10 Task Management Software Terbaik untuk Tahun 2024

Overview

Bisnis sering menghadapi kesulitan dalam mengelola tugas dan proyek tanpa sistem yang jelas. Menurut data Webtribunal, 41% stres di tempat kerja disebabkan oleh beban kerja yang berlebihan, sementara hanya 16,8% tim yang berhasil menyelesaikan lebih dari 70% tugas mingguan.

Solusi untuk mengatasi masalah ini adalah menggunakan task management software. Alat ini membantu mengatur, mengelola, dan melacak tugas, memastikan setiap tugas selesai tepat waktu dan sesuai prioritas.

Apa itu task management software

Task management adalah proses mengelola tugas dari awal hingga selesai. Ini mencakup perencanaan, pelacakan, hingga pelaporan untuk memastikan tujuan tercapai.

Task management software adalah aplikasi yang membantu individu dan tim mengatur, mengutamakan, dan menyederhanakan tugas. Aplikasi ini mempermudah pengelolaan tugas mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelacakan kemajuan.

Manfaat task management software untuk bisnis

Meningkatkan Manajemen Waktu

Survei Microsoft menyebut 62% pekerja kesulitan karena terlalu banyak waktu dihabiskan untuk mencari informasi saat bekerja. Waktu yang terbuang ini bertambah seiring meningkatnya beban kerja, sehingga sulit kembali fokus. Dengan fitur pengingat otomatis dan time-tracking, tim bisa menentukan tugas yang perlu diprioritaskan, mengurangi risiko penundaan, dan memastikan setiap pekerjaan selesai tepat waktu.

Membuat Tim Lebih Bertanggung Jawab

Pembagian tugas yang jelas membuat setiap anggota tim memahami tanggung jawab mereka. Dengan task management software, mereka bisa memantau progres secara real-time dan menerima feedback langsung. Software ini mendorong rasa tanggung jawab dan kepatuhan terhadap deadline. Setiap individu dapat lebih fokus pada tugas mereka dan berkontribusi lebih baik untuk tim.

Memudahkan Kolaborasi Antar Tim

Kolaborasi menjadi lebih mudah dengan fitur komunikasi internal dan pembagian file dalam software. Tim dapat berdiskusi, memberikan pembaruan, atau meninjau dokumen tanpa harus berganti platform, sehingga mengurangi miskomunikasi. Dengan cara ini, anggota tim dapat bekerja secara lebih efisien dan terkoordinasi. Hal ini mendukung penyelesaian tugas secara kolektif, meningkatkan produktivitas dan sinergi dalam tim.

Mengotomatiskan Tugas Rutin

Sekitar 94% perusahaan melakukan tugas yang berulang dan memakan waktu. Task management software dapat mengotomatiskan tugas rutin, sehingga tim bisa menghemat waktu dan fokus pada pekerjaan yang lebih kompleks. Pengotomatisan ini berdampak juga pada kualitas pekerjaan dan produktivitas individu, karena mereka menjadi lebih efisien dan produktif.

Memberikan Wawasan Berbasis Data

Software ini menyediakan laporan dan analitik yang jelas mengenai pengelolaan dan penyelesaian tugas. Dengan data ini, manajemen dapat memahami pola kerja tim, mengidentifikasi hambatan, dan membuat keputusan yang lebih baik untuk perencanaan masa depan.

Fitur-fitur task management software yang perlu diperhatikan

• Fleksibilitas dalam Pengaturan Tugas: Software manajemen tugas yang baik harus memungkinkan pengguna mengatur tugas secara fleksibel. Pengguna dapat menyesuaikan pengaturan sesuai kebutuhan proyek, seperti menetapkan prioritas, kategori, atau tenggat waktu, agar tim dapat beradaptasi dengan perubahan.

• Time-Tracking: Fitur time-tracking memungkinkan tim memantau waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Data ini membantu manajemen mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif.

• Tools untuk Kolaborasi: Software ini harus memiliki fitur kolaborasi untuk mendukung komunikasi antar anggota tim. Dengan chat, komentar, dan berbagi dokumen, tim dapat bekerja sama secara efisien dan tetap terinformasi.

• Pelaporan dan Analitik: Fitur pelaporan dan analitik memberikan gambaran kinerja tim dan progres proyek. Laporan ini membantu manajemen mengevaluasi efisiensi serta mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

• Integrasi dengan Software Lain: Task management software yang efektif harus terintegrasi dengan alat dan platform lain, seperti email dan kalender. Integrasi ini mempermudah aliran informasi dan menjaga semua data proyek dalam satu tempat.

• Automation untuk Efisiensi: Fitur otomatisasi memungkinkan pengguna mengatur tugas tertentu agar dijalankan otomatis, seperti pengingat atau pembaruan status. Ini mengurangi beban kerja manual dan membebaskan tim untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

• Tampilan yang Beragam: Aplikasi task management yang baik menawarkan tampilan yang dapat disesuaikan, seperti daftar, papan kanban, atau kalender. Kemampuan memilih tampilan sesuai gaya kerja tim meningkatkan produktivitas dan kenyamanan penggunaan.

• Interface yang Intuitif: Antarmuka pengguna yang intuitif penting agar semua anggota tim dapat menggunakan software dengan mudah. Desain sederhana dan navigasi yang jelas mengurangi kurva pembelajaran dan memastikan adopsi cepat di seluruh tim.

Cara memilih software task management yang tepat

1. Tentukan kebutuhan tim dan proyek

Sebelum memilih software task management, identifikasi kebutuhan spesifik tim dan proyek Anda. Pertimbangkan ukuran tim, jenis proyek, dan kompleksitas tugas yang dihadapi.

Jika tim Anda sering bekerja pada proyek jangka panjang yang memerlukan kolaborasi intensif, pilih software dengan fitur kolaborasi dan pelacakan waktu yang kuat. Memahami kebutuhan ini akan membantu Anda menemukan software yang tepat untuk mendukung proses kerja tim.

2. Evaluasi fitur yang ditawarkan

Langkah berikutnya adalah mengevaluasi fitur dari berbagai software. Fokuslah pada fitur yang sesuai dengan kebutuhan tim, seperti pelacakan waktu, alat kolaborasi, integrasi dengan aplikasi lain, dan kemampuan otomatisasi tugas.

Periksa juga variasi tampilan dan antarmuka yang intuitif agar semua anggota tim dapat menggunakannya dengan mudah. Dengan membandingkan fitur dari beberapa pilihan, Anda bisa menemukan software yang seimbang antara fungsi dan kemudahan penggunaan.

3. Periksa ulasan dan rekomendasi

Mencari ulasan dan rekomendasi dari pengguna lain sangat penting. Bacalah testimonial di situs teknologi atau forum diskusi untuk mendapatkan wawasan tentang pengalaman mereka dengan software tertentu.

Anda juga bisa meminta rekomendasi dari rekan bisnis atau kolega yang telah menggunakan software serupa. Informasi ini membantu Anda memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing software dalam situasi nyata.

4. Lakukan uji coba sebelum membeli

Banyak penyedia software menawarkan versi percobaan gratis atau demo. Manfaatkan kesempatan ini untuk menguji fitur-fitur software dan lihat apakah sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Libatkan anggota tim dalam pengujian untuk mendapatkan umpan balik yang beragam. Jika software mudah digunakan, memiliki fitur penting, dan mendukung kolaborasi, Anda bisa yakin itu pilihan tepat untuk bisnis Anda.

Rekomendasi software task management terbaik

Odoo

Odoo Task Management adalah modul penting dari platform manajemen sumber daya perusahaan Odoo. Modul ini membantu organisasi mengelola, mengoordinasikan tugas proyek, serta memantau kemajuan dan prioritas.

Software ini bersifat open source, sehingga gratis digunakan. Namun, kustomisasi akan dikenakan biaya tambahan sesuai kompleksitas kebutuhan, dan bisa dilakukan melalui konsultasi Odoo dengan Impact.

Kelebihan:

• Open source
• All-in-one platform dengan banyak modul
• Dukungan komunitas yang aktif

Kekurangan:

• Kurva pembelajaran tinggi
• Memerlukan keterampilan teknis untuk pengaturan
• Dukungan mungkin tidak sebaik software berbayar

Harga: Versi dasar gratis. Paket standar mulai dari $7,25/pengguna/bulan

Clickup

ClickUp adalah platform untuk mengelola manajemen tugas dan proyek dengan fleksibilitas serta kustomisasi. Semua paket, termasuk versi gratis, memungkinkan kustomisasi lebih dari 15 tampilan seperti tabel, timeline, dan peta pikiran.

ClickUp juga menyediakan lebih dari 100 template otomatisasi yang juga dilengkapi bantuan AI. Namun, paket Unlimited hanya mendukung satu tim dan tidak termasuk ID tugas khusus.

Kelebihan:

• Opsi kustomisasi tugas lebih banyak dibandingkan produk lain
• Fitur tertentu dapat disembunyikan dari guests
• Laporan Pulse memberi gambaran cepat progres tim

Kekurangan:

• Paket Unlimited hanya mendukung satu tim
• Laporan sprint hanya tersedia di paket Business dan Enterprise
• Fitur yang terlalu banyak bisa membingungkan pengguna baru

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

Asana

Bisnis kecil pun kadang perlu bekerja sama dengan berbagai pihak dari berbagai bidang. Asana adalah software manajemen tugas yang membantu menyelesaikan pekerjaan dengan efisien dan tepat waktu.

Portofolio di Asana mudah diatur dan dapat menampung ratusan anggota tim. Fitur workflow builder dalam paket berbayar Asana mengubah form menjadi tugas dan mempermudah pembuatan template. Berbagai departemen seperti pemasaran, IT, dan operasional dapat memanfaatkan fitur ini.

Kelebihan:

• Paket Starter dan Advanced mendukung hingga 500 anggota tim
• Paket gratis mencakup proyek, tugas, dan penyimpanan tanpa batas
• Paket berbayar memiliki workflow builder untuk otomatisasi

Kekurangan:

• Proofing, persetujuan, dan pelacakan waktu hanya di versi Advanced dan Enterprise
• Tidak ada fitur chat tim dan alat kolaborasi lainnya
• Pelaporan terbatas pada tujuan dan portofolio

Harga: Mulai dari $10,99/pengguna/bulan

Hubspot

HubSpot task management adalah bagian dari paket HubSpot CRM yang dirancang untuk membantu pemilik bisnis dalam mengelola penjualan. Pengguna dapat membuat alur kerja otomatis untuk menjadwalkan tugas baru setelah menyelesaikan tugas yang ada, serta mengatur pengingat dan memantau kinerja dalam satu dasbor.

Kelebihan:

• Sangat mudah dipahami dan dikuasai
• Memiliki alat manajemen proyek inti

Kekurangan:

• Hampir tidak memiliki fitur lanjutan
• Hanya bisa dibeli sebagai bagian dari suite pemasaran yang lebih besar

Harga: Tersedia versi gratis. Versi CRM premium mulai dari $45/bulan

Monday.com

monday.com menyediakan solusi manajemen kerja yang mengintegrasikan semua aspek kampanye pemasaran, dari perencanaan hingga pengukuran dampak. Tim dapat dengan mudah berbagi aset digital proyek dan membuat otomatisasi agar anggota dapat fokus pada tugas utama mereka.

Selain itu, monday.com juga menawarkan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang disesuaikan untuk berbagai industri seperti manufaktur, properti, dan keuangan. Produk “monday dev” dirancang untuk mendukung tim R&D dengan manajemen sprint dan pelacakan bug.

Kelebihan:

• Mengintegrasikan semua tugas kampanye dalam planning dan implementasi
• Menghubungkan tugas dengan tujuan perusahaan
• Paket berbayar menawarkan papan dan dokumen tanpa batas

Kekurangan:

• Paket gratis dan Dasar terbatas pada tampilan Kanban
• Paket Standar memiliki batas penyimpanan file 20GB
• Tugas berulang memerlukan otomatisasi yang tidak ada di paket Dasar

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $12/pengguna/bulan

Todoist

Todoist adalah solusi manajemen tugas yang mudah digunakan. Aplikasi task management ini memungkinkan pengguna untuk membuat tugas dan sub tugas, menentukan prioritas, menambahkan batas waktu, serta mengatur pengingat agar tidak ada yang terlewat.

Meskipun fokus utamanya adalah manajemen tugas, Todoist juga cocok untuk mengelola proyek kecil. Fitur penetapan tujuan, label untuk mengkategorikan tugas, dan deskripsi tugas membantu menjaga informasi tetap terpusat.

Kelebihan:

• Manajemen tugas harian yang efisien
• Dukungan kolaborasi tim yang sederhana
• Navigasi yang mudah untuk memantau kemajuan proyek

Kekurangan:

• Integrasi dengan beberapa aplikasi mungkin sulit
• Aplikasi tidak menampilkan tugas saat offline

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $4/bulan

Trello

Trello adalah software manajemen tugas yang menggunakan papan Kanban dengan fitur drag-and-drop untuk memudahkan pelacakan status. Pengguna dapat membuat daftar tugas pribadi, sementara anggota tim bisa menggunakan checklist untuk menambahkan konteks dengan tanggal jatuh tempo dan penugasan.

Trello juga dilengkapi alat otomatisasi Butler yang mudah dioperasikan. Anggota tim yang kurang mahir teknologi bisa mengotomatiskan tugas berulang dengan membuat aturan, tombol, dan perintah sederhana.

Kelebihan:

• Alat otomatisasi no-code di Butler
• Antarmuka yang intuitif dan cepat
• Pengkodean warna untuk memprioritaskan tugas

Kekurangan:

• Biaya meningkat dengan jumlah pengguna
• Mungkin tidak cocok untuk proyek yang lebih kompleks
• Kurangnya fitur pelaporan mendalam

Harga: Tersedia versi gratis. Versi berbayar mulai dari $5/pengguna/bulan

Any.do

Any.do menawarkan to-do list yang mudah digunakan untuk mencapai tujuan pribadi dan profesional dengan efisien. Pengguna dapat berkolaborasi dalam tugas dan proyek bersama tim dalam satu workspace.

Aplikasi ini cocok untuk individu dan tim. Aplikasi ini juga tersedia di lebih dari 10 platform, termasuk Mac, Safari, dan iPad.

Kelebihan:

• Antarmuka ramah pengguna dan fitur sinkronisasi yang praktis
• Memudahkan akses dari berbagai perangkat

Kekurangan:

• Integrasi terbatas
• Fitur lanjutan kurang sesuai dengan harga

Harga: Mulai dari $5/pengguna/bulan

Wrike

Wrike memiliki fitur manajemen tugas dan alur kerja yang efektif. Pengguna dapat membangun pustaka tugas yang disesuaikan dengan proses inti, sehingga bisa digunakan sebagai dasar untuk alur kerja mendatang.

Platform ini juga memungkinkan manajer proyek membuat laporan kustom tentang kinerja tugas dan tim. Analisis KPI di dashboard membantu meningkatkan efisiensi alur kerja.

Kelebihan:

• Dashboard proyek dengan laporan yang dapat disesuaikan
• Mendukung kolaborasi tim melalui feedback
• Lebih dari 400 integrasi pihak ketiga

Kekurangan:

• Opsi tampilan penyesuaian yang terbatas
• Beberapa pengguna mengalami masalah sinkronisasi tugas
• Dukungan pelanggan perlu ditingkatkan, terutama terkait perubahan layanan

Harga: Mulai dari $10/pengguna/bulan

ProofHub

ProofHub adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu tim dalam merencanakan, mengatur, berkolaborasi, dan menyelesaikan proyek di satu platform. Aplikasi ini dapat dihubungkan dengan Google Drive, OneDrive, Dropbox, dan Box untuk memudahkan akses ke file dan data.

ProofHub juga memungkinkan organisasi menyesuaikan tampilan dengan menambahkan logo, memilih skema warna, dan menggunakan URL sendiri. Fitur lain termasuk tampilan Gantt chart, aktivitas, dan milestone untuk memantau proyek.

Kelebihan:

• Biaya tetap sesuai untuk tim dengan banyak anggota
• Pengaturan akses mendukung pembatasan IP dan peran kustom
• Dukungan branding dengan logo dan URL khusus

Kekurangan:

• Laporan terbatas pada fungsi tertentu
• Hanya mendukung delapan integrasi pihak ketiga
• Paket Essential tidak menyediakan laporan dan peran kustom

Harga: Mulai dari $89/bulan

Kesimpulan

Memilih task management software harus mempertimbangkan fitur, kemudahan penggunaan, dan kesesuaian dengan kebutuhan tim. Lakukan uji coba sebelum memutuskan untuk memastikan software tersebut benar-benar mendukung produktivitas dan kolaborasi tim.

Penggunaan task management software membantu bisnis bekerja lebih efisien dan terorganisir. Jika Anda memerlukan bantuan dalam memilih solusi yang tepat, kami siap memberikan konsultasi agar operasional bisnis Anda semakin optimal.