Rekomendasi 10 Aplikasi HRIS Terbaik Indonesia & Tips Memilihnya

Aplikasi HRIS adalah software yang digunakan untuk mengelola, memelihara, serta memproses informasi kinerja karyawan secara terperinci berdasarkan kebijakan dan prosedur HR. Aplikasi HR membantu perusahaan dalam mengolah data serta melakukan pencatatan dan pelaporan secara akurat. Sehingga mengurangi alur proses bisnis dan meningkatkan kinerja karyawan yang akan berpengaruh pada produktivitas dan profit perusahaan

Selain itu, menggunakan software HRIS juga akan mengoptimasi pekerjaan HR sehari-hari serta meningkatkan produktivitas yang akan berpengaruh pada meningkatnya profit. Software akan mengelola informasi secara otomatis dengan fitur-fitur yang tersedia, sehingga akan memberikan manfaat baik untuk perusahaan maupun karyawan.

Jenis Aplikasi HR

Aplikasi HR pada dasarnya terbagi menjadi 3 jenis berdasarkan kelengkapan fitur di dalamnya. Ketiga jenis software HR tersebut meliputi:

HRIS (Human Resource Information System)

HRIS adalah jenis software HR yang bertujuan untuk mengelola sumber daya manusia, kebijakan, hingga prosedur yang digunakan oleh perusahaan. Software ini juga membantu untuk memberikan informasi dengan lebih mudah kepada seluruh komponen perusahaan. 

Beberapa fitur yang terdapat di dalam HRIS meliputi:

• Core HR
• Recruiting/ATS
• Manajemen absensi
• Training
• Workflow
• Benefit admin
• kompensasi
• Self-service
• Reporting

HCM (Human Capital Management)

Jenis software HR yang kedua yaitu HCM. Software HCM adalah sistem yang di dalamnya mencakup HRIS dan manajemen talenta. Salah satu kelebihan HCM dibandingkan dengan software HR lain yaitu dapat mengelola karyawan yang memiliki kewarganegaraan berbeda. 

Fitur-fitur penting yang terdapat di dalamnya mencakup:

• HRIS
• Onboarding
• Performance
• Position control
• Succession
• Salary planning
• Global
• Analytics

HRMS (Human Resource Management System)

HRMS adalah sistem HR yang paling lengkap dibandingkan dengan dua software HR sebelumnya. Di dalamnya memuat solusi yang mendetail untuk masalah karyawan pada perusahaan. 

Lebih lanjut, berikut beberapa fitur yang terdapat pada HRMS:

• HCM
• Payroll
• Time and labor management
• Scheduling
• Planning and assessment tools.

Baca juga: Sistem HRIS: Cara Implementasi, Pengukuran ROI, dan 7 Rekomendasi Terbaik

5 tips memilih aplikasi HRIS

Dalam memilih software HRIS terbaik di antara banyaknya sistem yang bersaing di pasar mungkin akan tampak menyulitkan. Apakah Anda memilih software HR pertama untuk perusahaan atau mengganti sistem yang digunakan saat ini, langkah-langkah berikut akan membantu dalam membuat pilihan yang bijak:

Tentukan kebutuhan perusahaan

Perusahaan mungkin sudah memikirkan beberapa masalah mendesak yang ingin diselesaikan dengan HRIS. Itu merupakan awal yang baik, tetapi perlu menggali lebih dalam untuk menentukan semua kebutuhan yang harus dibantu oleh HRIS, entah itu pada saat ini dan di tahun-tahun mendatang. 

Perusahaan perlu mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan di perusahaan mengenai fitur yang mereka butuhkan dan inginkan. Buatlah daftar kebutuhan HRIS perusahaan di setiap kategori berikut:

• Menyederhanakan tugas dan proses
• Memecahkan masalah saat ini
• Mengatasi tantangan yang akan datang
• Mencapai tujuan jangka panjang
• Mendukung misi dan nilai-nilai perusahaan

Antisipasi kekhawatiran pemain utama

Penerapan HRIS atau sistem informasi sumber daya manusia tentunya akan secara langsung mempengaruhi individu dan departemen di perusahaan. Tentukan siapa pihak yang akan paling terpengaruh oleh perubahan dan kekhawatiran apa yang akan mereka miliki. Pemain utama biasanya termasuk:

• Anggota tim SDM lainnya
• Tim pengurus gaji
• Bagian Keuangan
• IT
• Manajer
• Eksekutif

Mintalah setiap individu untuk berbagi pertanyaan dan kekhawatiran mereka. Masing-masing dari mereka mungkin akan memiliki prioritas dan perspektif yang berbeda. Misalnya, manajer mungkin bertanya-tanya apakah sistem baru mudah digunakan, IT mungkin ingin tahu tentang keamanan data, dan eksekutif mungkin lebih berfokus pada ROI.

Buat daftar dengan umpan balik dari semua orang. Berbekal informasi ini, HR akan siap untuk mengajukan pertanyaan yang tepat kepada vendor software HR.

Teliti fiturnya

Selanjutnya, saatnya menentukan produk software HRIS mana yang memiliki semua fitur yang dibutuhkan untuk memenuhi kriteria pembelian perusahaan. Riset HRIS dapat dengan cepat membantu HR menemukan sistem berperingkat tinggi dan membandingkan fitur-fiturnya. 

Ingat, Anda tidak mencari fitur sebanyak-banyaknya namun Anda sedang mencari kombinasi fitur untuk memenuhi kebutuhan Anda. Cobalah untuk menemukan beberapa opsi yang layak untuk diselidiki lebih lanjut.

Membeli sistem yang tepat

Setelah mencari tahu dan meneliti tiap opsi yang ada, Anda siap menghubungi vendor untuk demo, uji coba gratis, dan penawaran harga.

Saat mereka memamerkan HRIS milik mereka, pertimbangkan dengan cermat betapa sederhana dan intuitif penggunaannya. Demo langsung rasanya tidak ideal karena orang yang melakukan demo tahu bagaimana membuat semuanya terlihat mudah. Cobalah sendiri sistem tersebut jika memungkinkan.

Tanyakan untuk melihat berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan alur kerja yang paling sering perusahaan gunakan. Tanyakan juga kepada setiap vendor berapa lama layanan implementasi mereka akan berlangsung dalam kasus Anda. Implementasi adalah proses memigrasikan data perusahaan ke HRIS baru, melatih karyawan untuk menggunakannya, dan berhasil meluncurkannya. Software HRIS seringkali membutuhkan sekitar enam hingga delapan minggu untuk diterapkan.

Evaluasi

Putuskan memutuskan pilihan terbaik dan alternatif sebagai cadangan. Kemudian, libatkan para pembuat keputusan dan jabarkan temuan yang didapat mengenai produk yang dirasa tepat serta kelebihan dan kekurangannya.

10 rekomendasi software HR terbaik di Indonesia

Di Indonesia terdapat banyak penyedia software HR, berikut 10 rekomendasi kami untuk membantu Anda menentukan software HR yang tepat: 

1. Oracle HCM

Oracle HCM adalah solusi cloud yang lengkap untuk menghubungkan proses human resource dan setiap orang yang terdapat dalam perusahaan. Dengan single user experience dan proses yang seamless, Oracle HCM dapat membantu perusahaan untuk mengelola SDM dengan efisien. 

Fitur:

• End-to-End HR: kegiatan rekrutmen dilakukan secara digital mulai dari rekrutmen, wawancara, hingga offering letter. 
• Core HR: membantu mengelola data karyawan secara terpusat, melacak riwayat pekerjaan, dan mengelola kebijakan HR. 
• Analytics and Reporting: menghasilkan laporan secara real-time dan melakukan analisis data. 

Harga: 

Oracle Cloud HCM memiliki tiga tingkatan harga: Help Desk, Talent Management, dan Global HR dengan rentang harga antara $4 hingga $15 per karyawan per bulan untuk 1.000 karyawan.

2. Aplikasi HR Zoho recruit

Zoho Recruit adalah Application Tracking System (ATS) berbasis cloud yang didesain untuk membantu organisasi dalam mengoptimalkan proses rekrutmen dari mencari kandidat hingga perekrutan. 

Fitur: 

• Candidate sourcing and Resume management: memungkinkan HR untuk mencari kandidat melalui berbagai kanal, seperti media sosial, website karir, dan perusahaan. 
• Applicant tracking: melacak progres rekrutmen dari setiap kandidat, mengelola komunikasi, dan membantu menjadwalkan interview. 
• Candidate screening: HR dapat memfilter kandidat sesuai kriteria spesifik yang ditetapkan perusahaan.
• Personalized portals and licenses: kandidat dapat menggunakan portal yang dikustomisasi untuk melamar pekerjaan dan HR dapat berkomunikasi via SMS dan panggilan telepon, serta merekam seluruh proses dalam satu tempat. 

Harga:

• Internal HR standard plan: $25/bulan/recruiter
• Professional: $50/bulan/recruiter
• The enterprise plan: $75/bulan/recruiter.

3. HCM Impact

HCM Impact adalah software HR yang membantu untuk mengotomatiskan proses harian HR dan memudahkan proses pengelolaan Sumber Daya Manusia di sepanjang hidup karyawan. Semua informasi HR juga telah tersentralisasi sehingga lebih aman dan transparan. 

Fitur: 

• Core HR: Database karyawan, kehadiran, cuti, penggajian, analitik.
• Analytics and Reporting: Mengotomatiskan pembuatan laporan real-time dan analisis data
• Transformasi budaya: rekrutmen, onboarding, offboarding, employee engagement, employee survey

Harga:

• Basic: Rp3-6 juta/bulan
• Standard: Rp5-10 juta/bulan
• Custom: hubungi lewat WhatsApp

4. Monday.com

Monday.com adalah platform yang menyediakan solusi untuk manajer SDM dalam memenuhi kebutuhan khusus tim mereka. Software ini dikenal memiliki tampilan yang mudah digunakan, sistem yang sederhana, dan fungsi inti SDM yang efektif.

Monday.com menawarkan software SDM yang memungkinkan Anda dengan mudah melacak proses rekrutmen kandidat dan memasukkan karyawan baru menggunakan template yang sudah tersedia. 

Fitur:

• Integrasi: mengintegrasikan Monday.com dengan Gmail, alat penggajian lain, dan lebih dari 50 alat lainnya.
• Onboarding karyawan, manajemen kinerja, manajemen penggajian, dan manajemen tenaga kerja. 
• Self-service: memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengedit informasi pribadi mereka sendiri dan memberikan keleluasaan pada karyawan untuk mengelola hal yang berhubungan dengan HR.  

Harga:

• Paket CRM Gratis: €0 (mendukung hingga 2 seat)
• Paket CRM Dasar: €10 per pengguna per bulan (dibayar secara tahunan)
• Paket CRM Standar: €14 per pengguna per bulan (dibayar secara tahunan)
• Paket CRM Pro: €24 per pengguna per bulan (dibayar secara tahunan)
• Paket Enterprise: Silakan hubungi tim penjualan untuk detail paket ini.

5. Namely

Namely adalah software HR yang menggabungkan fitur utama dengan fitur tambahan yang menarik. Salah satu hal yang membedakan Namely dengan software HR lainnya yaitu berfokus pada peningkatan keterlibatan karyawan dengan portal yang user friendly dan transparan. 

Fitur:

• Onboarding karyawan, manajemen talenta, pelacakan waktu dan kehadiran, rekrutmen, analitik, manajemen karyawan.
• Pelacakan cuti
• Alur kerja dan persetujuan kustom
• Layanan self-service karyawan dan manajer
• Tanda tangan elektronik

Harga: 

Paket basic: $12/bulan/karyawan.

6. Workday

Workday adalah software HR yang populer yang memiliki perbedaan dengan software HR karena menggabungkan keuangan, HR, dan perencanaan dalam satu platform. 

Fitur:

• Keuangan: manajemen pengeluaran, 
• HR: manajemen talenta, perencanaan perusahaan, manajemen tenaga kerja, penggajian, self-service, direktori karyawan,
• Machine learning: mengidentifikasi keterampilan karyawan.

Harga:

Tidak menyebutkan harga pada website, namun berdasarkan informasi beberapa pengguna, harganya mulai dari $99/user/bulan. 

7. QuickBooks Time

QuickBooks Time adalah software HR yang dirancang untuk melakukan penjadwalan karyawan dan pelacakan waktu. Dilengkapi juga dengan portal self-service dan manajemen penggajian.

Fitur:

• Time tracking: melacak waktu secara real-time dimanapun dan kapanpun melalui ponsel dan komputer. 
• Self-service: karyawan dapat mengelola waktu masuk mereka sendiri
• Manajemen penggajian. 

Harga:

• Paket ProAdvisor: $0 (1 pengguna)
• Paket Premium: $8/bulan per pengguna + biaya dasar $20/bulan
• Paket Elite: $10/bulan per pengguna + biaya dasar $40/bulan

8. Deskera HRMS

Deskera HRMS adalah software HR yang memudahkan dalam penggajian dan pembuatan slip gaji karyawan.  Selain itu, software ini juga memiliki beberapa fitur yang membantu untuk mengotomatiskan proses HR dan meningkatkan manajemen workforce. 

Fitur:

• Integration: HRM Deskara ini didesain khusus untuk HR agar para HR dapat mengintegrasikan dengan CRM (Customer Relationship Management) 
• Payroll and Benefits administration: mengotomatiskan penghitungan penggajian, pajak, dan mengelola benefit karyawan. 
• Mobile accessibility: dapat digunakan pada ponsel sehingga pengguna dapat mengakses informasi HR dan pekerjaan yang sedang berjalan. 

Harga: 

Harga mulai dari $29/user/bulan. 

9. BambooHR

BambooHR adalah salah satu software HR berbasis cloud yang banyak disukai dan sangat bermanfaat bagi bisnis kecil dan menengah dengan maksimal 1000 karyawan.

Fitur: 

• penggajian terintegrasi, sistem pelacakan pelamar (ATS), tanda tangan elektronik, dan pelacakan cuti
• Onboarding dan offboarding untuk karyawan 
• Manajemen cuti berbayar (PTO)
• Dukungan kesejahteraan karyawan.

Harga:

Harga mulai dari $99/bulan untuk 12 karyawan

10 Paycor

Paycor adalah solusi komprehensif untuk HR dan penggajian yang menggabungkan berbagai fungsionalitas. Dengan Paycor, Anda dapat dengan mudah mengimpor jam kerja karyawan dan menilai kebutuhan kas sebelum menentukan penggajian. 

Fitur:

• Time and attendance: memungkinkan karyawan untuk melacak waktu kerja dan mengajukan cuti
• Payroll processing: mengotomatiskan proses penghitungan gaji, pajak, dan pembayaran deposit
• Paycor mencakup semua keuntungan utama dari solusi HR digital, termasuk manajemen talenta, peningkatan pengalaman karyawan, dan administrasi manfaat.

Harga: 

Tidak disebutkan pada website.

Kesimpulan

Aplikasi HRIS digunakan untuk mempermudah pekerjaan HR tim dalam menjalankan tugasnya dan memberikan manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Terdapat berbagai fitur yang dimiliki oleh software HR dengan fungsi yang berbeda, sehingga penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan dan setiap fitur yang tersedia.

Saat ini terdapat banyak penyedia software HR di Indonesia, salah satunya yaitu Impact dengan software HCM yang dimilikinya. Software HCM Impact sudah mencakup semua fitur yang terdapat pada HRIS dan fitur tambahan lainnya dengan harga yang terjangkau.