6 Metode Pengukuran Kinerja Gudang dan Tips Memilihnya

Pendahuluan

Manajer gudang pasti menyadari betapa pentingnya mengukur manajemen kinerja gudang. Pengukuran kinerja adalah langkah untuk menyatukan semua proses dan memungkinkan perusahaan untuk melacak tren kinerja, mengukur efisiensi, dan mengungkap potensi permasalahan.

Dalam manajemen kinerja (performance management) gudang, terdapat beberapa cara untuk mengukurnya mulai dari cara tradisional hingga menggunakan beberapa metrik atau KPI pada gudang. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa jenis metode pengukuran kinerja pada gudang.

Pentingnya mengukur kinerja gudang

Mengukur kinerja gudang memungkinkan perusahaan untuk memandang secara holistik mengenai kinerja pergudangan perusahaan dan memastikan seluruh aktivitas berjalan dengan baik. Selain itu, terdapat sejumlah alasan mengapa perusahaan perlu mengukur kinerja dan produktivitas di dalam gudang. Alasan mengukur kinerja gudang karena perusahaan perlu:

• memastikan kepuasan pelanggan;
• memastikan bahwa ada budaya perbaikan terus-menerus dalam operasi;
• menemukan potensi masalah sebelum menjadi masalah besar;
• melatih staf di area yang tepat.

Ketika manajer gudang dapat mengidentifikasi permasalahan pada gudang, maka akan membuat kegiatan evaluasi dan perbaikan lebih mudah dilakukan. Terdapat banyak cara untuk mengukur kinerja manajemen gudang dan inti dari metode-metode tersebut adalah untuk mengukur secara objektif dan mengevaluasi aktivitas gudang.

Baca juga: Apa itu gudang? 12 Alasan Mengapa Gudang Dibutuhkan

Area pengukuran kinerja gudang

Menurut Ackerman (2003), terdapat 4 area yang harus diukur kinerjanya dalam gudang, yaitu:

1. Keandalan; Keandalan mencakup pengiriman tepat waktu, rasio pengisian, dan akurasi.
2. Fleksibilitas; Waktu siklus pesanan merupakan ukuran fleksibilitas terbaik karena mencakup semua aspek proses pesanan pelanggan: bagaimana menangani pesanan pada, apakah kami memiliki stok yang tersedia, seberapa cepat kami dapat memproses pesanan melalui gudang dan, seberapa cepat kami dapat mengirimkan ke pelanggan
3. Biaya; Pengukuran biaya mencakup biaya sebagai persentase penjualan dan produktivitas terhadap jam kerja.
4. Pemanfaatan aset; Pemanfaatan aset akan mencakup penggunaan ruang gudang, Material Handling Equipment (MHE), dan peralatan penyimpanan secara efisien.

Manajemen kinerja adalah istilah luas yang mencakup aspek ekonomi dan operasional secara keseluruhan. Slack et al (2001) menawarkan deskripsi berikut tentang operasi berkinerja tinggi yang ingin dicapai oleh sebagian besar perusahaan:

• Pengoperasian yang berkualitas tinggi tidak membuang waktu atau upaya untuk mengulangi sesuatu, pelanggan juga tidak merasa terganggu oleh layanan yang cacat.
• Pengoperasian yang cepat memastikan perputaran pesanan yang cepat.
• Operasi yang dapat diandalkan untuk memberikan persis seperti yang direncanakan.
• Operasi yang fleksibel beradaptasi dengan keadaan yang berubah dengan cepat dan tanpa mengganggu sisa operasi.
• Operasi berbiaya rendah menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi serta memungkinkan perusahaan untuk menjual produk mereka dengan harga yang kompetitif.

Hal utama yang harus dipahami adalah bahwa dalam hal ukuran kinerja, Anda perlu memantau kinerja berdasarkan kriteria yang penting bagi pelanggan dan memantau kinerja terhadap kriteria yang penting bagi Anda (biaya).

Seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut, bidang yang berbeda memiliki ide yang berbeda tentang apa yang penting dalam pengukuran kinerja. Angka tersebut menggambarkan Key Performance Indicator (KPI) mana yang penting bagi ritel dan mana yang penting bagi penyedia layanan logistik pihak ketiga mereka.

Inti dari pengukuran manajemen kinerja adalah pencatatan dan analisis waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap penanganan di dalam gudang. Saat mengukur aktivitas ini, Anda juga perlu memperhitungkan hal-hal berikut:

• waktu persiapan (pengumpulan, peralatan, palet, dokumen);
• faktor manusia (keterampilan, motivasi, kelelahan);
• faktor mekanis (penggantian baterai, penggantian attachment, pengisian bahan bakar);
• faktor operasional (sistem lokasi, penempatan produk, kemacetan).

Tips memilih metode pengukuran kinerja gudang

Saat ini terdapat banyak metode pengukuran manajemen kinerja gudang dengan berbagai keunggulannya masing-masing. Setiap perusahaan akan memiliki prioritas yang berbeda, basis pelanggan yang berbeda, dan metode operasi yang berbeda. Untuk memilih tindakan yang paling tepat, Anda perlu melakukan hal berikut:

• Pahami bisnis Anda dan strateginya.
• Tentukan tujuan.
• Pahami KPI mana yang mungkin membantu dalam mencapai tujuan.
• Menyelaraskan KPI dengan orang di dalam perusahaan.
• Pastikan bahwa setiap orang bekerja untuk mencapai target.
• Jika target tidak tercapai, analisis alasannya dan perkenalkan proses untuk memungkinkan pencapaian.
• Jika targetnya tidak realistis, ganti saja.

Tugas pertama dalam setiap sistem pengukuran kinerja adalah memahami visi perusahaan dan bagaimana departemen Anda dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Terlalu sering kepala departemen menghasilkan ukuran kinerja utama yang nyaman bagi mereka dan yang mudah dicapai tetapi tidak selaras dengan visi perusahaan dan jarang menarik bagi manajer senior.

Tindakan yang Anda pilih harus SMART. Artinya, mereka harus:

• Specific. Tujuan harus menentukan apa yang ingin mereka capai.
• Measurable. Dapatkah Anda mengukur apakah Anda memenuhi target atau tidak?
• Achievable. Apakah target yang Anda tetapkan dapat dicapai?
• Realistis. Bisakah Anda secara realistis mencapai target dengan sumber daya yang Anda miliki?
• Timely. Apakah skala waktu realistis dan seberapa sering Anda mengukur? Anda perlu memastikan bahwa data yang dikumpulkan akurat.

Moseley (2004) dan Vitasek (2004) menyarankan bahwa ketika memperkenalkan KPI, Anda harus:

• menggunakan terminologi yang dipahami staf dan bermakna bagi mereka;
• memahami apa yang perlu dilakukan staf untuk meningkatkan layanan atau mengurangi biaya seperti yang diidentifikasi oleh KPI;
• coba gunakan KPI industri umum sehingga Anda dapat membandingkan operasi Anda sendiri dengan rekan;
• meninjau data secara teratur dan mencari tren tertentu;
• tidak bereaksi berlebihan terhadap titik data tertentu;
• hanya perkenalkan tindakan yang Anda tahu dapat diterapkan dan ukur;
• hanya perkenalkan metrik hemat biaya, yaitu memastikan bahwa Anda tidak perlu mengeluarkan biaya lebih banyak untuk mengelola daripada kemungkinan penghematan yang Anda lakukan;
• hanya perkenalkan tindakan yang Anda tahu dapat ubah;
• tidak mengukur apa yang tidak akan atau tidak dapat ubah;
• terlihat menggunakan data; tidak ada yang lebih membuat frustasi daripada mengumpulkan data yang tidak digunakan.

6 metode pengukuran kinerja gudang

Dalam mengukur kinerja manajemen gudang, terdapat 6 jenis metode pengukuran yang dapat dipilih oleh perusahaan berdasarkan kebutuhan. Berikut penjelasan masing-masing jenis pengukuran kinerja gudang:

Pengukuran produktivitas tradisional

Terdapat banyak ukuran produktivitas tradisional yang digunakan di gudang saat ini. Pengukuran kinerja gudang tradisional dikelompokkan menjadi empat jenis yaitu:

1. Pengukuran tradisional berdasarkan pemanfaatan waktu kerja, ruang, dan peralatan

• Pemanfaatan jam kerja. Pengukuran ini melihat penggunaan jam tenaga kerja di dalam gudang berdasarkan jumlah total jam tenaga kerja yang tersedia untuk bekerja pada shift, hari atau bahkan minggu tertentu. Jam-jam ini tidak termasuk istirahat.

• Pemanfaatan area gudang. Ini dapat diukur dengan berbagai cara, termasuk mengukur kapasitas kubik gudang. Sebagai alternatif, perusahaan dapat mengukur jumlah lokasi palet yang digunakan terhadap total lokasi yang memungkinkan.

• Pemanfaatan Material Handling Equipment (MHE)

2. Pengukuran tradisional berdasarkan biaya

Dalam istilah keuangan, ukuran biaya adalah persentase penjualan dan biaya per pesanan yang dikirim. Ini dihitung sebagai berikut:

• Biaya sebagai persentase penjualan

• Biaya per pesanan dikirim

3. Pengukuran tradisional berdasarkan ukuran produktivitas

• Unit picked per jam

• Waktu dock-to-stock. Ini adalah waktu yang diambil dari kedatangan kendaraan di teluk penerima hingga visibilitas stok di sistem

4. Pengukuran tradisional berdasarkan ukuran layanan pelanggan

• Akurasi pesanan

• Pengiriman tepat waktu

Metrik kinerja baru

Salah satu ukuran paling umum di Inggris saat ini adalah OTIF (on time and in full). Metrik tersebut kemudian dikombinasikan dengan metrik pesanan sempurna sebagai metrik layanan pelanggan paling populer. Selain harus tepat waktu, item juga harus bebas dari kerusakan, memiliki dokumentasi dan label yang benar, dan faktur yang akurat.

Dalam contoh berikut, keempat metrik diukur satu per satu dan kemudian dikalikan untuk menghasilkan persentase urutan yang sempurna:

• Pengiriman on-time = 97%
• Pengiriman in full = 98,5%
• Bebas kerusakan = 99,5%
• Dokumentasi, pelabelan, dan penagihan yang akurat = 98%

Oleh karena itu, metrik pesanan yang sempurna adalah 97% × 98,5% × 99,5% × 98% = 93,2%. Namun dalam hal OTIF, kami mendapatkan hasil 95,5% (97% × 98,5%). Selain itu, pengukuran gudang terbaru juga memuat pengukuran inventaris. Berikut beberapa hal yang harus diukur dalam inventaris:

Stock cover dalam hitungan hari

Dapat dihitung dengan membagi tingkat stok saat ini dengan total penjualan tahunan dan mengalikan dengan 365. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan jumlah aktual unit dalam stok atau nilai stok. Ini memberitahu kita tentang berapa stok yang kita miliki untuk berapa hari.

Misalnya, pada tabel berikut kita dapat melihat bahwa kode produk 99172100 memiliki stok selama dua setengah tahun di gudang. Sedangkan kode produk 90152100 hanya memiliki stok lima hari di gudang.

Stok berjalan (stock turn)

Dapat dihitung dengan membagi jumlah total unit yang terjual dengan jumlah rata-rata unit yang tersedia. Misalnya, pada sebelumnya, produk 90132100 memiliki perputaran saham delapan, yang masuk akal, sedangkan kode produk 99172100 memiliki perputaran saham 0,4, yang berarti bahwa perputaran saham kurang dari sekali per tahun.

Perhitungan ini dapat digunakan untuk menentukan kebijakan pemesanan stok dan juga apakah sebagian stok harus dikembalikan ke produsen, dibuang, atau melakukan kampanye penjualan.

Akurasi stok/persediaan

Contoh lain dari ukuran inventaris termasuk akurasi stok. Apakah stok dihitung sekali, dua kali setahun atau setiap hari dengan penghitungan siklus atau persediaan perpetual, akurasi stok merupakan ukuran yang penting. Semakin akurat stok, semakin besar kemungkinan Anda memenuhi pesanan dengan benar dan meningkatkan efisiensi.

Langkah-langkah pengukurannya yaitu sebagai berikut:

• Persentase lokasi akurat stok = (jumlah lokasi yang benar ÷ jumlah lokasi yang dihitung) × 100
• Ketepatan stock line = (jumlah baris benar yang dihitung ÷ total jumlah baris yang dihitung) × 100
• Keakuratan stock unit = (kuantitas aktual menurut SKU ÷ kuantitas yang diharapkan menurut SKU) × 100

Kerusakan inventaris

Mengukur jumlah kerusakan yang disebabkan di dalam gudang. Hal ini dapat diukur dengan membagi jumlah barang rusak dengan jumlah barang yang diproses melalui gudang. Itu juga dapat diukur dalam istilah moneter:

Hard and soft measures

Bentuk pengukuran di atas disebut sebagai pengukuran keras (hard measures) yaitu relatif mudah diukur, dapat diukur, dan tidak terlalu ambigu. Sebaliknya, pengukuran lunak (soft measures) adalah pengukuran yang berhubungan dengan atribut tidak berwujud.

Contohnya adalah kepuasan pelanggan dengan ketepatan pengiriman. Pengukuran lunak bagus untuk mengukur perubahan yang dirasakan dan seringkali akan memberikan gambaran kesuksesan yang lebih lengkap dibandingkan dengan pengukuran keras yang terfokus secara sempit.

Pengukuran lunak itu sulit, tetapi bukan tidak mungkin, untuk didefinisikan dan diukur. Misalnya, survei melalui kuesioner dapat digunakan untuk menilai beberapa aspek kepuasan pengguna, misalnya pada skala 1 sampai 10. Survei dapat diulang pada interval yang sesuai untuk memeriksa perubahan layanan yang dirasakan.

Penelitian oleh Landrum et al (2009) telah menunjukkan kehandalan dan daya tanggap menjadi faktor yang paling penting untuk kualitas layanan. Faktor keandalan meliputi hal-hal berikut:

• menyediakan layanan seperti yang dijanjikan;
• keandalan dalam menangani masalah layanan pelanggan;
• melakukan layanan dengan benar saat pertama kali;
• menyediakan layanan pada waktu yang dijanjikan;
• mempertahankan catatan bebas kesalahan.

Model terintegrasi

Model kinerja terintegrasi adalah perpaduan antara data kinerja aktual dan persepsi pelanggan. Data dikumpulkan dari laporan kinerja aktual dan dari kuesioner yang dikirim ke pelanggan secara teratur.

Penilaian aktual juga diberikan berdasarkan hasil survei dan kinerja aktual, yang selanjutnya menghasilkan skor aktual. Area yang berkinerja buruk terhadap target disorot menggunakan model merah, kuning, dan hijau. Area merah adalah area yang membutuhkan perhatian.

Dalam segala bentuk pengukuran kinerja, Anda perlu memastikan bahwa tindakan Anda selaras dengan persyaratan dan harapan pelanggan. Misalnya, pengiriman 100 persen dari apa yang tersedia dari gudang tidak selalu sama dengan jumlah yang dipesan oleh pelanggan.

Tolok ukur (benchmarking)

Benchmarking adalah proses membandingkan kinerja perusahaan dengan operasi perusahaan lain, atau operasi dalam perusahaan yang sama, mengidentifikasi operasi berkinerja tinggi atau terbaik di kelasnya dan mempelajari apa yang mereka lakukan yang memungkinkan mereka mencapai tingkat kinerja tinggi tersebut.

Benchmarking memungkinkan perusahaan untuk:

• memahami kinerja sendiri;
• mengidentifikasi segala kekurangan;
• temukan apa yang orang lain lakukan dengan lebih baik;
• mengidentifikasi target kinerja yang dapat ditunjukkan untuk dapat dicapai;
• mempercepat dan mengelola perubahan;
•  meningkatkan proses;
• memahami apa praktik terbaik.

Prinsip benchmarking adalah kolaborasi, kerahasiaan, nilai, fleksibilitas, kejujuran, keterbukaan, dan reputasi. Salah satu metode potensial untuk memastikan kerahasiaan dan anonimitas adalah dengan memanfaatkan pihak ketiga seperti grup tolok ukur, konsultan, atau universitas.

Kartu skor berimbang (balance scorecard)

Balanced scorecard, yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton (1996) adalah metode pencatatan kinerja yang melihat sejumlah dimensi seperti keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan pengembangan staf dan inovasi.

Setiap ukuran akan memiliki tujuan dan target yang diukur terhadap kinerja aktual. Memperkenalkan pendekatan balanced scorecard harus menghasilkan proses yang lebih baik, tim yang termotivasi, kepuasan pelanggan yang meningkat, dan komunikasi yang lebih baik.

Baca juga: Manajer Gudang: Peran, Kriteria dan 10 Tantangan Utamanya

Kesimpulan

Pengukuran manajemen kinerja adalah adalah kunci untuk menjalankan operasi yang efisien. Namun, langkah-langkah tersebut harus SMART dan selaras dengan visi strategis perusahaan.

Satu poin penting untuk diperhatikan adalah bahwa KPI tradisional melaporkan status operasi atau langkah dalam proses pada titik waktu tertentu. Mereka berguna dalam membandingkan kinerja dari waktu ke waktu, tetapi situasi berubah dengan cepat dan target serta tindakan perlu berubah seiring dengan perubahan lingkungan.

Ada banyak ukuran kinerja yang terkait dengan operasi gudang seperti yang telah dijelaskan di atas. Namun, Anda sebaiknya hanya mengukur area yang penting bagi pelanggan dan perusahaan Anda.

Referensi

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.