9 Aplikasi Purchasing Terbaik untuk Efisiensi Proses Pembelian

Salah satu kunci keberhasilan manajemen rantai pasok datang dari purchasing atau pembelian. Proses purchasing ini juga menjadi bagian penting dari procurement atau pengadaan barang. 

Lalu, bagaimana agar proses purchasing secara dapat dilakukan secara efisien? Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menggunakan aplikasi purchasing agar pemilihan dan pengadaan barang dari pemasok lebih efektif menghemat waktu, cepat dan terorganisir.

Simak artikel berikut untuk mendapatkan aplikasi purchasing terbaik bagi bisnis Anda. 

Apa itu Aplikasi Purchasing?

Aplikasi purchase adalah perangkat lunak yang menyederhanakan proses pembelian barang atau otomatisasi purchase dengan layanan dari pemasok secara otomatis, cepat dan mudah. 

Sistem purchasing ini juga membantu untuk faktur vendor agar terhindar dari penipuan faktur.  Selain itu, purchasing juga membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses internal pembelian, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan membuat pengambilan keputusan yang lebih baik.

Tanpa software purchasing, bisnis dapat menghadapi berbagai masalah dalam pengelolaan pembelian, seperti proses yang lambat dan tidak efisien akibat permintaan pembelian yang dilakukan secara manual, sehingga meningkatkan risiko kesalahan dan keterlambatan.

Selain itu, tanpa sistem yang terpusat, data pembelian bisa tersebar di berbagai dokumen atau email, menyulitkan pencarian informasi saat dibutuhkan dan berpotensi menyebabkan duplikasi pesanan atau kehilangan histori transaksi. Kurangnya visibilitas terhadap pengeluaran juga menjadi masalah besar, karena tanpa laporan otomatis, sulit bagi bisnis untuk menganalisis dan mengontrol biaya, yang bisa berujung pada pemborosan.

Proses persetujuan yang manual sering kali memperlambat pengadaan barang atau jasa, menghambat operasional perusahaan. Risiko kecurangan juga lebih tinggi, karena tanpa sistem yang mencatat dan memverifikasi transaksi dengan baik, peluang adanya transaksi fiktif atau markup harga menjadi lebih besar. Oleh karena itu, bisnis kecil, menengah, atau berkembang memerlukan aplikasi ini untuk membantu mengelola seluruh proses siklus pengadaan barang. 

Baca juga: Manfaat Software Purchasing dan 5 Fitur Penting untuk Bisnis 

Rekomendasi 9 Aplikasi Purchasing terbaik 2023

Banyaknya penyedia aplikasi purchasing mungkin membuat Anda bingung untuk memilih yang sesuai dengan kebutuhan. Berikut kami berikan beberapa rekomendasi aplikasi e-purchasing terbaik untuk bisnis Anda, diantaranya:

1. Odoo

Rekomendasi pertama datang dari Odoo sebagai aplikasi purchasing untuk mengelola pemasok dan purchase order untuk meningkatkan performansi dari sistem inventory dengan lebih efisien.

Apa saja kelebihan aplikasi purchase order dari Odoo?

• Otomatisasi proses alur kerja procurement
• Fitur negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik dari beberapa vendor
• Analisa statistika dan laporan performansi supplier
• Kelola berbagai perusahaan dan terintegrasi dengan aplikasi Odoo lainnya

Baca juga: 10 Software Inventory Terbaik di Indonesia Tahun 2023

2. Microsoft

Microsoft Dynamics 365 juga menyediakan software procurement dengan fitur unggulan, seperti identifikasi kebutuhan barang, penerimaan barang, invoice, hingga proses pembayaran kepada pemasok. 

Dengan teknologi modern, Microsoft juga akan meluncurkan fitur AI atau artificial intelligence yang membuat proses pengadaan barang menjadi lebih cepat dan otomatis. 

Harga penggunaan aplikasi procurement dari Microsoft mulai dari $30 tiap bulan untuk satu pengguna. Biaya layanan ini dapat berubah sesuai skala bisnis dan kustomisasi permintaan pengguna. 

3. Procurify

Procurify adalah platform manajemen sistem purchasing yang menawarkan semua proses pembelian secara sederhana dan berbasis cloud. Berbagai fitur inovatif yang mengorganisir, mengalokasikan, melacak, dan melaporkan semua transaksi terkait pengeluaran.

Berikut kelebihan software procurement dari Procurify:

Manajemen biaya

Dapat diakses melalui mobile, sehingga Anda dapat dengan mudah menerima laporan maupun tanda terima. Selain itu, Anda juga dapat mengalokasikan tag biaya ke kode akun sesuai permintaan.

Manajemen pemasok

Pemasok atau vendor dapat dikelola dengan mudah dan otomatis. Anda dapat melacak pengiriman, akurasi, dan harga dari vendor sebagai metrik kunci. 

4. Kissflow

Selanjutnya terdapat Kissflow yang menawarkan manajemen pembelian yang memiliki software procurement yang dapat disesuaikan, memungkinkan perusahaan memiliki kendali penuh terhadap proses procure-to-pay.

Harga langganan Kissflow sebesar $1.990 per bulan dan disesuaikan pada fitur, volume transaksi, dan jumlah pengguna. 

Apa saja kelebihan software procurement dari Kissflow?

• Sistem otomatis invoice dengan catatan penerimaan dan pemesanan pembelian
• Fleksibilitas alur kerja sistem procurement
• Berbasis cloud dan terintegrasi dengan Xero dan Quickbooks

5. Impact Purchasing 

Berikutnya terdapat Impact purchasing sebagai aplikasi purchasing terbaik di Indonesia yang menawarkan proses alur kerja purchase order hanya dalam satu dashboard saja secara cepat dan akurat. 

Apa saja kelebihan dari Impact purchasing?

Otomatisasi alur kerja pembelian

Sistem purchase dari Impact memberikan layanan agar terhindar dari kehabisan stok dengan adanya reordering rules. Selain itu, terdapat juga fitur request for quotation atau RFQ yang akan dikirim untuk beberapa vendor.

Mengelola kinerja vendor

Adapun mengelola dan memonitor kinerja vendor hanya melalui satu dashboard saja. Pengguna juga dapat melacak waktu pengiriman vendor serta mengelola syarat kontrak dari vendor.

Data statistik yang akurat

Laporan data statistik dapat Anda dapatkan dari beberapa perusahaan yang melakukan proses procurement secara otomatis. Selain itu, terintegrasi juga dengan software akuntansi untuk perhitungan PPh 23 dan PPN. 

6. Xero

Berbeda dengan aplikasi procurement lainnya, Xero memberikan penawaran sistem membuat dan mengirim purchase order secara digital melalui template Xero dan dapat diedit sesuai permintaan pemilik bisnis. Hasilnya berupa PDF dan dapat dikirimkan kepada vendor. 

Selain itu, Xero juga dapat mengubah purchase order ke bill atau tagihan yang dapat Anda bayar kepada vendor. Anda dapat mencoba layanan Xero secara gratis hingga berbayar mulai dari $25 per bulan. 

7. Precoro 

Precoro adalah perangkat lunak pembelian yang dirancang untuk bisnis kecil dan menengah yang sedang berkembang. Perangkat ini digunakan untuk mengelola pengeluaran, anggaran, inventaris, dan pemasok dalam satu dashboard dan secara otomatis membuat pesanan pembelian. 

Selain itu, perangkat ini memiliki alur kerja persetujuan yang dapat disesuaikan dengan adanya notifikasi untuk alur kerja.

Biaya layanan Precoro untuk small business dengan jumlah pengguna tidak lebih dari 20 orang sebesar $35 per bulan per pengguna.

8. SAP SRM

SAP SRM adalah sistem purchasing untuk manajemen hubungan dengan pemasok yang membantu bisnis mengoptimalkan alur proses procurement.  

Melalui proses sederhana, otomatisasi, dan sentralisasi semua proses pembelian, SAP SRM memastikan bahwa semua transaksi sesuai dengan kebijakan pembelian dan kontrak.

Berikut kelebihan SAP SRM:

Optimalisasi sistem procurement 

Koordinasi dan fasilitasi proses bisnis dengan SAP SRM secara efektif dan optimal. Fokus intensif pada manajemen membantu Anda mengidentifikasi proses yang memerlukan interaksi lebih lanjut dengan pemasok dan vendor.

Cut-off siklus procurement

Hubungan mitra bisnis Anda secara real-time dengan mengevaluasi dan prediksi pola pembelian. Terdapat juga fasilitas kemitraan jangka panjang dengan menggunakan metrik kunci dalam mengevaluasi kinerja pemasok.

Baca juga: Manfaat SAP, Penerapan, & Cara Kerjanya pada Bisnis

9. Zip Intake

Zip intake adalah proses di mana karyawan atau anggota tim dalam perusahaan menginisiasi atau mengajukan permintaan pembelian atau permintaan vendor melalui platform Zip. 

Dalam proses ini, setiap permintaan akan melewati alur persetujuan yang sesuai, melibatkan berbagai tim seperti tim pengadaan, keuangan, TI, keamanan data, dan hukum, untuk memastikan bahwa permintaan tersebut disetujui dan sesuai prosedur. 

Zip intake juga mencakup integrasi dengan solusi perangkat lunak bisnis seperti ERP dan P2P (Procure-to-Pay) utama, sehingga dapat menciptakan purchase order lebih awal. 

Segmentasi pasar dari Zip intake ini berada sekitar 63% bisnis berkembang dan 34% untuk skala bisnis enterprise. 

Panduan Memilih Software Purchasing untuk Bisnis Anda

Memilih software purchasing yang tepat sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan mengontrol biaya pembelian. Berikut adalah panduan sederhana untuk membantu pemilik bisnis atau manajer procurement memilih software yang sesuai:

1. Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

• Apakah Anda butuh software untuk pembelian bahan baku, barang jadi, atau layanan?
• Apakah bisnis Anda memiliki proses persetujuan yang kompleks?
• Apakah Anda perlu integrasi dengan sistem lain seperti akuntansi atau ERP?

2. Pilih Software dengan Fitur yang Sesuai

Pastikan software memiliki fitur utama berikut:

• Manajemen Permintaan Pembelian – Memudahkan tim mengajukan dan melacak permintaan.
• Persetujuan Otomatis – Mempercepat proses dengan aturan persetujuan yang dapat disesuaikan.
• Pembuatan & Manajemen PO (Purchase Order) – Memudahkan pembuatan dan pelacakan PO.
• Integrasi dengan Vendor – Memungkinkan komunikasi dan negosiasi harga langsung.
• Laporan & Analisis Pengeluaran – Memberikan wawasan untuk mengoptimalkan anggaran.

3. Perhatikan Kemudahan Penggunaan

• Pilih software yang user-friendly agar mudah digunakan oleh tim.
• Coba demo atau versi trial sebelum membeli.
• Pastikan ada dukungan pelanggan yang responsif.

4. Cek Integrasi dengan Sistem Lain

Pastikan software dapat terhubung dengan sistem akuntansi, ERP, atau manajemen inventaris yang sudah digunakan bisnis Anda.

5. Sesuaikan dengan Anggaran

• Bandingkan harga antara software berbasis langganan (SaaS) dan pembelian satu kali.
• Pertimbangkan biaya tambahan seperti pelatihan, support, atau upgrade.

6. Pilih Vendor yang Terpercaya

• Baca ulasan dari pengguna lain.
• Pastikan vendor memiliki rekam jejak yang baik dan support yang memadai.

Pilih software purchasing yang sesuai kebutuhan bisnis, mudah digunakan, terintegrasi dengan sistem lain, dan sesuai dengan anggaran. Dengan software yang tepat, proses procurement menjadi lebih efisien dan transparan, membantu bisnis Anda menghemat waktu dan biaya.

Kesimpulan

Memilih aplikasi purchasing untuk bisnis memiliki banyak manfaat penting. Aplikasi ini membantu bisnis dalam mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mengoptimalkan proses internal pembelian sehingga juga menghemat biaya operasional bisnis Anda.

Melalui aplikasi purchasing terbaik dari Impact, Anda dapat melakukan proses alur kerja pembelian, mengelola vendor, dan pesanan pembelian hanya dalam satu dashboard. 

Transaksi purchasing juga terintegrasi dengan aplikasi invoice untuk tagihan dan pembayaran. Hal ini agar terhindar dari human-error dan efisiensi pengeluaran perusahaan.