Cara Menghitung Lead Time, Rumus & Cara Menguranginya

Lead time adalah waktu tunggu atau jeda antara pemesanan barang hingga barang tersebut sampai ke tangan pelanggan. Biasanya terjadi saat konsumen melakukan belanja secara online. Dalam proses manufaktur, terdapat berbagai jenis waktu tunggu yang dilewati hingga akhirnya produk sampai kepada pelanggan.

Semakin singkat lead time, maka perusahaan dapat semakin efisien. Berikut penjelasan lengkap mengenai definisi, komponen, hingga cara mengurangi waktu tunggu pada bisnis Anda.

Lead time adalah

Apa itu lead time? Lead time adalah jumlah waktu jeda atau waktu tunggu yang dibutuhkan dari awal pesanan diterima, proses produksi hingga pelanggan menerima pesanan.

Dalam sudut pandang pelanggan, lead time atau waktu tunggu adalah waktu tunggu antara pesanan pelanggan yang telah terkonfirmasi dan pengiriman produk sampai akhirnya diterima. Konsep ini biasanya digunakan pada manajemen rantai pasokan, manufaktur, dan manajemen proyek.

Adanya lead time yang singkat dapat berdampak pada rampingnya operasional dan meningkatnya produktivitas serta pendapatan perusahaan. Semakin lama lead time maka akan menyebabkan inefisiensi dan pemborosan pada perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik.

Cycle time adalah

Cycle time adalah waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi suatu produk atau layanan. Dengan kata lain, cycle time cenderung lebih singkat dibandingkan dengan lead time dan menjadi salah satu bagian yang termasuk pada waktu tunggu.

Adapun cycle time biasanya digunakan untuk berbagai proyek yang terukur yang berkaitan dengan produksi. Penggunaan cycle time biasanya ditemui di beberapa industri seperti restoran, retail, hingga finansial.

Perbedaan lead time dan cycle time

Lead time dan cycle time pada dasarnya saling berhubungan, namun keduanya merupakan dua hal yang berbeda. Guna memahami lebih mudah mengenai perbedaan lead time dan cycle time, Anda dapat melihat pada gambar berikut:

Berdasarkan gambar tersebut, maka dapat dipahami bahwa waktu siklus adalah bagian komponen dari waktu tunggu. Waktu tunggu mengacu pada jumlah waktu antara saat pesanan diterima perusahaan hingga pesanan dikirimkan dan diterima pelanggan. Sementara itu, waktu siklus hanya mengacu pada jumlah waktu saat pekerjaan sebenarnya dilakukan untuk menyelesaikan pesanan.

Baca juga: Apa itu Manufaktur? Pengertian, Jenis, dan Tantangannya

Komponen lead time

Dalam penerapannya, lead time memiliki beberapa komponen. Berikut penjelasan untuk masing-masing komponen pada waktu tunggu: 

• Pemrosesan awal. Komponen ini dikenal juga dengan waktu perencanaan atau waktu yang perusahaan perlukan untuk menerima stok ulang, mengkonfirmasi permintaan, dan membuat pesanan pembelian atau pekerjaan.
• Waktu proses merupakan waktu antara diterimanya pesanan pelanggan dan proses produksi produk pada perusahaan.
• Penyimpanan adalah waktu yang dibutuhkan antara pembelian stok untuk produksi hingga saat produksi dimulai.
• Waktu pengangkutan yaitu waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dari gudang untuk dikirim ke pelanggan. 
• Waktu inspeksi adalah waktu pelanggan untuk memeriksa produk yang diterima, apakah sesuai dengan spesifikasi atau tidak. Waktu ini juga meliputi waktu untuk menangani pesanan yang tidak sesuai

Fungsi lead time

Lead time menjadi salah satu faktor penting yang menentukan tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau pelayanan perusahaan. Semakin cepat waktu tunggu yang pelanggan peroleh, maka kepuasan pelanggan akan semakin meningkat. Pada perusahaan manufaktur, adanya waktu tunggu seringkali berhubungan dengan inventaris perusahaan dan rantai pasokan.

Lead time yang terjadwal dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya pengiriman dan penerimaan. Hal tersebut dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan yang perusahaan peroleh.

4 jenis lead time

Pada dasarnya terdapat empat jenis lead time pada sebuah perusahaan. Berikut penjelasan masing-masing jenisnya:

Customer lead time

Customer lead time adalah total waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengkonfirmasi pesanan yang masuk hingga pemenuhan pesanan tersebut (termasuk pengambilan dan pengiriman, sesuai dengan kesepakatan pelanggan)

Material lead time

Material lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memesan stok inventaris pada pemasok hingga menerimanya. Waktu ini mulai dari pesanan dikonfirmasi oleh pemasok hingga pesanan tersedia.

Production lead time

Production lead time adalah total waktu yang diperlukan perusahaan mulai dari memproduksi barang atau layanan hingga mengirimkannya ke pelanggan jika semua bahan tersedia.

Cumulative lead time

Cumulative lead time adalah total jumlah dari waktu pesanan dikonfirmasi pemasok sampai bahan tersebut dikirimkan. Dengan kata lain, cumulative lead time adalah penjumlahan dari material dan production.

Cara menghitung lead time

Lead time dapat diuraikan menjadi beberapa komponen yang berbeda, mulai dari pemesanan, produksi, hingga pengiriman.

Pada perusahaan manufaktur, waktu proses pemesanan meliputi waktu antara bahan baku dipesan hingga dikirimkan ke perusahaan. Kemudian, waktu produksi yaitu waktu pengolahan dari bahan baku menjadi produk. Terakhir, waktu pengiriman yaitu waktu antara pesanan dikonfirmasi perusahaan hingga dikirimkan ke pelanggan.

Lebih lanjut, berikut rumus untuk menghitung lead time:

Pentingnya lead time yang singkat

Singkatnya waktu tunggu menjadi hal penting karena berdampak pada aspek keuangan, operasional, hingga kepuasan pelanggan. Beberapa manfaat dari pentingnya waktu tunggu yang singkat yaitu:

• Dapat meningkatkan kebahagiaan pada pelanggan karena mendapatkan barang pesanan dengan waktu yang singkat.
• Membantu mengurangi produk yang usang akibat terlalu lama berada pada waktu tenggang.
• Mengurangi biaya tenaga kerja akibat berkurangnya inefisiensi dan jam yang tidak perlu.
• Menghasilkan penyebaran modal yang lebih efisien. Hal tersebut karena proses perubahan dari barang mentah menjadi uang tunai menjadi lebih cepat akibat penjualan yang singkat.

Cara mengurangi lead time

Meskipun proses produksi pada perusahaan manufaktur cenderung rumit dan memiliki banyak tahapan, terdapat beberapa cara yang dapat perusahaan lakukan untuk mengurangi waktu tunggu. Adapun cara tersebut meliputi:

• Hilangkan proses yang tidak perlu. Cara yang paling mudah yaitu dengan menghilangkan proses yang tidak dibutuhkan. Hal ini berarti mengorbankan berbagai quality control untuk mengefisienkan proses manufaktur.
• Pantau metode transparansi. Transparansi dalam hal ini berhubungan dengan pemilihan metode pengiriman yang digunakan oleh perusahaan dan pemasok sehingga diketahui mana yang lebih efisien.   
• Berikan insentif untuk memperbaiki layanan. Dengan berkurangnya waktu tunggu dan pemenuhan target oleh karyawan maupun pihak eksternal, maka perusahaan sebaiknya memberikan insentif kepada karyawan. Meskipun hal tersebut menyebabkan meningkatnya pengeluaran, namun potensi kuantitas penjualannya juga akan lebih besar.
• Lakukan reorder dengan lebih sering. Jika Anda tidak ingin terjadi penumpukan inventaris, maka Anda dapat melakukan pemesanan ulang material secara lebih sering. Meskipun akibatnya Anda dapat menghabiskan terlalu banyak inventaris. Adapun solusi untuk permasalahan ini yaitu dengan merencanakan tingkat inventaris berlebih secara otomatis dengan penggunaan ERP Inventory Impact.
• Memesan inventaris lebih banyak. Di satu sisi, menyimpan lebih banyak persediaan menghasilkan biaya penyimpanan, keamanan, dan asuransi yang lebih tinggi serta memiliki risiko pencurian atau keusangan yang lebih besar. Alternatifnya, Anda dapat memiliki persediaan di tangan yang cukup sehingga memungkinkan perusahaan untuk tidak perlu menunggu pengiriman tiba.

Selain cara-cara tersebut, Anda juga dapat mengefisienkan proses manufaktur dengan  ERP Manufacturing Impact yang berfungsi untuk mengotomatiskan proses manufaktur. Dengan ERP, Anda juga dapat memperoleh laporan kustom dengan data yang terpusat sehingga mempermudah dalam identifikasi permasalahan pada proses manufaktur.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

Faktor yang mempengaruhi lead time

Dalam menganalisis waktu tunggu pada perusahaan manufaktur, terdapat tiga faktor kunci yang mempengaruhinya, yaitu faktor pengadaan, manufaktur, dan pengiriman. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga faktor tersebut:

Faktor pengadaan (procurement)

Faktor pengadaan berhubungan dengan sumber bahan baku untuk produksi. Perusahaan besar dengan hubungan yang kuat dengan pemasok mungkin tidak terlalu terpengaruh oleh faktor-faktor ini.

Meskipun demikian, ketika perusahaan mengandalkan perusahaan eksternal maka akan selalu ada risiko akibat kegagalan pengiriman eksternal. Beberapa faktor pengadaan yang dapat memperlambat waktu tunggu yaitu:

• Perusahaan belum mengetahui bahan baku apa yang mereka butuhkan.
• Perusahaan lambat untuk mengajukan permintaan pembelian.
• Perusahaan tidak memiliki pemasok yang telah untuk bahan baku tertentu.
• Perusahaan ingin menegosiasikan harga atau jangka waktu pembelian.
• Perusahaan memiliki proses inspeksi yang rumit untuk barang yang dikirim.

Faktor manufaktur

Faktor waktu tunggu manufaktur relatif dapat dikontrol untuk sebuah perusahaan. Pada tahap internal, perusahaan dapat mengubah proses, personel, atau peralatan untuk mempercepat atau memperlambat waktu tunggu. Berlawanan dengan dua faktor lainnya,  dalam hal ini perusahaan harus memiliki keleluasaan hampir penuh atas faktor waktu tunggu manufaktur.

Faktor-faktor manufaktur yang menyebabkan waktu tunggu lebih lama meliputi:

• Tata letak atau lokasi pabrik pengolahan yang tidak efisien.
• Perusahaan memiliki layanan listrik atau utilitas yang tidak memadai.
• Perusahaan belum memiliki tenaga kerja yang cukup dan mahir.
• Perusahaan tidak dapat mentransfer barang jadi secara efisien ke gudangnya untuk didistribusikan.
• Perusahaan menghadapi peraturan pemerintah yang menghambat atau memperlambat proses manufaktur.
• Kegagalan peralatan atau pemeliharaan berkala yang diperlukan sehingga memperlambat proses produksi.
• Perusahaan menunggu suku cadang khusus yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang.
• Perusahaan harus mengolah kembali produk karena kurangnya kualitas.

Faktor pengiriman

Saat produk jadi dikirim ke pelanggan, banyak faktor yang berada di luar kendali perusahaan. Meskipun perusahaan dapat mengontrol seberapa cepat suatu barang keluar dari jalur produksi dan masuk ke pengiriman, perusahaan seringkali mengikuti metode pengiriman apapun yang dipilih.

Adapun faktor-faktor pengiriman yang mempengaruhi waktu tunggu meliputi:

• Perusahaan memilih metode pengiriman yang lebih lambat dan hemat biaya.
• Kondisi alam atau cuaca menghambat proses pengiriman.
• Perusahaan gagal mengumpulkan informasi pengiriman yang akurat dan harus mengalihkan pengiriman secara tidak efisien.
• Perusahaan salah menangani pengiriman dan harus menyiapkan pengiriman yang lebih aman.
• Faktor eksternal seperti manajemen rantai pasokan yang terganggu menyebabkan masalah transportasi yang luas.

Kesimpulan

Waktu tunggu menjadi komponen penting perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi. Semakin singkat waktu tunggu, maka pelanggan akan semakin puas dan efisiensi perusahaan semakin meningkat. Berkaitan dengan inventaris, semakin lama waktu tunggu maka semakin besar potensi pemborosan pada perusahaan.

Guna mengurangi waktu tunggu tersebut khususnya pada proses inventaris, Anda dapat menerapkan ERP Inventory Impact. Software tersebut membantu perusahaan untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses pergudangan. Selain itu, adanya fulfillment demand dan replenishment yang terotomatisasi sehingga mempersingkat waktu tunggu.