9 Kriteria Penting Manajer Gudang & Tantangan yang Dihadapi

Peningkatan produktivitas gudang bergantung pada kemampuan manajer gudang dalam melakukan manajemen, terutama dalam meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, meningkatkan customer service, namun tetap memastikan kesehatan dan keamanan karyawan.

Oleh sebab itu, manajer gudang perlu memiliki pemahaman tentang berbagai peran gudang dan bagaimana hal ini mempengaruhi bisnis dan supply chain secara keseluruhan.

Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel Apa itu Gudang yang akan membahas lebih lanjut terkait peran seorang manajer dalam operasional gudang.

Peran seorang manajer gudang

Saat ini manajer gudang tidak lagi berpatroli langsung di gudang secara manual, namun lebih sering terlihat di depan laptop untuk menemukan solusi terkait biaya dan produktivitas terbaru.

Deskripsi pekerjaan terbaru untuk manajer pusat distribusi memerlukan keterampilan sebagai berikut:

• Kemampuan bernegosiasi
• Keterampilan teknologi informasi
• Kecerdasan keuangan dan bisnis dasar
• Keterampilan manajemen manusia
• Kemampuan untuk memotivasi dan memimpin karyawan dalam jumlah besar melalui komunikasi dan keterlibatan

Sedangkan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab inti yang dilakukan manajer gudang adalah sebagai berikut:

• Persediaan gudang yang responsif dan hemat biaya yang selaras dengan kebutuhan strategi bisnis global saat ini dan jangka panjang.
• Tanggung jawab atas kepemimpinan dan arahan tim gudang.
• Memastikan gudang mampu memenuhi persyaratan bisnis volume pengiriman .
• Mendorong perkembangan berkelanjutan dengan efisiensi biaya operasional.
• Menetapkan visi jangka panjang untuk gudang sejalan dengan perencanaan strategi dan memastikan bahwa volume di masa mendatang dan kebutuhan customer-service terpenuhi.
• Melindungi manusia dan aset fisik yang dipekerjakan di gudang.
• Manajemen proyek dan pengenalan inisiatif baru.
• Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
• Pengembangan dan pengelolaan hubungan industrial dalam lingkungan gudang.

Deskripsi pekerjaan di atas adalah persyaratan khas manajer gudang dalam lingkungan ekonomi yang bergerak cepat saat ini.

Harapan dari deskripsi pekerjaan tersebut adalah manajer dapat memberikan customer-service terbaik namun di lain sisi juga dapat mengurangi pengeluaran dengan peningkatan produktivitas dan performa.

Selain itu, kendala inventaris yang lebih rendah dan tekanan untuk memastikan keselamatan dan keamanan staf, peralatan, dan stok.

Untuk melakukannya, seorang manajer gudang perlu mengelola trade-off, yang akan dibahas di bagian selanjutnya.

Prinsip dasar manajemen gudang yang perlu diaplikasikan di antaranya adalah:

• Ketepatan
• Pengendalian biaya
• Kebersihan
• Efisiensi
• Keselamatan
• Keamanan

Trade-off pada gudang

Pengelolaan trade-off di dalam gudang sangat penting untuk tugas seorang manajer gudang. Trade-off utama ditunjukkan pada Gambar di bawah ini:

Manajer gudang juga diharapkan untuk mengenali dan menyeimbangkan trade-off lain di dalam gudang, contohnya adalah sebagai berikut:

• Peningkatan throughput vs. pengurangan biaya tenaga kerja
• Kepadatan penyimpanan vs. pengeluaran palet yang lebih cepat
• Proses manual vs. otomatis
• Peningkatan tingkat pengambilan vs. akurasi
• Biaya penyimpanan inventory vs. biaya stok habis

Baca juga: 4 Manfaat Inventory Forecasting dan Penerapannya bagi Bisnis

Tantangan manajer gudang

Tekanan pada manajer gudang saat ini datang dari berbagai arah, baik dari internal dan eksternal. Tekanan dan tantangan utama seorang manajer gudang adalah sebagai berikut:

1. Tekanan untuk mengurangi biaya operasional

Perusahaan menargetkan supply chain sebagai area untuk pengurangan biaya, sehingga dapat menekan manajer transportasi dan gudang untuk mengurangi biaya sekaligus meningkatkan layanan pelanggan. Hal ini mengakibatkan perusahaan mengevaluasi opsi outsourcing serta meninjau operasional logistik.

2. Mencapai pesanan yang sempurna

Key performance indicator (KPI) yang baru-baru ini diperkenalkan ke dalam supply chain adalah metrik pesanan yang sempurna. Pesanan yang sempurna dianggap sebagai pesanan yang telah dikirimkan tepat waktu, terpenuhi, dalam kondisi sempurna dan disertai dengan dokumen yang baik.

Metrik ini mencakup banyak ukuran kinerja supply chain saat ini, dan menyediakan semua orang menggunakan parameter yang sama, metrik ini dapat diadopsi sebagai salah satu ukuran supply chain terkemuka dan pembeda antara perusahaan dan supply chain.

3. Waktu tunggu pesanan lebih pendek

Waktu tunggu pesanan atau lead time adalah lamanya waktu antara penempatan pesanan dan penerimaan barang oleh pelanggan. Gudang yang efektif adalah gudang yang telah mengurangi waktu tunggu sambil mempertahankan kualitas dengan biaya yang lebih rendah. Hal ini dapat menjadi pembeda yang signifikan antara pesaing.

4. Pengiriman melalui berbagai channel

Perusahaan saat ini banyak mengirimkan produk melalui berbagai channel untuk menjangkau lebih banyak pelanggan. Hal ini termasuk pengiriman langsung pada produk tunggal ke pengguna akhir, pesanan SKU langsung ke toko, dan pesanan massal ke pusat distribusi ritel.

Setiap pengiriman memiliki persyaratan pengambilan dan peralatan yang berbeda. Waktu tunggu pesanan juga akan bervariasi seperti halnya metode pengiriman, sehingga pengiriman melalui berbagai channel menjadi tantangan bagi manajer gudang.

5. Pesanan yang lebih kecil dan lebih sering

Metode just-in-time, meningkatkan penjualan internet dan inisiatif, seperti Efficient Consumer Response (ECR) and Quick Response (QR) dan berdampak menghasilkan pesanan yang lebih kecil namun lebih sering. Oleh karena itu, diperlukan perubahan operasional gudang dengan perpindahan dari pengambilan palet penuh ke kardus dan pengambilan barang individu.

6. Fluktuasi permintaan yang lebih besar

Saat ini tidak mudah untuk memprediksi penjualan, sehingga perusahaan harus dapat meningkatkan sumber daya selama periode puncak dan memiliki operasional yang jauh lebih singkat selama periode yang lebih lambat dan lebih tenang.

7. Peningkatan unit penyimpanan stok

Proliferasi alur produk memberikan lebih banyak pilihan kepada konsumen, namun hal ini juga menjadi tantangan bagi manajer gudang untuk memiliki lokasi pengambilan yang memadai dan hemat biaya. Lokasi pengambilan yang terlalu tinggi akan mempersulit operator sehingga dapat mengurangi tingkat produktivitas.

Retail saat ini terus mencari diferensiasi dan mengakibatkan mereka ingin diperkenalkan dengan berbagai varian produk. Pada saat ini perusahaan memberlakukan penundaan ke dalam gudang, sehingga memerlukan penyimpanan stok basic product dan hanya menambahkan ‘lebih’ setelah pesanan diterima.

8. Biaya dan ketersediaan karyawan

Manajer gudang perlu menemukan cara untuk menarik staf baru dan saat ini tenaga kerja telah dilengkapi dengan pengenalan staf dari luar negeri. Pada kondisi seperti ini, perusahaan dapat menggunakan cara dengan memperkerjakan supervisor yang memiliki kemampuan bilingual.

Cara lainnya adalah dengan memberikan jam kerja yang fleksibel, termasuk shift yang dapat disesuaikan. Parkinson’s law menyarankan agar pekerjaan diperluas untuk mengisi waktu yang diizinkan, namun hal ini dapat menjadi masalah pada gudang ketika keadaan jumlah barang sedikit. Pengenalan jam tahunan memungkinkan perusahaan untuk mencocokkan sumber daya dengan permintaan.

9. Permasalahan lingkungan

Gudang sehari-harinya dapat menghasilkan banyak limbah, seperti stretch-wrap, kardus, selotip, palet, dll. Oleh sebab itu, hal ini perlu dikontrol melalui cara penghematan biaya, recycle, reuse, dan pengubahan energi.

Permasalahan ini termasuk konsumsi energi yang mempengaruhi produk, seperti pencahayaan, Mechanical Handling Equipment (MHE), dan pemanasan.

10. Transfer data dan informasi

Supply chain saat ini menghasilkan data dalam jumlah besar hal ini karena fungsi utama supply chain adalah transfer informasi. Data tersebut dapat digunakan oleh manajer gudang untuk melakukan analisis dan pelacakan. Kemampuan untuk melacak barang pada supply chain adalah hal yang terpenting, terutama di sektor pasar makanan dan farmasi.

Kriteria penting supervisor

Supervisor gudang dipandang sebagai kunci utama operasional gudang. Mereka dapat bertanggung jawab atas sejumlah besar staf di dalam gudang tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan, ukuran gudang, dan kemampuan pengawas dan staf mereka.

Survei terbaru yang dilakukan oleh Cranfield University (Baker dan Perotti 2008) menunjukkan jumlah rata-rata operator per supervisor adalah sebagai berikut:

• Gudang kecil (<10.000 meter persegi): 1 pengawas per 8 operator
• Gudang besar (>10.000 meter persegi): 1 pengawas per 15 operator.

Pada kondisi gudang saat ini, supervisor membutuhkan pengetahuan yang komprehensif tentang operasional juga keterampilan manajemen yang baik.

Menurut Ackerman (2000), supervisor yang efektif adalah yang dapat mendorong pertukaran ide secara terbuka dan melakukan diskusi dengan staf dan kolega. Oleh karena itu, supervisor perlu memiliki kriteria penting sebagai berikut:

1. Kemampuan komunikasi yang baik

Kemampuan untuk menerima dan menyampaikan pesan dengan jelas dan eksplisit. Miskomunikasi menyebabkan kebingungan, usaha yang sia-sia, dan kesempatan yang terlewatkan.

2. Kemampuan untuk mendelegasikan secara efektif

Setelah tugas didelegasikan, manajer dan supervisor tidak boleh mengawasi tugas terlalu dekat tetapi mereka juga tidak boleh melepaskan tanggung jawab begitu saja. Mereka perlu memantau bagaimana kemajuan tugas dan memberikan feedback performa karyawan.

3. Keterampilan motivasi

Supervisor dan manajer perlu memahami staf dan menyesuaikan pendekatan dengan motivasi dan feedback sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Memberikan feedback yang konsisten kepada staf, bahkan ketika mereka berkinerja baik, sama pentingnya dengan memberikan feedback ketika kinerjanya kurang baik.

4. Kemampuan menyelesaikan masalah

Keterampilan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sangat selaras dan membutuhkan seseorang untuk mengidentifikasi dan mengembangkan opsi, lalu bertindak tegas. Saat berjalan di sekitar gudang, cari staf yang menunggu sesuatu terjadi sebelum dapat melakukan pekerjaan mereka sendiri – cari tahu apa yang menyebabkan kemacetan dan ubah prosesnya.

5. Fleksibilitas

Supervisor di lingkungan gudang yang bergerak cepat saat ini harus fleksibel dan bertindak cepat terhadap perubahan dan permintaan mendesak. Mereka juga diminta untuk mengawasi dan melakukan banyak tugas yang berbeda.

6. Pengetahuan yang komprehensif

Supervisor gudang perlu memiliki pemahaman yang komprehensif tentang kebijakan dan prosedur perusahaan agar dapat melatih operator gudang secara efektif dan mengkoordinasikan pekerjaan mereka.

Oleh sebab itu, supervisor harus terlibat dalam penyusunan prosedur dan proses pada gudang, karena mereka perlu mengetahui prosedur administrasi dan operasional.

7. Kemampuan untuk melatih orang lain

Supervisor harus dapat menyampaikan pengetahuan mereka secara efektif kepada staf agar tetap konsisten dan berkelanjutan. Staf yang terlatih cenderung akan menjadi supervisor di masa mendatang.

8. Berorientasi pada pelanggan

Saat ini supervisor perlu menyadari kebutuhan pelanggan dan pengelolaan operasional agar kepuasan pelanggan tercapai dalam parameter yang ditetapkan. Namun, mereka juga perlu memperhatikan biaya dan potensi trade-off yang terlibat.

9. Keterampilan kerja tim

Supervisor harus dapat menetapkan tujuan perusahaan kepada tim mereka dan menguraikan bagaimana tim akan berkontribusi pada tujuan ini.

Rangkuman

Gudang dapat beroperasi secara efektif dan efisien dengan memerlukan seorang manajer yang berpengalaman, berpengetahuan luas, terlatih, dan dapat memotivasi supervisor dan operator.

Populasi yang semakin menua dan sulitnya menemukan karyawan yang tepat mengakibatkan tantangan yang harus dihadapi manajer gudang banyak dan beragam.

Dalam menghadapi tantangan, manajer gudang mengharuskan melakukan trade-off, seperti pengurangan biaya operasional dan inventory sambil berusaha meningkatkan customer service.

Program pelatihan yang komprehensif dan berkelanjutan sangat penting untuk seorang manajer dan supervisor, agar dalam menjalankan tugasnya memiliki critical attributes.

Bagian selanjutnya akan membahas secara rinci terkait proses terutama proses picking dalam gudang.

Referensi

Ackerman, K. B. 2000. Warehousing Profitably. Ohio: Ackerman Publications.

Baker P, Perotti S. 2008. UK warehouse benchmarking report. Cranfield School of Management.

Richard G. 2011. Warehouse Management. Great Britain: Kogan Page Limited.