10 Langkah Penerapan Manajemen Inventory Ritel

Pendahuluan

Inventory management (manajemen persediaan) adalah salah satu aspek penting pada operasional ritel. Manajemen inventory dalam bisnis ritel membantu pengusaha dalam memaksimalkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya, dan meningkatkan laba.

Pada artikel ini, akan dibahas lebih lanjut mengenai manajemen inventory dalam bisnis ritel mulai dari definisi, metode, hingga 10 langkah penting dalam penerapannya.

Apa itu manajemen inventory dalam bisnis ritel?

Manajemen inventory dalam bisnis ritel adalah proses untuk memastikan bahwa perusahaan telah membuat atau menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan pembeli. Manajemen persediaan retail membantu untuk mengelola persediaan agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga tidak kehabisan stok atau kelebihan stok.

Pada dasarnya, terdapat empat tipe persediaan pada retail termasuk bahan mentah, inventaris Work-in-Progress (WIP), barang jadi, bahan packing, dan barang Maintenance, Repair, & Operations (MRO).

Informasi pada manajemen persediaan retail

Dalam implementasinya, efektivitas penerapan manajemen persediaan ritel dapat dilihat melalui rendahnya biaya dan pemahaman pola penjualan yang lebih baik. Alat dan metode manajemen inventory ritel memberi lebih banyak informasi untuk menjalankan bisnis, termasuk:

• Lokasi produk
• Kuantitas masing-masing jenis produk
• Saham mana yang laris dan mana yang tidak, berdasarkan lokasi dan saluran penjualan.
• Margin laba berdasarkan gaya, model, lini produk, atau item
• Jumlah persediaan yang ideal untuk dimiliki di back stock dan penyimpanan
• Berapa banyak produk yang akan dipesan ulang
• Kapan menghentikan suatu produk
• Bagaimana perubahan musim memengaruhi penjualan

Tipe-tipe retail

Retail dapat terbagi menjadi empat area yang meliputi:

• Offline. Di mana perusahaan menjual melalui toko batu bata dan mortir atau lokasi fisik.
• Online. Di mana perusahaan menjual melalui internet melalui situs web atau pasar e-niaga.
• Multichannel. Di mana perusahaan menjual di beberapa tempat berbeda, biasanya kombinasi situs web dan pasar online.
• Omnichannel. Di mana perusahaan memberikan pengalaman terpadu dan terintegrasi untuk pelanggan di semua saluran online dan offline yang berbeda tempat penjualannya.

Baca juga: Retail adalah: Definisi, jenis, dan 9 Tips Memulainya

Mengapa manajemen inventory ritel penting?

Peran manajemen inventory dalam bisnis ritel sangatlah penting karena dapat membantu pengusaha dalam meningkatkan keuntungan. Berikut pentingnya manajemen persediaan pada bisnis retail:

1. Mengurangi biaya persediaan

Ketika banyak stok telah diperkirakan dengan tepat, maka Anda dapat menghitung tingkat inventaris dengan lebih akurat. Hal tersebut berdampak pada berkurangnya biaya penyimpanan dan pengangkutan saat terjadi kelebihan stok.

2. Meminimalisir kehabisan stok

Guna menghindari kekecewaan pelanggan akibat kehabisan stok, retailer dapat memanfaatkan inventory management. Penggunaan manajemen inventory dalam bisnis ritel bermanfaat untuk menentukan seberapa banyak stok yang tepat sehingga tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Selain itu, dengan informasi real-time tentang penjualan dan stok, retailer dapat bereaksi dengan cepat dengan melakukan pemesanan ulang, mentransfer stok dari lokasi lain, atau mengirimkan barang ke pelanggan.

3. Meningkatkan margin keuntungan

Biaya inventaris yang rendah dan persediaan barang yang cukup, berdampak pada meningkatnya keuntungan yang didapatkan oleh retailer.

4. Mencegah pembusukan dan keusangan produk (dead stock)

Manajemen inventory dalam bisnis ritel membantu dalam mengatasi masalah inefisiensi ketika produk memasuki masa kedaluwarsa. Hal tersebut biasanya terjadi pada barang yang mudah rusak dan memiliki umur simpan yang pendek, misalnya susu dan daging, atau barang elektronik yang sudah tidak sesuai dengan tren.

Baca juga: Panduan Persediaan Awal & Penetapan Harga untuk Retail

5. Meningkatkan performa multichannel dan omnichannel

Ketika retailer menjual barang melalui toko fisik, web, dan pedagang pihak ketiga, maka akan sulit untuk menjaga jumlah inventaris yang sesuai untuk semua kanal. Oleh karena itu, manajemen inventaris berfungsi untuk memberikan data yang akurat pada seluruh kanal dan memungkinkan Anda untuk menjual dengan lebih efisien dan cepat.

6. Menyederhanakan proses dan memfasilitasi pertumbuhan

Manajemen persediaan yang kuat juga mengurangi friksi dalam sistem retail seiring dengan pertumbuhan penjualan. Pengiriman, penerimaan, dan pemenuhan pesanan berjalan lebih lancar, dan dapat meminimalkan kesalahan, keluhan pelanggan, dan stres staf.

7. Mengurangi penyusutan produk (product shrinkage)

Penyusutan adalah kehilangan persediaan akibat adanya kerusakan produk, kesalahan vendor, hingga kesalahan administrasi. Menurut survei FMI (asosiasi industri makanan), rata-rata supermarket kehilangan hingga 3% penjualan karena adanya penyusutan. Penggunaan manajemen inventaris dapat mengurangi penyusutan karena dapat mencatat dengan akurat tingkat inventaris retail.

8. Memudahkan manajemen rantai pasokan

Memiliki data akurat mengenai inventaris dan tren penjualan membantu Anda mengelola rantai pasokan dengan lebih baik. Manajemen inventory dalam bisnis retail membantu dalam menentukan Economic Order Quantity (EQQ) yang merupakan ukuran pesanan ideal untuk meminimalkan biaya inventaris termasuk biaya penyimpanan, kekurangan, dan pemesanan.

9. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Ketika pelanggan mendapatkan produk yang mereka inginkan lebih cepat dan lebih sedikit kesalahan atau kehabisan stok, maka dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.

10. Meningkatkan kemampuan forecasting

Anda dapat menggunakan data seperti hasil penjualan historis dan inventaris yang tersedia untuk memproyeksikan penjualan, pertumbuhan, dan kebutuhan modal di masa mendatang. Prakiraan ini sangat penting untuk penganggaran Anda dan memandu pengeluaran untuk pemasaran, pengembangan produk, dan kepegawaian.

Baca juga: 4 Manfaat Inventory Forecasting dan Penerapannya pada Bisnis

2 metode pencatatan persediaan ritel

Metode pencatatan persediaan menjadi salah satu hal penting dalam manajemen inventory dalam bisnis ritel. Retailer harus menerapkan metode ini untuk menyesuaikan data dengan persediaan fisik pada gudang. Lebih lanjut, metode pencatatan persediaan membantu untuk menilai agar aset perusahaan dapat dimaksimalkan dalam menciptakan laba.

Berikut dua metode pencatatan persediaan yang dapat digunakan pada perusahaan retail:

Metode periodik (fisik)

Metode periodik adalah sistem pencatatan persediaan yang mengharuskan adanya perhitungan persediaan yang masih ada pada tanggal laporan keuangan dibuat.

Metode ini dihitung untuk menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP) dari stok opname yang masih ada. Metode ini membantu perusahaan mencatat data mutasi persediaan secara akurat sesuai persediaan di gudang.

Metode perpetual

Metode perpetual adalah metode pencatatan persediaan ritel dengan cara membuat akun secara terpisah sesuai dengan jenisnya. Kelebihan dari metode ini yaitu lebih mudah dalam mengontrol persediaan dan menetapkan HPP dari berbagai produk. Metode ini juga berfungsi untuk memudahkan dalam menyusun neraca dan laporan laba rugi.

Pada metode perpetual terdapat beberapa kolom seperti akun pembelian, penjualan, dan saldo persediaan. Jika terjadi perubahan akan dicatat dalam akun persediaan dan kolom saldo. Berikut perbedaan metode perpetual dan periodik:

10 langkah penting pada manajemen inventory ritel

Dalam penerapan manajemen persediaan ritel, terdapat 1- langkah yang harus dilakukan untuk memverifikasi barang mulai dari jumlah, lokasi, dan spesifikasi lainnya seperti kedaluwarsa. Langkah tersebut berfungsi untuk memaksimalkan keuntungan dengan memahami permintaan, biaya, dan variabel lainnya.

Berikut adalah penjelasan dari 10 langkah penerapan manajemen inventory ritel tersebut:

1. Buat catatan terpusat dari semua produk

Cantumkan beberapa informasi produk dengan detail mengenai nama produk, Stock-keeping Unit (SKU), merek, ukuran, harga eceran, biaya grosir, persediaan di tangan, dll.

Selain itu, Anda juga dapat menambahkan gambar dan deskripsi produk untuk membantu pegawai dalam proses identifikasi. Proses ini sangat membantu jika Anda menjual produk melalui e-commerce. Ana juga harus memperbarui setiap informasi ketika terdapat perubahan.

Guna mengelola online store dengan mudah, Anda dapat menggunakan Impact omnichannel module yang membantu Anda untuk mengintegrasikan toko pada berbagai platform penjualan seperti Tokopedia dan Shopee. Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan product awareness pelanggan dan meningkatkan keuntungan.

2. Identifikasi lokasi stok

Identifikasi lokasi stok bagi bisnis retail yang masih kecil mungkin terdengar mudah, namun jika hal tersebut terjadi pada bisnis yang sudah berkembang dan memiliki stok yang banyak, maka akan sulit diidentifikasi. Oleh karena itu, perlu dibentuk lokasi yang lebih spesifik seperti bagian dan rak.

Jika produk salah ditempatkan, maka produk dapat diabaikan dan penjualan akan terlewat. Anda juga dapat menggunakan tanda Radio Frequency Identification (RFID), barcode, dan label yang memiliki kategori sehingga lokasi stok dapat lebih mudah diidentifikasi.

3. Lakukan penghitungan stok secara teratur dan akurat

Penghitungan inventaris secara berkala menjadi hal penting untuk memastikan keakuratan stok, mempertimbangkan penyusutan, dan menghindari kesalahan. Frekuensi penghitungan bergantung pada kompleksitas, skala, dan jenis sistem manajemen inventaris yang Anda gunakan.

Meskipun demikian, para ahli merekomendasikan untuk menghitung inventaris sekali dalam seperempat atau setahun sekali pada minimum absolut.

4. Gabungkan data penjualan dengan data inventaris

Penggabungan data penjualan dan inventaris dapat menyederhanakan proses pelaporan. Sistem manajemen inventaris pada dasarnya dapat mengintegrasikan proses tersebut dan menunjukkan barang mana yang perputarannya paling cepat dan paling lambat. Gunakan data tersebut untuk memesan ulang atau menawarkan promosi dan diskon.

5. Buat proses pembelian

Jadwalkan waktu untuk meninjau data dan melakukan pemesanan sehingga tidak ketinggalan tren atau kehabisan stok. Dengan sistem manajemen inventaris Impact, Anda dapat mengatur tingkat stok untuk masing-masing produk. Jika Anda masih menggunakan sistem manual, maka Anda harus meninjau item mana yang habis terjual dan kapan Anda akan membeli ulang.

6. Tetapkan metode untuk penurunan harga dan promosi

Penjualan produk dapat gagal dalam memenuhi ekspektasi karena alasan tren, keusangan, atau musiman. Jika penjualan produk gagal, maka Anda harus menerapkan penurunan harga dan promosi dengan cara yang disiplin sehingga masih tetap menghasilkan keuntungan.

7. Buat prosedur penerimaan stok

Selama proses penerimaan, Anda harus dapat memverifikasi pesanan masuk dan memasukkan barang secara akurat pada sistem inventaris. Tanpa adanya prosedur yang jelas, maka dapat menyebabkan deadstock dan kelebihan pembayaran kepada vendor. Anda harus dapat menghitung karton, palet, mengonfirmasi jenis dan nomor produk yang diterima.

8. Buat prosedur pengembalian

Adanya prosedur pengembalian berfungsi untuk mengurangi resiko penyimpanan stok yang tidak dapat dijual. Ketika pelanggan melakukan pengembalian, Anda harus mengecek kembali apakah barang tersebut rusak atau cacat, sehingga diarahkan untuk diperbaiki, dihapuskan, dijual kembali, atau dikembalikan ke vendor.

9. Tentukan prosedur deadstock

Kelebihan persediaan dapat membebani profitabilitas perusahaan. Beberapa hal yang termasuk pada deadstock yaitu barang rusak, salah pengiriman, dan sisa produk musiman.

Beberapa prosedur yang dapat dilakukan yaitu: tentukan tempat menyimpan deadstock dan tangani secara teratur, kirim barang yang dapat dikembalikan ke vendor (pullback), dan catat tenggat waktu untuk pengiriman kembali. Anda juga perlu melakukan dokumentasi untuk sesuai dengan kebijakan vendor.

Selebihnya, Anda dapat menjualnya ke outlet, mendonasikannya, mendaur ulang, atau membuangnya.

10. Pilih KPI yang tepat untuk Inventaris

Guna mengukur keberhasilan proses Anda, pilih dan lacak beberapa Key Performance Indicatore (KPI). Profitabilitas, nilai inventaris, tingkat jual-tayang, dan tingkat perputaran merupakan metrik penting bagi retailer.

Best practice pada manajemen inventory ritel

Guna memastikan usaha yang telah dijalankan berjalan dengan baik, Anda dapat menggunakan best practice pada manajemen inventory retail berikut ini:

Menetapkan KPI

Key Performance Indicators (KPI) dirancang untuk mengukur kinerja selama jangka waktu tertentu sehingga Anda dapat memenuhi tujuan tertentu.

Jika Anda menetapkan KPI inventaris, Anda akan memiliki pemahaman yang jelas tentang pencapaian mana yang ingin Anda capai secara mingguan, bulanan, triwulanan, dan tahunan.

KPI juga akan memberi data yang Anda perlukan untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas. Beberapa contoh KPI yang dapat Anda terapkan yaitu mencakup biaya penyimpanan inventaris, tingkat perputaran inventaris, status pesanan, serta pelacakan dan rasio pengisian.

Baca juga: 15 Metrik Manufaktur yang Penting bagi Bisnis Anda

Menggunakan analisis ABC

Analisis ABC adalah metode di mana Anda mengatur inventaris Anda secara berurutan dari item yang paling penting hingga item yang paling tidak penting.

Sementara item A dianggap sebagai stok dengan prioritas tertinggi dan memerlukan pemesanan ulang yang sering, item B berharga tetapi memiliki prioritas sedang dan dipesan sebulan sekali. Item C adalah item prioritas stok rendah yang tidak perlu sering dipesan ulang karena biasanya dibawa dalam volume tinggi.

Dengan menggunakan analisis ABC untuk mengatur stok, Anda dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan dan merampingkan pemenuhan.

Membuat strategi untuk mengukur tingkat persediaan

Anda dapat menghindari kesalahan stok dengan cara memiliki proses yang benar dan teruji untuk memeriksa dan mencatat produk yang diterima. Jika tidak, Anda akan memiliki masalah seperti stok yang tidak tercatat, pemadaman stok yang tidak terduga, dan pembayaran untuk barang yang tidak pernah Anda pesan.

Guna memastikan keakuratan penerimaan stok Anda, hitung produk terhadap pesanan pembelian, tindak lanjuti dengan pemasok tentang kesalahan, kekurangan atau kerusakan, bongkar seluruh pengiriman sepenuhnya dan perbarui jumlah stok dalam sistem manajemen inventaris Anda.

Investasi pada Inventory management system

Meskipun Anda dapat mengelola inventaris secara manual, namun hal itu akan memakan waktu dan berisiko.

Jika Anda menggunakan satu software manajemen inventaris berkualitas tinggi atau sistem point-of-sale (POS) Impact, Anda akan dapat mengotomatiskan banyak proses Anda, memahami bagaimana inventaris Anda bergerak dan berkembang ke toko fisik lainnya melalui sistem POS dan manajemen inventory Impact.

Hal ini dapat menyebabkan lebih sedikit kesalahan, peningkatan efisiensi, dan peningkatan produktivitas.

Bangun hubungan yang kuat dengan supplier

Pemasok Anda adalah sebagian dari aset terbesar Anda, tanpa mereka, akan sulit bagi untuk memproduksi atau menjual produk dan menghasilkan uang.

Dengan membangun hubungan yang kuat, Anda mungkin dapat memperoleh diskon, mengurangi risiko keterlambatan dan masalah kualitas, serta menyederhanakan manajemen inventaris. Jangan takut untuk menghentikan pemasok yang bermasalah dan mencari yang baru.

Hitung ambang batas minimum persediaan

Ambang stok minimum mengacu pada jumlah inventaris paling sedikit yang Anda butuhkan di gudang Anda setiap saat.

Jika mengetahui ambang batas minimum, Anda akan memiliki cukup stok untuk menghadapi masuknya penjualan yang tidak terduga. Anda akan memenuhi permintaan dan mengurangi risiko waktu pemenuhan yang lama, yang dapat merusak reputasi Anda.

Untuk menghitung batas ambang batas minimum stok, gunakan rumus berikut ini:

Mengelola inventaris residu

Persediaan sisa adalah persediaan yang tersisa pada akhir satu musim. Jika Anda menjual pakaian, misalnya, Anda mungkin memiliki sisa celana pendek setelah musim panas berakhir.

Untuk mengelola dan mengurangi inventaris jenis ini, Anda dapat membuat kode musim dengan nomor gaya saat memasukkan item ke dalam sistem pengelolaan inventaris.

Hal ini dapat mempermudah analisis penjualan dan inventaris musiman sehingga Anda dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk musim mendatang.

Kesimpulan

Manajemen inventory dalam bisnis ritel adalah proses menyesuaikan antara kebutuhan pelanggan dengan stok barang perusahaan. Dengan manajemen inventory, retailer dapat meningkatkan keuntungan, menghindari kelebihan dan kekurangan stok, hingga meningkatkan kemampuan inventory forecasting.

Guna meningkatkan efisiensi pada manajemen inventory retail, Anda juga dapat mengimplementasikan  ERP inventory Impact untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses inventaris.