7 Langkah Pemrosesan Payroll & Cara Memperbaiki Kesalahannya

Di antara tanggung jawab yang diberikan kepada human resources, penggajian adalah salah satu yang paling berpengaruh terhadap budaya sekaligus keberhasilan perusahaan. Namun, ketika orang berpikir tentang elemen yang menentukan budaya perusahaan, penggajian biasanya diabaikan.

Kompensasi sering dianggap remeh. Karyawan sekedar menganggap pemberi kerja akan membayar jumlah yang disepakati, tepat waktu, untuk pekerjaan yang mereka lakukan, dan pemberi kerja juga menganggap mereka akan melakukan hal yang sama.

Tidak sesederhana itu, payroll bukan hanya penting untuk alasan hukum tetapi merupakan inti dari hubungan perusahaan dengan karyawan.

Setiap periode pembayaran, karyawan mengirimkan lembar waktu mereka untuk mendapatkan persetujuan atau verifikasi dari manajer terkait. Setelah lembar waktu disetujui, dikirim ke bagian human resources atau melalui software untuk menghitung jumlah total jam kerja reguler dan lembur. Total ini dibentuk menjadi laporan yang dikirim ke bagian penggajian untuk diproses.

Apa itu Penggajian/Payroll?

Penggajian atau payroll adalah keseluruhan proses yang dijalankan perusahaan untuk mendistribusikan uang kepada karyawan, pemerintah, dan banyak penerima lainnya atas nama karyawan dan perusahaan itu sendiri.

Gaji dan Slip Gaji

Penggajian pastinya akan mengeluarkan pula slip gaji. Banyak perhitungan yang tertera dalam slip gaji selain hanya nominal upah per jam untuk karyawan. Penggajian termasuk penghitungan lembur dan gaji hari libur secara akurat. Payroll juga bertanggung jawab melaporkan pengumpulan dan pembagian tip, pemberian bonus dan komisi, serta reimbursement.

Pemotongan dan Pembayaran Pajak

Bagian besar dari tugas payroll adalah memotong pajak dari gaji karyawan dan mengurangi premi dan kontribusi ke akun tunjangan lainnya. Formulir pajak khusus karyawan memungkinkan administrator penggajian untuk menghitung dan memotong jumlah yang tepat dari pajak pendapatan negara atau pajak penghasilan karyawan.

Pensiun dan Perawatan Kesehatan

Pengurangan gaji juga merupakan cara perusahaan untuk membayar premi tunjangan kesehatan, memungkinkan karyawan untuk berkontribusi pada dana kesehatan dan pensiun, dan membayar kebutuhan lain seperti iuran serikat pekerja.

Di Indonesia, karyawan yang mengikuti program BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan melalui perusahaan akan dipotong sekian dari persen gajinya untuk pembayaran.

Pencatatan

Salah satu kekhawatiran terbesar penggajian adalah pencatatan yang akurat. Setiap pembayaran kepada karyawan, setiap pemotongan dari gaji, setiap kontribusi dan penarikan, setiap pemotongan dan pembayaran pajak harus dilacak dan diatur agar tidak terjadi perselisihan oleh karyawan atau menyangkut pihak eksternal.

Apa yang Dilakukan Payroll Specialist?

Payroll specialist adalah seseorang yang tugasnya berfokus pada tanggung jawab penggajian, kinerja penggajian, dan hal-hal terkait payroll dalam suatu perusahaan. Mereka biasanya bertanggung jawab untuk memproses payroll, baik untuk seluruh perusahaan atau hanya untuk satu departemen dalam sebuah perusahaan besar.

Di perusahaan yang lebih kecil, mereka biasanya memikul lebih banyak tanggung jawab pekerjaan daripada hanya menjalankan payroll.

Idealnya, mereka melapor kepada direktur human resources dan berkolaborasi dengan berbagai anggota tim dan manajer human resources lainnya untuk melakukan pekerjaan mereka, tetapi mereka mungkin kekurangan dukungan dari departemen human resources yang berkembang sepenuhnya.

Dalam perusahaan yang lebih besar, payroll specialist dapat bekerja sama dengan penyedia payroll atau menjadi bagian dari departemen payroll, bekerja dengan spesialis lain yang melapor ke manajer atau direktur payroll.

Adapun tanggung jawab dari payroll specialist sebagai berikut:

• Memverifikasi karyawan baru
• Memberhentikan karyawan
• Memverifikasi pengurangan benefit
• Memverifikasi perubahan gaji/tingkat
• Memproses penggajian dan/atau pembayaran khusus
• Mendistribusikan slip gaji
• Mengirim pengingat absensi kepada karyawan
• Meninjau lembar waktu/kerja dengan human resources untuk menyelesaikan masalah waktu
• Pencatatan

Menurut Glassdoor, payroll specialist tidak selalu harus akuntan. Namun, banyak perusahaan lebih suka mempekerjakan kandidat dengan gelar sarjana atau pascasarjana di bidang akuntansi atau administrasi bisnis untuk mengisi peran tersebut, tidak ada gelar khusus payroll.

Yang dibutuhkan hanyalah ijazah sekolah menengah, keterampilan komputasi yang kuat, dan pengetahuan mendalam tentang undang-undang perpajakan, undang-undang pengupahan, dan prosedur penggajian. Dengan atau tanpa gelar terkait, beberapa kandidat dapat mencari pelatihan atau sertifikasi tambahan dari sejumlah program yang melayani pasar payroll.

Empat dari sertifikasi terkait penggajian yang lebih terkenal meliputi:

• Professional Bookkeeper
• Fundamental Payroll Certification
• Certified Payroll Specialist
• Certified Payroll Professional

Langkah-langkah Proses Penggajian/Payroll

Dari awal hingga akhir, pemrosesan payroll melibatkan pengaturan bisnis sebagai entitas pembayar pajak di mata pemerintah dan mengumpulkan informasi karyawan, setelah itu perusahaan dapat mulai menghitung gaji mereka, mendistribusikan dana tambahan seperti pembayaran pajak dan tunjangan, mengeluarkan slip gaji, dan menyelesaikan proses penggajian dengan pencatatan.

1. Memilih Metode Pemrosesan dan Pembayaran Gaji

Pada dasarnya ada dua metode untuk memproses payroll: melakukannya sendiri atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga.

Nyatanya, cara yang lebih baik untuk melihat proses payroll adalah dengan skala geser, dengan salah satu ujungnya adalah penggajian manual yang diproses sendiri oleh administrator payroll, dan ujung lainnya adalah layanan akuntansi atau akuntan independen yang dipekerjakan untuk menangani penggajian.

Penggajian/Payroll Manual

Penggajian yang sepenuhnya manual adalah cara yang paling memakan waktu untuk memproses payroll, tetapi faktanya melibatkan sedikit atau tidak ada investasi awal, hal ini sering kali menjadi metode yang dipilih oleh banyak bisnis kecil.

Tanggung jawab dapat jatuh pada satu administrator human resources atau pemegang buku untuk mengumpulkan informasi karyawan, memelihara database dalam spreadsheet atau dokumen kertas, melakukan perhitungan upah dan lembur, memotong pembayaran pajak dan tunjangan, mengeluarkan slip, membayar pajak, dan menyimpan catatan.

Mereka juga harus tetap up to date pada perubahan aturan dan peraturan yang diperlukan untuk tetap sesuai dengan pemerintah negara.

Software Payroll (Layanan Mandiri)

Di antara payroll yang sepenuhnya manual dan akuntansi yang sepenuhnya dialihdayakan terdapat software payroll yang berdiri sendiri. Software payroll yang berdiri sendiri merupakan peningkatan dari pemrosesan penggajian yang sepenuhnya manual karena, tidak seperti spreadsheet, ini dibuat khusus untuk payroll.

Hal ini umumnya berarti terdapat beberapa otomatisasi tugas payroll berulang, integrasi dengan sistem lainnya, dan mungkin termasuk database bawaan dari fungsi khusus payroll seperti rumus perhitungan lembur dan tarif pajak.

Impact menjadi salah satu software ERP yang dapat mengotomatiskan tidak hanya proses payroll, namun juga keseluruhan proses employee life cycle seperti onboarding, offboarding, appraisal, feedback, dan lainnya.  Pada modul payroll Impact, terdapat fitur perhitungan pajak, penggajian, lembur, bonus di dalam satu software ERP.

Baca juga: Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP

Penyedia Penggajian/Payroll yang Didukung Software

Meskipun kedengarannya boros, penyedia software payroll adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan terlepas dari ukuran perusahaan. Penyedia software payroll adalah agen pihak ketiga yang berspesialisasi dalam aspek penggajian yang lebih kompleks dan memakan waktu, seperti mengajukan pajak, mengelola tunjangan, melacak waktu dan kehadiran, dan banyak lagi.

Payroll provider umumnya menyediakan software sebagai bagian dari paket layanan mereka untuk memfasilitasi transfer data antara pelanggan dan agensi; software tersebut dapat berintegrasi dengan sistem human resources lainnya, atau payroll provider bahkan dapat bermitra dengan penyedia HRIS untuk membuat paket human resources dan payroll all-in-one.

Layanan Akuntansi Pihak Ketiga

Di ujung lain spektrum dari penggajian yang sepenuhnya manual adalah penggajian yang dialihdayakan kepada layanan akuntansi pihak ketiga. Bentuk pemrosesan penggajian ini seringkali yang paling mahal, tetapi sebagai gantinya, layanan ini membutuhkan usaha dan keterlibatan yang paling sedikit.

Layanan akuntansi pihak ketiga akan sering menawarkan layanan payroll yang lengkap seperti manajemen tunjangan, perekrutan, orientasi, pelatihan budaya perusahaan, penegakan kebijakan, dan offboarding.

Mengapa Software Payroll Sangat Penting

Apakah perusahaan memilih untuk melayani sendiri proses payroll atau meminta beberapa bentuk bantuan eksternal dalam bentuk penyedia, software hampir pasti akan diperhitungkan.

Software payroll adalah penghubung utama antara perusahaan dan payroll provider karena mereka tidak harus menangani setiap aspek penggajian dari awal hingga akhir.

Kecuali jika perusahaan mempekerjakan akuntan, seseorang di perusahaan yang kemungkinan akan bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi pajak karyawan, melacak jam dan persetujuan timesheet, dan memberikan informasi tentang upah, gaji, liburan waktu, dan manfaat.

Software payroll memudahkan staf internal untuk mengumpulkan, mengatur, dan mengirimkan semua informasi yang diperlukan, dan biasanya juga menyertakan laporan dan dasbor yang berguna untuk melacak proses penggajian.

2. Mengumpulkan Informasi Karyawan

Untuk membayar karyawan dengan benar, perusahaan memerlukan semua informasi pribadi mereka. Berikut daftar lengkap informasi yang harus dikumpulkan untuk setiap karyawan:

• Nama dan Alamat Lengkap
• Status Kepegawaian Karyawan
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Status Pernikahan dan Jumlah Tanggungan
• Jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)
• Jumlah Gaji
• Jumlah Hari atau Jam Kerja
• Nomor Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
• Jumlah Komisi atau Bonus
• Jumlah Cuti, Libur, Izin, atau Sakit
• Jumlah Potongan Manfaat yang Dipilih
• Informasi Rekening Bank

Menggunakan software payroll memudahkan untuk mengelola semua informasi ini untuk setiap karyawan. Beberapa software bahkan menyediakan layanan mandiri untuk karyawan sehingga karyawan dapat terus memperbarui informasinya tanpa payroll specialist harus terus memperbarui sistem penggajian.

3. Menentukan Jadwal dan Metode Penggajian/Payroll

Jadwal Penggajian/Payroll

Biasanya, sebuah perusahaan membayar karyawannya pada salah satu dari empat periode yang dijadwalkan: bulanan, dua mingguan, setengah bulanan, atau mingguan. Berikut adalah pro dan kontra dari setiap jadwal pembayaran di atas:

• Bulanan (12 hari pembayaran per tahun)Kelebihan: Opsi paling sederhana ini memiliki jumlah penggajian paling sedikit, yang berarti pembayaran tunjangan lebih sedikit. Ini juga lebih murah karena menghemat waktu dalam penggajian.Kekurangan: Biasanya tidak disukai oleh karyawan karena menunggu lama di antara waktu penggajian. Karyawan baru mungkin menunggu dua bulan sebelum dibayar.
• Semi-bulanan (24 hari pembayaran per tahun, biasanya pada tanggal 1 dan 15 setiap bulan)Kelebihan: Jika karyawan digaji, opsi ini lebih sederhana dan lebih murah daripada setengah bulanan berkat tanggal tetap, periode pembayaran lebih sedikit, dan waktu pembayaran tunjangan serta pajak. Ini sering disukai oleh karyawan yang menggunakan pembayaran tagihan otomatis.Kekurangan: Periode pembayaran yang tidak teratur (87 jam) mempersulit pembayaran karyawan per jam, komisi, dan lembur.
• Dua mingguan (26 hari pembayaran per tahun, biasanya dibayar setiap hari Jumat)Kelebihan: Periode pembayaran 80 jam menjadikannya cara yang lebih sederhana untuk membayar karyawan per jam, terutama jika mereka mendapat komisi atau lembur.Kekurangan: Penggajian tidak sejalan dengan tunjangan dan pembayaran pajak dan opsi ini memiliki penggajian paling banyak selain pembayaran mingguan sehingga membuatnya lebih mahal.
• Mingguan (52 hari pembayaran per tahun)Kelebihan: Pilihan yang bagus untuk karyawan yang bekerja dengan jam tidak teratur, seperti pekerja lepas dan staf sesuai permintaan.Kekurangan: Metode yang paling mahal dan memakan waktu bagi perusahaan untuk membayar karyawan.

Metode Penggajian/Payroll

Memilih metode pembayaran mempertimbangkan kenyamanan dan pilihan. Ada tiga metode utama untuk membayarkan gaji karyawan, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri diantaranya:

• Setoran langsung: uang masuk langsung ke rekening bank karyawanKelebihan: nyaman, tanpa kontak, penundaan minimal, transfer uang amanKekurangan: biaya penyiapan mungkin diperlukan, tidak sesuai dengan karyawan yang tidak memiliki rekening bank
• Tunai/Cek: cek kertas cetak atau uang tunaiKelebihan: membutuhkan lebih sedikit penyiapan, mendukung jika perusahaan memang tersedia uang tunaiKekurangan: mencetak cek memerlukan biaya, karyawan lebih rentan terhadap penipuan
• Kartu gaji: alternatif untuk cek kertas di mana kartu fisik diisi dengan dana setiap hari gajianKelebihan: lebih aman daripada cek kertas atau uang tunai, secepat setoran langsung, tidak memerlukan rekening bankKekurangan: kartu fisik bisa hilang, karyawan mungkin tidak mempercayainya

4. Pemotongan dan Penyerahan Pajak Karyawan

Salah satu bagian yang paling terlibat dalam pemrosesan penggajian adalah pemotongan pajak. Perusahaan dan karyawan sama-sama berutang pajak kepada negara yang harus dibayar secara tiap bulannya.

Karena golongan pajak dan faktor individu menentukan utang setiap karyawan, menghitung pemotongan dapat memakan waktu dan rawan kesalahan. Waktu, tenaga, dan tekanan untuk mengajukan pajak dengan benar adalah salah satu alasan utama mengapa banyak perusahaan mengandalkan penyedia layanan payroll.

5. Pemotongan Premi dan Pembayaran Lainnya

Pemberi kerja yang menawarkan tunjangan kepada karyawan penuh waktu mereka juga harus siap untuk membayar tunjangan tersebut dan mengelola kontribusi untuk dana terkait tunjangan, seperti rekening pensiun dan rekening tabungan kesehatan. Itu berarti memotong premi dan kontribusi dari gaji secara bulanan kapanpun pembayaran diperlukan.

Beberapa manfaat yang biasanya memerlukan pengurangan dan pembayaran adalah BPJS Kesehatan, Asuransi Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Tabungan Pensiun, Asuransi Gigi, dan lainnya.

6. Menjalankan Penggajian/Payroll

Menjalankan penggajian melibatkan penggabungan semua topik yang tercakup dalam empat langkah sebelumnya, kemudian mendistribusikan dana ke rekening yang sesuai. Langkah-langkah menjalankan penggajian adalah sebagai berikut:

Langkah 7. Menyimpan Catatan

Menyimpan catatan gaji yang akurat adalah sikap yang bijaksana dari sudut pandang keuangan bisnis. Diperlukan pula segala dokumentasi terjadinya kesalahan dalam proses penggajian untuk perkembangan perusahaan kedepannya.

Mengapa Penggajian/Payroll yang Akurat & Efisien Penting

Kesalahan itu Mahal

Dapatkah Anda membayangkan meminta karyawan membayar kembali uang yang Anda berikan secara tidak sengaja? Bagaimana jika karyawan mengetahui bahwa mereka dibayar rendah selama berbulan-bulan? Kedua situasi tersebut bisa jadi merupakan hasil dari kesalahan akuntansi yang tidak berbahaya dan secara teoritis mudah diperbaiki.

Tetapi pada saat yang sama, tidak sulit untuk melihat seberapa besar kerusakan yang dapat ditimbulkan oleh kesalahan kecil terhadap hubungan perusahaan dengan karyawannya termasuk reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja.

Semua orang membuat kesalahan. Tetapi jika menyangkut kompensasi, seseorang benar-benar tidak dapat menerima ketidakpastian. Faktanya, hanya dibutuhkan dua kesalahan penggajian untuk membuat hampir separuh karyawan mencari pekerjaan baru.

Jika itu tidak cukup untuk membuat Anda takut, ada juga hukuman finansial yang dapat muncul di atas pembayaran yang tertunda dan itu hanyalah salah satu dari sejumlah hukuman finansial yang dapat diakibatkan oleh kesalahan payroll, selain hal-hal seperti biaya pengadilan atau ganti rugi tambahan.

Namun daripada memikirkannya, mari kita bahas lima kesalahan penggajian yang paling umum dan beberapa cara mudah untuk menghindarinya.

Kesalahan Penggajian/Payroll Umum

Salah Mengklasifikasikan Karyawan

Salah satu kesalahan paling umum yang memicu kesalahan penggajian adalah kesalahan klasifikasi karyawan. Saat memasukkan karyawan dengan tingkat gaji atau status kepegawaian yang salah, hal tersebut akan memunculkan serangkaian kesalahan yang akan berakhir dengan kesalahan pembayaran, pemotongan, tunjangan, dan pajak.

Bagaimana memperbaikinya:

Karena ini adalah kesalahan yang paling sering terjadi pada tahap akhir perekrutan, sebaiknya periksa kembali info karyawan baru sebelum menambahkannya ke database payroll.

Dapat juga menambahkan beberapa informasi asuransi yang karyawan tertentu miliki atau ikuti, mengizinkan karyawan mengakses informasi gaji dan kelas pekerjaan mereka sendiri, dan membuat manajer dan karyawan menyetujui bahwa apa yang mereka lihat itu benar.

Karyawan yang Salah Dibayarkan

Membayar karyawan dengan jumlah yang salah merupakan masalah besar. Faktor paling umum yang terlibat dalam kesalahan pembayaran adalah kesalahan klasifikasi yang disebutkan di atas atau masalah lembur, perhitungan pemotongan, atau pembayaran tambahan seperti komisi.

Bagaimana memperbaikinya:

Alasan untuk pembayaran yang salah sangatlah banyak, jadi tidak ada satu solusi untuk perbaikan yang mudah; namun, integrasi menjadi salah satu cara untuk membantu menjamin lebih sedikit kesalahan antar sistem.

Dengan asumsi bahwa telah dimasukkan data gaji, pajak, dan tunjangan karyawan dengan benar ke dalam sistem penggajian terintegrasi berarti perusahaan tidak perlu memasukkannya lagi. Jika menemukan kesalahan pembayaran, segera perbaiki dengan memotong cek atau menambahkannya ke proses penggajian berikutnya.

Melewatkan Batas Waktu Penggajian

Ada banyak langkah yang harus dijalankan dalam mengelola payroll dan itu bisa mengakibatkan proses berjalan lebih lambat dari yang diperkirakan. Melewatkan tenggat waktu penggajian atau pembayaran pajak dapat menyebabkan kekacauan dalam perusahaan dan karyawan pun kehilangan kepercayaannya.

Bagaimana memperbaikinya:

Pilih jadwal pembayaran yang tepat untuk membuat pekerjaan sesederhana mungkin saat membayarkan gaji karyawan. Meluangkan banyak waktu di awal untuk memeriksa kesalahan dan melakukan koreksi sebelum mendistribusikan gaji menjadi hal yang tidak merugikan sama sekali.

Batas Waktu Pajak yang Salah atau Terlewat

Waktu pembayaran pajak akan cukup menegangkan ketika hanya pajak Anda sendiri yang perlu diajukan, apalagi untuk seluruh perusahaan termasuk karyawan di dalamnya. Sangat memungkinkan untuk melewatkan formulir atau membuat kesalahan sehingga diserahkan di waktu jadwal liburan dan timbul masalah anggaran akhir tahun.

Bagaimana memperbaikinya:

Layanan penggajian terbukti membantu mengurus semua formulir pajak dan mengirimkannya tepat waktu dan akurat, sehingga perusahaan dapat menangani banyak hal lain yang perlu diselesaikan saat tahun berakhir.

Gagal Menyimpan Catatan Lengkap

Walau tidak menjadi aturan yang ketat di Indonesia, menyimpan catatan penggajian yang lengkap akan sangat membantu perusahaan kedepannya. Berbagai kesalahan yang diperbuat pada tahun tertentu yang tidak terdokumentasi akan mengakibatkan kemungkinan terjadinya kembali kesalahan tersebut ataupun yang lebih parah dalam proses audit perusahaan oleh pihak eksternal akan terhambat.

Bagaimana memperbaikinya:

Simpan semua catatan yang ada. Tetap teratur, buat cadangan, dan pastikan tempat penyimpanan aman. Ketahui berapa lama dan catatan apa yang perlu disimpan. Catatan akan membantu jika terjadi perselisihan tentang pembayaran sebelumnya kepada karyawan atau agensi jika terjadi audit atau tuntutan hukum.

Kompensasi adalah Landasan Budaya

Penggajian adalah landasan hubungan perusahaan dengan karyawan. Namun, proses payroll tidak mudah, mulus, atau sederhana untuk siapa saja yang memiliki tanggung jawab atas hal tersebut karena mereka adalah manusia yang bisa melakukan kesalahan.

Itulah mengapa perusahaan yang tidak memprioritaskan payroll perlu memahami bahwa berinvestasi dalam hal ini bukanlah sikap membuang uang namun justru sebaliknya. Memberi human resources alat yang tepat, waktu, dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk mengeksekusi penggajian yang sempurna adalah langkah bisnis yang cerdas.