses akuntansi, mengelola perangkat lunak dan perangkat keras, memastikan pemenuhan peraturan, dan menggunakan SIA untuk mengambil keputusan yang tepat.

2. Prosedur dan instruksi

Bagian ini berisi panduan dan pedoman yang mengatur cara transaksi dicatat, diolah, dan dilaporkan dalam SIA. Proses-proses ini sering kali diatur dalam petunjuk operasional dan pedoman akuntansi internal.

Prosedur dan instruksi membantu memastikan bahwa langkah-langkah yang diperlukan untuk penggunaan SIA dilaksanakan secara konsisten dan sesuai dengan standar perusahaan.

3. Infrastruktur IT

Infrastruktur IT mencakup perangkat keras (komputer, server, jaringan), perangkat lunak (aplikasi akuntansi, basis data, perangkat lunak analisis), dan sumber daya teknologi lainnya yang digunakan dalam SIA.

Infrastruktur IT memberikan platform untuk operasi SIA. Komponen ini harus kuat, aman, dan handal agar SIA dapat berjalan dengan baik.

4. Kontrol Internal 

Kontrol internal adalah kebijakan, prosedur, dan mekanisme yang dirancang untuk melindungi aset organisasi, memastikan akurasi data, dan mencegah penipuan. Ini juga termasuk pemisahan tugas yang tepat.

Kontrol internal sangat penting dalam menjaga integritas data keuangan dan mencegah kesalahan atau kecurangan dalam proses SIA.

5. Data 

Data dalam SIA mencakup semua informasi keuangan yang dicatat, diproses, dan disimpan dalam sistem. Ini meliputi transaksi, laporan, dokumen, dan informasi lainnya yang relevan.

Data adalah bahan mentah yang digunakan dalam pengolahan SIA. Kualitas, keakuratan, dan keberlanjutan data sangat penting untuk menghasilkan informasi keuangan yang akurat.

6. Software

Perangkat lunak akuntansi adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat, mengolah, dan melaporkan data keuangan. Ini termasuk perangkat lunak buku besar, perangkat lunak pelaporan, dan perangkat lunak analisis keuangan.

Perangkat lunak adalah otak SIA. Mereka memungkinkan otomatisasi banyak tugas akuntansi, termasuk pencatatan transaksi, penghitungan pajak, dan pembuatan laporan keuangan.

Baca juga: Pahami Apa itu Sistem Akuntansi, Fitur Penting & Cara Memilihnya

Kendala umum penerapan Sistem Informasi Akuntansi

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam suatu organisasi bisa dihadapkan pada beberapa kendala umum yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan efisiensi implementasi. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa kendala umum tersebut:

Waktu adaptasi yang lebih lama

Salah satu kendala yang seringkali dihadapi dalam penerapan SIA adalah waktu yang dibutuhkan untuk adaptasi. 

Ketika organisasi beralih dari proses manual atau sistem yang lebih lama ke SIA, karyawan mungkin perlu belajar cara menggunakan sistem baru tersebut, memahami prosedur yang berubah, dan menyesuaikan diri dengan perubahan dalam rutinitas kerja.

Waktu adaptasi yang lebih lama dapat mengganggu produktivitas sementara dan menimbulkan perubahan di kalangan karyawan. Oleh karena itu, manajemen harus merencanakan pelatihan dan dukungan yang memadai untuk meminimalkan dampak negatif ini.

Infrastruktur IT yang kurang memadai

Infrastruktur IT yang tidak memadai, seperti perangkat keras yang ketinggalan zaman, jaringan yang lambat, atau perangkat lunak yang tidak kompatibel, dapat menjadi kendala serius dalam penerapan SIA. 

Infrastruktur IT yang tidak memadai dapat menghambat kinerja SIA, menyebabkan kelambatan dalam pemrosesan data, dan bahkan dapat meningkatkan risiko kerusakan data. 

Perusahaan mungkin perlu menginvestasikan sumber daya tambahan untuk memperbarui atau meningkatkan infrastruktur IT mereka.

Informasi kurang lengkap

Salah satu tujuan SIA adalah untuk menghasilkan informasi keuangan yang akurat dan relevan. Namun, jika data yang dimasukkan ke dalam sistem tidak lengkap atau tidak akurat, maka laporan keuangan yang dihasilkan juga akan tidak akurat.

Informasi yang kurang lengkap dapat mengarah pada keputusan yang salah, kesalahan perhitungan pajak, atau pelaporan yang tidak akurat kepada pihak eksternal seperti pemegang saham dan otoritas pajak. 

Oleh karena itu, penting untuk memastikan integritas dan keakuratan data yang dimasukkan ke dalam SIA.

Contoh perusahaan yang menggunakan Sistem Informasi Akuntansi

Berikut adalah contoh perusahaan yang mengimplementasikan SIA: 

WorldCom

Perusahaan telekomunikasi sekelas WorldCom, pada bagian Internal auditornya menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk mengungkapkan penggelapan $4 Miliar pada alokasi keuangan dan entri akuntansi lainnya.

Penyelidikan mereka mengakibatkan pemecatan CFO Scott Sullivan, serta legislasi baru yaitu Bagian 404 dari Undang-Undang Sarbanes-Oxley. Bagian 404 mengatur kontrol keuangan dan prosedur internal perusahaan.

Hal ini menunjukkan fungsi penting SIA yang lebih sulit untuk dimanipulasi karena semua data akan terecord dan terintegrasi dengan seluruh bagian terkait. Sehingga akan mudah mengungkapkan hal hal yang menyeleweng

Contoh Sistem Informasi Akuntansi 

Berikut contoh sistem informasi akuntansi berdasarkan ukuran perusahaan:

Small to Mid-Sized Businesses

Berikut contoh SIA untuk bisnis kecil dan menengah:

Intuit’s Quickbooks

QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi yang mudah digunakan yang dapat membantu Anda mengotomatisasi tugas-tugas seperti pembukuan, pembuatan faktur, pelacakan pengeluaran, pengelolaan persediaan, dan banyak lagi. 

Fitur fitur yang ditawarkan QuickBooks meliputi Bank Feeds, Cloud Accounting, Invoicing, Project Profitability, Accounting Reports, Inventory Management, Data Migration, GST & VAT Tracking, Expense Tracker, Mobile Accounting App, dll

Harga yang ditawarkan juga beragam mulai dari $18 per bulan sampai $31 per bulan tergantung fitur fitur yang ingin digunakan

SAP‘s Business One

SAP Business One adalah software akutansi yang terjangkau untuk mengelola perusahaan kecil dan menengah: mulai dari akuntansi dan keuangan, pembelian, persediaan, penjualan dan hubungan pelanggan (CRM) hingga pelaporan dan analisis.

Impact Accounting

Impact Accounting adalah salah satu software akuntansi terbaik di Indonesia yang diproduksi oleh PT Chub Pamadana International. Software akuntansi ini memiliki beragam fitur yang dapat meningkatkan keakuratan data keuangan, seperti:

• Otomatisasi proses bisnis dari jurnal penjualan, pembelian, inventory, payroll, hingga rekonsiliasi bank
• Mengatur anggaran, pajak, eFaktur dengan mudah dan otomatis (PPh 21, 22, 23, 25, PPN, dll.)
• Laporan keuangan secara real-time

Selain mengolah berbagai jenis laporan keuangan, kelebihan lain dari Impact Accounting yang dapat diperoleh secara komprehensif bersamaan dengan berlangganan ERP. Anda juga dapat mengajukan permintaan untuk menambahkan modul mulai dari 250K.

Mid-Sized to Large Businesses

Berikut contoh SIA untuk perusahaan menengah dan enterprise:

Microsoft’s Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP adalah salah satu software akuntansi keuangan yang sudah dikenal di kalangan para pelaku bisnis. Software ini diketahui dapat memenuhi kebutuhan pemilik bisnis secara menyeluruh, mulai dari modul SCM, inventaris. keuangan, produksi, hingga analisis data.

Anda dapat berlangganan dukungan Profesional tersedia dengan harga $9 per pengguna per bulan dengan minimal 100 pengguna atau $900 per bulan. Dukungan premium juga tersedia untuk Dynamics GP di Azure dengan biaya tambahan.

Oracle’s PeopleSoft

Oracle memiliki fitur keamanan dan kontrol yang baik untuk melindungi data keuangan perusahaan dari akses yang tidak sah. Harga untuk berlangganan software akuntansi ini sebagai berikut.

• Standard seharga Rp15.000.000/bulan atau Rp180.000.000/tahun
• Penambahan user berkisar Rp1.500.000/bulan per user atau Rp18.000.000/tahun per user
• Biaya implementasi Rp3.000.000 sampai Rp6.000.000/hari kerja (minimal 90 hari kerja).

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan berubah dengan cepat, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) telah menjadi aset berharga bagi perusahaan. Dari pembukuan yang akurat hingga pemantauan persediaan yang efisien. 

SIA memainkan peran kunci dalam menjaga keuangan perusahaan yang sehat dan membantu dalam pengambilan keputusan yang cerdas. Kunci kesuksesan SIA adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi tugas-tugas akuntansi, memungkinkan Anda untuk fokus pada strategi bisnis inti Anda. 

Namun, untuk mendapatkan manfaat penuh dari SIA, penting untuk memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat. Produk software akuntansi yang canggih dapat memberikan fitur-fitur seperti rekonsiliasi bank otomatis, pelacakan pajak yang akurat, dan analisis yang kuat.

Sofware akuntansi Impact menawarkan solusi untuk kebutuhan SIA bagi bisnis anda, dengan fitur fitur cerdas Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis Anda tanpa khawatir tentang masalah akuntansi.