Problem Solving: Manfaat, Strategi, dan 5 Arketipe

Apa itu problem solving

Problem solving atau pemecahan masalah adalah proses mencapai tujuan dengan mengatasi hambatan. Masalah yang membutuhkan solusi bisa sederhana, seperti menghidupkan alat, hingga yang kompleks di dunia bisnis atau teknologi.

Sebuah masalah atau problem terjadi ketika ada tujuan yang ingin kita capai, namun cara mencapainya belum jelas. Dengan kata lain, kita tahu apa yang ingin terjadi, tetapi belum tahu bagaimana mewujudkannya.

Pentingnya problem solving dalam organisasi

Manajemen Waktu Lebih Baik

Riset dari Zippia menunjukkan bahwa 82% orang tidak memiliki sistem yang efektif untuk mengatur waktu, sehingga 51% waktu kerja terpakai untuk aktivitas yang kurang bernilai. Skill problem solving membantu individu dan tim mengidentifikasi masalah dengan cepat, menghemat waktu, dan memastikan tugas lain tetap berjalan sesuai rencana.

Perencanaan dan Eksekusi Strategi Lebih Matang
Problem solving membantu organisasi merencanakan strategi secara lebih efektif. Setiap tantangan diprediksi lebih awal, sehingga solusi dapat disiapkan sebelum masalah muncul. Eksekusi strategi menjadi lebih terukur karena ada perencanaan yang matang.

Lebih Inovatif dalam Pemikiran

Pemecahan masalah adalah bagian penting dari kreativitas. Keterampilan ini sangat dihargai dan termasuk dalam 9 dari 10 skill esensial saat ini. Dengan pendekatan proaktif, organisasi dapat menciptakan solusi inovatif. Ini membantu organisasi menjadi lebih kompetitif.

Mengambil Risiko yang Lebih Terukur
Pemecah masalah mengambil risiko dengan lebih cerdas karena mereka tahu selalu ada kemungkinan solusi lain untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Pendekatan ini membuat mereka lebih percaya diri dan mampu memprediksi masalah serta mengembangkan ide solusi sebelum masalah terjadi.

Bekerja Lebih Baik dalam Tekanan
Pemecah masalah yang baik berkembang saat menghadapi tenggat waktu dan tantangan rumit. Dengan pemikiran analitis, perusahaan dapat menentukan solusi cepat atau pendekatan yang lebih rumit. Ini juga membantu menenangkan rekan kerja di saat stres.

Contoh problem solving dalam organisasi

Skenario 1: Masalah Produksi di Pabrik

Sebuah pabrik mengalami penurunan output karena mesin sering rusak. Tim manajemen menganalisis penyebabnya dan menemukan bahwa mesin tidak mendapat perawatan yang tepat. Mereka menjadwalkan pemeliharaan rutin dan melatih teknisi untuk menangani masalah kecil. Hasilnya, produksi meningkat dan downtime berkurang.

Skenario 2: Penurunan Penjualan di Toko Ritel

Toko retail mengalami penurunan penjualan yang signifikan. Manajer mengadakan pertemuan untuk membahas faktor-faktor seperti lokasi, harga, dan promosi. Melalui survei pelanggan, mereka menemukan bahwa harga produk dianggap terlalu tinggi. Manajer merancang promosi khusus dan menyesuaikan harga, sehingga penjualan kembali meningkat dalam beberapa minggu.

Skenario 3: Komunikasi Tim yang Buruk

Sebuah perusahaan teknologi menyadari proyek software terhambat oleh komunikasi yang buruk antar tim. Manajer mengadakan workshop untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi. Tim dibagi menjadi kelompok kecil untuk berdiskusi dan berbagi ide. Dengan meningkatnya keterampilan komunikasi, proyek selesai tepat waktu dengan hasil yang memuaskan.

Problem solving vs. critical thinking

Problem solving dan critical thinking adalah keterampilan penting dalam pengambilan keputusan, dengan fokus yang berbeda. Critical thinking melibatkan pengamatan terhadap proses berpikir sendiri dan penilaian informasi, bukan hanya mencari solusi.

Proses problem solving

1. Mengidentifikasi masalah

Tahap pertama dalam problem solving adalah mengidentifikasi masalah dengan jelas. Ini melibatkan pengamatan dan pengumpulan informasi untuk memahami masalah yang ada.

Di perusahaan, analisis laporan kinerja, survei karyawan, dan umpan balik pelanggan dapat memberikan wawasan. Teknik problem-solving yang berguna termasuk flowchart untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang diharapkan dalam suatu proses. Selain itu, diagram cause and effect dapat membantu mendefinisikan dan menganalisis akar penyebab masalah

2. Tentukan konteks masalah

Selanjutnya, tentukan konteks atau latar belakang masalah. Ini termasuk pemahaman tentang faktor-faktor yang mempengaruhi masalah, seperti kebijakan perusahaan, budaya organisasi, atau kondisi pasar.

Dengan memahami konteks, tim dapat menilai dampak masalah dan membuat keputusan yang lebih baik. Pertanyaan yang perlu dipertimbangkan dalam tahap ini antara lain:

• Apa faktor eksternal atau internal yang mungkin mempengaruhi masalah?
• Bagaimana situasi saat ini berkontribusi pada masalah yang ada?

3. Mengeksplorasi berbagai strategi yang diperlukan

Tim mulai mencari solusi untuk masalah yang telah diidentifikasi dengan mempertimbangkan berbagai alternatif. Setelah menentukan model “apa yang seharusnya”, standar ini menjadi dasar untuk mengembangkan peta jalan dalam mengeksplorasi alternatif.

Banyak solusi alternatif harus dihasilkan sebelum evaluasi akhir. Kesalahan umum adalah memilih solusi pertama yang diterima, meskipun bukan yang terbaik, sehingga potensi untuk belajar hal baru dan meningkatkan proses pemecahan masalah hilang.

4. Bertindak berdasarkan solusi terbaik

Setelah mengeksplorasi berbagai solusi, tim harus memilih solusi yang paling efektif dan layak untuk diimplementasikan. Langkah ini mencakup merancang rencana tindakan, mengalokasikan sumber daya, dan menetapkan tanggung jawab.

Pelaksanaan solusi harus dilakukan dengan hati-hati. Ini penting agar semua langkah yang direncanakan dapat diikuti dengan baik.

5. Periksa kembali dan pelajari

Setelah solusi diterapkan, penting untuk memeriksa kembali hasilnya. Tim perlu mengumpulkan data untuk memastikan apakah solusi tersebut berhasil menyelesaikan masalah.

Jika solusi gagal, tim harus menganalisis penyebabnya dan mencari perbaikan untuk ke depannya. Hasil positif sebaiknya didokumentasikan dan dibagikan kepada anggota tim lain.

Strategi untuk problem solving

Algorithm

Algoritma adalah langkah logis dan terstruktur untuk menyelesaikan masalah. Seperti sebuah aturan, setiap tahap dijalankan secara bertahap hingga solusi ditemukan.

Di perusahaan, algoritma digunakan dalam proses standar seperti pengolahan data atau operasi berulang. Meskipun memakan waktu, algoritma menjamin solusi pasti jika diikuti dengan benar.

Contoh:

Perusahaan menggunakan algoritma untuk memproses data keuangan dalam urutan yang terstruktur. Hasilnya adalah laporan keuangan yang akurat dan terorganisir.

Heuristics

Heuristics adalah pendekatan problem solving yang cepat tetapi kurang terstruktur dibandingkan algoritma. Ini menggunakan “rule of thumb” atau prinsip praktis untuk membuat keputusan secara cepat.

Pendekatan ini cocok saat waktu terbatas atau data tidak lengkap. Namun, heuristics tidak selalu menghasilkan solusi yang tepat, jadi penggunaannya perlu dilakukan dengan hati-hati.

Contoh:

Dalam situasi darurat, manajer penjualan sering mengandalkan pengalaman untuk mengambil keputusan cepat. Mereka menentukan strategi promosi tanpa melakukan analisis mendalam.

Trial and error

Trial and error adalah strategi di mana berbagai solusi dicoba satu per satu hingga solusi yang tepat ditemukan. Metode ini sering digunakan ketika tidak ada solusi pasti sejak awal.

Pendekatan ini cocok untuk inovasi atau eksperimen yang membutuhkan uji coba beberapa opsi. Walaupun memakan waktu, trial and error bisa menghasilkan solusi kreatif dan tak terduga.

Contoh:

Tim pengembangan produk menguji beberapa desain baru. Setelah mencoba, mereka menemukan desain yang paling disukai pelanggan.

Insight

Terkadang, solusi masalah bisa muncul secara tiba-tiba sebagai wawasan mendadak. Anda mungkin sedang menghadapi masalah dalam hubungan atau karier, dan tanpa disadari, solusinya muncul di pikiran Anda.

Wawasan sering terjadi ketika masalah yang dihadapi mirip dengan masalah yang pernah diatasi sebelumnya. Namun, proses mental yang terjadi biasanya tidak disadari sehingga Anda mungkin tidak menyadari hubungannya.

Contoh:

Tim pemasaran menemukan ide kreatif untuk kampanye promosi setelah lama berdiskusi dan tiba-tiba terinspirasi oleh ide dari salah satu anggota tim.

Profil arketipe dalam problem solving

Cheryl Strauss Einhorn adalah pendiri Decisive, perusahaan yang melatih keterampilan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ia menghabiskan tiga dekade mempelajari cara individu membuat keputusan dan mengidentifikasi lima arketipe dalam pengambilan keputusan, yang disebut Problem Solver Profiles (PSP).

Adventurer

Arketipe ini lebih sering mengikuti intuisi dalam membuat keputusan atau dalam problem solving. Mereka optimis dan percaya diri, sehingga melihat masa depan lebih menarik dibandingkan masa kini.

Optimisme ini membantu mereka mengambil keputusan dengan cepat. Namun, hal ini juga bisa membuat penilaian mereka terhadap keputusan menjadi kurang objektif.

Detective

Arketipe ini sangat fokus pada data. Mereka mengumpulkan informasi dengan teliti sebelum membuat keputusan.

Namun, ketertarikan mereka pada data bisa menyebabkan bias confirmation, yaitu hanya memperhatikan informasi yang mendukung pandangan mereka. Meskipun data penting, terlalu fokus dapat membuat mereka melewatkan peluang kolaborasi yang bermanfaat.

Listener

Arketipe listener cenderung meminta masukan dari orang lain. Mereka adalah pembuat keputusan yang kolaboratif dan dapat dipercaya, sehingga cocok bekerja dengan tim.

Namun, mereka kadang menghadapi bias yang membuat sulit untuk mengungkapkan pendapat pribadi. Hal ini juga bisa menghalangi mereka dalam menyampaikan sudut pandang yang berbeda.

Thinker

Seorang dengan arketipe thinker mampu menganalisis jalur dan hasil secara mendalam. Mereka adalah pembuat keputusan yang bijaksana dan berhati-hati, serta tertarik memahami berbagai pilihan.

Namun, keinginan untuk memahami alasan di balik setiap keputusan bisa membuat mereka sulit mengevaluasi setiap opsi secara individual. Hal ini dapat membatasi pandangan mereka, sehingga memengaruhi cara melihat dan memahami masalah.

Visioner

Arketipe visioner bangga melihat peluang yang tidak dilihat oleh orang lain. Mereka kreatif dan orisinil, tetapi sering terjebak dalam keinginan mencari solusi unik, padahal solusi yang lebih sederhana mungkin sudah ada.

Cara mengetahui arketipe Anda

Memahami arketipe dalam problem solving membantu Anda mengenali kekuatan dan tantangan pribadi. Dengan mengetahui arketipe, Anda dapat memilih pendekatan yang tepat dalam situasi berbeda dan berkolaborasi lebih efisien. Berikut beberapa cara untuk mengetahui arketipe problem solving Anda:

1. Refleksi Diri
Merenungkan pengalaman pribadi adalah cara efektif untuk mengenali arketipe Anda. Tanyakan bagaimana Anda biasanya bereaksi saat menghadapi tantangan. Apakah Anda cenderung untuk langsung bertindak, mengumpulkan informasi, atau mendiskusikan masalah dengan tim? Dengan menggali pola ini, Anda dapat memahami arketipe Anda lebih jelas.

2. Minta Feedback dari Rekan
Rekan kerja sering melihat pola perilaku yang mungkin tidak Anda sadari. Mintalah mereka memberi umpan balik tentang cara mereka melihat Anda dalam proses problem solving. Apakah Anda lebih pengambil risiko (Adventurer) atau lebih analitis dan terfokus pada detail (Detective)? Pendapat mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi arketipe dengan lebih objektif.

3. Lakukan Tes Kepribadian atau Kuesioner
Ada berbagai tes dan kuesioner yang dirancang untuk mengidentifikasi gaya problem solving. Tes ini sering memberikan hasil yang mengarah pada arketipe tertentu. Dengan mengikuti tes ini, Anda dapat mendapatkan wawasan sistematis tentang arketipe Anda, apakah Anda seorang Listener yang kolaboratif atau Thinker yang logis.

4. Analisis Situasi Problem Solving Terdahulu
Tinjau kembali situasi problem solving yang Anda alami di masa lalu. Bagaimana Anda menghadapi masalah dalam proyek penting atau situasi krisis? Jika Anda lebih sering menggunakan metode eksperimental (Trial and Error) atau mencari solusi inovatif (Visioner), ini bisa menjadi indikator jelas arketipe Anda.

5. Perhatikan Preferensi dalam Tim
Dalam konteks kerja tim, perhatikan peran Anda. Apakah Anda mengambil inisiatif untuk menyusun solusi, atau lebih suka mendengarkan berbagai sudut pandang? Preferensi Anda sering mengungkapkan arketipe Anda. Mereka yang senang mendengar mungkin adalah Listener, sementara yang langsung menyusun strategi kemungkinan adalah Adventurer atau Visioner.

Rintangan yang harus dihindari dalam problem solving

Dalam problem solving, ada banyak rintangan yang dapat menghambat individu atau tim menemukan solusi efektif. Mengidentifikasi dan mengatasi rintangan ini penting agar pemecahan masalah berjalan lancar. Berikut adalah beberapa rintangan yang harus dihindari:

Asumsi

Kita sering terjebak dalam asumsi yang tidak berdasar tentang masalah. Asumsi ini bisa mengaburkan pandangan dan membatasi kreativitas. Misalnya, seseorang mungkin berasumsi bahwa pelanggan tidak akan menerima perubahan tanpa riset. Penting untuk menantang asumsi ini dan menggantinya dengan data akurat.

Cara Menghindari: 

Cari bukti untuk mendukung asumsi Anda. Lakukan riset atau analisis mendalam sebelum menarik kesimpulan.

Sikap kekakuan

Kekakuan dalam pendekatan pemecahan masalah bisa menjadi rintangan besar. Jika individu atau tim terlalu terikat pada metode tertentu, mereka bisa mengabaikan alternatif yang lebih efektif. Ini dapat membuat solusi menjadi tidak relevan.

Cara Menghindari: 

Dorong budaya fleksibilitas dan terbuka terhadap perubahan. Selalu siap untuk mengevaluasi dan mengadaptasi pendekatan Anda berdasarkan umpan balik.

Informasi yang menyimpang

Saat mencoba menyelesaikan suatu masalah, penting untuk membedakan antara informasi yang relevan dan data yang tidak relevan. Semakin kompleks masalahnya, semakin mudah untuk terfokus pada informasi yang menyesatkan.

Cara Menghindari: 

Pastikan informasi berasal dari sumber tepercaya. Verifikasi data sebelum menggunakannya dalam pengambilan keputusan.

Tidak menggunakan ide alternatif

Ketika individu atau tim terfokus hanya pada satu atau dua solusi, mereka dapat melewatkan peluang untuk eksplorasi ide alternatif yang mungkin lebih baik. Ketidakmampuan untuk mempertimbangkan berbagai opsi dapat membatasi kreativitas dan efektivitas solusi yang dihasilkan.

Cara Menghindari: 

Lakukan sesi brainstorming di mana semua ide diterima tanpa penilaian awal. Ini akan membuka peluang untuk solusi yang lebih inovatif dan efektif.

Kesimpulan

Banyak manajer menghadapi sejumlah tantangan yang sama di dalam organisasi. Dengan merangkul perubahan, Anda dapat meningkatkan kinerja tim dan memperkuat hubungan kerja.

Melalui mengetahui Problem Solver Profiles (PSP), Anda bisa memahami pola pengambilan keputusan. Ini membantu Anda menyesuaikan pendekatan kerja, sehingga tim dapat bersama-sama membuat keputusan yang lebih baik.