Packing: 5 Langkah dan Praktik Terbaiknya agar Barang Aman

Apa itu packing

Packing, atau pengepakan, merujuk pada proses menyiapkan dan membungkus barang-barang untuk keperluan penyimpanan, transportasi, atau pengiriman. Pengepakan merupakan langkah kedua dalam order fulfillment, tepat setelah proses picking.

Proses pengepakan berlangsung di gudang dan biasanya terdiri dari pemilihan bahan dan wadah yang sesuai untuk mengemas produk. Selain itu, packing juga melibatkan menimbang paket dan memberi label dengan invoice atau slip pengepakan yang relevan untuk memastikan barang tiba di tujuan dengan aman dan dalam kondisi baik.

Fungsi packing

• Perlindungan: Bahan pengepakan seperti bubble wrap, busa, dan kotak kokoh melindungi produk dari benturan, getaran, dan kompresi selama transit dan penanganan. Pengemasan yang tepat juga melindungi barang dari faktor lingkungan seperti kelembapan, debu, dan fluktuasi suhu, yang dapat menyebabkan kerusakan.

• Organisasi: Pengepakan membantu dalam mengkategorikan produk, sehingga memudahkan pelacakan inventaris. Label, kode batang, dan tanda yang jelas pada paket memudahkan identifikasi dan pengambilan barang dengan cepat.

• Handling: Barang yang dikemas dengan benar lebih mudah ditangani dan diangkut. Pembuatan palet, pembungkusan susut, dan pengikatan meningkatkan stabilitas dan kenyamanan selama bongkar muat serta pergerakan.

• Penyimpanan: Bahan pengepakan yang tepat menjaga kualitas dan integritas barang dari waktu ke waktu, memperpanjang umur simpan dan mempertahankan kegunaannya. Barang yang ditata dan dikemas dengan baik mengurangi risiko kecelakaan di fasilitas penyimpanan, sehingga melindungi produk dan personel.

• Kepatuhan: Banyak industri memiliki persyaratan pengemasan khusus untuk memastikan keamanan dan kepatuhan terhadap standar hukum. Pengepakan yang tepat memastikan kepatuhan terhadap peraturan ini, menghindari denda dan masalah hukum.

Manfaat dari packing

• Penghematan Biaya: Dengan mencegah kerusakan produk, bisnis menghemat biaya terkait pengembalian, penggantian, dan perbaikan. Pengepakan yang efisien meminimalkan pemborosan bahan pengepakan dan memaksimalkan jumlah produk yang dapat dikirim dalam satu muatan, sehingga mengurangi biaya pengiriman.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Ketika pelanggan menerima produk dalam kondisi sempurna, hal itu meningkatkan kepercayaan dan kepuasan mereka, menghasilkan bisnis yang berulang dan ulasan positif. Pengepakan berkualitas tinggi mencerminkan perhatian perusahaan terhadap detail dan komitmen terhadap layanan pelanggan, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

• Mempromosikan Brand Identity: Produk yang dikemas dengan baik menciptakan kesan pertama yang positif, memperkuat citra merek sebagai merek yang dapat diandalkan dan profesional. Pengemasan yang disesuaikan dengan elemen merek seperti logo dan warna meningkatkan pengenalan dan visibilitas merek.

• Efisiensi Operasional: Proses pengepakan standar menghasilkan penanganan yang lebih cepat, mengurangi penundaan dan meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan. Pelabelan yang jelas dan pengemasan yang terorganisir mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pemenuhan pesanan, memastikan keakuratan dan efisiensi.

• Memberikan Keamanan: Pengepakan yang tepat mengurangi risiko kecelakaan terkait penanganan material berat atau berbahaya, memastikan lingkungan kerja yang lebih aman. Pengemasan yang aman mencegah kebocoran, tumpahan, atau kontaminasi, melindungi pelanggan dari potensi bahaya dan memastikan keamanan produk.

Packing vs. packaging

Packing dan packaging sering dianggap sama, padahal berbeda. Packing melindungi barang selama pengiriman, sementara packaging berfungsi untuk desain dan informasi. Berikut tabel perbandingannya:

Jenis-jenis packing yang sering digunakan

Primary packing

Primary packing adalah bahan yang bersentuhan langsung dengan produk. Jenis packing ini melindungi dan menjaga kualitas serta keamanan produk dari pabrik hingga konsumen.

Fungsi:

• Perlindungan: Mencegah kontaminasi, kerusakan, atau pembusukan produk.
• Pemeliharaan: Menjaga kualitas dan umur simpan produk.
• Presentasi: Menyediakan informasi, branding, dan menarik bagi konsumen.

Contoh: 

• Botol minuman dari plastik atau kaca.
• Sachet atau bungkus makanan seperti kopi instan atau snack.
• Tube untuk produk kosmetik seperti pasta gigi atau krim.

Secondary packing

Secondary packing adalah lapisan yang mengelompokkan beberapa unit produk kemasan primer. Walaupun tidak bersentuhan langsung dengan produk, pengepakan ini penting untuk penanganan, penyimpanan, dan transportasi.

Fungsi:

• Pengelompokan: Menggabungkan paket utama untuk distribusi dan penyimpanan yang lebih mudah.
• Perlindungan: Menambahkan lapisan perlindungan ekstra selama penanganan dan transportasi.
• Identifikasi: Mempermudah pelabelan, branding, dan pelacakan produk yang dikelompokkan.

Contoh:

• Kotak karton berisi banyak botol atau kaleng.
• Bungkus untuk menyatukan kotak atau produk.
• Tas untuk mengelompokkan paket yang lebih kecil.
• Baki untuk menyimpan dan mengatur produk di lingkungan retail.

Tertiary packing

Tertiary packing adalah lapisan kemasan terluar yang digunakan untuk penanganan dan transportasi massal. Ini dirancang untuk melindungi produk selama pengiriman dan penyimpanan dalam jumlah besar.

Fungsi:

• Bulk Handling: Memfasilitasi pengangkutan produk dalam jumlah besar.
• Perlindungan: Melindungi paket sekunder dari kerusakan selama transit.
• Logistik: Membantu pengorganisasian dan pergerakan barang dalam rantai pasokan.

Contoh:

• Palet untuk menumpuk dan mengangkut banyak karton.
• Kontainer pengiriman untuk barang curah internasional.
• Peti untuk barang berukuran besar atau rapuh.
• Drum untuk cairan atau bubuk curah.

Cara packing barang yang benar

1. Menyiapkan barang dan alat untuk packing

Sediakan bahan packing seperti kardus, bubble wrap, styrofoam, kertas kraft, dan tape. Pilih bahan yang sesuai dengan jenis produk dan tingkat perlindungannya. Gunakan alat seperti gunting, pisau box cutter, dan tape dispenser untuk mempermudah proses packing. Pastikan alat-alat tersebut dalam kondisi baik dan siap digunakan.

2. Memilih jenis packing yang tepat

Pilih jenis packing sesuai dengan karakteristik produk. Untuk barang elektronik, gunakan kotak kardus, sementara kantong plastik cocok untuk barang ringan. 

Pastikan ukuran kemasan tepat. Kemasan yang terlalu besar dapat membuat barang bergerak di dalamnya, sedangkan kemasan yang terlalu kecil bisa merusak barang saat dimasukkan.

3. Menyiapkan produk untuk packing

Bersihkan produk dari debu atau kotoran sebelum dikemas. Produk yang bersih terlihat lebih profesional dan mengurangi risiko kerusakan selama pengiriman. Tambahkan pelindung seperti bubble wrap atau kertas kraft di sekitar produk. Ini memberikan perlindungan tambahan terhadap goncangan dan benturan.

4. Menyusun barang dengan aman dalam kemasan

Tempatkan produk di tengah kemasan untuk memastikan distribusi tekanan yang merata. Hindari meletakkan produk terlalu dekat dengan dinding kemasan. Jika ada ruang kosong, isi dengan bahan pengisi seperti styrofoam atau kertas kraft. Ini mencegah pergerakan produk dan mengurangi risiko kerusakan akibat goncangan.

5. Mengamankan kemasan paket

Gunakan tape yang kuat untuk menutup kemasan secara rapat. Pastikan semua sisi kemasan tertutup dengan baik untuk menghindari kebocoran atau pembukaan yang tidak diinginkan.

Tempelkan label pengiriman paket  dengan jelas di bagian luar kemasan. Pastikan label mudah terbaca dan lengkap dengan informasi pengirim dan penerima.

Baca juga: Delivery Order: Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Best practices untuk packing

Latih tim gudang Anda

Pastikan tim gudang Anda memiliki pengetahuan dan keterampilan yang tepat untuk packing yang efisien. Adakan pelatihan rutin tentang teknik packing, penggunaan alat, dan prosedur keselamatan untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Pelatihan yang konsisten memastikan setiap anggota tim siap menangani berbagai jenis barang dengan cara yang benar.

Perhatikan kualitas packaging barang

Gunakan bahan packaging berkualitas tinggi sesuai dengan jenis produk. Kualitas bahan ini sangat penting untuk melindungi produk dari kerusakan selama pengiriman. Lakukan inspeksi rutin untuk memastikan bahan packaging tidak rusak atau cacat. Memastikan bahan dalam kondisi prima adalah kunci untuk menjaga integritas produk.

Rencanakan rute picking

Rencanakan rute picking yang efisien untuk mengurangi waktu pengambilan barang di gudang. Kelompokkan barang yang sering dipesan bersama untuk mempercepat proses picking dan packing. Dengan merencanakan rute dengan cermat, Anda mengoptimalkan waktu dan tenaga kerja, serta meningkatkan produktivitas keseluruhan.

Artikel terkait: Pahami Faktor Keberhasilan Manajemen Transportasi dan Metriknya yang Perlu Diukur

Gunakan barcode scanning 

Gunakan teknologi barcode scanning untuk mengurangi kesalahan manusia saat packing. Barcode scanning memastikan pelacakan barang yang akurat, sehingga produk yang dikirim sesuai pesanan. Teknologi ini mempercepat proses verifikasi dan meningkatkan akurasi pengiriman.

Tingkatkan efisiensi dengan software

Gunakan software manajemen inventaris untuk memantau stok barang dan mengelola proses packing dengan efisien. Otomatisasi tugas rutin seperti pencetakan label pengiriman dan pengaturan jadwal pengiriman dapat meningkatkan efisiensi operasional. Teknologi ini mengurangi beban kerja manual dan memastikan proses berjalan lancar serta tepat waktu.