Sistem HRIS: Cara Implementasi, Pengukuran ROI, dan 7 Rekomendasi Terbaik

Apa itu sistem HRIS

HRD sering dianggap sebagai salah satu departemen dengan beban administratif tertinggi. Menurut survei, 98% profesional HRD mengalami burnout.

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah solusi software untuk mengatasi masalah ini. Software HRIS membantu perusahaan mengatur dan mengelola data karyawan serta menyederhanakan fungsi sumber daya manusia. Selain itu, HRIS mampu mengurangi human error.

HRIS biasanya memiliki sejumlah fitur seperti:

• Modul Pengelolaan Data Karyawan: Menyimpan dan mengelola informasi karyawan seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan informasi kontak.

• Modul Payroll: Mengotomatiskan proses penggajian, mengelola benefit karyawan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak.

• Modul Absensi dan Cuti: Melacak kehadiran karyawan, mengelola permintaan cuti, dan menghasilkan laporan absensi.

• Modul Rekrutmen: Membantu dalam proses rekrutmen dengan mengelola lamaran, penjadwalan wawancara, dan pelacakan kandidat.

• Modul Pelatihan: Menyediakan platform untuk pelatihan karyawan, manajemen kursus, dan pelacakan perkembangan karyawan.

• Modul Self-Service Karyawan: Memungkinkan karyawan untuk mengakses dan memperbarui informasi mereka sendiri, mengajukan cuti, dan melihat slip gaji.

Fungsi dari HRIS

• Otomatisasi Proses HR: Software HRIS mengurangi tugas manual dengan mengotomatisasi banyak proses HR, seperti penggajian, manajemen cuti, dan perekrutan. Hal ini membantu menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan dari input data manual.

• Pengelolaan Data Karyawan: HRIS memungkinkan manajemen informasi karyawan secara terpusat, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan catatan kinerja. Ini memastikan bahwa data karyawan selalu akurat dan mudah diakses oleh manajer HR dan departemen terkait.

• Pelaporan dan Analitik: Sistem HRIS menyediakan alat untuk pelaporan dan analitik yang kuat. Manajer HR dapat dengan mudah membuat laporan tentang berbagai aspek sumber daya manusia, seperti tingkat absensi, turnover karyawan, dan efektivitas pelatihan. Data ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan strategis.

• Kepatuhan Hukum: HRIS membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan fitur seperti penggajian yang otomatis menghitung pajak dan kontribusi wajib, serta pelacakan pelatihan wajib, HRIS meminimalisir risiko ketidakpatuhan yang dapat menyebabkan denda atau sanksi kepada perusahaan.

Manfaat sistem HRIS bagi perusahaan

• Membuat Operasional Lebih Efisien: Pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini bisa diotomatisasi dengan sistem HRIS. Ini memungkinkan perusahaan menyelesaikan tugas lebih cepat. Menurut Sierra-Cedar, lebih dari 80% perusahaan telah menggunakan HRIS untuk meningkatkan efisiensi.

• Meningkatkan Pengalaman Karyawan: HRIS memberikan akses data yang mudah melalui fitur self-service bagi karyawan dan manajer. Jika diterapkan dengan benar, ini dapat meningkatkan pengalaman digital dan keseluruhan pengalaman karyawan.

• Mempercepat Peningkatan Karyawan: Beberapa HRIS dirancang sebagai platform kolaboratif yang memungkinkan karyawan mengelola jalur karier mereka sendiri. Mereka bisa membuat dan memperbarui profil, keterampilan, dan kebutuhan pelatihan, yang akan mendorong komitmen mereka.

• Pengelolaan Talenta yang Lebih Baik: HRIS membantu perusahaan mengelola siklus hidup karyawan dari rekrutmen hingga pengembangan dan retensi. Dengan fitur seperti manajemen kinerja dan pelatihan, perusahaan dapat memastikan karyawan berkembang dan termotivasi.

• Penghematan Biaya: Aplikasi HRIS mempermudah pengelolaan payroll dan tunjangan, sehingga tim HR dapat menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Ini mengurangi pengeluaran perusahaan secara signifikan.

HRIS vs. HCM

HCM adalah istilah yang mencakup praktik, kebijakan, dan proses untuk mengelola tenaga kerja dari perekrutan hingga pensiun. Aplikasi tersebut juga mencakup software seperti human resources management system (HRMS) dan HRIS.

Cara implementasi sistem HRIS

1. Evaluasi kebutuhan bisnis

Langkah awal dalam implementasi HRIS adalah evaluasi kebutuhan bisnis Anda. Tentukan tujuan utama yang Anda diinginkan dari sistem HRIS, seperti peningkatan efisiensi penggajian, manajemen absensi, atau pengelolaan talenta.

Diskusikan dengan tim HR dan departemen terkait untuk memahami masalah yang mereka hadapi. Identifikasi fitur-fitur yang dibutuhkan agar sistem HRIS dapat membantu.

2. Pemilihan vendor HRIS

Setelah kebutuhan bisnis teridentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih vendor HRIS yang tepat. Lakukan penelitian menyeluruh mengenai berbagai vendor HRIS yang tersedia di pasar.

Pertimbangkan fitur, harga, dukungan pelanggan, dan kemampuan integrasi. Baca ulasan pengguna dan buat daftar vendor yang memenuhi kriteria untuk perbandingan sehingga Anda dapat memilih yang sesuai kebutuhan dan anggaran.

3. Perencanaan dan persiapan

Dalam tahap ini, Anda perlu menentukan kelompok pengguna dan memetakan proses serta alur kerja dari instalasi hingga peluncuran. Tentukan persyaratan fungsional dan teknis untuk infrastruktur dan keamanan HRIS Anda.

Pastikan setiap anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Persiapan yang baik akan memastikan implementasi berjalan lancar tanpa mengganggu operasi bisnis sehari-hari.

4. Testing dan pelatihan

Pada fase ini, bentuklah tim inti untuk menguji software HRIS dan memberikan feedback untuk perbaikan. Lakukan juga uji penerimaan pengguna dengan melibatkan beberapa pengguna untuk memastikan semua fungsi bekerja dengan baik dan sesuai kebutuhan bisnis.

Jangan lupa untuk memberikan pelatihan menyeluruh kepada pengguna sistem, termasuk tim HR dan karyawan lain. Pelatihan harus mencakup cara menggunakan berbagai fitur HRIS dan cara mengatasi masalah umum yang mungkin timbul.

5. Peluncuran sistem

Setelah semua proses sudah dilalui, Anda bisa meluncurkan HRIS secara resmi. Pastikan untuk terus mengumpulkan feedback dan memperbarui materi pelatihan sesuai dengan perkembangan sistem. Komunikasi yang akurat dan konsisten sangat penting.

Selama beberapa bulan pertama, pantau kinerja sistem dengan ketat dan kumpulkan umpan balik dari pengguna. Evaluasi ini penting untuk menemukan area yang perlu diperbaiki atau disesuaikan.

Mengukur ROI HRIS Anda

Para eksekutif perlu melihat perkiraan ROI sebelum mendukung pembelian software HRIS dan memantau hasil setelah implementasi. Untuk itu, penting untuk mengevaluasi penghematan, pengeluaran, dan manfaat tidak berwujud dari aplikasi HRIS.

Penghematan

Identifikasi fitur software yang paling relevan untuk dipantau dan dievaluasi. Kumpulkan informasi tentang penghematan biaya dan waktu dibandingkan dengan angka sebelum implementasi. Berikut adalah beberapa perbandingan yang dapat disertakan:

• Biaya tenaga kerja untuk setiap fitur yang dipilih untuk dilacak.
• Peningkatan produktivitas administrasi yang dihasilkan dari otomatisasi.
• Biaya perekrutan.
• Waktu untuk menyewa.
• Tingkat turnover.
• Kepuasan kerja karyawan.

Pengeluaran

Mengukur pengeluaran HRIS memerlukan perhitungan campuran biaya satu kali dan biaya berulang. Berikut beberapa contoh biaya tersebut:

• Harga pembelian awal.
• Biaya langganan bulanan.
• Instalasi.
• Migrasi data.
• Kustomisasi.
• Pemeliharaan.
• Pembaruan.

Setelah diluncurkan, software HRIS yang baik dapat melacak banyak metrik yang membantu HR dan pimpinan mengevaluasi ROI. Pelajari fungsi pelaporan dan analitik HRIS dengan cermat untuk mendapatkan hasil maksimal.

Intangibles

Mengukur ROI mudah untuk hal-hal yang bisa diukur dengan angka. Namun, banyak manfaat HRIS yang tidak berwujud seperti kenyamanan, kegunaan, dan keterlibatan karyawan. Pastikan pemimpin perusahaan mengetahui bagaimana hal-hal tak berwujud dapat menambah nilai pada HRIS, mungkin dengan mencantumkannya secara terpisah dalam laporan ROI yang dibuat.

7 Rekomendasi aplikasi HRIS terbaik

BambooHR

BambooHR adalah solusi HRIS berbasis cloud yang menggabungkan informasi karyawan dalam satu database. Dengan satu sumber data, pengguna dapat meningkatkan pengalaman karyawan dan mengelola tugas penting serta alur kerja dengan mudah.

Ideal untuk: Perusahaan kecil dan sedang

Pro:

• Basis data karyawan terpusat memudahkan akses informasi.
• Templat dan alur kerja persetujuan membantu mempercepat proses.
• Portal layanan mandiri yang intuitif memudahkan karyawan dalam mengelola data mereka sendiri.
• Banyak laporan standar disertakan untuk analisis yang lebih baik.

Kontra:

• Tidak menawarkan paket gratis.
• Paket dasar tidak mencakup fitur penting seperti payroll dan pelacakan pelamar.

Harga: Harus menghubungi vendor

ADP Workforce

ADP Workforce adalah platform cloud yang menyederhanakan penggajian, tunjangan, bakat, manajemen tenaga kerja, dan SDM. Dirancang untuk perusahaan dengan 50-999 karyawan, ADP Workforce Now mengotomatiskan dan menyederhanakan proses SDM, dari administrasi payroll dan tunjangan hingga manajemen tenaga kerja dan bakat.

Ideal untuk: Perusahaan kecil, sedang, dan besar

Pro: 

• Fitur payroll yang kuat dan akurat.
• Dashboard yang terorganisir dengan baik.
• Dukungan teknis yang luas.

Kontra: 

• Akses terbatas saat koneksi internet mati.
• Proses meminta cuti membingungkan dan sering terjadi kesalahan.
• Antarmuka bisa menjadi kompleks bagi pengguna baru.

Harga: Harus menghubungi vendor

Paycor

Paycor adalah platform web yang mengintegrasikan administrasi karyawan dan payroll dalam satu aplikasi. Dengan modul untuk pelacakan pelamar, penggajian, administrasi tunjangan, manajemen bakat, dan pengeluaran, Paycor menawarkan antarmuka intuitif, aplikasi seluler, dan dukungan pelanggan yang solid.

Ideal untuk: Perusahaan kecil, sedang, dan besar

Pro: 

• Mudah digunakan dan ramah pengguna.
• Karyawan dapat mengakses informasi pembayaran dan absensi dengan mudah.
• Memudahkan pembuatan paket perekrutan baru.
• Integrasi penggajian sangat sederhana.

Kontra:

• Antarmuka aplikasi seluler lambat.
• Sulit untuk menentukan waktu cuti (PTO).
• Kartu waktu tidak dikunci setelah disetujui.
• Kurangnya transparansi dalam harga.

Harga: Harus menghubungi vendor

Sage HR

Sage HR adalah solusi intuitif yang mudah diadaptasi dan bersifat modular. Dirancang untuk mempermudah pengelolaan SDM, Sage HR mengotomatisasi proses, membebaskan waktu tim untuk fokus pada aktivitas inti, dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Ideal untuk: Perusahaan kecil 

Pro:

• Semua informasi terpusat pada satu tempat.
• Integrasi yang baik dengan tools eksternal lainnya.
• UI yang bagus dengan alur kerja intuitif.
• Memiliki dukungan pelanggan yang sangat membantu.

Kontra:

• Sering terjadi masalah saat login ke aplikasi.
• Aplikasi seluler sangat mendasar
• Tidak ada notifikasi saat menyetujui cuti karyawan.

Harga: Mulai dari $5.50/user/bulan

Workday

Sistem manajemen sumber daya manusia Workday dirancang untuk fleksibel dan dapat beradaptasi dengan cepat. Software ini membantu perusahaan mengembangkan strategi perekrutan dan manajemen bakat berdasarkan keterampilan. Dengan Workday, SDM dapat merencanakan keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dan memproyeksikan kebutuhan keterampilan di masa depan.

Ideal untuk: Perusahaan sedang 

Pro:

• Fitur lengkap mencakup hampir semua kebutuhan perusahaan.
• Integrasi antara keuangan dan SDM.
• Antarmuka yang modern dan mudah digunakan.
• Memudahkan pembuatan spreadsheet.

Kekurangan:

• Penetapan harga tidak transparan.
• Pengeditan jam kurang intuitif.
• Modul pelatihan kurang memadai.

Harga: Harus menghubungi vendor

monday.com

Monday.com adalah platform kolaboratif untuk manajer SDM yang mengelola seluruh siklus hidup karyawan di satu tempat. Lacak rekrutmen, orientasikan karyawan baru, rencanakan pengembangan tim, dan gunakan analitik data dengan mudah. Aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan Gmail dan 40+ alat lainnya untuk melengkapi alur kerja.

Ideal untuk: Perusahaan sedang

Pro:

• Tersedia paket gratis.
• Otomatisasi yang mudah digunakan.
• Membantu Anda tetap terorganisir.
• Fungsionalitas drag and drop yang praktis.

Kontra:

• Fitur-fitur yang tersedia kurang bila dibandingkan dengan aplikasi lainnya.
• Tidak dapat menyesuaikan laporan.

Harga: Mulai dari $9/user/bulan

Impact HRIS

Impact cocok untuk semua ukuran perusahaan di Indonesia yang ingin mengintegrasikan pengelolaan SDM dengan sistem mereka. Software HRIS ini mencakup seluruh siklus karyawan, mulai dari rekrutmen hingga exit, dan memungkinkan pemantauan real-time melalui satu dashboard. Selain itu, proses HR terintegrasi dengan proses bisnis lainnya, seperti akuntansi.

Pro:

• Mudah terintegrasi dengan sistem akuntansi.
• Solusi HRIS yang all-in-one. 
• Perhitungan perpajakan Indonesia secara otomatis.

Kontra:

• Tidak ada paket gratis yang tersedia

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan