Cara Membuat Program Onboarding & Offboarding Karyawan

Onboarding dan offboarding karyawan adalah bagian dari siklus hidup karyawan. Siklus itu dimulai saat kandidat menerima tawaran Anda, dan berakhir pada hari terakhir mereka bekerja untuk perusahaan Anda.

Di antaranya terletak sebagian besar pengalaman karyawan—hubungan dengan rekan kerja, proyek yang dicoba dan diselesaikan, keberhasilan dan kegagalan, kemajuan karir, dan pertumbuhan pribadi. Tetapi seperti halnya hubungan jangka panjang, awal dan akhir memiliki dampak besar pada seluruh pengalaman, termasuk apa yang terjadi setelahnya.

Onboarding dan offboarding karyawan adalah proses penting yang jika dilakukan secara efektif, dapat memberikan nilai yang dapat dibuktikan dan return on investment yang positif. Demikian juga, onboarding dan offboarding karyawan yang tidak efektif dapat membahayakan hampir setiap metrik perusahaan yang terukur.

Onboarding dan offboarding karyawan layak mendapat perhatian khusus dari HR, dengan perencanaan, pelaksanaan, dan analisis yang cermat untuk memastikan keduanya dilakukan dengan benar.

Source: BambooHR, ​​The New Definitive Guide to Onboarding

Apa itu onboarding?

Onboarding bukanlah satu hal; namun merupakan serangkaian acara dan tugas yang dirancang untuk mentransisi kandidat yang dipilih menjadi anggota perusahaan Anda.

Onboarding karyawan dimulai ketika seorang kandidat menerima tawaran Anda. Sementara tugas formal pelatihan karyawan baru dapat diselesaikan dalam beberapa hari atau seminggu. Onboarding hanya bisa berakhir ketika karyawan baru berkontribusi secara penuh berbulan-bulan atau bahkan setahun setelah tanggal perekrutan mereka.

Variabel time-to-contribution adalah petunjuk pertama Anda tentang pentingnya onboarding. Semakin lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk mencapai tingkat kinerja yang diharapkan, semakin lama waktu yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk mengetahui return on investment. Sama halnya, semakin banyak waktu yang dihabiskan karyawan sebelum mereka bekerja secara maksimal, semakin lama mereka harus menghadapi perasaan kekurangan.

Yang pertama adalah hasil keuangan langsung; Yang kedua adalah hasil emosional yang dapat menyebabkan kekecewaan, frustasi, dan pelepasan—yang semuanya dapat menyebabkan hasil finansial dan perusahaan seperti kehilangan kinerja dan pergantian atau turnover yang lebih tinggi.

Hal ini bukan berarti Anda harus terburu-buru pada onboarding. Penelitian menunjukkan bahwa proses onboarding karyawan yang lebih lama, secara statistik, akan bekerja lebih efektif sehingga akan memberikan dampak lebih besar. Banyak penelitian, termasuk penelitian survei BambooHR, menunjukkan bahwa karyawan yang mendapatkan proses onboarding yang efektif lebih unggul daripada mereka yang menerima proses orientasi yang buruk.

Bukan hanya karena waktu mereka untuk berkontribusi lebih singkat, tetapi juga karena onboarding yang lebih baik menghasilkan omset yang lebih rendah, keterlibatan yang lebih tinggi, dan kepuasan kerja yang lebih tinggi, bahkan berbulan-bulan atau bertahun-tahun ke depan.

Source: Urbanbound.com

Pentingnya onboarding bagi karyawan

Pertanyaan pertama yang harus Anda tanyakan adalah, “apa itu pengalaman onboarding yang baik?” Setiap perusahaan, setiap pekerjaan, dan setiap industri akan memiliki proses onboarding yang berbeda. Meskipun begitu, dapat juga dikatakan bahwa setiap elemen dari pengalaman onboarding karyawan yang baik berasal dari satu best practice: peduli dengan karyawan.

Untuk menunjukkan bagaimana kehati-hatian membuat perbedaan dalam pengalaman onboarding karyawan dan mengapa itu penting, mari kita bandingkan dua situasi hipotesis: pertama, pengalaman seorang analis junior yang bergabung dengan perusahaan perbankan investasi besar, dan kedua, pengalaman seorang konselor perkemahan musim panas yang baru direkrut.

Perusahaan Investasi: Pemula

Bayangkan Anda baru saja keluar dari sekolah bisnis dan Anda telah mendapatkan pekerjaan impian di sebuah perusahaan perbankan metropolitan besar. Anda baru saja pindah ke apartemen baru di kota, meskipun Anda sedikit gugup tentang hari pertama, Anda muncul berpakaian untuk menghadapi tantangan. Anda berjalan di pintu, menyapa perwakilan HR, dan diberi setumpuk dokumen saat Anda ditunjukkan ke ruang rapat besar dengan 20 analis baru lainnya.

Anda menghabiskan beberapa hari pertama dengan menonton berjam-jam video perusahaan, membaca buku pegangan tebal, dan mengisi tumpukan formulir. Tidak ada diskusi kelompok atau perkenalan; terserah Anda untuk memperkenalkan diri kepada rekan kerja baru selama jam makan siang atau tidak. Anda ingin mengajukan pertanyaan, tetapi tidak ada sesi tanya jawab. Selain itu, perwakilan HR dipekerjakan sebulan sebelum Anda bekerja, video dan buku pegangan semuanya baru-baru ini dirombak, dan tidak ada yang tahu apa-apa.

Pada akhir minggu, saatnya untuk memulai pekerjaan Anda yang sebenarnya—pekerjaan yang harus dilakukan. Anda muncul tepat waktu (jam delapan, kan?), berjalan menyusuri aula ke area tim Anda, dan … Langsung masuk ke pembaruan eksekutif bulanan, yang telah berlangsung selama satu jam. Setiap wajah menoleh untuk melihat Anda, pemula. Kamu sudah terlambat, dan ini baru hari pertamamu.

Summer camp: All-Aboarding

Sekarang, lupakan bank investasi. Bayangkan sebaliknya Anda baru keluar dari minggu ujian sekolah menengah, liburan musim panas telah dimulai, dan orang tua Anda membuat Anda mendapatkan pekerjaan sebagai konselor di kamp setempat untuk mendapatkan uang sebagai dana kuliah.

Anda kecewa tidak bisa menghabiskan musim panas dengan teman-teman Anda, dan Anda bukan penggemar mengasuh sekelompok anak kecil, jadi Anda muncul pada hari pertama dengan menyeret kaki dan… Anda diberi frisbee, kaos baru (dalam ukuran Anda; mereka mengirimi Anda kuesioner seminggu yang lalu), dan sebuah buku: Zen dan Seni Perawatan Sepeda Motor.

Anda menghabiskan minggu pertama musim panas dengan 20 konselor baru lainnya, mengenal mereka semua saat Anda masuk ke dalam kelompok-kelompok kecil untuk kegiatan pelatihan, tur perkemahan, sesi pembelajaran interaktif, dan sandiwara yang diproduksi oleh konselor senior, beberapa di antaranya telah ada di sana selama beberapa dekade. Pada akhir minggu, Anda kelelahan tetapi bersemangat—jauh lebih dari yang Anda kira.

Anda telah mempelajari semua tentang kamp, pekerjaan Anda, teman-teman baru Anda (maaf, “rekan konselor”), dan bahkan sedikit tentang diri Anda. Ketika Anda muncul pada hari Senin untuk hari pertama perkemahan yang sebenarnya, direktur kamp menyambut Anda dengan nama, memberi Anda kedipan mata dan jabat tangan, dan bertanya apakah Anda siap, atau apakah ada sesuatu yang Anda butuhkan. “Saya lebih dari siap,” Anda menjawab, “Ini akan menjadi musim panas yang hebat.”

Pengalaman vs. pengalaman

Pikirkan tentang persamaan dan perbedaan antara kedua pengalaman onboarding karyawan tersebut, lalu tanyakan pada diri Anda:

• Apa hasil bagi karyawan di kedua pekerjaan tersebut?
• Siapa yang lebih siap untuk sukses?
• Harapan siapa yang terpenuhi atau bahkan terlampaui?
• Bagaimana pengalaman itu akan diterjemahkan ke dalam hasrat mereka untuk bekerja?
• Bagaimana itu akan mempengaruhi kehidupan pribadi mereka?
• Apa kemungkinan mereka merekomendasikan tempat ini kepada teman-teman mereka sebagai tempat yang bagus untuk bekerja?

Kedua perusahaan memiliki kelompok besar karyawan baru. Keduanya memiliki tanggung jawab untuk memberikan pelatihan kerja dan kebijakan. Keduanya memiliki waktu dan kesempatan untuk membuat karyawan baru merasa disambut dan dipersiapkan. Tapi di situlah mereka mulai menyimpang.

Kamp mengulurkan tangan lebih awal, menyingkirkan dokumen; Perusahaan investasi tidak. Kamp tersebut membuat pembelajaran menjadi menarik dan interaktif; perusahaan membuatnya mencolok, tetapi datar. Kamp menghabiskan waktu untuk perkenalan dan melibatkan para veteran dengan pengetahuan bertahun-tahun; perusahaan investasi menghabiskan banyak uang untuk video baru yang keren tetapi meninggalkan admin HR baru sendirian tanpa cadangan apa pun. Dan pada hari pertama, direktur kamp memastikan konselor baru mereka siap sebisa mungkin. Perusahaan, di sisi lain, jelas melemparkan analis baru ke serigala.

Menjadi konselor kamp jauh dari menjadi analis investasi, tetapi itulah intinya: onboarding yang efektif penting bagi setiap karyawan baru dan peran apa pun. Program yang bijaksana, menarik, dan menyeluruh akan memberikan hasil yang lebih baik terlepas dari posisi, industri, atau organisasi yang menyampaikannya.

Siapa yang peduli, akan menang

Apa yang menentukan kualitas pengalaman orientasi karyawan baru? Apakah ini tentang siapa yang memiliki lebih banyak uang, atau lebih banyak waktu, atau lebih banyak informasi untuk dicakup?

Ini tentang siapa yang cukup peduli untuk membuat proses onboarding efektif. Kamp lebih peduli tentang kesuksesan anggota staf baru mereka, dan mereka telah menciptakan proses onboarding yang menunjukkannya: menyenangkan, dan penuh dengan sumber daya hebat yang menciptakan karyawan baru menjadi percaya diri.

Sementara itu, perusahaan melihat karyawan baru sebagai aset. Mereka telah menghabiskan banyak uang untuk program onboarding mereka tetapi hasilnya adalah transisi yang menggelegar dan menghancurkan kepercayaan diri karyawan. Bagaimana hal itu akan berdampak pada perusahaan dan karyawan baru mereka dalam setahun, atau dalam sepuluh tahun?

Peduli adalah pembeda dalam onboarding karyawan, baik itu di bank investasi atau summer camp. Tidak sulit membayangkan bagaimana onboarding mempengaruhi elemen seperti produktivitas, keterlibatan, loyalitas, umur panjang, dan banyak lagi—tetapi ada banyak penelitian yang tersedia. Saat Anda membuat program onboarding untuk perusahaan Anda sendiri, perlu diingat bahwa setiap tahap adalah kesempatan untuk menciptakan karyawan yang loyal.

Membuat program onboarding karyawan

Onboarding dibagi menjadi tiga kategori atau periode umum. Ada tahap pre boarding, yaitu ketika karyawan baru telah menerima tawaran tetapi belum melihat apapun dari perusahaan di luar proses lamaran dan wawancara; tahap pelatihan karyawan baru, yaitu tahap ketika karyawan baru diperkenalkan dengan kebijakan, tunjangan, dan budaya perusahaan; dan tahap terakhir, yaitu tahap yang sedang berlangsung atau “tindak lanjut”, ketika mereka sudah mulai bekerja, tetapi mereka belum sepenuhnya berkontribusi.

Kami telah membuat outline dari beberapa peristiwa dan tugas tertentu yang terkait dengan tiga tahap proses onboarding karyawan. Ini bukan daftar lengkap atau standar; Beberapa elemen ini mungkin tidak ada atau dalam urutan yang berbeda tergantung pada industri atau perusahaan dan kebutuhan onboarding secara spesifik. Dalam kasus onboarding karyawan jarak jauh, akan ada beberapa elemen yang berubah, seperti tur fasilitas, tetapi banyak yang akan tetap sama; mungkin dilakukan melalui panggilan video, bukan secara langsung. Tetapi outline ini adalah awal yang baik bagi siapa pun yang menanyakan elemen apa saja yang harus dicakup saat membuat proses onboarding.

• Tahap Pre Boarding (Minggu sebelum hari pertama)
  – Salam sambutan
  – Dokumen karyawan baru (pemenuhan & manfaat)
  – Dokumen karyawan baru (pendidikan & sosialisasi)
•  
• Pelatihan Karyawan Baru (Minggu pertama)
  – Pelatihan kebijakan
  – Manfaat pelatihan
  – Perkenalan eksekutif & tim
  – Dokumen tambahan
  – Tur fasilitas
• Tahap Berkelanjutan & Tindak Lanjut (Minggu pertama hingga enam bulan)
  – Pelatihan/sertifikasi di tempat kerja
  – Tindak lanjut karyawan baru
  – Tindak lanjut manajer

Beberapa perusahaan mungkin mengikuti struktur yang mirip dengan yang satu ini, sedangkan yang lain mungkin memiliki proses yang jauh berbeda karena persyaratan industri atau filosofi unik tentang cara menyambut dan melatih anggota tim baru. Namun, jika tidak ada proses onboarding formal, seharusnya mudah bagi Anda untuk memulai dengan tahap-tahap di atas dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Waktu yang dibutuhkan untuk onboarding

Tidak ada kerangka waktu yang tepat untuk onboarding karyawan, tetapi ada cara mudah untuk mengetahui onboarding yang sesuai untuk perusahaan Anda: tanyakan kepada karyawan baru Anda. Karyawan baru adalah satu-satunya orang yang menjalani proses onboarding, dan mereka adalah satu-satunya yang memenuhi syarat untuk memberitahu Anda apakah itu efektif atau tidak.

Minta mereka untuk memberikan feedback tentang apa saja yang berjalan dengan baik dan di mana ketika dirasa perusahaan gagal. Tanyakan kepada mereka apakah memiliki cukup waktu untuk mencerna informasi yang Anda berikan, dan apakah mereka merasa pelatihan mereka cukup.

Dan jika dirasa cara ini menghabiskan terlalu banyak waktu untuk onboarding, ingatlah ini: Karyawan di perusahaan dengan program onboarding terpanjang mencapai kecepatan penuh dalam pekerjaan baru mereka sekitar empat bulan lebih cepat daripada karyawan yang memiliki pengalaman onboarding singkat.

Apa itu offboarding karyawan dan kapan terjadinya?

Offboarding adalah semua tindakan yang dianggap perlu dan tepat oleh perusahan untuk memutuskan hubungan pimpinan-karyawan. Ini menempati waktu antara keputusan untuk mengakhiri hubungan kerja dan interaksi terakhir yang dimiliki karyawan dengan pimpinan mereka.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk offboarding?

Seperti onboarding, tidak ada jadwal yang ditetapkan untuk proses offboarding karyawan; namun, kepergian seorang karyawan sering kali menentukan waktu yang dimiliki pimpinan untuk menyelesaikan tugas offboarding.

Apa saja yang perlu dilakukan tergantung oleh sejumlah faktor, termasuk status hubungan, alasan pemutusan hubungan kerja, keinginan perusahaan untuk masa transisi, dan jadwal karyawan yang akan datang. Dalam kasus penghentian sukarela, offboarding dapat berarti dua minggu (tipikal periode pemberitahuan) atau lebih. Dalam kasus penghentian paksa, seluruh proses offboarding dapat terjadi pada hari yang sama ketika keputusan dibuat.

Konsensus umum untuk karyawan offboarding pada situasi yang melibatkan pemutusan hubungan kerja karena alasan tertentu dapat dilakukan semakin cepat maka semakin baik. Hal ini dikarenakan risiko pembalasan atau reaksi emosional atau kekerasan lebih besar dapat terjadi daripada manfaat dari mengumpulkan feedback atau mempersiapkan transisi karyawan. Keinginan untuk meminimalkan risiko dapat diartikan sebagai offboarding yang terjadi tanpa sepengetahuan karyawan sehingga karyawan dapat diberitahu dan dikawal keluar dari tempat secepat mungkin.

Mengapa proses offboarding karyawan penting?

Offboarding sangat penting karena banyak alasan yang sama dengan mengapa onboarding itu penting, diantaranya adalah:

• Offboarding memiliki efek signifikan pada semua orang di perusahaan, dari HR hingga tim dan departemen individu.
• Offboarding melibatkan hasil jangka pendek dan jangka panjang yang dapat mempengaruhi kesehatan dan kinerja perusahaan.
• Offboarding adalah kesempatan untuk memperkuat brand perusahaan Anda dan mendapatkan wawasan tentang perusahaan Anda.

Offboarding juga memiliki dampak yang lebih besar pada karyawan dan pimpinan karena dapat berpengaruh lebih signifikan secara psikologis daripada rutinitas sehari-hari. Offboarding adalah kunci lain dari siklus hidup karyawan, dan hal ini penting.

Pengalaman offboarding karyawan yang buruk dapat membuat karyawan yang terlibat dengan rasa buruk di mulut dan keengganan untuk merekomendasikan tempat kerja mereka sebelumnya; Sebaliknya, pengalaman offboarding yang positif dapat membuat karyawan yang tidak puas—bahkan orang yang secara tidak sengaja diberhentikan—merasa kurang bahagia, lebih optimis tentang masa depan mereka, dan lebih cenderung melihat ke belakang pada waktu mereka di perusahaan Anda.

Jika Anda berpikir bahwa perasaan seseorang tentang perusahaan Anda tidak penting setelah mereka bukan lagi karyawan Anda, pertimbangkan fakta bahwa 40 persen karyawan mengatakan mereka enggan untuk kembali ke perusahaan tempat mereka sebelumnya bekerja, dan 15 persen telah melakukannya di beberapa perusahaan.

Pengusaha juga dapat merasakan dampak offboarding karyawan, terutama pada bagaimana proses dan pengalaman mempengaruhi personel HR, karyawan yang tersisa, dan brand perusahaan mereka. Proses yang baik dapat memberikan wawasan berharga dari karyawan yang pergi, meminimalkan gangguan bagi staf yang tersisa, dan meningkatkan peluang ulasan yang baik atau rekomendasi dari mulut ke mulut.

Disisi lain, proses offboarding yang dilakukan dengan buruk meningkatkan kemungkinan kesalahan dan menambah lebih banyak tekanan pada peristiwa yang sudah membuat stres, efek yang dapat dirasakan di mana-mana mulai dari hilangnya produktivitas hingga kesulitan dalam perekrutan. 83% dari para pencari kerja yang disurvei mengatakan bahwa ulasan karyawan mempengaruhi keputusan mereka untuk melamar, satu ulasan negatif dapat berdampak besar pada upaya perekrutan Anda.

Pada akhirnya, memiliki proses offboarding karyawan yang bijaksana dan konsisten adalah penting karena, dengan atau tanpa proses, selalu ada pengalaman karyawan, dan memiliki proses offboarding adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa pengalaman tersebut bersifat positif.

Membuat program offboarding karyawan

Tugas offboarding terbagi dalam dua kategori: elemen formal dan wajib yang harus terjadi agar perusahaan tetap patuh secara hukum, dan elemen opsional yang termasuk dalam best practice yang direkomendasikan.

Persyaratan hukum untuk offboarding karyawan

Secara hukum, ada sedikit hal yang harus dilakukan perusahaan untuk memutuskan hubungan dengan seorang karyawan. Sebagian besar, itu dirangkum pada dua hal, yaitu:

1. Membayar sisa gaji atau upah yang diperoleh sesuai dengan peraturan negara, yang dapat menentukan kapan dan bagaimana pembayaran akhir dikeluarkan.
2. Komunikasi yang diperlukan tentang benefit seperti asuransi BPJS, atau dana pensiun lainnya. Setiap perusahaan yang menawarkan pertanggungan perawatan kesehatan kelompok diharuskan untuk memberi tahu peserta dan tanggungan mereka tentang hak kelayakan, durasi pertanggungan, harapan pembayaran, dan premi mereka.

Meskipun ada detail tambahan yang terlibat dengan kedua tugas tersebut, seperti pengurangan apa yang diizinkan dan waktu berbagai jenis pembayaran, setiap negara dan wilayah memiliki tugas yang berbeda. Kami merekomendasikan untuk mencari masukan dari pakar hukum di negara Anda untuk memastikan bahwa Anda patuh terhadap hukum.

Best practices: offboarding karyawan

Sebagian besar program offboarding karyawan ditentukan bukan oleh persyaratan hukum, tetapi oleh prioritas dan urusan perusahaan Anda di tiga bidang utama:

Memelihara hubungan

Pemeliharaan hubungan dapat dinyatakan sebagai keinginan perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan yang telah pergi. Cara ini adalah bagian “feel-good” dari offboarding, dan yang paling menyenangkan. Ini juga tempat Anda memiliki kesempatan terbesar untuk mengingatkan karyawan (termasuk mereka yang tetap bergabung) bahwa Anda peduli pada mereka dan menghargai kontribusi yang mereka berikan.

Menjadikan pemeliharaan hubungan sebagai bagian dari proses offboarding karyawan dapat meningkatkan keterlibatan dan loyalitas staf saat ini dan dapat meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan merekomendasikan Anda kepada teman dan kolega sebagai pimpinan yang hebat setelah mereka pergi. Pemeliharaan hubungan bisa berupa hadiah perpisahan, kumpul-kumpul perpisahan, atau sekadar ucapan terima kasih yang tulus dari seorang manajer. Ini semua tentang bagaimana Anda ingin karyawan merasa ketika mereka melihat kembali pengalaman mereka di perusahaan Anda.

Kesehatan perusahaan

Menentukan elemen apa yang harus dimasukkan dalam proses offboarding sering kali bergantung pada kekhawatiran tentang kesehatan perusahaan. Dalam offboarding karyawan, itu berarti meminimalkan gangguan kepergian karyawan dan mendapatkan wawasan yang dapat meningkatkan budaya perusahaan Anda.

Meminimalkan gangguan bisa semudah menjaga offboarding sesingkat mungkin; namun, ini juga merupakan tugas atau pertemuan apa pun yang Anda buat untuk membantu memastikan tidak ada kehilangan produktivitas atau pengetahuan. Tugas-tugas ini, seperti membayangi, mendelegasikan kembali tanggung jawab, dan redistribusi pekerjaan yang ada, sering kali jatuh ke tangan manajer karyawan, itulah sebabnya penting untuk melibatkan manajer dalam program offboarding.

Exit interview juga termasuk dalam kategori kesehatan perusahaan karena menawarkan kesempatan untuk mendapatkan wawasan tentang perusahaan Anda. Namun, exit interview juga melibatkan beberapa risiko (dibahas di bawah), itulah sebabnya beberapa perusahaan memilih untuk melakukannya hanya untuk penghentian sukarela dan yang lain memilih untuk tidak melakukannya sama sekali. Jika Anda memutuskan untuk melakukan exit interview, penting untuk menjalankannya dengan benar untuk mendapatkan hasil yang Anda cari.

Manajemen risiko

Manajemen risiko bisa dibilang menjadi alasan terpenting untuk memiliki proses offboarding karyawan yang kuat, bahkan di atas kepatuhan terhadap peraturan (yang merupakan bentuk manajemen risiko itu sendiri). Dalam proses ini, manajemen risiko adalah apapun yang Anda lakukan untuk melindungi perusahaan dari sudut pandang keamanan perusahaan dan tanggung jawab hukum, dan itu mencakup segalanya mulai dari memblokir akses akun dan menonaktifkan kartu kunci hingga mengharuskan karyawan yang berangkat untuk menegaskan kembali perjanjian kerahasiaan.

• Manajemen risiko keamanan
  Risiko keamanan sangat bervariasi tergantung pada industri, peran pekerjaan, dan tanggung jawab. Toko ritel, misalnya, mungkin memiliki sedikit masalah risiko keamanan di luar memastikan mantan karyawan tidak dapat mengakses toko setelah jam kerja atau masuk ke sistem POS setelah mereka pergi. Sementara itu, perusahaan teknologi besar mungkin menggunakan langkah-langkah ekstensif untuk memastikan karyawan yang pergi terkunci secara digital dan fisik untuk mencegah penghapusan atau kerusakan file dan program penting.

• Manajemen risiko hukum
  Secara hukum, manajemen risiko pada dasarnya dibagi menjadi dua bagian: mencegah hilangnya kekayaan intelektual dan bakat serta menghindari tanggung jawab yang dapat mengakibatkan tindakan hukum oleh karyawan yang diberhentikan. Apa yang Anda lakukan untuk mengelola risiko ini sering kali ditentukan oleh alasan pemutusan hubungan kerja: pemutusan hubungan kerja sukarela dapat melibatkan sedikit atau tidak ada masalah kewajiban dan oleh karena itu diperlukan lebih dari sekadar mengingatkan karyawan tentang perjanjian non-persaingan atau non-pengungkapan.

Exit interview: ya atau tidak?

Exit interview adalah wawancara yang dilakukan pada karyawan yang ingin keluar atau berhenti kerja di suatu perusahaan. Kami menyebutkan di atas bahwa ada risiko yang terlibat dengan exit interview, dan meskipun mungkin tampak jelas bahwa Anda akan ragu sebelum mewawancarai karyawan yang diberhentikan secara tidak sengaja, ada beberapa risiko yang terlibat bahkan ketika pemisahan itu bersifat sukarela.

Exit interview dapat menjadi sumber wawasan tersembunyi yang baik tentang perusahaan Anda, mengungkapkan masalah dengan orang atau proses yang mungkin ragu-ragu untuk dikomunikasikan oleh karyawan karena takut akan pembalasan atau pemutusan hubungan kerja. Namun, ada tandingan yang sah untuk melakukan exit interview.

Mengajukan pertanyaan exit interview dapat menciptakan ketegangan; Selain itu, apa yang Anda pelajari bahkan dapat menimbulkan masalah hukum jika masalah yang tidak diketahui seperti dugaan pelecehan atau aktivitas ilegal muncul. Jadi, sebelum Anda mulai memikirkan pertanyaan exit interview, tanyakan pada diri Sendiri: apakah perusahaan Anda siap dan bersedia menangani dengan benar informasi baik dan buruk yang mungkin Anda peroleh dari exit interview?

Menentukan keinginan dan kebutuhan Anda untuk pemeliharaan hubungan, kesehatan perusahaan, dan manajemen risiko akan membantu Anda memutuskan elemen tambahan apa yang akan dimasukkan ke dalam program offboarding. Dari sana, Anda dapat mengukur sumber daya yang tersedia yang harus Anda keluarkan dan menyesuaikan proses untuk menghadapi situasi yang berbeda; Misalnya, Anda mungkin memiliki satu proses ketika seorang karyawan pensiun, atau karyawan yang telah menerima pekerjaan lain, dan atau bahkan untuk pemutusan hubungan kerja yang tidak disengaja karena sebab atau karena siklus PHK.

Sepatah kata tentang konsistensi

Seperti halnya onboarding, konsistensi dalam offboarding karyawan adalah best practice terbaik. Baik itu berbentuk daftar yang mirip dengan garis besar diatas atau dengan software offboarding, setiap kali Anda memberhentikan karyawan, penting untuk memberikan perhatian dan perlakuan yang sama seperti karyawan lain yang telah pergi karena alasan yang sama. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa perusahaan Anda tetap patuh dan menangani masalah keselamatan atau hukum apa pun, dan ini adalah cara terbaik untuk memastikan Anda memeriksa dan mengambil setiap kesempatan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan yang pergi.

Meskipun memberhentikan karyawan bisa menjadi pengalaman yang sulit atau bahkan tidak menyenangkan, hal ini juga menjadi alasan Anda harus mempersiapkannya dengan rencana yang konsisten dan bijaksana. Program offboarding yang hebat mencegah stres yang tidak perlu dan menyeimbangkan sisi negatif dengan hasil positif untuk perusahaan dan karyawan Anda.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda