Chapter 4: Peran ERP dalam Transformasi Digital

Seperti yang ditunjukkan dalam chapter sebelumnya, ada empat faktor penting dalam kesuksesan transformasi digital:

• Teknologi
• Data
• Proses
• Kemampuan mengubah organisasi

Chapter ini akan membahas mengenai bagian teknologi transformasi digital.

Teknologi untuk transformasi digital

Tak semua teknologi dapat mendukung transformasi digital. Teknologi harus bisa membantu persusahaan dengan cara-cara berikut:

• Mengotomatiskan pekerjaan
• Mengitegrasikan seluruh departemen
• Menyediakan data berharga
• Meningkatkan komunikasi

Mengotomatiskan pekerjaan

Salah satu tujuan untuk transformasi digital adalah meningkatkan produktivitas dengan harapan perusahaan dapat mencapai lebih banyak (klien, kepuasan klien, dan pendapatan) tanpa menambah sumber daya yang kemudian harus dipulihkan oleh perusahaan.

Oleh karena itu, otomatisasi menjadi bagian penting dalam transformasi digital. Tanpanya, karyawan Anda akan terus melakukan kerjaan administratif yang bisa membuat perusahaan menjadi stagnan.

Software akuntansi membantu departemen akuntansi mengelola data dan mengotomatiskan proses pembuatan laporan. Akan tetapi, proses pengambilan data tidak masih dilakukan secara manual. Data akuntansi diambil dari berbagai departemen, dan banyak perusahaan mengumpul data tersebut menggunakan berbagai alat yang harus dimasukkan secara manual ke dalam software.

Proses manual ini memakan banyak waktu dan dapat menimbulkan data yang tidak akurat. Ini bisa disebabkan oleh dua hal:

• Berbagai software digunakan untuk mengumpulkan data dari berbagai departemen (POS, CRM, HRIS) bisa mendapatkan aneka data yang digunakan oleh departemen akuntansi. Hal ini disebabkan karena software digunakan untuk tujuan lain, bukan untuk akuntansi.
• Kesalahan manusia

Mengintegrasikan semua departemen

Seperti yang telah ditunjukkan, teknologi otomat tidak cukup untuk membuat transformasi digital sukses. Tanpa mengintegrasikan semua departemen, perusahaan harus menyiapkan seseorang untuk memadukan semua data. Banyak perusahaan mengutus manajer akuntansi untuk melakukan ini, tetapi ini memberikan banyak masalah karena:

• Memakan banyak waktu. Proses ini melibatkan lebih banyak data dari berbagai departemen, yang mengalihkan perhatian departemen akuntansi dari tugas mereka.
• Meski memakan waktu, aktivitas rekonsiliasi sering tidak memberikan hasil yang diinginkan, karena kualitas data yang tersedia.
• Semua departemen bisa saling menyalahkan, sehingga berdampak ke persatuan dan kultur perusahaan.

Menyediakan data berharga

Meskipun teknologi mengotomasikan pekerjaan dengan adanya integrasi lintas departemen, semua akan sia-sia jika teknologi yang digunakan tidak bisa mengumpulkan data yang berharga.

Kriteria kami mengenai apa yang membuat data berharga adalah:

• Menunjukkan pain point setiap departemen
• Menunjukkan betapa pentingnya memecahkan pain point dalam gambaran besar perusahaan
• Data dapat ditindaklanjuti, yang artinya Anda bisa mengambil tingakan nyata berdasarkan data tersebut

Meningkatkan komunikasi

Seperti yang kami jelaskan di Chapter 3, komunikasi adalah bagian penting dari transformasi digital. Banyak perusahaan gagal karena kurangnya komunikasi. Dengan demikian, sangat penting untuk memiliki teknologi yang mendukung komunikasi di semua departemen.

Apa itu ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software yang digunakan perusahaan untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan operasi bisnis. ERP memiliki banyak modul yang dapat digunakan berbagai departemen, seperti akuntansi, inventaris, purchasing, sales, CRM, HRIS, POS, project management, manufaktur, dan e-Commerce.

Gagasan ERP adalah satu software untuk semua departemen, yang berbeda dengan software bisnis lainnya. Software bisnis lain biasanya hanya fokus pada masalah spesifik di satu departemen. Dengan demikian, yang membedakan ERP adalah integrasi lintas departemen dan analitik data.

	ERP	Software Bisnis Lain
Tujuan	Meningkatkan keuntungan jangka panjang	Meningkatkan produktivitas
User	Pimpinan, manajer, staf	Manajer, staf
Selling Points	Pengotomatisan, integrasi, analitik data	Fitur hemat waktu

Gambar di bawah menunjukkan software bisnis yang sering digunakan di Indonesia.

ERP dalam transformasi digital

ERP adalah teknologi canggih yang bisa digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sedang menjalani transformasi digital. Berikut alasannya:

• ERP mengotomatiskan pekerjaan
• ERP mengintegrasikan semua departemen
• ERP menyediakan data berharga

Baca juga: Mengapa ERP Penting? Cara Kerja, Implementasi, dan Modul Penting

ERP mengotomatiskan pekerjaan

Inefisiensi sering terjadi di berbagai departemen dengan berbagai bentuk maslaah. Kadang-kadang masalah terkait akurasi dan kecepatan data, di lain hari bisa terkait eksekusi dan pemantauan tugas. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan seringkali memerlukan software yang berbeda untuk setiap departemen. Namun, dengan ERP, perusahaan hanya perlu menggunakan satu software untuk mengotomatiskan tugas di seluruh departemen.

Sayangnya, inefisiensi yang terjadi di lintas departemen sering menjadi masalah yang lebih besar bagi perusahaan di Tahap 3 dan seterusnya. Oleh karena itu, integrasi antar departemen menjadi sangat penting dan inilah area di mana ERP menjadi solusi terbaik.

ERP mengintegrasikan semua departemen

Integrasi lintas departemen bisa dibilang menjadi satu-satunya faktor terpenting mengapa perusahaan menggunakan ERP. Dengan menggunakan software yang teringegrasi, proses semua bisnis di setiap departemen bisa otomatis dan optimal. Seperti yang digambarkan di Chapter 3, pengoptimalan menjadi salah satu kunci di transformasi digital.

Oleh karena itu, ERP tidak hanya memangkas waktu pekerjaan administrasi, tetapi juga waktu integrasi data dari berbagai departemen.

Topik berikutnya: kualitas data.

ERP menyediakan data berharga

Untuk memberikan kualitasnya, data harus:

• Akurat
• Lengkap
• Tepat waktu
• Bisa ditindaklanjuti

ERP dapat memberikan Anda data yang berkualitas.

Pertama, ERP langsung mengumpulkan data dari sumber dan menyimpannya di dalam satu tempat, ini mengurangi kesalahan manusia. Data masih bisa saja tidak akurat, karena orang yang memasukkan data masih bisa melakukan kesalahan. Namun, hal tersebut bisa dikurangi jika diberi batasan.

Yang kedua, data dari ERP lebih lengkap dari software lainnya karena data dikumpulkan dari berbagai departemen. Oleh karena itu, pimpinan bisnis bisa melihat gambaran besar perusahaan untuk membuat keputusan lebih baik. Contohnya, jika pimpinan sebuah bisnis mendapatkan data dari departemenn sales, marketing, akuntansi, operasi, dan HR, mereka bisa menilai departemen mana yang bisa memberikan dampak lebih besar pada perusahaan.

Pemimpin bisnis sering kali terlalu fokus pada penjualan atau operasi sehingga tidak dapat melihat gambaran besarnya. Meskipun benar bahwa bidang-bidang tersebut membutuhkan banyak perbaikan, departemen lain juga memerlukan perhatian yang sama.

Jika pimpinan bisnis bisa menyadari ini, mereka harus bisa mengetahui seberapa pentingnya untuk fokus pada aktivitas yang berkelanjutan. Sehingga, perusahaan mereka tidak hanya mengandalkan penjualan dan operasi. Saat mereka melakukan ini, mereka akan sadar bagaimana pentingnya memperkerjakan dan mempertahankan karyawan berharga untuk memastikan keberlanjutan perusahaan. Ini adalah inti dari transformasi digital.

“Mempekerjakan orang-orang hebat serta membangun sistem dan prosedur adalah inti dari transformasi digital“

Ketiga, pengumpulan data dari ERP terjadi dalam real-time. Ini memberikan dua manfaat:

• Proses bisnis berjalan lancar tanpa kelambatan sepanjang semua departemen
• Pemimpin bisnis dapat menganalisis data, menemukan pain point, dan menyediakan solusi secepatnya tanpa menunggu masalah besar untuk terjadi.

Dan yang terakhir, data harus bisa ditindaklanjuti. Tergantung pada kualitas implementasi ERP, data dari sistem tersebut mungkin atau mungkin tidak dapat ditindaklanjuti. Ini akan dijelaskan lebih lanjut di Chapter 5, tetapi rekomendasi kami adalah:

• Perjelas tujuan upaya transformasi digital Anda
• Harus memiliki rencana transformasi yang jelas untuk setiap departemen
• Mencari pelaksana ERP tepercaya yang paham akan kebutuhan dan kekhawatiran Anda, serta keahlian yang tepat. Banyak perusahaan hanya mengalihkan tanggung jawab kepada tim IT mereka, sehingga banyak yang gagal
• Perbarui dan periksa kembali rencana Anda secara berkala. Transformasi digital tidak hanya mempertahankan rencana yang sudah ada. Seringkali, perusahaan mengubah pandangan mereka sebelum, selama, atau bahkan setelah implementasi ERP. Ini hal yang wajar karena melihat masalah perusahaan secara holistik dan mengalami proses langsung akan memberikan perspektif yang berbeda.

Kami juga ingin menambahkan bahwa sebaiknya Anda tidak sepenuhnya mengandalkan konsultan untuk melakukan transformasi digital perusahaan Anda. Sebagai pemimpin bisnis, tidak ada yang lebih memahami perusahaan Anda daripada Anda sendiri. Selain itu, memiliki keterampilan untuk mengubah bisnis secara digital adalah sesuatu yang sangat berharga dan berguna bagi Anda untuk mengembangkan perusahaan Anda ke depan.

Mungkin terdengar sedikit ironis karena Impact adalah konsultan transformasi digital, namun kami percaya bahwa lebih baik bekerja dengan perusahaan yang memiliki tujuan yang jelas dan memahami bahwa transformasi digital membutuhkan upaya dan komitmen yang besar. Kami yakin bahwa dengan cara ini, kami dapat memberikan dampak yang lebih signifikan bagi klien kami.

Lebih lanjut: 3 Fase Implementasi ERP pada Perushaan dan Tips Suksesnya

Eksekusi menjadi kunci

ERP adalah teknologi yang sangat efektif bagi perusahaan yang sedang melakukan transformasi digital. Namun, keberhasilan implementasi ERP sangat bergantung pada kejelasan tujuan, rencana, dan komitmen transformasi digital perusahaan Anda. Meskipun terkadang hal-hal tidak berjalan sesuai rencana, dengan memiliki pola pikir yang tepat dan memilih orang yang tepat, kami yakin Anda akan berhasil dalam menjalankan transformasi digital perusahaan.

Jika setelah membaca Chapter 1-4, Anda masih merasa bingung tentang langkah yang harus diambil, kami sarankan untuk berbicara dengan masing-masing departemen di perusahaan Anda untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang gambaran besar perusahaan Anda. Anda dapat mulai mengumpulkan informasi tentang masalah atau tantangan yang mereka hadapi di dalam perusahaan.

Namun, perlu diingat bahwa setiap departemen akan memberikan sudut pandang yang berbeda berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka. Manajer dan staf di setiap departemen dapat memiliki pendapat yang berbeda meskipun membahas masalah yang sama. Oleh karena itu, disarankan untuk mengumpulkan semua pihak yang terlibat dalam diskusi dan membahas masalah di depan mereka.

Selain itu, solusi yang ditawarkan mungkin tidak terstruktur dan kurang berdampak karena kurangnya data yang lengkap. Oleh karena itu, tugas Anda adalah mengumpulkan informasi tersebut, mengisi kekosongan data, dan merangkum informasi untuk membentuk gambaran besar permasalahan. Hal ini setidaknya akan membantu Anda mengidentifikasi data apa yang kurang dalam proses pengambilan keputusan.

Transformasi bisnis Anda dengan ERP

Kami percaya ada begitu banyak potensi pertumbuhan untuk bisnis di Indonesia jika menerima data, alat, dan panduan yang tepat.

Pelajari Impact ERP