Purchase Order: Format, Contoh & Perbedaannya dengan Purchase Requisition

Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan ke penjual untuk menunjukkan produk atau jasa yang ingin dibeli secara detail. 

PO sangat penting sebagai bukti pemesanan barang kepada pelanggan. Selain PO, dalam proses pemesanan juga dikenal istilah purchase requisition (PR). Purchase order dan PR adalah dua hal yang saling berkaitan, tetapi memiliki beberapa perbedaan.

Simak artikel ini untuk mengetahui lebih jauh tentang purchase order, template purchase order, contohnya, dan perbedaannya dengan purchase requisition. 

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual untuk membeli produk dan/atau jasa. Dokumen ini memuat jenis produk, kuantitas, dan harga yang disepakati untuk produk tersebut. 

PO memiliki kegunaan legal dan membantu dalam mengatur proses pembelian dan pengiriman. Selain itu, PO juga sebagai bukti konkret dari pesanan yang ditempatkan oleh pembeli kepada penjual

Komponen yang ada pada PO meliputi:

1. Nama produk pesanan
2. Kuantitas atau jumlah produk yang dipesan
3. Harga dari setiap unit produk
4. Total harga dari kuantitas atau jumlah setiap produk
5. Identitas pelanggan
6. Detail pesanan
7. Pajak pertambahan nilai (PPN)
8. Cara pembayaran
9. Pengiriman
10. Nomor pesanan
11. Identitas buyer
12. Sistem pembayaran
13. Syarat & ketentuan

PO seringkali juga disamakan dengan invoice, padahal kedua hal tersebut berbeda. Perbedaannya terletak pada waktu pemesanan, jika PO dibuat ketika akan melakukan pemesanan barang, sementara invoice dibuat setelah barang atau produk dikirim kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran. 

Mengapa PO penting? PO penting untuk pembeli dan penjual, karena PO adalah catatan transaksi resmi yang memudahkan penelusuran dan audit transaksi bisnis untuk memudahkan pelacakan. 

Baca juga: Apa itu Software Invoice, 3 Jenis, Manfaat, & Contohnya

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)

Meskipun sering dianggap sama, PO dan PR berbeda. Perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) adalah pada tingkat persetujuan, fungsi, isi, dan proses kerjanya. 

PR mendokumentasikan daftar barang pesanan, sedangkan PO adalah bukti persetujuan resmi pembelian. Setelah PR disetujui, PO dibuat, menandakan persetujuan pembelian. 

Purchase Requisition (PR) biasanya diajukan oleh departemen tertentu yang membutuhkan barang atau jasa. Sementara itu, Purchase Order (PO) dibuat oleh departemen keuangan atau departemen pengadaan. 

Lebih lanjut, PR atau RFQ (Request for Quotation) menjadi dasar pembuatan PO setelah dihubungi dan dikonfirmasi oleh pemasok. Dengan pemahaman ini, bisnis dapat melakukan pemesanan dengan tepat dan menghindari pembatalan pesanan yang tidak diinginkan dari pemasok.

Catatan: PO baru bisa terbit setelah adanya PR yang telah disetujui.

Penting untuk memahami perbedaan ini agar proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan dapat berjalan efisien dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Fungsi Purchase Order (PO)

Dalam perencanaan anggaran, PO membantu mengatur dan mengendalikan pengeluaran. Berikut beberapa fungsi dari purchase order:

1. Bukti pemesanan dan komitmen penjual untuk menerima pesanan tersebut agar terhindar dari kesalahan informasi pesanan, memastikan ketersediaan barang, dan proses perencanaan anggaran. 
2. Adanya PO juga meminimalisir kesalahan jumlah pesanan dan spesifikasi pesanan. Selain itu, PO dapat mencegah kesalahan harga pembelian barang, sehingga saat penagihan, informasi yang tertera dalam PO sesuai dengan transaksi.
3. Melacak pesanan dan pengiriman sehingga manajemen inventory lebih sederhana.
4. Bukti untuk auditor, bank (kreditur), dan lembaga perpajakan bahwa usaha Anda melakukan proses transaksi jual-beli secara benar. 
5. Membantu tim keuangan dalam menyiapkan anggaran, sehingga ketika jatuh tempo pembayaran faktur lebih siap. 
6. Bukti pemesanan membantu perusahaan dalam mengukur kinerja pemasok. Dengan menganalisis pesanan dan pengiriman, perusahaan dapat menilai sejauh mana pemasok memenuhi persyaratan pesanan yang telah ditetapkan.
7. Dengan memiliki bukti pemesanan, perusahaan dapat mengelola stok barang dengan lebih efisien.

Cara kerja Purchase Order (PO)

Apa yang terjadi ketika PO telah dikirimkan? Berikut rincian cara kerja PO dari awal hingga produk diterima pembeli:

1. Pembeli melakukan pemesanan

Sebelum pemesanan dapat dilakukan, pembeli harus mengidentifikasi kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh produk atau layanan penjual mulai dari jumlah yang diperlukan dan kapan dibutuhkan. 

Sebagai contoh, jika Anda perlu memesan kotak baru untuk mengirim pesanan produk Anda, hitung berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.

Jika Anda mengantisipasi lonjakan pesanan menjelang liburan, Anda mungkin melihat pesanan kotak tahun lalu dan menggunakannya sesuai perkiraan pada musim liburan ini untuk memesan jumlah yang tepat.

2. Pembeli membuat PO dan mengirimkan kepada penjual untuk disetujui

Ketika mengirimkan pesanan pembelian kepada penjual, tentukan kapan persetujuan diperlukan untuk menjaga proses tetap tepat waktu.

Idealnya, tanggapan ini harus datang tepat waktu untuk menerima produk atau layanan sesuai jadwal atau memberikan pembeli cukup waktu untuk mencari dari penjual lain jika diperlukan.

Melanjutkan contoh di atas, setelah Anda mengidentifikasi vendor yang dapat menyediakan kotak-kotak Anda, serta berapa banyak kotak yang Anda butuhkan dan kapan Anda memerlukannya, Anda dapat menyusun pesanan pembelian menggunakan informasi ini. Kirimkan kepada perwakilan penjualan atau kontak yang Anda miliki.

3. Penjual melakukan review PO dan mengonfirmasi jika produk tersedia

Setelah penjual menerima pesanan pembelian, penjual akan meninjau permintaan dan memeriksa inventaris atau ketersediaan untuk memastikan apakah dapat dipenuhi sesuai tanggal yang dibutuhkan.

Dalam kasus pengiriman kotak, penjual telah meninjau pesanan Anda dan setelah meninjau inventaris dan kapasitas pengiriman mereka, mereka menentukan apakah dapat memenuhi permintaan Anda.

4. Menyetujui purchase order

Jika penjual dapat memenuhi permintaan dari pembeli, maka penjual akan menyetujui pesanan pembelian sehingga menjadi sah secara hukum bagi kedua belah pihak.

Karena perusahaan mampu memenuhi permintaan Anda, penjual akan mengirimkan salinan pesanan pembelian yang disetujui kepada Anda untuk dikonfirmasi.

5. Menyediakan dan mengirimkan produk 

Setelah pesanan pembelian disetujui, penjual bertanggung jawab untuk menyediakan produk atau layanan sesuai dengan yang disepakati. Selama tahap ini, penjual juga dapat membuat dan mengirimkan invoice kepada pembeli untuk jumlah yang tercantum dalam pesanan pembelian. 

Sebagai contoh, setelah persetujuan pengiriman kotak, Anda seharusnya menerima pesanan yang telah dipenuhi dan faktur untuk jumlah yang harus dibayar. Vendor ini memiliki persyaratan pembayaran net 30, dan akan mengharapkan pembayaran dalam 30 hari setelah invoice dikeluarkan.

6. Invoice dibayar

Pada tahap akhir ini, pembeli bertanggung jawab untuk membayar faktur atau invoice sesuai dengan syarat pembayaran yang ditentukan oleh penjual. 

Format dan contoh Purchase Order (PO) 

Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah format PO dan pertimbangan penting dalam pembuatannya:

1. Format Purchase Order

• Identitas Perusahaan : Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli dan pemasok.
• Tanggal dan Nomor PO : Tanggal penerbitan PO dan nomor unik sebagai identifikasi.
• Deskripsi Barang/Jasa : Nama, jenis, merek, dan jumlah barang/jasa yang dipesan.
• Harga dan Total : Harga satuan, total harga, dan rincian biaya lain jika ada.
• Syarat dan Ketentuan : Waktu pengiriman, pembayaran, garansi, dll.
• Penandatangan : Tanda tangan pemesan dan penerima PO.

2. Pertimbangan dalam Membuat PO

• Kepastian Identitas dan Detail Barang/Jasa : Pastikan identitas perusahaan dan detail barang/jasa tercatat dengan jelas.
• Konsultasi dengan Tim Terkait : Diskusikan dengan tim pengadaan untuk memastikan kebutuhan terpenuhi.
• Perhatikan Ketentuan Pembayaran : Sesuaikan syarat pembayaran dengan kebijakan perusahaan.
• Periksa dan Verifikasi : Teliti PO sebelum diterbitkan untuk menghindari kesalahan.

3. Contoh Purchase Order

Sebagai suatu dokumen resmi yang merangkum jumlah produk atau jasa yang akan dibeli oleh sebuah perusahaan, Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam proses pengadaan. 

Berikut contoh purchase order yang dapat membantu Anda memahami format dan struktur dari dokumen ini.

Contoh purchase order dari Impact sudah lengkap sesuai kebutuhan bisnis. Anda juga dapat melakukan kustomisasi jika ada penambahan item atau informasi yang tertera pada PO. 

Anda dapat melihat template purchase order di atas melalui link berikut:

Format dan contoh Purchase Requisition

Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen atau tim dalam sebuah perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa. 

Berikut adalah contoh format Purchase Requisition:

1. Informasi Umum

• Tanggal PR
• Nama departemen atau unit
• Nama pemesan
• Nomor referensi (opsional)

2. Detail Barang atau Jasa

• Nama barang atau jasa
• Deskripsi singkat
• Jumlah yang diminta
• Spesifikasi khusus (jika diperlukan)

3. Justifikasi

• Alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan
• Manfaat bagi departemen atau proyek terkait

4. Persetujuan

• Nama dan tanda tangan pihak yang memberikan persetujuan

Setelah mengetahui apa saja format dari purchase requisition, berikut contoh PR yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk bisnis Anda:

Anda dapat mengunduh template purchase requisition di atas melalui link berikut:

Tips membuat PO

Pembuatan PO harus dilakukan secara tepat dan benar, berikut tips membuat PO:

1. Lengkapi dokumen PO

Agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan purchase order, pastikan informasi yang tercantum dalam PO lengkap. 

PO harus mencakup identitas pemesan dan perusahaan, rincian produk, kuantitas, harga, metode pembayaran, instruksi pengiriman, persyaratan tambahan, dan elemen-elemen penting lainnya.

2. Pilih supplier yang tepat

Ada kalanya supplier dapat menjadi kendala bagi bisnis. Supplier yang tidak dapat diandalkan dapat mengakibatkan pengurangan jumlah barang yang diminta dalam purchase order, sehingga menghambat proses produksi.

Pilihlah supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik, dan memenuhi kriteria lain yang diinginkan.

3. Tawar harga produk

Jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan lain dengan supplier. Lakukan negosiasi yang menguntungkan bagi perusahaan, namun tetap wajar dan sesuai dengan harga pasar

Dengan melakukan hal ini, secara tidak langsung Anda dapat mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan keuntungan bisnis.

4. Pesan sesuai dengan kebutuhan

Sertakan informasi yang sangat lengkap pada dokumen PO, seperti jenis dan jumlah barang/jasa yang dipesan, spesifikasi, kualitas yang diinginkan, serta persyaratan pengiriman. 

Cara membuat PO dengan Impact Purchasing (basis Odoo) 

Membuat purchase order dengan software purchasing berbasis Odoo sangatlah mudah sesuai dengan panduan yang telah diberikan vendor. 

Berikut cara membuat RFQ menjadi PO dan membuat vendor bill dengan Odoo: 

1. Membuat Request for Quotation (RFQ)

Tim Purchasing dapat membuat Request for Quotation dengan cara sebagai berikut:

1. Pergi ke modul Purchase

1. Klik “New” untuk membuat Request for Quotation

3. Kemudian, akan muncul halaman seperti berikut.

Silakan isi dengan jelas setiap field mengenai data yang diperlukan, diantaranya:

Vendor	Nama pemasok
Vendor Reference	Referensi pemasok, bila ada
Purchase Agreement	Diisi apabila RFQ terkait dengan blanket order ataupun call for tender
Currency	Mata uang yang akan dipakai
Order Deadline	Tanggal RFQ perlu dikonfirmasi sehingga berubah menjadi Purchase Order
Expected Arrival	Tanggal yang disetujui oleh pemasok kapan pesanan akan diterima. Beri centang pada ‘Ask confirmation’ jika perlu memastikan tanggal ke pemasok.
Deliver To	Gudang untuk penerimaan barang

4. Kemudian, isi tab Products dengan klik “Add a product” sesuai dengan produk yang ingin dipesan. Pastikan data Quantity, UoM, dan Unit Price sudah terisi dengan benar.

4. Kirim RFQ ke vendor dengan tombol Send by Email untuk mengirimkan RFQ melalui email atau Print RFQ untuk mencetak dan mengirimkan secara manual ke pemasok.

2. Membuat RFQ menjadi PO

Setelah RFQ dikirimkan dan Purchase: User telah menyetujui penawaran harga dari vendor, langkah selanjutnya adalah:

• Mengganti harga jika ada perubahan pada field “Unit Price” di tab “Products”.

• Mengisi dan memastikan informasi pada tab “Other Information” sudah sesuai.

Buyer	Secara default terisi dengan nama user yang membuat RFQ
Company	Secara default terisi dengan nama perusahaan yang membuat RFQ
Incoterm	Incoterm untuk pembelian barang
Incoterm Location	Incoterm untuk lokasi
Payment Terms	Secara default terisi dengan payment terms yang terdaftar pada kontak Pemasok
Fiscal Position	Secara default terisi dengan fiscal position yang terdaftar pada kontak Pemasok

• Tekan tombol “Confirm Order” pada RFQ, maka status RFQ berubah menjadi Purchase Orders dengan status “Locked” apabila approval tidak diperlukan. 

Apabila setting “Approval” diaktifkan, maka PO yang melebih batas maksimum nominal yang ditentukan tidak langsung terkonfirmasi, tetapi membutuhkan approval dari Purchase: Administrator.

• Receiving Form akan secara otomatis terbuat pada modul Inventory dan dapat diakses melalui smart button “Receipt”.

• Apabila vendor meminta pembayaran Down Payment (DP) terlebih dahulu sebelum pesanan dikirimkan, maka Purchase: User dapat melakukan Schedule Activity melalui tab ‘Activities’ kepada tim Accounting untuk membayarkan DP tersebut.

3. Membuat Vendor Bill

1. Purchase: User dapat memeriksa proses penerimaan barang melalui smart button “Receipt”. Pastikan tim Inventori telah menerima dan melakukan validasi terkait barang yang dipesan dengan cara berikut (insert link).

2. Setelah itu, Purchase: User dapat membuat Draft Vendor Bill dengan klik tombol “Create Bill”. Maka akan muncul smart button “Vendor Bills”.

2. Klik tombol “Save” untuk menyimpan Draft Bill yang selanjutnya akan di posting oleh tim Accounting.

Baca juga: 9 Aplikasi Purchasing Terbaik untuk Mengelola Kebutuhan Bisnis Anda

Kesimpulan

Proses purchase melibatkan banyak pihak dan proses yang panjang. Saat ini, Anda dapat menggunakan software purchasing untuk membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan otomatisasi proses pesanan dan persetujuan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat siklus pengadaan. 

Pembuatan purchase order bisnis juga dapat diotomatisasi menggunakan software purchasing terbaik dari Impact dengan berbagai fitur unggulan, mulai dari proses alur kerja otomatis, pengelolaan vendor, hingga perhitungan PPh 23 dan PPN. 

Selain itu, jika Anda ingin mengotomatiskan lebih banyak proses bisnis, Anda dapat menerapkan software ERP (Enterprise Resource Planning). Software ini memiliki beberapa modul seperti inventory, warehouse, manufaktur, hingga akuntansi lengkap dalam satu sistem dan real-time. Tunggu apalagi, mari konsultasikan bisnis Anda dan demo gratis sekarang bersama Impact. 

Baca juga: Software ERP Terbaik di Indonesia 2023: Perbandingan Fitur dan Harga