9 Pertimbangan untuk Mengurangi Kolaborasi Berlebihan

Hampir semua kegiatan di lingkungan kerja kita melibatkan kolaborasi. Sebelum pandemi, sebagian besar orang menghabiskan lebih dari 85% waktu mereka setiap minggu untuk bekerja secara kolaboratif. Ini meliputi berbagai aktivitas seperti menjawab email, berkomunikasi melalui pesan instan, berpartisipasi dalam rapat, dan menggunakan berbagai alat serta ruang kolaborasi bersama tim. Meskipun sudah cukup signifikan, tren ini semakin meningkat selama periode pandemi, dan transisi menuju pola kerja hybrid semakin memperkompleks situasi ini.

Pendekatan konvensional terhadap kerja tim dan kolaborasi menyebabkan dilema penting. Model-model ini menghasilkan kolaborasi yang tidak efektif dan merugikan kinerja, kesehatan, dan kesejahteraan secara keseluruhan. Selama satu dekade terakhir, Connected Commons telah menyelidiki bagaimana individu sukses mengelola kolaborasi dalam lingkungan kerja yang sangat terhubung, dengan fokus pada pencapaian kinerja tertinggi dan perkembangan dalam pekerjaan.

Temuan utama penelitian ini: Kesuksesan individu tidak hanya tergantung pada seberapa besar jaringan mereka, melainkan juga pada efisiensi jaringan. Kolaborasi yang terarah dan terstruktur dapat meningkatkan efisiensi kerja individu sukses sekitar 18-24% dibandingkan dengan mereka yang tidak menerapkan pendekatan kolaborasi efektif.

Melalui wawancara mendalam dengan lebih dari 600 perempuan dan laki-laki sukses, terlihat bagaimana mereka berhasil meraih prestasi ini melalui tiga kategori perilaku:

• Mengidentifikasi dan menantang keyakinan yang mengarahkan kita untuk berkolaborasi terlalu cepat
• Memaksakan struktur dalam pekerjaan kita untuk mencegah kolaborasi yang tidak produktif
• Mengubah perilaku untuk menciptakan kolaborasi yang lebih efisien

Ternyata, kategori yang pertama dan paling penting dari ketiganya adalah keyakinan mengenai diri dan peran kita. Ini menyumbang lebih dari 50% dari seluruh masalah yang ada. “Keyakinan” ini merujuk pada dorongan, kebutuhan, harapan, dan ketakutan yang kita pegang erat, seringkali tanpa diuji, yang berpusat pada bagaimana kita merasa perlu untuk “tampil” di hadapan orang lain setiap hari. 

Keinginan untuk membantu dapat mendorong kita terlibat dalam proyek atau perdebatan tanpa diminta. Kebutuhan akan status dapat mengarahkan kolaborasi kembali kepada diri kita sendiri. Ketakutan dapat menghambat kita mengatakan “tidak” terhadap permintaan kolaborasi yang kita tahu tidak dapat kita tangani.

Langkah pertama dalam mengurangi perilaku kolaboratif yang berlebihan adalah menyadari pemicu internal ini. Pertimbangkan sembilan pernyataan di bawah ini dan refleksikan keyakinan mana yang perlu Anda waspadai:

“Keinginan membantu membuat saya mudah dimanfaatkan dalam kolaborasi”

Membantu adalah tindakan konstruktif yang sangat penting, memberikan arah kepada kehidupan kita, memenuhi kebutuhan mendalam akan rasa berguna, dan memperkuat identitas diri. Namun, perlu diingat bahwa melompat terlalu cepat, terlalu sering, atau menyelesaikan masalah orang lain tanpa membangun kemampuan mereka dapat membuat Anda menjadi semacam jalan tol bagi berbagai permintaan, dan akhirnya menguras energi Anda.

Penting untuk menyadari bahwa dengan mengatakan “ya” pada suatu hal, Anda secara tidak langsung mengatakan “tidak” pada prioritas penting lainnya, baik dalam bidang profesional maupun pribadi. Oleh karena itu, perlu untuk mengklarifikasi prioritas Anda dan menjadikan kebiasaan untuk bisa mengatakan “tidak” saat diperlukan. 

Sebagai alternatif, alihkan orang-orang tersebut kepada individu yang lebih tepat atau pandu mereka menuju informasi dan sumber daya yang mereka butuhkan. Anda juga dapat memberikan pelatihan kepada mereka mengenai cara terbaik untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan pendekatan ini, Anda tetap memberikan bantuan, namun tidak akan terbebani dengan permintaan yang berlebihan di waktu mendatang.

“Kepuasan dari pencapaian mendorong kolaborasi, namun beban berlebihan muncul”

Kepuasan yang muncul saat berhasil menyelesaikan suatu tugas bisa menghasilkan sensasi yang adiktif, namun bisa juga mengalihkan fokus dari hal yang esensial: tugas-tugas yang mampu memberikan nilai tertinggi dan paling berdampak.

Hindari terjerat dalam siklus aktivitas berkejaran, di mana pencapaian demi pencapaian dikejar tanpa henti. Terlalu sering, ini terjadi dalam rutinitas sehari-hari yang kurang berarti, seperti menghabiskan waktu untuk mengatasi semua email daripada memprioritaskan pekerjaan yang menantang secara intelektual. Bahkan ada orang yang sampai-sampai menambahkan tugas ke daftar kerja hanya karena sensasi kesenangan saat menandainya sebagai selesai.

Untuk menghindari jebakan ini, luangkan waktu untuk merenung dan melihat gambaran besar. Anda bisa membebaskan diri dari tugas-tugas yang kurang bernilai dengan memberdayakan orang lain atau memberikan instruksi jelas. Jika Anda tetap harus mengurus tugas-tugas kecil, penting untuk mengingat bahwa kadang-kadang “cukup baik” memang sudah cukup.

Read more: 5 Hal Berbeda yang Dilakukan oleh Tim Berkinerja Tinggi

“Keinginan untuk diakui karena keahlian membuat ketergantungan”

Terkadang, keinginan kita untuk memengaruhi orang lain dan dikenali bisa membawa kita pada permintaan kolaboratif yang berlebihan. Keahlian yang kita miliki bisa menjadi jebakan: Terlalu fokus pada diri sendiri bisa menghambat kemampuan kita untuk berbagi dengan orang lain.

Jangan terlalu terpaku pada status yang telah Anda raih dari keterampilan Anda sebelumnya. Perlu diingat bagaimana Anda menyampaikan pandangan saat dalam rapat atau dalam komunikasi tertulis seperti email. Sebuah dampak yang tidak disadari adalah orang-orang mungkin merasa perlu tunduk pada Anda atau meminta persetujuan Anda sebelum mereka mengemukakan ide. 

Selain itu, ada kemungkinan bahwa Anda belum sepenuhnya memahami konteks di balik saran-saran Anda. Dengan terburu-buru memberikan masukan, Anda mungkin secara tidak sengaja menawarkan saran yang pada akhirnya tidak akan berkontribusi pada proyek tersebut.

“Kekhawatiran akan citra buruk mendorong kolaborasi berlebihan”

Kekhawatiran akan mendapatkan label negatif sering membuat sulit untuk mengatakan “tidak” terhadap permintaan, baik dari atasan maupun rekan kerja. Rasa khawatir mungkin timbul bahwa menolak permintaan bisa berdampak pada Anda di masa depan dengan cara yang tidak terlihat.

Namun, penting untuk diingat bahwa ada alternatif selain hanya mengatakan “tidak.” Anda dapat memberikan pilihan dengan berkata, “Bagaimana Anda ingin saya menyelesaikan ini? Apa urutannya?” Dengan ini, Anda menciptakan transparansi mengenai kapasitas dan kemampuan yang Anda miliki, serta volume permintaan yang telah Anda tangani. Setelah itu, diskusikan kebutuhan yang sebenarnya dan eksplorasi apakah ada cara lain untuk memenuhi permintaan tersebut.

Baca juga: 11 Strategi untuk Mengatasi Perangkap Pikiran di Dunia Kerja

“Keharusan menjadi benar menghambat partisipasi produktif”

Apapun sumber dari kebutuhan untuk menjadi benar — termasuk ancaman terhadap identitas Anda sebagai rekan tim yang kompeten dan ketakutan yang umum — hal ini menghasilkan aktivitas yang tidak produktif. Orang terdorong untuk menghabiskan berjam-jam dalam persiapan rapat, menulis email yang sempurna, dan menciptakan pekerjaan berlebih bagi semua orang.

Lebih baik untuk mengakui bahwa Anda mungkin tidak memiliki jawaban yang pasti, tetapi Anda bersedia dan mampu untuk segera mencari tahu. Dengan bersikap autentik mengenai batasan Anda dan memiliki keberanian untuk bertanya, Anda tidak hanya mengurangi aktivitas yang tidak produktif, tetapi juga menciptakan ruang bagi orang lain untuk jujur mengenai batasan mereka.

“Ketakutan kehilangan kendali dan kesulitan mendelegasikan dalam proyek”

Memenuhi kebutuhan akan kendali bisa menjadi beban yang berat. Selain itu, menjaga produktivitas dan memberikan tanggung jawab hanya kepada individu yang memiliki kepercayaan Anda dapat menimbulkan perasaan kurangnya otonomi di antara anggota tim, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi kinerja mereka.

Sebaiknya Anda membuat perbedaan jelas antara tugas berisiko tinggi yang memerlukan keahlian khusus dari Anda dan tugas berisiko rendah yang dapat Anda delegasikan tanpa rasa khawatir. Berikan kesempatan kepada orang lain untuk mengembangkan keterampilan mereka, sambil tetap meluangkan waktu untuk terlibat dalam pekerjaan di mana Anda dapat memberikan nilai tambah yang besar. 

Jangan ragu untuk mengapresiasi solusi yang ditemukan oleh orang lain dan tahanlah dorongan untuk selalu menunjukkan cara Anda melakukannya dengan cara yang berbeda.

“Penutupan yang berlebihan menciptakan stres dan menghambat interaksi masa depan”

Penekanan yang berlebihan pada kelengkapan semata dapat menciptakan tekanan yang tidak perlu bagi anggota tim. Hal ini mungkin mengakibatkan mereka mengejar tujuan yang tidak jelas dan tidak selaras dengan keseluruhan pekerjaan tim. 

Situasi ini sering terjadi pada saat-saat cepat, seperti saat Anda mengirimkan email tanpa pemikiran mendalam di larut malam untuk mencoret hal-hal dari daftar tugas Anda. Akibatnya, arahan yang diberikan mungkin kurang matang dan berpotensi memicu kebingungan dan aktivitas yang tidak terarah di sekitar tim.

Selalu ingatlah bahwa fokus utama Anda seharusnya bukan hanya pada menyelesaikan setiap tugas secara detail, namun juga memastikan bahwa tujuan keseluruhan tetap jelas dan terstruktur. Mengosongkan kotak masuk email atau menutup pekerjaan tidak seharusnya menjadi prioritas utama. 

Untuk menguji pendekatan ini, Anda bisa mencoba untuk tidak merespons setiap email. Biarkan pekerjaan atau permintaan yang bukan prioritas menunggu atau bahkan tidak masuk dalam perhatian Anda sama sekali. Cobalah untuk melewatkan rapat dan amati apakah hal tersebut akan memancing perhatian dari orang lain.

Baca juga: 5 Strategi Ampuh Mengatasi Stres Akibat Pekerjaan

“Ketidaknyamanan terhadap ambiguitas menyebabkan kerja kolaboratif berlebihan untuk menyempurnakan rencana”

Orang yang menghindari ambiguitas sering kali mendapati diri mereka kurang memiliki informasi yang cukup, proses yang cukup jelas, atau rencana yang sepenuhnya matang. Akibatnya, mereka cenderung terus-menerus berusaha mencari lebih banyak data, mengembangkan proses yang lebih menyeluruh, dan merancang strategi yang lebih baik. Namun, keinginan mereka akan hal-hal ini seringkali berdampak negatif pada penggunaan waktu orang lain.

Sebagai alternatif, penting untuk tetap fokus pada tujuan dengan terarah, sambil tetap terbuka terhadap kemungkinan mengadaptasi ide dan rencana saat informasi baru tersedia. Alih-alih menghabiskan tiga jam untuk mencapai solusi yang sangat akurat atau menerapkan proses yang ekstensif, cobalah mengembangkan solusi yang dapat membantu mendorong kemajuan rencana dalam waktu 20 menit.

“FOMO mendorong saya untuk terlibat dalam kerja kolaboratif yang menciptakan beban berlebihan”

Terlalu sering, rasa Fear of Missing Out (FOMO) mendorong kita untuk membuat pilihan yang pada akhirnya tidak produktif ketika terlibat dalam proyek kolaboratif yang baru. Ada kemungkinan besar kita akan menemukan diri kita terjebak dalam proyek yang tidak hanya memberatkan kita, tetapi juga tidak sejalan dengan tujuan dan aspirasi karier kita.

Sebelum kita terjun ke dalam proyek baru, sangat penting untuk memastikan bahwa keputusan kita tidak hanya dipicu oleh reaksi emosional yang spontan, yang dipengaruhi oleh rasa takut atau perbandingan sosial. Sebaiknya kita mengembangkan hubungan yang solid dengan orang-orang yang mengenal kita dengan baik dalam jaringan kita. 

Dengan menghubungi orang-orang ini, kita bisa mengembangkan sudut pandang alternatif yang membantu kita menghindari membuat keputusan berdasarkan FOMO semata, dan lebih fokus pada apa yang benar-benar akan memberikan manfaat terbaik bagi kita.

Baca juga: Dampak Negatif Kolaborasi Berlebihan terhadap Produktivitas

Kesimpulan

Sebanyak 90% dari individu yang diwawancara dengan jelas menunjukkan gejala kelelahan dan kehabisan tenaga. Penyebabnya bukanlah beban kerja yang sebenarnya, tetapi tuntutan kolaboratif yang mengalami peningkatan eksponensial sebelum dan selama pandemi. 

Namun, menariknya, sekitar satu dari sepuluh orang mampu menghadapi situasi ini dengan lebih baik. Mereka mampu mencapai kinerja yang lebih tinggi di lingkungan kerja dan juga berkembang secara pribadi di luar konteks pekerjaan.

Salah satu kunci keberhasilan kelompok 10 persen ini adalah kesadaran yang lebih tinggi terhadap faktor-faktor pemicu yang membawa mereka terlibat dalam kolaborasi yang produktif. Perlu direnungkan: Kita sekarang memiliki peluang yang belum pernah ada sebelumnya dalam sejarah untuk membentuk tidak hanya apa yang kita lakukan, tetapi juga dengan siapa kita melakukannya. Hal ini tentu saja merupakan keunggulan yang tidak dimiliki oleh generasi sebelum kita, dan hal ini patut diapresiasi.

Pertanyaannya adalah, mengapa kita tidak memanfaatkan kesempatan berharga ini? Mengapa kita tidak merayakan kemampuan kita yang luar biasa ini?